Personalstammdaten: Definition, Pflege, Datenschutz

Als Personalstammdaten werden mitarbeiterbezogene Daten und Informationen zu den Mitarbeitenden eines Unternehmens oder einer Organisation bezeichnet. Anhand der Personalstammdaten kann der Arbeitgeber seine Mitarbeitenden eindeutig identifizieren, denn jedem Beschäftigten wird bei der Einstellung ein individueller Datensatz zugeordnet, der bis zum Austritt gültig bleibt.

Enger gefasst sind Personalstammdaten jener Bestandteil der Personaldaten, der für die Dauer der Beschäftigung im Wesentlichen unverändert bleibt.

Es gibt keine verbindliche Vorgabe, welche der zahlreichen Personaldaten gleich Personalstammdaten sind. Unternehmen regeln diese Einteilung in der Regel individuell. Die im Folgenden genannten Daten können aber als weitgefasste Grundlage gelten.

• Vorname

• Name

• Geschlecht

• Geburtsdatum

• Familienstand

• Anschrift (inkl. Telefon, Mail)

• Bankverbindung

• Personalnummer

• Eintrittsdatum

• Vollzeit/Teilzeit

• Unbefristet/Befristet

• Stamm-Kostenstelle

• Gehaltsdaten z.B. Tarif, außertariflich, Boni o.ä.

• Urlaubstage, Krankheitstage

Einige Unternehmen sehen hier auch Daten zu Berufsausbildung, Studium und Fortbildungen.

• Sozialversicherungsnummer

• Steueridentifikationsnummer

• Daten zur Krankenversicherung

• Daten zur Rentenversicherung

Dokumente sollten leicht auffindbar sein

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Wer muss die Personalstammdaten erfassen und pflegen? Dies ist die ureigenste Aufgabe von HR. Bei der Einstellung von Mitarbeitenden werden die Personalstammdaten einmalig erfasst und in der (digitalen) Personalakte gespeichert.

Zukunftsorientiert denkende Unternehmen, die bereits auf ganzheitliche, digitale HR-Lösungen setzen, lassen die zentralen Personalstammdaten auch von ihren Mitarbeitenden selbst einpflegen. Der große Vorteil dieses vertrauensvollen Vorgehens: Mitarbeitende haben ein ausgeprägtes Interesse daran, dass ihre eigenen Daten korrekt sind – vor allem, weil diese die Grundlage für die Lohnabrechnung bilden. Fehler können nachträglich behoben werden.

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Personalstammdaten zeichnen sich vor allem durch eines aus: Beständigkeit. Einmal vernünftig erfasst – und bei Bedarf aktualisiert – bilden die Basis für sämtliche Aufgaben, Abläufe und Prozesse der Personalarbeit. Die Pflege von Stammdaten spielt deshalb eine entscheidende Rolle für ein effektives und zugleich effizientes Personalmanagement.

In diesen drei HR-Themenfeldern spielen Personalstammdaten eine zentrale Rolle.

Ohne stimmige Personalstammdaten kommt es zu Fehlern bei der monatlichen Gehaltsabrechnung. Was wiederum zu negativen Konsequenzen bei Steuer und Sozialversicherung führen kann. Und die Mitarbeitenden unzufrieden macht.

Personalstammdaten zu Teilzeit, Gleitzeit, Schichtarbeit etc. bilden die Grundlage für Arbeits- und Dienstpläne. Nur mit korrekten Informationen können Sie als HR effizient planen – und gleichzeitig die strengen gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeit berücksichtigen.

Wenn Infos zum Stand von Ausbildung, Studium oder beruflichen Qualifikationen in den Personalstammdaten erfasst sind, kann HR daraus leichter einen individuellen Schulungsbedarf ableiten. Die Mitarbeitenden werden in ihrer beruflichen Entwicklung unterstützt und nehmen dies als wertschätzend wahr.

Insbesondere bei so wichtigen Informationen wie den Personalstammdaten spielen ganzheitliche HR-Software-Lösungen ihre Stärken aus. Die Daten werden einmal in einer zentralen Datenbank erfasst und – bei Bedarf – auch nur dort angepasst und ergänzt. Mit einer derartigen Singe Source of Truth erzielen Unternehmen nicht nur eine hohe Datensicherheit, sondern können auch beim Thema Datenschutz sehr konsequent und zuverlässig handeln. Denn personenbezogene Daten wie die Personalstammdaten unterliegen strengen Datenschutzregularien. Und das auch gutem Grund. 

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Im Zuge der zunehmenden Bedeutung von Daten spielt auch der Datenschutz in Bezug auf sehr sensible Personalstammdaten eine immer wichtigere Rolle. HR muss dieses Thema ernst nehmen. Rechtsgrundlagen bilden hier die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

HR darf Personalstammdaten immer dann verarbeiten, wenn diese zur Entscheidung über die Einstellung oder für die Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Auch gesetzliche Verpflichtungen (zum Beispiel Steuer- oder Sozialgesetze), Tarifverträge sowie Betriebs- oder Dienstvereinbarungen können eine Verarbeitung und Speicherung begründen. Mitarbeitende müssen also zum Beispiel keine gesonderte Einwilligung zur Nutzung ihrer Stammdaten geben, wenn es um die Erstellung ihrer Lohnabrechnung geht.

