Payroll-Outsourcing in Deutschland: kompletter Leitfaden

Den eigenen Payrolling-Prozess an externe Anbieter auszulagern, kann sich für Unternehmen in vielerlei Hinsicht als nützlich erweisen. Einige der essenziellen Pluspunkte sind:

• Personalreduktion: Wird die Gehaltsabrechnung ausgelagert, benötigt das Unternehmen weniger eigenes Personal. Letzterem obliegt vor allem eine koordinierende und kontrollierende Rolle. 

• Kostenersparnis: Neben den geringeren Personal- und Fortbildungskosten für eigene Lohnbuchhalter:innen werden auch Lizenzkosten für die Software zur Lohnbuchhaltung eingespart.

• Rechtssicherheit: Auch das Haftungsrisiko aufgrund von Abrechnungsfehlern wird mitunter ausgelagert. Die Verantwortung bezüglich steuerlicher und rechtlicher Fragen liegt dann bei den Expert:innen der externen Firma.

• Aktualität: Lohnbuchhaltung ist eine komplexe Angelegenheit – unter anderem aufgrund der anspruchsvollen Regularien in Deutschland. Im Hinblick auf regulatorische, steuerliche und Software-Aspekte stellen spezialisierte Anbieter sicher, dass der Prozess stets auf dem neuesten Stand ist.

• Datensicherheit: Die sensiblen Personal- bzw. Gehaltsdaten bringen besondere Anforderungen in Bezug auf Datenschutz und -sicherheit mit sich. Zertifizierte Dienstleister für das Payroll-Outsourcing verwalten diese unter hohen Sicherheitsstandards und mit geringem Ausfallrisiko.

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Nichtsdestotrotz ist Payroll-Outsourcing kein Selbstläufer, der all diese Vorteile garantiert. Damit Unternehmen letztendlich profitieren, ist auf dem Weg dorthin einiges zu bedenken. 

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Unter der Vielzahl von Payroll-Anbietern existieren sowohl globale als auch lokale Dienstleistungsbetriebe. Erstere sind vor allem für Unternehmen mit mehreren internationalen Niederlassungen relevant. Darüber hinaus treten manche Anbieter als Payroll-Aggregator in Erscheinung, der mit mehreren lokalen Dienstleistern kooperiert. 

Neben der Länderabdeckung sind einige weitere Kriterien wichtig, die einen geeigneten Payrolling-Partner auszeichnen: 

• Expertise und Qualifikation: Genügen die Fachkenntnisse der Anbieterseite der Entgeltstruktur Ihres Unternehmens? Von Bedeutung sind unter anderem länderspezifische Regularien, Bankverfahren oder Vergütungsformen (z. B. Kurzarbeitergeld, Sachbezugsbesteuerung).

• Datensicherheit und Compliance: Sind solide, zertifizierte IT-Sicherheits- und Kontrollsysteme (z. B. mit ISAE-3402-Zertifizierung) vorhanden? Ist die Verwahrung der Arbeitnehmerdaten mit den lokalen Datenschutzanforderungen vereinbar?

• Service und Erreichbarkeit: Wie gut ist der Payroll-Provider im Falle einer Notfallsituation zu erreichen? Gibt es eine jederzeit zugängliche Ansprechperson bzw. eine Hotline – oder lediglich ein Ticketsystem?

• Kompatibilität zu bestehenden Systemen: Lässt sich die Software der Servicefirma in bestehende IT-Systeme integrieren? Gibt es kompatible Schnittstellen zur intern verwendeten HR-Software?

Im Rahmen von Payroll-Outsourcing haben Unternehmen die Wahl, in welchem Umfang Verantwortlichkeiten auf externe Dienstleister übertragen werden sollen.

Zum einen besteht die Möglichkeit, einzelne Teilschritte der Entgeltabrechnung auszulagern. So kann beispielsweise die vorbereitende Lohnbuchhaltung intern erfolgen, während ein Payroll-Anbieter nachgelagerte Aufgaben wahrnimmt, wie etwa die

• Berechnung von Steuern und Sozialabgaben,

• Prüfung der Einhaltung von Vorschriften,

• Bearbeitung von Anfragen der Mitarbeitenden,

• Überweisung von Löhnen und Gehältern,

• Erstellung von Entgeltbescheinigungen,

• Datenarchivierung.

Eine alternative Variante des teilweisen Payroll-Outsourcings: Ein Unternehmen greift lediglich auf die Cloud-Infrastruktur eines Dienstleisters zurück. Dieser sorgt wiederum für die Bereitstellung von Software und Hardware sowie für die Durchführung von Back-ups.

