Onboarding-Mappe: Alles was Sie wissen müssen

Laut einer Studie von Stepstone 2019 hat bereits jede:r dritte Arbeitnehmende das Unternehmen noch vor Ablauf der Probezeit verlassen. Gründe dafür sind vielfältig: Die Stellenbeschreibung trifft nicht auf die tatsächliche Stelle zu, die Unternehmenskultur passt nicht oder der Onboarding-Prozess wird vernachlässigt. Diese Erkenntnisse verdeutlichen, dass nicht nur der/die Bewerber:in das Unternehmen von sich überzeugen muss, sondern auch umgekehrt. 

Um also einer hohen Frühfluktuationsrate entgegenzuwirken und wertvolle Fachkräfte nicht direkt in der Probezeit zu verlieren, gilt auch für Unternehmen: Der erste Eindruck zählt. In diesem Fall ist ein positiver Eindruck ein strukturierter Onboarding-Prozess, der sich von der Vertragsunterzeichnung bis zum Ende der Probezeit erstreckt. Eine Onboarding-Mappe, die alle relevanten Informationen und Dokumente zum Jobstart beinhaltet, ist dabei ein hilfreiches Mittel, um neue Mitarbeiter:innen bei ihrem Einstieg zu unterstützen. 

Eine solche Begrüßungsmappe kann entweder vor dem Jobstart an neue Kolleg:innen verschickt oder am ersten Tag persönlich überreicht werden. Egal in welchem Format, bietet sie  viele Vorteile für den Onboarding-Prozess:

• Reibungsloser Einstieg: Alle wichtigen Informationen auf einen Blick ermöglichen einen glatten und produktiven Start in einen neuen Job. 

• Zeitersparnis: Die Mappe mit allen wichtigen Erklärungen und Ansprechpartner:innen erspart Arbeitsstunden von Führungskräften, Kolleg:innen und Personaler:innen bei der Einbindung neuer Angestellter.

• Wertschätzung: Eine gut durchdachte und ansprechend gestaltete Sammlung an Informationen vermittelt Wertschätzung an neue Kolleg:innen.

• Langfristige Bindung: Ein leichter Einstieg in den neuen Arbeitsalltag schafft (Mitarbeiter-)Motivation und Zufriedenheit und somit eine langfristige Bindung von Fachkräften.

• Guter Ruf: Zufriedene Mitarbeiter:innen und eine geringe Fluktuationsrate strahlen ein positives Bild nach außen und ziehen neue Talente an.

• Unternehmenskultur zum Anfassen: Eine Begrüßungsmappe schafft zugleich eine Willkommenskultur und symbolisiert eine offene Unternehmenskultur.

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Checkliste: Ein reibungsloses Onboarding sicherstellen

In jeder Phase des Onboardings gibt es spezielle Aufgaben zu erfüllen und Dinge zu beachten. Diese Checkliste leitet Sie durch die wichtigsten Punkte.

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Um die Begrüßungsmappe so effektiv wie möglich zu gestalten, erfordert es sorgfältige Planung und idealerweise das Einbeziehen von unterschiedlichen Kolleg:innen. Folgende Schritte helfen Ihnen dabei:

• Festlegen der Inhalte: Zuerst gilt es, zu bestimmen, welche Informationen für neue Mitarbeitende relevant sind. Klassische Inhalte sind beispielsweise:

• Unternehmensinformationen (z. B. Geschichte, Mitarbeiteranzahl)

• Unternehmenskultur und Werte

• Daten von Kontaktpersonen (z. B. IT-Support, Führungskraft)

• Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien

• Leistungen, Vergünstigungen und Fortbildungschancen

• Aufbau und Design: Legen Sie die Struktur der Informationen und das Design fest. Wichtig ist dabei eine übersichtliche und ansprechende Gestaltung (z. B. durch Grafiken und unterschiedliche Farben).

