Personalbedarfsplanung: Definition, Methoden, Beispiele

Hinsichtlich der Sicherung von Produktivität und Effizienz eines Unternehmens stellt die Personalbedarfsplanung ein ausgesprochen bedeutungsvolles Werkzeug dar. 

Ziel der Personalbedarfsplanung ist es, jederzeit das richtige Personal mit der richtigen Qualifikation bereitzustellen. Unter Berücksichtigung der finanziellen Mittel sollen Ressourcen effizient geplant werden, sodass die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gesichert ist. Der Personalbedarf ergibt sich aus dem aktuellen Bestand, den Zugängen und Abgängen.

Mithilfe von strategischer Personalplanung gelingt es, Recruiter:innen zu entlasten und reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Die Personalplanung unterteilt man dabei in Personalbeschaffungsplanung, Personalfreisetzungsplanung, Personaleinsatzplanung, Personalentwicklungsplanung und Personalbedarfsplanung. Bei der Personalbedarfsermittlung handelt es sich demnach „nur“ um ein Segment der Personalplanung bzw. des gesamten Personalmanagements –allerdings um eines von zentraler Bedeutung.

Zur Planung des Personalbedarfs stehen verschiedene Methoden zur Auswahl. Diese unterteilt man klassischerweise in summarische und analytische Methoden. 

Die summarischen Methoden eint eine Konzentration auf die konkreten (Kenn-)Zahlen und eine einfache Durchführbarkeit. Einsatzerprobte Methoden sind:

• Analogie

• Führungsspanne

• Statistik

• Schlüsselzahlen

Der Fokus von analytischen Methoden zur Ermittlung des zukünftigen Personalbedarfs liegt auf dem Protokollieren der Aufgabendurchführung der derzeitigen Angestellten. Dabei helfen:

• analytisches Schätzverfahren

• Selbstbeobachtung

• Laufzettelmethode

• Zeitaufnahme inklusive Fremdbeobachtung

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Bei der quantitativen Personalplanung ermitteln Sie, wie viele Arbeitskräfte Sie in Zukunft benötigen, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Der Wert bzw. das Ergebnis kann sowohl positiv als auch negativ ausfallen. Ein positiver Wert zeigt an, dass Ihnen Personal für die nächste Planungsphase fehlt. Ein negativer Wert bedeutet, dass Sie zu viele Arbeitnehmer:innen beschäftigen.

Bei der qualitativen Personalplanung stehen die Qualifikationen Ihrer vorhandenen und neuen Mitarbeiter:innen im Fokus. Außerdem können Sie durch die qualitative Personalplanung ermitteln, welche Entwicklungsmaßnahmen sich besonders für Ihre Mitarbeiter:innen eignen, um Ihr Unternehmen bestmöglich voranzubringen. Gehen Sie bei der qualitativen Personalplanung in drei Schritten vor:

• Definieren Sie Leistungen, die Ihre Mitarbeiter:innen in Zukunft erbringen müssen.

• Legen Sie Anforderungen fest, die sich aus den Leistungen ergeben.

• Leiten Sie Qualifikationen für Ihre Angestellten ab, die diese besitzen müssen, um die Anforderungen erfüllen zu können.

Beziehen Sie bei Ihrer Maßnahmenplanung auch folgende Überlegungen mit ein:

• Welche Qualifikationen werden in Zukunft nicht mehr gebraucht?

• Wie viele Angestellte sollen dieselben Qualifikationen besitzen (Vertreterregelungen, hoher Workload in einem Bereich)?

• Welche Entwicklungsmaßnahmen für bestehende Mitarbeitende sind nötig?

• Welche Qualifikationen befinden sich bereits im Unternehmen? Welche Fähigkeiten müssen neue Mitarbeiter:innen also mitbringen, um bestehende Qualifikationen zu ergänzen?

• Welche Aufgaben können durch externe Dienstleister:innen abgedeckt werden (Outsourcing)?