Bei einem vollständigen Payroll-Outsourcing hingegen übernimmt der Anbieter (nahezu) den kompletten Prozess. Die benötigten Daten überträgt das auftraggebende Unternehmen über eine Softwareschnittstelle.

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Die Kostenreduktion ist einer der wichtigsten Anreize für eine extern durchgeführte Entgeltabrechnung, was insbesondere für kleine Unternehmen von Bedeutung sein kann. Denn: Interne Lohnbuchhalter:innen, Steuerberater:innen und ggf. Jurist:innen stellen einen signifikanten Kostenfaktor dar. Weiterhin eingespart werden Lizenzgebühren für die Software zur Lohnabrechnung, die Payroll-Anbieter meist zu günstigeren Konditionen beziehen. 

Generell werden die laufenden Kosten je nach Anbieter unterschiedlich abgerechnet, beispielsweise pro Mitarbeiter:in und Monat. Relevante Einflussfaktoren auf die Höhe der Kosten sind etwa: 

• Leistungsumfang

• Anzahl der Mitarbeitenden

• Komplexität der Abrechnung (Zuschläge, Kurzarbeit oder Provisionen)

• Zweigstellen des Unternehmens außerhalb Deutschlands

Der Wechsel vom internen Payrolling einer externen Dienstleistungsfirma ist jedoch zunächst mit Ausgaben verbunden. Das Sparpotenzial gegenüber dem unternehmenseigenen Payrolling ist somit erst langfristig zu erwarten.

Letzten Endes verbleibt selbst bei einem vollumfassenden Payroll-Outsourcing ein gewisser interner Kostenfaktor (Retained Organisation). Schließlich bedarf es einer personellen Schnittstelle, um die fortwährende Koordination und Kommunikation mit dem Payroll-Anbieter wahrzunehmen. 

Payroll-Outsourcing ist kein Prozess, der sich von einem Abrechnungsmonat auf den nächsten umsetzen lässt. Die zu transformierenden Abläufe bedürfen zunächst zahlreicher betriebsinterner Abstimmungen. Dafür sind verschiedene Interessengruppen – etwa die Geschäftsführung, HR sowie der Betriebsrat – einzubeziehen. Ein Augenmerk sollte auch auf die zukünftige Entwicklung des Unternehmens gerichtet werden: Ist beispielsweise eine Expansion ins Ausland absehbar, die landesspezifische Anpassungen am Payroll-Prozess erfordern könnte?

Während der anfänglichen Beratungsgespräche mit der Payroll-Servicefirma sollten alle Details zu zahlungsrelevanten Abläufen diskutiert werden. Werden einzelne Punkte vernachlässigt, kann es leicht zu einer Unterschätzung von Aufwand und Kosten kommen – und das erwartete Einsparpotenzial entpuppt sich als Enttäuschung.

Ein kritischer Aspekt ist stets der Informationsfluss zwischen Unternehmen und Payroll-Anbieter. Wenn die an ihn übermittelten Daten fehlerhaft oder unvollständig sind, wird auch das Resultat nicht zufriedenstellend sein. Ein durchgehend zuverlässiger Kommunikationskanal ist vonnöten, um Änderungen am Prozess, an Mitarbeiterdaten oder Zahlungsmodalitäten weiterzuleiten.

Payroll-Outsourcing erlaubt es einem Unternehmen, sich intensiver auf das eigene Kerngeschäft zu konzentrieren. Zudem werden durch die Auslagerung der Entgeltabrechnung oft Kosten eingespart. Dennoch kann der Transfer des Payrolling-Prozesses viele Monate in Anspruch nehmen, bis sich eine auf das Unternehmen zugeschnittene Lösung etabliert hat. 

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Durch Payroll-Outsourcing können Unternehmen eigene Ressourcen einsparen, um sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Auch in Bezug auf Rechts- und Datensicherheit kann die Auslagerung auf einen externen Payroll-Anbieter Vorteile mit sich bringen.

Ein Payroll-System dient der Datenverarbeitung und Automatisierung bei der Entgeltabrechnung. In diesem Zuge werden Löhne, Gehälter, Steuern und sonstige Abzüge berechnet sowie Auszahlungen eingeleitet bzw. Zahlungsdaten an externe Dienstleister übertragen.

Ein Payroll-Anbieter sollte die notwendigen Standards hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit erfüllen und mit internen IT-/HR-Systemen kompatibel sein. Wichtig ist außerdem eine ausreichende Expertise, etwa in Bezug auf die länderspezifische (Steuer-)Gesetzgebung und Vergütungsformen.