Personalcontrolling: Ziele, Instrumente, Kennzahlen

Das Personalcontrolling, auch HR-Controlling genannt, ist ein Mittel für die Planung, Steuerung und Kontrolle aller personalwirtschaftlichen Aktivitäten einer Organisation. Es steuert und kontrolliert alle personalbezogenen Verfahren, Prozesse oder Projekte mithilfe von Kennzahlen und zahlt so auf die HR- sowie Unternehmensziele ein.

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Das Personalcontrolling setzt sich mit der Personalarbeit an sich auseinander. Dazu zählen alle personalbezogenen Verfahren, Prozesse oder Projekte der Personalabteilung von der Planung des Personalbedarfs bis zum Recruiting. Es liefert Antworten auf Fragen wie: Wie viele Mitarbeiter hat ein Unternehmen? Was kosten sie? Wie leistungsfähig sind sie? Der zweite Gegenstandsbereich ist das Personal selbst: von der Mitarbeiterzahl über deren Funktionen bis hin zu Kosten.

Das operative Personalcontrolling setzt sich mit der kurz- bis mittelfristigen Ausrichtung auseinander und dient der Unterstützung des operativen Managements. Es zielt daher hauptsächlich auf regelmäßig wiederkehrende Vorgänge ab und stellt Informationen zu Kosten, Erfolg und Nutzen der ergriffenen Maßnahmen dar.

Das strategische Personalcontrolling beschäftigt sich mit der langfristigen Ausrichtung und befasst sich mit den Beiträgen, die das Personalmanagement zur Umsetzung der Unternehmensstrategie leistet. Im Fokus der Betrachtung stehen dabei Prozesse und Strukturen.

Quantitatives Personalcontrolling bezieht sich auf direkt messbare und verwendbare Personaldaten.

Checkliste für ein zielführendes Personalcontrolling

Unsere Checkliste unterstützt Sie dabei, Ihr Personalcontrolling optimal zu planen, steuern und zu messen.

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• Personalbedarf und -struktur: 

  Frauenquote, Behindertenquote, Personalplanung, Personalstand, Brutto- und Nettopersonalbedarf, Arbeitskapazität, Durchschnittsalter der Mitarbeiter, Altersgruppenanalyse, Qualifikationsstruktur, Betriebszugehörigkeit … 

• Personalbeschaffung:(Qualifizierte) Bewerber pro Stelle, Vorstellungsquote, Einstellquote, Personalbeschaffungskosten pro Eintritt, Produktivität der Personalbeschaffung, Rekrutierungskosten …

• Personaleinsatz: Sollstunden-/Iststunden-Vergleich, Leistungsgrad, Fehlzeitenquote, Krankheitsquote, Überstundenquote, Jahresurlaubsverteilung, Elternzeit, Unfallquote, Kosten der Ausfallzeiten, Entsendungs- und Rückkehrquote …

• Personalentwicklung: Weiterbildungszeit, Weiterbildungskosten, Anteil der Personalentwicklungskosten an den Gesamtpersonalkosten, Beförderungsquote, Bildungsrendite …

• Personalerhaltung: Personalkosten pro Mitarbeiter,Fluktuationsrate und -kosten, Nutzungsgrad und Aufwand der freiwilligen betrieblichen Sozialleistungsangebote, Entgeltgruppenstruktur,Alterversorgungsanspruch pro Mitarbeiter, Aufwand für freiwillige (Zusatz-)Leistungen …

• Personalfreisetzung: Abfindungsaufwand pro Mitarbeiter, Sozialplankosten pro Mitarbeiter, Arbeitsgerichtskosten pro Mitarbeiter, Outplacementberatungskosten pro Mitarbeiter, Gehaltskosten pro Mitarbeiter während Freistellungsphase …

Qualitatives Personalcontrolling setzt sich mit den “weichen” Faktoren auseinander, z. B. Analysen zur Mitarbeiterzufriedenheit, Motivation, emotionalen Bindung der Mitarbeiter zum Unternehmen oder zum Führungsverhalten und Betriebsklima. Die Informationen und Daten sind also nicht direkt messbar und müssen meist über Indikatoren erhoben werden. 

