PDCA-Zyklus erklärt: Plan-Do-Check-Act Prozessoptimierung

Der PDCA-Zyklus ist ein iterativer Prozess und nach den Anfangsbuchstaben seiner vier Phasen benannt:

• Plan (planen)

• Do (durchführen)

• Check (überprüfen)

• Act (agieren)

Das Prinzip des PDCA-Zyklus besteht darin, diese vier Phasen immer wieder von Neuem zu durchlaufen und somit einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Gang zu setzen. Anwendungsbeispiele entstammen in erster Linie dem Qualitätsmanagement und der Prozessoptimierung, aber auch anderen Bereichen, wie z. B. der HR-Mitarbeiterentwicklung.

Der PDCA-Zyklus wird dem US-amerikanischen Statistiker William Edwards Deming zugesprochen, der seinerseits das Konzept von seinem Landsmann, dem Physiker Walter Andrew Shewhart, übernahm und adaptierte. Deming selbst nannte den Plan-Do-Check-Act-Zyklus stets Shewhart-Zyklus. Weitere Bezeichnungen sind:

• Deming-Kreis, Deming-Zyklus, Deming-Rad

• Plan-Do-Check-Act-Zyklus

• Plan-Do-Study-Act-Zyklus oder PDSA-Zyklus

• PTCA (deutsche Übersetzung: Planen, Tun, Checken, Agieren)

Eine Studie aus dem April 2022 kam zu dem Schluss, dass durch Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses basierend auf dem Deming-Kreis die Anzahl der Beschwerden hinsichtlich verzögerter Check-ins einer Fluggesellschaft um bis zu 74 Prozent verringert werden konnte. Dennoch erweist sich der PDCA-Zyklus nicht für jedes Problem oder Unternehmen geeignet:

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Gemäß den vier Phasen des Plan-Do-Check-Act-Zyklus basiert der PDCA-Zyklus darauf, …

• neue Ansätze und Lösungen zu entwickeln,

• diese anschließend zu testen,

• die Ergebnisse zu untersuchen und

• Verbesserungen umzusetzen oder in die nächste Planungsphase einfließen zu lassen.

In der ersten Phase geht es darum, eine mögliche Strategie zur Problemlösung oder für Prozessverbesserungen zu erarbeiten. Dafür müssen mögliche Schwachstellen und Probleme zuerst – beispielsweise anhand einer Ist-Analyse – identifiziert werden. Anschließend wird eine Methodik erarbeitet und das Ziel festgelegt. Eine Soll-Analyse kann bei dessen späterer Überprüfung helfen. Sämtliche Erkenntnisse werden schriftlich fixiert.

Gut zu wissen: Bei der Evaluierung der Optimierungspotenziale empfiehlt es sich, zusätzlich mit einem Ishikawa-Diagramm zu arbeiten. Dabei werden Ursachen und mögliche Auswirkungen – sowohl positive als auch negative – grafisch dargestellt. Daher nennt man diese Darstellungsweise auch Ursache-Wirkungs-Diagramm.

Der nächste Schritt besteht darin, die geplante Strategie durchzuführen und die Resultate zu dokumentieren. Hinweis: Da im Prinzip eine hypothetische Lösung hinsichtlich ihres Erfolgspotenzials erprobt wird, sollte die Umsetzung zunächst in kleinem Rahmen erfolgen. Bewährt sich die Strategie, kann sie ausgeweitet werden.

In der Check-Phase werden die dokumentierten Resultate objektiv und kritisch bewertet: 

• Wurden die festgelegten Ziele erreicht? 

• Ist alles nach Plan verlaufen oder traten unerwartete Probleme auf? 

• Welche weiteren Anpassungen sind nötig? 

Tipp: Ein Vergleich der Soll-Analyse aus Phase 1 mit einer erneuten Ist-Analyse kann wichtige Erkenntnisse zutage fördern.

Anhand der Erkenntnisse der vorangehenden Phase lassen sich in der Act-Phase konkrete Handlungen ableiten. Da es sich beim PDCA-Zyklus um einen kontinuierlichen Zyklus handelt, wird gleichzeitig ermittelt, wie ein erfolgversprechender Einstieg in die neue Planungsphase aussehen sollte.

