Personalgespräch: Definition, Checkliste und Erfolgsfaktoren

"Wir müssen demnächst noch ein Personalgespräch führen" – wenn die Führungskraft diesen Satz ausspricht, beschleicht den betroffenen Mitarbeiter rasch ein flaues Gefühl. Mit Recht, denn die Kombination der Worte „Personalgespräch“ und „müssen“ verheißt in der Tat nichts Gutes. Doch ein Vorgesetzter, der Personalgespräche eher als Last denn als Chance betrachtet, lässt eines der wichtigsten Führungsinstrumente ungenutzt liegen.

Ihnen als HR kommt in diesem Zusammenhang eine zentrale Aufgabe zu: Sie müssen die essenzielle Bedeutung des Personalgesprächs fest in der Unternehmens-DNA verankern. Denn Mitarbeitergespräche bieten ein wertschöpfendes Potential für den langfristigen Unternehmenserfolg.

Im Personalgespräch bzw. Mitarbeitergespräch kommunizieren Führungskraft und Mitarbeiter miteinander. Die inhaltlichen Schwerpunkte können unterschiedlich gesetzt werden. Das Spektrum reicht von Konfliktsituationen über Zielvereinbarungen bis hin zu fachlichen des Mitarbeiters.

Personalgespräche stellen für den Mitarbeiter wichtige Zäsuren in der Routine des Arbeitsalltags dar und sollten demzufolge als solche behandelt werden. Verbindliche Rahmen für Personalgespräche gibt es nicht, aber die grundsätzliche Orientierung an Checklisten oder Leitfäden, welche die Führungskräfte von HR zur Verfügung gestellt bekommen, ist durchaus ratsam.

Souveräne Mitarbeitergespräche führen

Diese Vorlage hilft Ihnen und Führungskräften, zielorientierte und konstruktive Beurteilungsgespräche zu führen.

Jetzt Vorlage herunterladen

Personalgespräche entfalten erst dann eine Wirkung, wenn sie regelmäßig durchgeführt werden. Nur so können Mitarbeiter und Führungskraft überprüfen und nachvollziehen, ob die getroffenen Absprachen eingehalten, eventuell festgelegten Ziele erreicht oder die angesprochene Konfliktsituation gelöst werden konnten. Legen Sie verbindliche Termine fest und merken Sie sich als Faustformel: mindestens ein Gespräch pro Quartal.

Im Personalgespräch entsteht im Idealfall ein transparenter und offener Umgang zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, fachlich gesprochen, eine bidirektionale Feedbackkultur. Die Gesprächsteilnehmer verstehen sich in erster Linie als Partner, die gemeinsam nach Lösungen suchen. Das bedeutet nicht, dass es im Personalgespräch lediglich zum Austausch von Höflichkeiten kommt. Im Gegenteil, eine kontroverse Diskussion ist oftmals zielführender – solange der gegenseitige Ton respektvoll bleibt.

Mitarbeitergespräche gibt es zu zahlreichen Anlässen und Themen. Die typische Klassifizierung sieht wie folgt aus:

Diese Gespräche finden in regelmäßigen Abständen statt. Sie als HR müssen diese Art der Personalgespräche anhand der in Ihrem Unternehmen geltenden betrieblichen Regelungen einführen und festsetzen. Dazu gehören:

• Leistungsgespräche

• Personalentwicklungsgespräche

• Feedbackgespräche

Diese Gespräche haben einen jeweils aktuellen Anlass. Mitarbeiter oder Führungskraft können derartige Personalgespräche von sich aus initiieren. Dazu zählen:

• Kritikgespräche

• Gespräche zu neuen Arbeitsbedingungen

• Projektbezogene Leistungsgespräche

• Gespräche über längere Krankheiten bzw. Arbeitsunfähigkeit

Ein anderes Modell gliedert die Personalgespräche nach der Art des Gespräches inSachgespräche/Managementgespräche und Verhaltensgespräche.

• Aufgabengespräch – Mitarbeiter werden mit Aufgaben geführt

• Zielgespräch – Mitarbeiter werden über Ziele geführt

• Bedürfnisgespräch – gegenseitige Klärung von Erwartungen

• Klärungsgespräch – Missverständnisse werden aufgearbeitet

• Fördergespräch – Soll der Mitarbeiter nur stabilisiert oder weiterentwickelt werden?

• Konfliktgespräch – Konflikte lösen und Vereinbarungen schließen

• Konsequenzgespräch – Konsequenzen aus Vorfällen klären

Stellen Sie als HR den Führungskräften zur Vorbereitung der Personalgespräche möglichst aktuelle und verlässliche Dokumentationen, Kennzahlen und Vorlagen zur Verfügung. Geben Sie weiterhin – wo möglich – unternehmensinterne Leitlinien und grundsätzliche Verhaltensempfehlungen an die Hand. Neben diesen Grundlagen gibt es drei „weiche“ Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Personalgespräch.

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Je mehr die Führungskraft über den Gesprächspartner weiß, desto individueller kann sie das Gespräch führen und im Idealfall für beide Seiten gewinnbringend gestalten. Zur Vorbereitung gehört neben der Analyse der zur Verfügung stehenden Fakten auch die Planung des Gesprächsaufbaus, die jeweils von der Art des zu führenden Gesprächs abhängt. Ein Zielvereinbarungsgespräch folgt einem anderen roten Faden als ein Konfliktgespräch.