• Willkommensschreiben: Beginnen Sie die Mappe mit einem Begrüßungsschreiben, das Wertschätzung und Vorfreude auf die Zusammenarbeit ausdrückt.

• Willkommensgeschenke (optional): Legen Sie der Mappe Firmenmerchandise oder Büromaterialien bei. Das fördert die Bindung zum Unternehmen und erleichtert den Einstieg.

• Bereitstellung der Mappe: Drucken Sie die Mappe aus oder stellen Sie sie digital zur Verfügung. Achten Sie darauf, dass alle neuen Mitarbeiter:innen im Voraus oder am ersten Tag alle Materialien erhalten.

• Feedbackrunde: Führen Sie eine Feedback-Session ein, um fehlende Informationen und potenzielle Verbesserungen für das nächste Onboarding zu identifizieren.

Ein ansprechendes Begrüßungsschreiben ist entscheidend, um den Ton für den ersten Tag zu setzen. Idealerweise erhält der/die neue Mitarbeiter:in im Voraus eine E-Mail oder einen Brief mit folgenden Informationen für einen erfolgreichen Start:

• eine herzliche Begrüßung von einer leitenden Person

• einen Zeit- und Ablaufplan für den ersten Arbeitstag

• Adresse des Unternehmens

• ggf. einen Anfahrtsplan und Parkmöglichkeiten

Ein Muster-Willkommensschreiben kann beispielsweise so aussehen: 

Sehr geehrte Frau [Name],

wir freuen uns sehr darauf, Sie am [Datum] bei uns [Unternehmen] begrüßen zu dürfen. Um Ihnen den Start zu erleichtern, haben wir einige Informationen zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, sich in unserem Unternehmen zurechtzufinden:

• Anfahrtsplan und Parkmöglichkeiten: [Fügen Sie hier ggf. relevante Informationen zu Anfahrt und Parkmöglichkeiten ein]

• Ablaufplan: 

09:00 Uhr: Treffpunkt am Empfang. Dort werden Sie von Herrn [Name] aus [Abteilung] abgeholt und zu Ihrem IT-Onboarding begleitet.

09:15 Uhr: IT-Onboarding

12:00 Uhr: Mittagessen mit dem Team

Weitere Informationen können Sie Ihrer Willkommensmappe im Anhang entnehmen. Zögern Sie bitte nicht, uns bei Fragen zu kontaktieren. Wir freuen uns auf Ihren Start und auf eine gute Zusammenarbeit. Bis dahin eine gute Zeit!

Mit freundlichen Grüßen

[Vor- und Nachname

berufliche Funktion]

Sorgen Sie für einen produktiven Start

Verteilen Sie Onboarding-Aufgaben manuell oder automatisch an Kolleg:innen – sie werden rechtzeitig von Personio erinnert, damit für Neuankömmlinge am ersten Tag alles bereit ist.

Mitarbeitende effizient onboarden

Eine klare und präzise Formulierung der Unternehmenskultur gibt neuen Mitarbeiter:innen einen Maßstab, an dem sie sich orientieren können. So steht einer schnellen Integration nichts mehr im Weg. Nachfolgende Formulierungen helfen dabei, Unternehmenskultur und werte zu beschreiben:

• Allgemeine Werte formulieren:

„Unsere Unternehmenskultur zeichnet sich aus durch [Einfügen der Werte, wie z. B. Teamarbeit, Innovation, Nachhaltigkeit].“

„Unsere Werte bilden den Kern unseres Unternehmens und die Grundlage für jegliches Handeln. Dazu gehören [einfügen der Werte].“

• Zusammenarbeit beschreiben:

„Offene und respektvolle Kommunikation wird bei uns großgeschrieben.“

„Wir schätzen gute Teamarbeit und einen regen Austausch im Unternehmen.“

• Organisationsstruktur darlegen:

„Wir leben eine flache Hierarchie mit kurzen Entscheidungswegen.“

„Unsere Organisationsstruktur zeichnet sich durch ein hohes Maß an Freiheit und Eigenverantwortung aus.“