• Braucht das Unternehmen interne und externe Expert:innen (für Sonderfragen, Spezialaufgaben)?

Die Personalbedarfsplanung betrifft auch Sie in der HR-Abteilung. Wie Sie diese sinnvoll strukturieren und organisieren können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Im Sinne eines erfolgsorientierten Personalmanagements gilt es bei der Personalbedarfsplanung, die folgenden acht Schritte zu beachten:

Zunächst sollten Sie die Altersstruktur in Ihrem Unternehmen analysieren. Daraus lässt sich in erster Linie ablesen, wie groß der Anteil an Arbeitnehmer:innen ist, der das Unternehmen in naher Zukunft altersbedingt verlässt. Gleichzeitig lässt sich feststellen, ob gewisse Altersklassen auffällig unterrepräsentiert sind.

Beim Planungshorizont wird nach Planungen für ein Jahr (kurzfristig), bis zu drei Jahren (mittelfristig) und darüber hinaus (langfristig) unterschieden. 

Grundsätzlich gilt: Je kürzer der Horizont, desto präziser die Planung. Weiter im Voraus geplante Personalentscheidungen bergen hingegen das Risiko von Fehleinschätzung, helfen aber gleichzeitig dabei, auf zukünftige Umstrukturierungen in Ihrem Unternehmen einzugehen.

Um zu wissen, wie viele Mitarbeiter:innen Sie benötigen, müssen zunächst die Ziele Ihres Unternehmens definiert werden.Folgende Kriterien dienen dabei als Anhaltspunkt: 

• Was und wie viel wollen Sie produzieren?

• Welche Eigenschaften soll das Produkt oder die Dienstleistung aufweisen?  

Aus den in Schritt drei definierten Zielen und Aufgabenfeldern lassen sich nun konkrete Aufgaben ableiten. Im Gespräch mit den jeweiligen Teilbereichen Ihres Unternehmens gilt es zu ermitteln, welche Qualifikationen, Fachkräfte und Schulungen vonnöten sind.

Wichtig: Kernkompetenzen sollten zudem nicht an einzelnen Angestellten hängen. Im Krankheits- oder Kündigungsfall legt dies unter Umständen eine gesamte Abteilung lahm. Der sogenannte Reservebedarf dient im Rahmen der Personalbedarfsplanung dazu, einen Puffer zur Abdeckung des Ausfallrisikos durch Krankheit oder Urlaub zu schaffen.

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Beim Bruttopersonalbedarf geht es darum, konkret festzulegen, in welchen Bereichen des Unternehmens wie viel Arbeitsleistung mit welcher Qualifikation benötigt wird. Im Sinne einer systematischen Erfassung bietet es sich an, ein Planungstool zu Hilfe zu nehmen.

Unter anderem eignen sich Schätzverfahren, bei denen auf Erfahrungswerte zurückgegriffen wird. Kennzahlenanalysen können ebenfalls eingesetzt werden, wobei die Arbeitsproduktivität oder der Pro-Kopf-Umsatz übliche Beispiele sind.

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf 

Ein weiterer wichtiger Teil der Personalbedarfsplanung besteht darin, zu dokumentieren, welche Mitarbeiter:innen das Unternehmen wann verlassen und welche Aufgabe diese derzeit innehaben. Gleichermaßen gilt es festzuhalten, wer wann in die Firma eintreten wird. 

Zur Ermittlung Ihres Nettopersonalbedarfs fassen Sie nun Ihre bisherigen Ergebnisse zusammen:

Nettobedarf = Bruttobedarf – Personalbestand – Neueinstellungen + Abgänge

Im letzten Schritt geht es darum, Ihre Planungsergebnisse in Maßnahmen umzuwandeln. Sie wissen nun:

• Wie viele Mitarbeiter:innen müssen entlassen werden?

• Wie viele Mitarbeiter:innen müssen eingestellt werden?

• Wer muss wie umgeschult werden?

• Auf welche Qualifikationen ist bei neuen Mitarbeiter:innen Wert zu legen?

