Automatisiertes Onboarding: Effizienz und Mitarbeiterbindung

Durch die Digitalisierung von Unternehmensprozessen werden auch Onboarding-Prozesse zunehmend ressourcenschonend und komfortabel. Videokonferenzen und -schulungen, Remote-Einarbeitung sowie papierlose Checklisten sind effektive Instrumente für HR und Führungskräfte, die bei der Integration von neuem Personal von Nutzen sind. 

Aufgrund des steigenden Tempos in der heutigen Arbeitswelt – mit häufigen Jobwechseln und oft knappem Fachpersonal im HR-Bereich – ist jedoch auch das Onboarding wachsenden Ansprüchen ausgesetzt. Um mit diesen zukünftig Schritt halten zu können, lassen sich durch Onboarding-Automatisierung viele zeitraubende Tätigkeiten optimieren. Neben einer schnelleren und zuverlässigeren Einarbeitung wirkt sich diese auch auf das Mitarbeitererlebnis aus.

Doch wie genau lässt sich automatisiertes Onboarding im Unternehmen umsetzen?

Bevor man sich im Unternehmen mit Onboarding-Automatisierung befasst, sollten einige Grundlagen und Voraussetzungen erfüllt sein:

• Digitale Infrastruktur: Kommunikations- und Produktivitätstools, Mobile Working, digitales Schulungsmanagement und HCM-Lösungen bilden das Fundament moderner Unternehmensprozesse. Sie sind auch die Voraussetzung für automatisierte Abläufe, etwa beim Onboarding.

• Abteilungsübergreifende Workflows: Je nach Unternehmensgröße sind gleich mehrere Bereiche am Onboarding beteiligt: HR, IT, Buchhaltung, Corporate Security, Compliance sowie das Team der neu eingestellten Mitarbeitenden müssen koordiniert agieren.

• Ganzheitlicher Ansatz: Onboarding-Automatisierung sollte keinesfalls die Arbeitserleichterung als alleinigen Zweck verfolgen. Vielmehr sollten die in den Prozess involvierten Abteilungen sowie neue Mitarbeitende gleichermaßen profitieren. Dies beinhaltet eine auf jede:n neue:n Mitarbeitende:n abgestimmte Onboarding-Erfahrung, die gleichzeitig effizient ist und Ressourcen einspart.

Checkliste: Ein reibungsloses Onboarding sicherstellen

In jeder Phase des Onboardings gibt es spezielle Aufgaben zu erfüllen und Dinge zu beachten. Diese Checkliste leitet Sie durch die wichtigsten Punkte.

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Ist Ihr Unternehmen im Hinblick auf digitale HR-Prozesse – etwa beim Personalmanagement und E-Recruiting – bereits breit aufgestellt? Dann bietet dies eine solide Ausgangsbasis, um automatisierte Onboarding-Abläufe in die Wege zu leiten. Eine planmäßige Vorgehensweise kann in dem Fall wie folgt aussehen:

1. Zielausrichtung: Zunächst ist festzulegen, worauf es dem Unternehmen ankommt. Soll in erster Linie der administrative Aufwand verringert, die Frühfluktuation gesenkt oder die Einarbeitungszeit verkürzt werden? Welche Werte sollen den Neueinsteigenden schon während der Onboarding-Phase vermittelt werden?

2. Prozessdefinition: Welche Aspekte lassen sich automatisieren oder versprechen das größte Optimierungspotenzial (z. B. Schulungen, Organisation von Einführungsveranstaltungen, Bereitstellung von Arbeitsmitteln, soziale Integration)? Welche Abteilungen sind davon betroffen?

3. Auswahl der passenden Tools: Nicht zuletzt benötigt man die richtige Software, die sich an der zuvor überlegten Zieldefinition orientiert, beispielsweise um Vorlagen zu erstellen, Schulungsunterlagen zu verteilen, Veranstaltungen zu organisieren und Erinnerungen zu versenden. Ein relevanter Gesichtspunkt ist auch die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu anderen Tools, die unternehmensweit zum Einsatz kommen.

4. Schulung und ggf. Testlauf: Die künftigen Nutzer:innen der benötigten Software-Tools werden mit deren Handhabung und Überwachung vertraut gemacht. Bevor ein umfangreicher Onboarding-Automatisierungsprozess mit mehreren beteiligten Abteilungen live geschaltet wird, ist ein Testlauf angebracht. 

5. Umsetzung: Sind alle am Onboarding beteiligten Mitarbeitenden mit den Tools und Abläufen vertraut? Dann steht der Umstellung des manuellen Workflows auf das (teil-)automatisierte Onboarding nichts mehr im Weg. 