• Erwartungen an Mitarbeiter:innen formulieren:

„Wir erwarten von unseren Mitarbeiter:innen, im Sinne unserer Werte zu handeln.“

„Ihr Engagement für unsere Unternehmenskultur trägt zu einem inspirierenden Arbeitsumfeld und damit zum Erfolg unseres Unternehmens bei.“

Nachdem das Begrüßungsschreiben versandt wurde, rücken die ersten Arbeitstage näher. Um dem/der neuen Mitarbeitenden einen flüssigen Start zu ermöglichen, ist es wichtig, sicherzustellen, dass die folgenden Informationen und Materialien bereitstehen:

• Unternehmensinformation: Ein kurzer Überblick über alle wichtigen Kennzahlen des Unternehmens sowie seine Geschichte, Mission, Werte und Ziele.

• Mitarbeiterhandbuch: Dieses Handbuch enthält Unternehmensrichtlinien, Arbeitsplatzkultur, Verhaltensregeln für Mitarbeiter:innen, Regelungen für Urlaube und Krankheitstage sowie weitere wichtige Informationen.

• Ansprechpartner:innen: Die wichtigsten Daten zu Kontaktpersonen, Kolleg:innen und Vorgesetzten. 

• Zugangsdaten: Alle benötigten Zugriffe auf Computer, E-Mail und interne Systeme sowie Passwörterlisten. 

• Termine: Eine Übersicht zu allen Onboarding-Terminen und relevanten Meetings.

• Unternehmenskultur: Informationen wie Kommunikationsrichtlinien, Teamarbeit, Veranstaltungen und Vergütungen.

• Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien: Alle Rechtsvorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie Kontaktdaten für Ansprechpartner:innen in Notfällen. 

• Lokale Adressen und Informationen: Hilfreiche Informationen, wie Adressen von lokalen Behörden, Kitas, Schulen oder Arztpraxen, für neue Mitarbeitende, die möglicherweise gerade erst zugezogen sind.

• Büromaterialien: Alle benötigten Arbeitsmittel mit Firmenlogo, wie Blöcke und Stifte.

Eine personalisierte und kreative Willkommensmappe erleichtert den Überblick und die Informationsaufnahme für neue Mitarbeiter:innen. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine ansprechende Mappe zu gestalten und damit den Einstieg ins Unternehmen zu unterstützen. 

Bei der Erstellung der Begrüßungsmappe ist es sinnvoll, die Teammitglieder des/der neuen Mitarbeitenden einzubeziehen. Zum einen können sie mit ihrer Perspektive und ihren Einblicken maßgeblich zur Integration neuer Kolleg:innen beitragen. Zum anderen sind sie mit den Anforderungen an die Rolle und mit der Arbeitsweise im Team vertraut. Diese wertvollen Erfahrungen helfen neuen Mitarbeitenden bei einem produktiven und gelungenen Einstieg ins Unternehmen. 

Eine Willkommensmappe muss nicht nur eine Sammlung von Dokumenten sein. Ergänzen Sie die Inhalte durch Videos und Links zu weiteren Ressourcen. Dies kann beispielsweise ein Begrüßungsvideo der Geschäftsleitung sein, ein gefilmter Rundgang durch das Unternehmen oder ein Link zu einer Schulungsplattform.

Visuelle Elemente spielen eine wichtige Rolle bei der Erstellung einer gut lesbaren und übersichtlichen Mappe. Um Aufmerksamkeit auf wichtige Inhalte zu lenken, können Sie verschiedene Farben und Schriftarten verwenden. Auch Grafiken und Diagramme sind hilfreich, um komplexe Informationen ansprechend darzustellen.

Wer in einem Unternehmen neu anfängt, muss sich zu Beginn erst einmal zurechtfinden und alle wichtigen Ansprechpersonen kennenlernen. Eine Liste mit Informationen zu den Vorgesetzten und Kolleg:innen kann dabei von großem Nutzen sein. So können neue Teammitglieder bei Fragen und Problemen direkt Unterstützung finden und sich besser in den neuen Arbeitsalltag einfinden.

