Onboarding-Chatbot: Tipps für die Auswahl und Einführung

In der modernen Arbeitswelt gibt es immer mehr innovative Lösungen für traditionelle Herausforderungen. Onboarding-Chatbots sind dabei keine Ausnahme. Doch was genau versteht man unter dem Begriff? 

Onboarding-Chatbots sind Softwarelösungen, die den Onboarding-Prozess für Mitarbeiter:innen erleichtern. Diese digitalen Wegweiser unterstützen nicht nur bei administrativen Aufgaben, sondern interagieren auch mit den neuen Team-Mitgliedern, um sie bestmöglich in das Unternehmen zu integrieren. Durch einen natürlichen Sprachfluss schaffen sie eine freundliche Atmosphäre und stehen als ständige Ansprechpartner bereit.

Die intelligenten Assistenten können mit Mitarbeiter:innen auf natürliche Weise kommunizieren, indem sie in einer Chat-Oberfläche deren Fragen automatisiert beantworten, Informationen bereitstellen und sogar personalisierte Ratschläge geben. Chatbots können auch künstliche Intelligenzen (KI) sein, die kontinuierlich aus diesen Interaktionen dazulernen, sich im Laufe der Zeit verbessern und sich den individuellen Bedürfnissen der Nutzer:innen anpassen.

Infobox: 70 % der HR-Verantwortlichen in Europa nutzen irgendeine Form von KI-Tools in ihren Prozessen. Quelle: Personio-Studie “KI als wichtiger Business-Faktor für HR”

Im Onboarding können Chatbots zum Beispiel in diesen fünf Fällen ihre Stärken ausspielen:

1. Willkommenheißen und Vorstellung: Onboarding-Chatbots können neue Mitarbeiter:innen begrüßen, ihnen Informationen zu ihrem ersten Tag geben und das Unternehmen vorstellen. Sie bieten eine kurze Einführung in die Unternehmenskultur, Werte und wichtige Ansprechpartner:innen. Gerade bei neuen Kolleg:innen, die remote oder hybrid einsteigen, kann das sehr hilfreich sein.

2. Durch Unternehmensrichtlinien navigieren: Die Chatbots unterstützen bei der Orientierung durch die verschiedenen Unternehmensrichtlinien, erleichtern das Verständnis von Prozessen und stehen für Rückfragen zur Verfügung.

3. Interaktive Schulungen: Chatbots können Schulungsinhalte bereitstellen und interaktiv gestalten. Durch Quizze und Aufgaben vermitteln sie Wissen effektiv und spielerisch und helfen, komplexe Informationen besser zu verarbeiten.

4. Fragen beantworten: Mitarbeiter:innen, die frisch gestartet sind, haben oft viele Fragen zu Unternehmensstrukturen, Arbeitsabläufen und Technologien. Onboarding-Chatbots liefern hier prompte Antworten.

5. Dokumente einreichen und bearbeiten: Ist der Chatbot mit anderen HR-Systemen verknüpft, kann er für die Mitarbeiter:innen fehlende persönliche Angaben in Datenbanken einpflegen, sie sicher durch das Ausfüllen notwendiger Dokumente navigieren oder daran erinnern, dass noch Unterlagen wie zum Beispiel ein Führungszeugnis noch eingereicht werden müssen. 

Die Vielfalt dieser Einsatzmöglichkeiten zeigt, wie Onboarding Chatbots den gesamten Onboarding-Prozess effizienter, interaktiver und individueller gestalten können. 

Sorgen Sie für einen produktiven Start

Verteilen Sie Onboarding-Aufgaben manuell oder automatisch an Kolleg:innen – sie werden rechtzeitig von Personio erinnert, damit für Neuankömmlinge am ersten Tag alles bereit ist.

Mitarbeitende effizient onboarden

Onboarding-Chatbots bieten viele verschiedene Vorteile, die den Einführungsprozess für Mitarbeiter:innen und für das Unternehmen insgesamt optimieren:

• Effizienzsteigerung: Onboarding Chatbots automatisieren wiederkehrende Aufgaben – das spart Zeit und Ressourcen im HR. So können Mitarbeiter:innen effizienter und reibungsloser einsteigen.

• 24/7-Verfügbarkeit: Onboarding Chatbots stehen rund um die Uhr zur Verfügung. Neue Teammitglieder können Informationen abrufen, Fragen stellen oder Schulungen durchführen – unabhängig von Bürozeiten. Sie sind also wie ein automatisierter Helpdesk.

• Individuelle Betreuung: Die Chatbots bieten personalisierte Interaktionen, indem sie sich an die Bedürfnisse und Fortschritte der einzelnen Mitarbeiter:innen anpassen. 

• Verbesserte Mitarbeiterbindung: Onboarding-Chatbots tragen dazu bei, dass sich Neueinsteiger:innen schneller im Unternehmen zurechtfinden. Und das wirkt sich positiv auf die Bindung aus, denn ein gelungener Einstieg fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und das -engagement.

• Entlastung von HR: Onboarding-Chatbots nehmen repetitive Aufgaben und Anfragen von HR-Teams ab, die Monat für Monat bei Neueinstellungen bei ihnen eingehen. Dies ermöglicht der HR-Abteilung, sich auf strategische und interaktive Aspekte des Onboarding-Prozesses zu konzentrieren oder besondere Aktivitäten für die Präsenz-Elemente im Onboarding zu entwickeln.

