Personalakten: Aufbewahrungspflichten und -fristen

Indem Sie Personalakten aufbewahren, sichern Sie sich für mögliche spätere Forderungen des ehemaligen Mitarbeiters ab und vermeiden arbeitsrechtliche Streitigkeiten, die im schlimmsten Fall vor Gericht landen. Jedes Dokument unterliegt dabei einer anderen Aufbewahrungsfrist. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten aufgezählt.

• Allgemeine Personalunterlagen: Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine Personalunterlagen wie Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis, Zusatzvereinbarungen. Sie sind solange aufzubewahren, wie Ansprüche, z. B. die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses, vom ehemaligen Arbeitnehmer geltend gemacht werden können. Dies sind in der Regel drei Jahre (§ 195 BGB). Beachten Sie aber die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aus § 147 AO und § 257 HGB, die Sie weiter unten auf dieser Seite unter "steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen" finden.

• Informationen über Arbeitsentgelte der (Unfall-)Versicherten und die geleisteten Arbeitsstunden mit Lohnnachweis müssen Sie für 5 Jahre aufbewahren (§ 165 I 1, IV 2 SGB VII).

• Aufzeichnungen der Arbeitszeit von mehr als 8 Stunden werktags sollten Sie zwei Jahre aufbewahren (§ 16 II ArbZG).

• Bewirbt sich ein Kandidat über eine Stellenanzeige online bei Ihnen, können Sie diese drei Monate bis maximal sechs Monate ab Zugang der Ablehnung an den/die Bewerber:in speichern (§ 26 BDSG n. F., § 15 IV AGG). Wichtig ist, dass Sie die Bewerber über die Speicherung der Daten im Rahmen Ihrer Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO, z. B. Datenschutzerklärung für Bewerber, informieren. Möchten Sie die Bewerbungsunterlagen für einen längeren Zeitraum aufbewahren, z. B. in einem Talentpool, benötigen Sie hierfür die gesonderte Einwilligung des Bewerbers.

• Bei (Online-)Initiativbewerbungen gelten die gleichen Vorgaben wie oben.

• Bei der Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung (AU) gibt es keine gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfrist. Was bei der Arbeitsunfähigkeit mit Entgeltauszahlung zu bedenken ist: Der Erstattungsanspruch für Ihren (ehemaligen) Arbeitnehmer verjährt erst in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist (§ 6 I AAG). Somit gilt eine Regellöschfrist von fünf Jahren, nach Ablauf des Kalenderjahres in dem der Erstattungsanspruch entstanden ist, als angemessen.Bei einer Arbeitsunfähigkeit ohne Entgeltzahlung verkürzt sich die Aufbewahrungsfrist. So empfiehlt beispielsweise das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht in diesem Fall eine Aufbewahrungsfrist von einem Jahr.

• Dokumente, die Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge beinhalten, sollten ganze 30 Jahre aufbewahrt werden (§ 18a BetrAVG).

Personaldaten digital und DSGVO-konform aufbewahren

Speichern Sie Personaldaten zentral und rechtssicher in Personio. Bei Bedarf erinnert Sie die HR Software daran, dass Personaldaten gelöscht werden können.

Mehr zu Personios digitaler Personalakte

• Dokumente zum Steuerrecht in der Personalakte sollten Sie sechs Jahre lang aufbewahren. Das Einkommensteuergesetz schreibt vor, dass bei einer Lohnsteuer-Außenprüfungen Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakten zu geben ist (EStG § 42f). So wird sichergestellt, dass der Arbeitgeber ordnungsgemäß die Beiträge an die Sozialversicherungen, den Solidaritätszuschlag, die Kirchensteuer und die Lohnsteuer abführt. Dokumente wie Lohnabrechnungen und Lohnsteuerkarten sowie alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug dürfen daher gemäß EStG § 41 EStG erst nach sechs Jahren vernichtet werden – somit unterliegt dieser Teil der Personalakte einer Aufbewahrungsfrist.Sollten diese Dokumente einen Bezug auf betriebliche Gewinnermittlung beinhalten, weitet sich die Frist auf zehn Jahre aus (§ 147 AO, § 257 HGB)

• Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen, soweit ein Buchungsbeleg vorhanden ist, werden zehn Jahre aufbewahrt (§ 147 AO, § 257 HGB).

• Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen sollten Sie sechs Jahre aufbewahren (§ 147 AO, § 257 HGB).

• Unterlagen zur Angestelltenversicherung, soweit Buchungsbelege vorhanden sind, werden zehn Jahre aufbewahrt (§ 147 AO, § 257 HGB).

• Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern werden ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt (§ 165 SGB VII)

• Die Lohnkonten Ihrer (ehemaligen) Mitarbeiter sollten Sie sechs Jahre aufbewahren (§ 41 I 9 EStG). Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres.

Als Arbeitgeber unterliegen Sie einer Buchführungspflicht. Dazu zählen auch Aufbewahrungspflichten. Wenn Sie diese Buchführungspflicht nicht oder nicht richtig erfüllen, z. B. durch eine mangelhafte Archivierung der Unterlagen, kann dies rechtliche Konsequenzen haben.

Grundsätzlich gilt: Sie können Unterlagen über ein sogenanntes ersetzendes Scannen digitalisieren, sofern keine gesetzliche Dokumentations-, Aktenführungs- oder Aufbewahrungspflicht besteht. In diesen Fällen können Sie die Papierunterlagen scannen und die Originale anschließend vernichten.

In diesem PDF finden Sie die technischen Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik für Ersetzendes Scannen.

Soweit Dokumentations-, Aktenführungs- oder Aufbewahrungspflichten das regeln, müssen Unterlagen aus gesetzlichen Gründen im Original archiviert werden. Bedeutet: Papierunterlagen sind in Papierform aufzubewahren und elektronische Unterlagen werden in elektronischer Form aufbewahrt.

Folgende Dokumente unterliegen u. A. einer Schriftformerfordernis und sollten auch im Original aufbewahrt werden.

• Arbeitsverträge (§ 2 NachwG)

• Befristete Arbeitsverträge (§ 14 IV TzBfG)

• Arbeitsverträge mit nachvertraglichen Wettbewerbsverboten (§ 74 I HGB)

• Aufhebungsverträge und Kündigungsschreiben (§ 623 BGB)

• Dokumente zur Arbeitnehmerüberlassung zwischen Verleiher und Entleiher (§ 12 I 1 AÜG)

Gehen Sie bei Personaldokumenten auf Nummer sicher: Bewahren Sie (wichtige) Verträge und Verträge mit Schriftformerfordernis in jedem Fall im Original auf, um für eventuelle später aufkommende Ansprüche ehemaliger Mitarbeiter gerüstet zu sein.

Andere Dokumente können Sie durch (ersetzendes) Scannen archivieren, um Dokumente möglichst sicher und manipulationsfrei aufzubewahren. Bei weniger wichtigen Dokumenten, z. B. Weiterbildungsnachweise oder Kopien von Schwerbehindertenausweisen, mit geringerem Risiko reicht ein einfacher Scan aus.