Fest steht: Die Personalbedarfsplanung bildet die Grundlage für viele Aufgaben der Personalabteilung. Jegliche Rekrutierungsprozesse, Fortbildungsmaßnahmen und Ausrichtungen der Personalpolitik basieren auf dem Input dieser Planung. Ergibt beispielsweise die Fluktuationsstatistik, dass überdurchschnittlich viele der gut ausgebildeten Arbeitskräfte das Unternehmen verlassen? In diesem Fall sollten dringend Maßnahmen ergriffen werden, die bei hoch qualifizierten Angestellten attraktive Anreize liefern, gerne und langfristig in Ihrem Unternehmen arbeiten zu wollen.

Die Leiterin der Fertigungsabteilung eines Unternehmens gibt an, insgesamt 1.000 Monteur:innen zu benötigen, um Taktzeiten einzuhalten. Derzeit …

• werden 850 Monteur:innen beschäftigt, wovon 50 zeitnah in den Ruhestand übergehen werden oder bereits gekündigt haben, 

• stehen bereits 100 Neueinstellungen fest, 

• fehlen im Durchschnitt ca. 10 Prozent der Belegschaft durch Krankheit und Urlaub.

Daraus ergeben sich die folgenden Kennzahlen für die quantitative Personalbedarfsplanung:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + 10 Prozent Reservebedarf

Bruttopersonalbedarf = 1000 Angestellte + 100 Angestellte

Bruttopersonalbedarf = 1100 Angestellte

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf − Personalbestand − Neueinstellungen + Abgänge

Nettopersonalbedarf = 1100 Angestellte − 850 Angestellte − 100 Neueinstellungen + 50 Abgänge

Nettopersonalbedarf = 200 Angestellte

Zusätzlich soll zukünftig ein neuer Werkstoff verarbeitet werden. Hierfür ist eine spezielle Qualifikation notwendig. Die Personalleitung entscheidet sich, den neuen Bedarf von 22 Angestellten (inklusive Reserve) zur einen Hälfte aus bestehendem Personal im Rahmen von Fortbildungen und zur anderen Hälfte aus Neueinstellungen zu decken. Fortgebildete Arbeitnehmende werden ausschließlich den neuen Werkstoff verarbeiten und nicht mehr für die regulären Tätigkeiten zur Verfügung stehen. Da bei den angestellten Monteur:innen bereits ein Mangel besteht, erhöht sich dieser um 11 Angestellte. Gleichzeitig liegt ein Nettopersonalbedarf von 11 bereits fortgebildeten Angestellten vor.

Die Personalbedarfsplanung und die damit einhergehende Ermittlung des qualitativen und quantitativen Bedarfs stellt einen ausgesprochen wichtigen Teil des unternehmensinternen Personalmanagements dar. 

Damit Sie kurz-, mittel- und langfristig den Überblick über vorhandene und benötigte Angestellte behalten, unterstützt Sie Personio mit der digitalen Personalakte. Dieser entnehmen Sie alle Informationen betreffend Ihre Mitarbeitenden und erkennen somit rasch, wenn es an relevanten Qualifikationen mangelt. Auch das On- und Offboarding gelingt mit Personio schnell und strukturiert. 

Die Personalbedarfsplanung ist ein bedeutender Baustein im Personalmanagement bzw. in der Personalplanung. Auf der Basis einer sachgemäß durchgeführten Personalbedarfsplanung zeigt sich deutlich, welche und wie viele Mitarbeitende im Hinblick auf den betrachtenden Zeitraum benötigt werden. 

Bei der Personalbedarfsplanung eignen sich verschiedene Vorgehensweisen. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen summarischen und analytischen Methoden.

Bei der Personalbedarfsplanung gilt es, sowohl den qualitativen als auch den quantitativen Bedarf zu ermitteln. Hierbei ist es sinnvoll, Führungs- und Fachkräfte zurate zu ziehen.