Ein neuer Arbeitsplatz ist oft mit einem Umzug verbunden. Damit sich der/die neue Mitarbeitende schnell in der neuen Umgebung zurechtfindet, können Sie der Begrüßungsmappe wichtige lokale Informationen beilegen. Das können beispielsweise Adressen von Arztpraxen, Supermärkten und Freizeiteinrichtungen sein, aber auch von Lieblingsrestaurants der Kolleg:innen.

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Um neue Mitarbeiter:innen nicht mit Informationen zu erschlagen, sollte eine Onboarding-Mappe aktuelle und strukturierte Inhalte aufweisen. Im Folgenden haben wir deshalb häufige Fehlerquellen für die Erstellung der Begrüßungsmappe identifiziert und zeigen auf, wie Sie diese vermeiden können. 

• Informationsüberfluss: Zu viele Informationen auf einmal können überfordernd sein. Achten Sie deshalb darauf, nur relevante Inhalte einzubauen. 

• Mangelnde Aktualität der Inhalte: Veraltete Informationen und Grafiken sind wenig hilfreich und sorgen für Verwirrung. Eine regelmäßige Aktualisierung der Inhalte beugt dieser Stolperfalle vor.

• Fehlende Personalisierung: Vermeiden Sie eine universell gültige Mappe, das wirkt unpersönlich und unüberlegt. Bereiten Sie stattdessen zielgerichtete Inhalte für neue Mitarbeitende vor. Das zeigt Wertschätzung und gewährleistet einen effektiven Onboarding-Prozess.

• Fehlende Struktur: Fassen Sie nicht einfach alle Materialien in einem Dokument zusammen, sondern ordnen Sie alle Informationen nach ihrer Wichtigkeit. Das spart neuen Kolleg:innen Zeit und Mühe und garantiert einen guten Überblick über alle relevanten Inhalte.

Eine gut durchdachte und informative Willkommensmappe ist ein zentrales Element für ein erfolgreiches Onboarding. Durch die Zusammenarbeit von neuen Mitarbeiter:innen, Teamkolleg:innen, Führungskräften und Personaler:innen wird ein reibungsloser Einstieg garantiert.

Bei vielen neuen Mitarbeiter:innen gestaltet es sich als Herausforderung, im Onboarding-Prozess den Überblick zu behalten. Mit der Onboarding-Software von Personio haben Sie alle Aufgaben, Zugänge und Verantwortlichkeiten auf einen Blick. Unsere HR-Software unterstützt Sie bei der Erstellung und Koordination Ihrer Onboarding-Prozesse. Testen Sie Personio 14 Tage kostenlos!

Die Inhalte einer Begrüßungsmappe sollten möglichst personalisiert auf neue Kolleg:innen abgestimmt sein. Wichtige Inhalte, die nicht fehlen sollten, sind ein Begrüßungsschreiben, Informationen zum Unternehmen und der Unternehmenskultur sowie Kontaktdaten von Ansprechpartner:innen.

Idealerweise wird die Willkommensmappe vor jedem Eintritt eines/einer neuen Mitarbeitenden aktualisiert, um zeitgemäße und personalisierte Inhalte zu gewährleisten.

Sowohl die digitale als auch die physische Version sind geeignete Formate für eine Begrüßungsmappe und sollten je nach Bedarf abgestimmt werden. Wichtig ist jedoch, dass jede:r Mitarbeitende Zugriff auf die Mappe hat, um regelmäßige Aktualisierungen zu erleichtern.

Persönliche Akzente können durch das Einbeziehen von Teammitgliedern und die Inkorporation von Videoinhalten gesetzt werden. Darüber hinaus ist es hilfreich, verschiedene Gestaltungselemente wie Grafiken und Farben zu nutzen.