• Datenbasierte Optimierung: Die Chatbots sammeln Daten über Interaktionen und Feedback. Auf dieser Grundlage können Unternehmen den Onboarding-Prozess kontinuierlich verbessern und an die sich ändernden Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen anpassen.

Die Integration von Onboarding-Chatbots ist also nicht nur eine technologische Innovation, sondern eine strategische Investition, die einen nachhaltigen Mehrwert für das gesamte Unternehmen schafft.

Wie können HR-Expert:innen ChatGPT bestmöglich nutzen?  In diesem Artikel verraten wir Ihnen die HR-Power-Hacks für Chat GPT.

Die Kosten für die Implementierung und den Betrieb eines Onboarding Chatbots können je nach Anbieter, Funktionalitäten und Unternehmensgröße erheblich variieren.

Einfachere Modelle starten schon bei wenigen tausend Euro. Backend-gesteuerte Systeme bewegen sich im Bereich von mehreren tausend Euro, während KI-Chatbots in der Regel mindestens 20.000 Euro kosten. Für hochkomplexe, individuelle KI-Bots mit umfassenden Integrationen und KI kann der Preis sogar auf sechsstellige Beträge anwachsen. 

Es ist ratsam, verschiedene Angebote zu vergleichen und eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen. Ein vermeintlich teurerer Chatbot kann sich als rentabler erweisen, wenn er genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist und langfristig effiziente Onboarding-Prozesse ermöglicht.

Checkliste: Ein reibungsloses Onboarding sicherstellen

In jeder Phase des Onboardings gibt es spezielle Aufgaben zu erfüllen und Dinge zu beachten. Diese Checkliste leitet Sie durch die wichtigsten Punkte.

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Für welche Unternehmen eignet sich eigentlich ein Onboarding-Chatbot? Wie wir gesehen haben, bieten Chatbots eine Vielzahl von Vorteilen, die unterschiedliche Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, nutzen können. Für diese Fälle kann der Einsatz eines Onboarding-Chatbots besonders sinnvoll sein:

In großen Unternehmen mit vielen neuen Mitarbeiter:innen können Onboarding-Chatbots dazu beitragen, den Einführungsprozess zu straffen und gleichzeitig eine individuelle Betreuung zu gewährleisten. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben entlastet die HR-Abteilung und macht eine effiziente Skalierung möglich.

Start-ups mit begrenzten personellen Ressourcen können von Onboarding Chatbots profitieren, um den Onboarding-Prozess zu standardisieren und gleichzeitig eine professionelle Einführung zu gewährleisten. So können sich auch kleine Teams auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Unternehmen mit dezentralen Teams können durch die digitale Unterstützung von Onboarding Chatbots ein konsistentes Onboarding sicherstellen. Unabhängig von ihrem Standort haben alle neuen Mitarbeiter:innen so Zugang zu denselben Informationen und Ressourcen.

In Branchen mit häufigen Personalwechseln, wie beispielsweise im Einzelhandel oder der Gastronomie, können Onboarding-Chatbots dazu beitragen, den Einstellungsprozess zu beschleunigen und die Einarbeitungszeit zu verkürzen.

Bevor Sie die Entscheidung treffen, einen Onboarding-Chatbot zu implementieren, sollten Sie einen genauen Blick auf die Chancen und Grenzen dieser Technologie werfen und darauf basierend abwägen, ob sich die Investition für Ihr Unternehmen lohnt:

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Damit Chatbots in Ihrem Unternehmen erfolgreich beim Onboarding unterstützen können, ist eine gründliche Planung und Umsetzung unerlässlich. In diesem Prozess wird auch früher oder später die Fragen aufkommen, welcher Chatbot wohl am besten zu Ihnen passt. Hier kommen sieben praxisnahe Tipps für die Auswahl und gelungene Einführung von Onboarding-Chatbots:

1. Klare Ziele setzen: Definieren Sie klare Ziele für den Einsatz von Onboarding-Chatbots. Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie automatisiert möchten und wie der Chatbot zum Gesamterfolg des Onboarding-Prozesses beitragen kann.

2. Bedarfsanalyse durchführen: Analysieren Sie den individuellen Bedarf Ihres Unternehmens. Berücksichtigen Sie dabei die Größe, Branche und spezifischen Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden.

3. Anpassung an die Unternehmenskultur: Stellen Sie sicher, dass der Chatbot sich nahtlos in die Unternehmenskultur einfügt. Die Sprache, der Tonfall und die Interaktionsweise sollten zu Ihrem Unternehmen passen.

4. Benutzerfreundlichkeit priorisieren: Eine benutzerfreundliche Oberfläche ist das A und O dafür, dass neue Team-Mitglieder den Chatbot auch wirklich nutzen. Der Onboarding-Chatbot sollte intuitiv bedienbar und auch für weniger technikaffine Mitarbeiter:innen verständlich sein.

5. Kontinuierliches Feedback einholen: Implementieren Sie Mechanismen, durch die Sie über den Chatbot regelmäßig Rückmeldung von den Mitarbeiter:innen bekommen. Denn gerade neue Mitarbeiter:innen können Ihnen sagen, wie Sie den Chatbot verbessern können.

6. Datenschutz beachten: Achten Sie auf Datenschutzbestimmungen und implementieren Sie entsprechende Sicherheitsmaßnahmen. Mitarbeiterdaten müssen vertraulich behandelt und sicher verarbeitet werden. Skalierbarkeit berücksichtigen: Planen Sie für die Zukunft und berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit des Chatbots. Stellen Sie sicher, dass er mit dem Wachstum des Unternehmens und neuen Anforderungen mithalten kann.