Hat sich die in Phase 1 erarbeitete Strategie als (ausreichend oder gar umfassend) erfolgreich erwiesen, kann die Umsetzung auf das ganze Unternehmen ausgeweitet und ein neues Problem angegangen werden. Besteht noch (starker) Verbesserungsbedarf, dient die bevorstehende Planungsphase dazu, eine adaptierte Strategie zu erarbeiten. Führte die Vorgehensweise überhaupt nicht zum gewünschten Ziel, sollte stattdessen eine komplett neue Strategie entwickelt werden.

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Da der Plan-Do-Check-Act-Zyklus eine kontinuierliche Verbesserung fördert, kommt er häufig zur Verbesserung von Dienstleistungen, Produkten und Prozessen zum Einsatz. Darüber hinaus eignet er sich zum Testen neuer Angebote und Geschäftsprozesse. Als kontinuierlicher Verbesserungsprozess findet er zudem Anwendung im Qualitäts- und Projektmanagement. Im Folgenden wird der Deming-Kreis an zwei Beispielen veranschaulicht:

In ambulanten wie stationären Pflegestellen ist es wichtig, auf die Bedürfnisse der Patient:innen abgestimmte Pflegepläne zu entwickeln. Dies lässt sich mithilfe des Deming-Zyklus effizient realisieren: Nach einer Befragung der Pflegebedürftigen und dem Festlegen von Pflegezielen (Plan) werden die Pflegemaßnahmen umgesetzt (Do), deren Wirkung analysiert (Check) und die Maßnahmen bei Erfolg etabliert (Act).

Im Rahmen des Perfomance-Managements kann der Plan-Do-Check-Act-Zyklus beispielsweise zur Verbesserung des Personalrecruitings oder zum Talent-Management eingesetzt werden. Die Mitarbeiterentwicklung nach dem Plan-Do-Check-Act-Zyklus läuft dabei folgendermaßen ab: 

In der Planungsphase werden einzelne Mitarbeitende befragt sowie deren Arbeitsleistung und Effizienz geprüft. Bei der anschließenden Identifikation von Verbesserungspotenzialen werden mögliche Ziele und Maßnahmen festgelegt. Dabei kann es sich beispielsweise um Weiterbildungsangebote oder neue Arbeitsprozesse handeln. Mit einer Testgruppe werden die Maßnahmen im Folgenden umgesetzt (Plan) und deren Effektivität beurteilt (Check). Auf die anschließende Feinabstimmung der Ziele und die Ableitung von großflächigen Maßnahmen folgt die nächste Planungsphase.

Der Plan-Do-Check-Act-Zyklus fungiert als hilfreicher Ansatz, um einen kontinuierlichen und effizienten Verbesserungsprozess in Ihrem Unternehmen anzustoßen. Sei es in einzelnen Abteilungen oder ganzheitlich. Im Rahmen der Durchführung – vor allem im HR-Bereich – greift Ihnen Personio tatkräftig unter die Arme: Profitieren Sie von einer übersichtlichen Mitarbeiterverwaltung und nahtlos ineinandergreifenden HR-Prozessen. Buchen Sie noch heute ein unverbindliches Beratungsgespräch und lassen Sie sich von unseren Fachleuten entsprechende Vorteile und Funktionen praxisnah erläutern.

Das Akronym PDCA bezeichnet einen vierphasigen, iterativen und kontinuierlichen Zyklus und ergibt sich aus den Anfangsbuchstaben der einzelnen Phasen:

• Plan (planen)

• Do (durchführen)

• Check (überprüfen)

• Act (agieren)

Ein PDCA-Zyklus startet immer mit der Planungsphase (Plan). Dabei werden mögliche Verbesserungspotenziale und eine dazu passende Strategie identifiziert. Im nächsten Schritt werden geeignete Maßnahmen umgesetzt und getestet (Do). Anschließend evaluiert und analysiert man die Wirkung (Check). Entsprechend den zusammengetragenen Ergebnissen werden in der Folge bewährte Lösungen und Verbesserungen umgesetzt (Act). Danach startet der nächste Plan-Do-Check-Act-Zyklus und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess wird eingeläutet.

Der Plan-Do-Check-Act-Zyklus wird überall dort angewendet, wo man nach kontinuierlicher Verbesserung strebt: im Projekt- und Qualitätsmanagement, bei der Verbesserung oder Prüfung von Dienstleistungen, Produkten und Prozessen.