• Für die Personalentwicklung: Daten und Analysen z. B. aus Mitarbeiterbefragungen, strukturierten Mitarbeitergesprächen, Potenzialeinschätzungen

• Für das Führungsverhalten: Daten und Analysen z. B. aus Mitarbeiterbefragungen, strukturierten Mitarbeitergesprächen, Assessment Center, 360-Grad-Feedback, Potenzialeinschätzungen, Management Audit, Zielvereinbarung und Zielerreichung

In jedem Unternehmen gibt es eine Zielhierarchie. Sie setzt sich aus einem Hauptziel und mehreren Unterzielen zusammen. Während das Hauptziel das übergeordnete Unternehmensziel darstellt, sind die Unterziele den einzelnen Fachbereichen zugeordnet. So zählen beispielsweise die Ziele im Personalcontrolling zu den Unterzielen. Diese orientieren sich an den Zielen der Personalwirtschaft, deren Ziele sich wiederum an den Unternehmenszielen orientieren. Aus diesem Grund harmonieren die Ziele des Personalcontrollings immer mit denen der Personalwirtschaft. Denn nur so ist das Erreichen des Hauptziels gewährleistet.

Bei den konkreten Zielen im Personalcontrolling handelt es sich um

• Informationsversorgung

• Evaluation

• Planungs-, Steuerungs- und Kontrollziele

• Koordination der Personalwirtschaft

• Integration der Personalarbeit

• Früherkennung

• Transparenz des Personalwesens

Die genannten Ziele stellen zeitgleich die Aufgaben des Personalcontrollings dar. Daraus ergeben sich für Sie als Verantwortlicher folgende Aufgabenbereiche:

Sie versorgen die personalwirtschaftlichen Entscheidungsträger mit allen für Ihre Tätigkeit relevanten Informationen, indem Sie die dafür erforderlichen Daten entsprechend filtern und aufbereiten. Hier bieten sich spezielle Softwarelösungen für eine automatisierte Verarbeitung an.

Im Rahmen der Evaluation bewerten Sie Personalmaßnahmen, Prozesse und Strukturen und prüfen, ob und in welchem Ausmaß sie zur Zielerreichung beitragen. Ihre Koordinationsaufgabe liegt in der Gestaltung der Planungs-, Kontroll- und Informationsversorgungssysteme.

Diese sind so konzipiert, dass die arbeitsteiligen Tätigkeiten und die Informationsverbindung zwischen den einzelnen Funktionsbereichen des Personalwesens sowie des Gesamtunternehmens harmonieren. Im Prinzip nimmt die Evaluation Aufgaben aus dem Organisations-, Prozess- und Qualitätsmanagement wahr – ein Grund, warum dieses Thema in der Praxis eher selten in den Aufgabenbereich des Personalcontrollings fällt.

Die Integrationsaufgabe differenziert zwischen der horizontalen und der vertikalen Integration.

• Horizontale Integration: Personalcontrolling verknüpft administrative und dispositive Komponenten der Teilsysteme.

• Vertikale Integration: Übertragung aller relevanten Informationen aus den Administrations- und Dispositionssystemen in das Planungs- und Kontrollsystem.

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Das Personalcontrolling hält verschiedenste Instrumente bereit, die aussagekräftige und verwertbare Informationen liefern. Dazu zählen:

• Benchmarks und Vergleiche: Darunter fallen verschiedene Formen des Vergleichs wie der Soll-Ist-, Ist-Ist-, Wird-Ist- oder Ist-Wird-Vergleich. Zum Einsatz kommen Vergleiche beispielsweise in der Zeitvergleichs-, Planabweichungs-, Planfortschritts- oder Prognosekontrolle. Benchmarks wiederum eignen sich für interne Vergleiche zwischen einzelnen Standorten oder für externe Vergleiche mit Mitbewerbern auf dem Markt.

• Zeitreihen: Sie dienen zur Beschreibung und Prognose von Trends und Entwicklungen. Damit bewerten Sie frühzeitig den Erfolg oder Misserfolg bereits gesetzter Maßnahmen.

• Human Ressource Due Dilligence und HR Audits: Mit diesem Instrument erkennen Sie frühzeitig personalbezogene Chancen und Risiken. Sind die Schlüsselpositionen richtig besetzt, wie sieht die Mitarbeitermotivation aus oder sie erkennen die Gründe für häufige Abwesenheiten durch Krankheit.