6. Laufende Optimierung: Die Messung des Erfolgs erfolgt anhand der definierten Ziele und Parameter (z. B. Zeit bis zur vollständigen Leistungsfähigkeit neuer Mitarbeiter:innen). Ein Feedback-Prozess liefert ebenfalls wertvolle Inputs, um die getroffenen Maßnahmen zur Onboarding-Automatisierung zu überprüfen.

Als eine umfassende Software zur Personalverwaltung stellt Personio auch Funktionalitäten zur Onboarding-Automatisierung bereit. So werden

• Erinnerungen für noch abzuschließende Aufgaben,

• personalisierte Begrüßungs-E-Mails und 

• Einladungen zu Onboarding-Events und Schulungsveranstaltungen

automatisch versendet, nachdem man sie mithilfe von Vorlagen angelegt und konfiguriert hat.

Das Personio-System verfügt ferner über Schnittstellen zu vielen weiteren Anwendungen, die Kategorien wie Weiterbildungstools, Kalenderanwendungen, Arbeitsplatz- und Bewerbermanagement umfassen. Durch diese wird automatisiertes Onboarding in einen bereichsübergreifenden Kontext integriert.

Die richtigen Schritte im Onboarding machen

Sobald Kandidat:innen zugesagt haben, können Sie mit einem passenden (Pre-)Onboarding die Weichen für einen optimalen Start setzen – und so Job Ghosting vermeiden. In unserer Onboarding-Checkliste finden Sie die besten Tipps dafür. 

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Eindrücke, die neue Mitarbeitende vom Unternehmen bekommen, wirken sich in der frühen Phase besonders prägend aus. Ein positives Erlebnis beim Onboarding ist somit stark mit dem Aufbau einer langfristigen Mitarbeiterbindung verknüpft. Es zeichnet sich unter anderem aus durch:

• Professionalität

• Persönlichkeit

• Planmäßigkeit

Ein gelungener Start beginnt mit der Bereitstellung von wichtigen Informationen und den benötigten Arbeitsmitteln. Findet ein neues Teammitglied bereits am ersten Tag einen eingerichteten Arbeitsplatz vor, kann etwa die Absolvierung von (Selbst-)Schulungen direkt starten. Der dafür erforderliche Kommunikationsprozess zwischen der HR- und IT-Abteilung ist meist einfach zu standardisieren. 

Tipp: Personalisierte Begrüßungsmails vermitteln Wertschätzung und eine erste Orientierung. Auf diesem Weg lassen sich die wichtigsten Grundzüge der Unternehmenskultur unkompliziert vermitteln.

Mit Onboarding-Automatisierung lassen sich viele mühselige und manuelle Vorgänge ersetzen. Das zieht Einsparungen bei zeitlichen und personellen Ressourcen nach sich. Reibungslose und standardisierte Abläufe sorgen weiterhin für eine angenehme Mitarbeitererfahrung und senken die Frühfluktuation. 

Dank der People Workflow Automation von Personio können Personalprozesse optimal ineinandergreifen und unternehmensweite Abläufe optimieren. Die passenden Analysetools liefert die Personio-Software gleich mit. Durch automatische Erinnerungen an Aufgaben und Veranstaltungen reduzieren sich zudem Verzögerungen, die den Einarbeitungsprozess bremsen. 

Lassen Sie sich von unserem Team beraten, wie Personio die Automatisierung des Onboardings in Ihrem Unternehmen erleichtert!

Indem man administrative Onboarding-Aufgaben automatisiert, verringert sich die Zeit für manuelle koordinative Tätigkeiten. Zudem kann man verhindern, dass wichtige Aufgaben in Vergessenheit geraten und zu Verzögerungen bei der Einarbeitung führen. In der Summe senkt man auf diese Weise die Zeit, die neue Mitarbeitende bis zur vollen Leistungsfähigkeit benötigen.

Den Onboarding-Prozess automatisieren kann man etwa mit zeitgesteuerten Aufgabenerinnerungen für Vorgesetzte. Auch Willkommens-E-Mails und die Einladungen zu Onboarding-Events für neue Mitarbeitende sind leicht automatisierbar. Des Weiteren lohnen sich Erinnerungsmails für noch abzuschließende Schulungen, die für Neuankömmlinge verpflichtend sind. 

Relevante Kriterien sind etwa die Dauer, bis neue Mitarbeitende ihre vollständige Leistungsfähigkeit erreicht haben, sowie die benötigte Zeit für Schulungsmaßnahmen in der Einarbeitungszeit. Diese Kennzahlen (KPIs) vergleicht man idealerweise mit einem früheren Zeitraum, in dem noch keine Onboarding-Automatisierung stattfand.