Wenn es um die Verarbeitung besonderer Daten wie zum Beispiel Religionszugehörigkeit oder Gesundheitsdaten geht, gestatten dies Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b) DSGVO und § 26 Absatz 3 BDSG.

Bei der Erfassung der Personalstammdaten in der Personalakte muss HR dafür Sorge tragen, dass der Zugang zu dieser Akte bzw. dem dafür vorgesehenen Bereich in der HR-Software nur authentifizierten Personen möglich ist. In der Regel wird dies über ein Recht-Rollen-System innerhalb der Software einfach und sicher geregelt.

Unternehmen müssen ihre Beschäftigten grundsätzlich über die Zwecke der Datenverarbeitung der Personalstammdaten informieren. Beschäftigte haben laut DSGVO weiterhin das Recht, dass nicht mehr benötigte Daten gelöscht und fehlerhafte personenbezogene Daten korrigiert werden.

Detaillierte Informationen zum Datenschutz bei Personaldaten haben wir im Artikel Personaldaten für Sie zusammengestellt.

Personalstammdaten sind aber nicht nur ein administratives, sondern auch ein strategisches HR-Thema, weil sie die Grundlage für eine effektive und zielgerichtete Personalarbeit bilden.

1. Personalstammdaten legen die Grundlage für HR-Entscheidungen Personalstammdaten enthalten wesentliche Informationen über Mitarbeitende, wie zum Beispiel ihre Qualifikationen und berufliche Erfahrungen. Diese Daten unterstützen HR bei Personalbeschaffung und Talententwicklung.

2. Personalstammdaten erleichtern Mitarbeiterbindung und -entwicklung Mittels Analyse der Personalstammdaten kann HR die individuellen Bedürfnisse und Karriereziele der Mitarbeiter besser verstehen. In der Folge können gezielte Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung und -entwicklung geplant und umgesetzt werden.

3. Personalstammdaten sorgen für Kosteneffizienz Die effiziente Verwaltung digitaler Personalstammdaten kann dazu beitragen, Kosten zu reduzieren.

4. Personalstammdaten unterstützen Compliance und Datenschutz Die Verarbeitung und Speicherung von Personalstammdaten unterliegt strengen rechtlichen Vorschriften und Datenschutzbestimmungen. Die strategische Verwaltung dieser Daten in einer möglichst ganzheitlichen HR-Software hilft Ihnen, alle gesetzlichen Anforderungen einzuhalten und das Unternehmen vor eventuellen rechtlichen Risiken zu schützen.

5. Personalstammdaten pushen die Organisationsentwicklung Personalstammdaten können auch bei der Gestaltung von Organisationsstrukturen und -prozessen helfen. HR kann damit besser mögliche Engpässe oder Schwachstellen im Personalbestand identifizieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

6. Personalstammdaten optimieren die strategische Planung Die langfristige Planung und strategische Ausrichtung des Unternehmens erfordert eine exakte Kenntnis der vorhandenen Ressourcen, einschließlich des Personals. Personalstammdaten sind entscheidend für die Entwicklung von Personalstrategien, die sich nach Unternehmenszielen richten.

7. Personalstammdaten sichern die Wettbewerbsfähigkeit Unternehmen, die Personalstammdaten effektiv nutzen, können ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern, indem sie talentierte Mitarbeiter identifizieren und fördern, die Innovationskraft erhöhen und so auf dem Arbeitsmarkt attraktiver werden.

Fazit: Personalstammdaten sind ein wertvolles Instrument für die strategische Personalplanung und -verwaltung. Sie helfen Unternehmen, ihre Mitarbeiter optimal zu nutzen, die Produktivität zu steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern und langfristigen Unternehmenserfolg zu sichern.

Auch zum Thema Aufbewahrungsfristen von personenbezogenen Daten gibt die DSGVO detaillierte Informationen. Demnach müssen Unternehmen diese Daten dann unverzüglich löschen, wenn diese „für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig“ sind (Art. 17. Abs. 1 DSGVO „Recht auf Vergessenwerden“). Dies ist der Fall, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet. Dennoch gibt es auch Ausnahmen von dieser Löschpflicht.

• Eine dreijährige Speicherfrist gilt für Daten, die für eventuelle Schadenersatzansprüche wegen arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen wichtig sind.

• Für mindestens sechs Jahre müssen steuerrechtlich relevanten Daten gespeichert werden.

• Wenn es sich um Daten handelt, die für die Gewinnermittlung von Unternehmen bedeutsam sind, beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre.

• Bis zu 30 Jahre müssten Daten zur betrieblichen Altersversorgungszusagen aufbewahrt werden.

Bei der Speicherung von Personalstammdaten gelten immer die Prinzipien von Datensparsamkeit und Datenminimierung.

Alle Daten an einem Ort – in der Digitalen Personalakte

Damit Sie in Sachen Personalstammdaten auf Nummer sicher gehen, haben wir für Sie eine Checkliste „Personalakte“ zusammengestellt. Damit können Sie Personalstammdaten übersichtlich organisieren und eventuell noch fehlende Daten einfach identifizieren. Als kleines Extra erhalten Sie Best Practices, wie Sie Personalstammdaten datenschutzkonform pflegen und aktuell halten.