Führen ist Kommunikation. Und getreu des Credos von Kommunikationskoriphäe Paul Watzlawick „Man kann nicht nicht kommunizieren“ kommt der Kommunikation im Personalgespräch eine Schlüsselfunktion zu. Zentrale Botschaften sollten deutlich formuliert werden, Standpunkte klar dargestellt werden. Oftmals liegen die problematischen Punkte allerdings nicht auf der sachlichen Ebene, sondern verbergen sich dahinter. Hier gilt es, durch eines der mächtigsten Instrumente in der Kommunikation weiter zu kommen: durch Fragen.

Mit zirkulären Fragen kann die Führungskraft einen Blick auf Bereiche öffnen, die normalerweise nicht systematisch betrachtet werden. Kernidee ist, dass das eigentliche Thema indirekt angegangen wird. Beispiel gefällig? Statt der Fragestellung „Wie beschreiben Sie Ihren aktuellen Gemütszustand?“ lautet eine mögliche zirkuläre Frage: „Wie würde Ihre Kollegin XY ihre momentan vorherrschende Stimmung beschreiben?“ So wird ein Perspektivwechsel erzielt. Als HR können Sie die Führungskräfte mit einem Set an grundlegenden Fragetechniken versorgen. Die natürlich individuell angepasst werden müssen.

Auch wenn es wie eine abgedroschene Phrase klingt: Ehrlichkeit ist ein Problemlöser ersten Ranges. Verdeutlichen Sie den Führungskräften, dass Vertrauen, Offenheit und Ehrlichkeit den Verlauf eines Personalgespräches in fast allen Fällen positiv beeinflussen kann. Weil diese Tugenden dem Gesprächspartner ein Gefühl der Wertschätzung vermitteln. Offenheit bedeutet auch, das Gespräch ohne Vorgeplänkel auf den Punkt zu bringen und damit die Aufmerksamkeit auf das entscheidende Thema zu lenken.

Fazit: Jedes Personalgespräch ist anders und individuell. Deshalb ist eine gute Vorbereitung auf das Gegenüber das A und O. Dabei sollte Wert auf offene und gewaltfreie Kommunikation gelegt und die Wertschätzung des Gesprächspartners durch Offenheit und Ehrlichkeit gewährleistet werden.

Performance Management wirksam aufsetzen

Performance-Zyklen definieren, Ziele setzen, wirkungsvoll Feedback geben und Leistung fair bewerten – all das steuern Sie zentral in Personio.

Leistung effektiv steigern

Mit dieser Checkliste lassen sich viele Gespräche grundlegend vorbereiten. Abhängig von der Art und vom Ziel des Personalgespräches sind die einzelnen Punkte gesondert zu bewerten und entsprechend auszugestalten.

Selbstklärung

• Wie sehen Sie als Führungskraft den Sachverhalt? Wie wird Ihr Gegenüber ihn sehen?

• Welche Punkte möchten Sie unbedingt ansprechen?

• Was sind Ihre Minimal-Ziele für das Gespräch?

• Welche Erwartungshaltung hat Ihr Gesprächspartner?

• Wie ist die Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner? Wie sieht er sie?

Rahmenklärung

• In welcher Situation soll das Gespräch stattfinden?

• An welchem Ort?

• Zu welchem Zeitpunkt?

Verabredung zum Gespräch

• Einladung zum Gespräch – damit verbunden ist die Ankündigung des Themas

• Keine Überrumpelungsstrategie!

Markanter Gesprächseinstieg

• Kein Vorgeplänkel, sprechen Sie das Thema direkt an, so erlangen Sie die volle Aufmerksamkeit

Klärung der Standpunkte

• Haben Sie ein heikles Thema auf der Tagesordnung, sollten Sie in Vorleistung gehen und direkt Ihre Sichtweise schildern. Dies ist eine vertrauensbildende Maßnahme und wird als Offenheit wahrgenommen

• Leiten Sie dann auf den Mitarbeiter über „Wie sehen Sie die Situation?“

• Visualisieren Sie eventuell Zusammenhänge

Klärung der Hintergründe

• Sprechen Sie Hintergründe an, die sich oftmals hinter den Sachthemen verbergen. Äußern Sie Ihre eigenen Motive aufrichtig und transparent

• Versuchen Sie, die Motive Ihres Gesprächspartners vorurteilsfrei herauszufinden

Lösungssuche und Treffen von Vereinbarungen

• Erst an dieser Stelle sollten Sie über mögliche Lösungen nachdenken und diskutieren

• Fordern Sie den Mitarbeiter auf, seine eigenen Ideen und Lösungen einzubringen

• Halten Sie konkret vereinbarte Schritt schriftlich fest

• Reflektieren Sie: Wie erfolgreich was das Gespräch?

• Wie war die Gesprächsatmosphäre?

• Was können Sie beim nächsten Gespräch besser machen?

• Führen Sie ein Protokoll und lassen Sie es HR und dem Gesprächspartner zukommen.

Erfolgreiche Personalgespräche zu führen ist kein Hexenwerk. Eine gute Vorbereitung, eine klare, offene und wertschätzende Kommunikation sowie ein grundlegender Leitfaden ergeben eine effektive Mischung, mit der Mitarbeiter und Führungskraft positiv aus dem Gespräch herausgehen.