• Mitarbeiterbefragungen: Dieses klassische Instrument liefert Ihnen wertvolle Informationen. Sie erhalten aussagekräftige Hinweise über die Stärken des Unternehmens, aber auch über dessen Schwächen. Die Stimmung der Mitarbeiter ist damit genauso zu verifizieren wie deren Verbundenheit zum Unternehmen.

So wertvoll die verschiedenen Instrumente des Personalcontrollings auch sind, die Qualität der Ergebnisse hängt vom verwendeten Personaldatenbestand ab. Dies bedeutet, dass beispielsweise im Vorfeld gruppierte oder summierte Selektionen nicht geeignet sind.

Vielmehr benötigen Sie für ein erfolgreiches Personalcontrolling ausschließlich Datenbestände in der Darstellung auf Personenebene. Dabei ist jedoch immer zu berücksichtigen, dass nicht der einzelne Mitarbeiter im Fokus steht. Personalcontrolling bezieht sich immer auf für einen bestimmten Zweck ausgewählte Mitarbeitergruppen oder alle Beschäftigten im Unternehmen.

Um die Auswahl der Daten zu optimieren, bieten sich nachfolgende Abgrenzungen an, die sich in der aktuellen Praxis als hilfreich erweisen.

• Ist-Daten sind alle personenbasierenden Daten wie anonymisierte persönliche Daten, Personalkosten oder Kapazität pro Mitarbeiter sowie alle Daten zur aktuellen Organisationsstruktur. Dazu zählen beispielsweise Planstellen oder alle Einheiten innerhalb der Organisation.

• Vorausschau-Daten benötigen Sie für Zukunftsbetrachtungen. Dabei gelten alle personenbezogenen Zukunftsdaten als zuverlässig, die in Ihrem Personalsystem bereits hinterlegt sind. Dazu zählen geplante Austritte wie bereits erfolgte Kündigungen, Renteneintritt oder Änderungen der Arbeitszeit.

• Prognose-Daten dienen ausschließlich zur Bestimmung von Trends. Sie sind ungesichert und nicht an klar definierte Personen gebunden. Es handelt sich um eventuell zu erwartende Ereignisse wie unerwartete Kündigungen oder Mutterschutzzeiten in der Zukunft.

Als Fazit gilt: Je höher die Eintrittswahrscheinlich von Ereignissen auf Basis der vorhandenen Daten ist, umso tragfähiger sind die Ergebnisse als Grundlage für Entscheidungen.

Um Entscheidungen zu treffen oder Maßnahmen ergreifen zu können, müssen die Ergebnisse der erhobenen Daten vergleichbar sein. Dieser Vergleich erfolgt mittels Kennzahlen, die als Maßstab dienen und unter unterschiedlichsten Aspekten berechnet werden. Zu berücksichtigen ist, dass sich Kennzahlen immer an den Unternehmenszielen orientieren. Im Personalcontrolling erheben Sie, abhängig von den Zielen folgende Kennzahlen (die Auflistung stellt nur einen Auszug der Möglichkeiten dar):

• Kennzahlen Personalbedarf und Personalstruktur wie beispielsweise Netto-Personalbedarf, Qualifikationsstruktur oder Behindertenanteil.

• Kennzahlen für die Mitarbeitergewinnung können sein: qualifizierte Bewerber pro Position, Rekrutierungskosten, Frühfluktuationsrate, Kosten und Effizienz der ausgewählten Gewinnungswege.

• Kennzahlen zum Personaleinsatz sind Zielvereinbarungserfüllung, Überstundenquote, Arbeitsproduktivität oder durchschnittliche Kosten pro Überstunde.

• Kennzahlen für die Mitarbeiterbindung erheben Sie in Form der Fluktuationsrate, Unfallhäufigkeit, Krankheitsquote, Entgeltformen, Erfolgsbeteiligung pro Mitarbeiter oder betriebliche Mitarbeiter-Altersvorsorge.

• Kennzahlen für Personalentwicklung sind die Ausbildungsquote, jährliche Weiterbildungszeit eines einzelnen Mitarbeiters, Bildungsmaßnahmen-Struktur oder Bildungsrendite.

Die Berechnung der Kennzahlen ist in den meisten Fällen unkompliziert, erfordert allerdings im Vorfeld eine aufwendige Datenerhebung, wenn die Daten nicht bereits digital einheitlich vorliegen. Hier eignet sich z.B. eine Software für People Analytics, die Daten zentral sammelt und auswertet.