Personalstruktur: Strategien, Kennzahlen und Technologie

Die Personalstruktur zeigt, wie das Personal hinsichtlich verschiedener Kriterien oder Merkmale zusammengesetzt ist. Diese Kriterien können vielfältig sein und reichen von Alter und Betriebszugehörigkeit bis hin zu Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Entgeltform, Arbeitszeit und Stellung im Unternehmen. Die Personalstruktur spielt eine entscheidende Rolle bei der Planung und Steuerung im Personalmanagement. Im Englischen spricht man auch von „Workforce Structure“.

Die Personalstruktur ist ein entscheidender Bestandteil des Personalmanagements, da sie Aufschluss darüber gibt, wie vielfältig die Belegschaft ist. Und dieses Wissen ist enorm wichtig. Warum? Anhand der Personalstruktur können Unternehmen bspw. einschätzen, ob die Qualifikationen der Angestellten den betrieblichen Anforderungen gerecht werden und ob die aktuelle Zusammensetzung geeignet ist, um die Unternehmensziele zu erreichen. Falls nicht, kann rechtzeitig gegengesteuert werden, zum Beispiel mit gezielten Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung und -bindung.

Ein Beispiel hierfür ist die Analyse der Altersstruktur: Sie ist das Fundament für die Nachfolgeplanung im Unternehmen und zeigt auf, ob angesichts einer alternden Belegschaft verstärkt junge Nachwuchskräfte rekrutiert werden müssten. Diese Einblicke sind von unschätzbarem Wert, um eine gut ausbalancierte und zukunftsorientierte Personalstruktur zu schaffen.

Kennzahlen sind entscheidend, um die Personalstruktur zu analysieren und zu optimieren. Beispielsweise können Sie die Personalstruktur anhand der folgenden Merkmale differenzieren:

• Mitarbeiteralter: Diese Kennzahl gibt Auskunft über die Altersverteilung der Mitarbeiter:innen im Unternehmen. Sie ist wichtig, um bspw. altersgerechte Arbeitsbedingungen, Nachwuchs- und Entwicklungsprogramme zu planen.

• Betriebszugehörigkeit: Die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter:innen gibt Aufschluss über die Mitarbeiterbindung und die Stabilität des Teams.

• Geschlechterverhältnis: Das Verhältnis von männlichen zu weiblichen Angestellten bietet Einblicke in die Geschlechterdiversität im Unternehmen. Gerade für die Förderung von Frauen in Führungspositionen ist dies eine wichtige Kennzahl.

• Staatsangehörigkeit: Die Staatsangehörigkeit ist ein entscheidender Faktor, um die Vielfalt und internationale Ausrichtung der Belegschaft zu verstehen.

• Entgeltform: Hierbei wird unterschieden, ob Mitarbeiter:innen ein festes Gehalt, Stundenlohn oder Provisionen erhalten. Das ist relevant für die Entlohnungsstruktur im Unternehmen.

• Arbeitszeit: Die Verteilung der Angestellten auf Vollzeit- und Teilzeitstellen kann Rückschlüsse auf die Flexibilität und Verfügbarkeit der Arbeitskräfte ermöglichen.

• Arbeitsverhältnis: Die Unterscheidung zwischen befristeten und unbefristeten Arbeitsverhältnissen hilft dabei, die Stabilität der Belegschaft einzuschätzen.

• Stellung im Unternehmen: Hierbei wird zwischen oberer, mittlerer und unterer Führungsebene differenziert. Diese Kennzahl zeigt, ob es ggf. zu wenige oder zu viele Führungskräfte im Unternehmen gibt.

• Qualifikationsstruktur: Die Qualifikationsstruktur zeigt den Anteil von Mitarbeiter:innen mit spezifischen Qualifikationen innerhalb der Belegschaft. Dies umfasst Facharbeiter, ungelernte Kräfte, Meister, Hochschulabsolventen und Personen mit verschiedenen Schulabschlüssen. In Unternehmen mit vielen qualifizierten Angestellten stehen oft Personalentwicklung und -beurteilung besonders im Fokus.

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Um eine transparente Übersicht über die Mitarbeitenden im Unternehmen zu erhalten, ist es essenziell, die Personalstruktur klar darzustellen. Das kann auf verschiedene Arten erfolgen, angefangen bei Organigrammen, die die Hierarchie und Stellung im Unternehmen verdeutlichen, bis hin zu detaillierten Tabellen, die die Verteilung nach verschiedenen Kriterien wie Alter, Geschlecht und Betriebszugehörigkeit zeigen.

Mit einer gut strukturierten Darstellung können Führungskräfte und HR-Verantwortliche schnell auf relevante Informationen zugreifen und gezielte Maßnahmen ergreifen. Sie ist der Schlüssel zu einer besseren Unternehmenssteuerung. Sie gibt aber nicht nur intern Orientierung – Unternehmen können sie auch nach außen, bspw. gegenüber Investor:innen oder Geschäftspartner:innen, kommunizieren, um die Stärken der Belegschaft hervorzuheben. 

Mithilfe von spezieller HR-Software können Unternehmen ihre Personalstruktur transparent darstellen und in Echtzeit steuern, was das Personalmanagement reaktionsfähiger und effizienter macht.

Die Personalstruktur eines Unternehmens kann je nach Branche und Unternehmenskultur erheblich variieren. In einigen Branchen kann die Diversität der Belegschaft von entscheidender Bedeutung sein, während in anderen Branchen die Stellung im Unternehmen und die Betriebszugehörigkeit im Vordergrund stehen. Hier sind einige Beispiele, wie die Personalstruktur in verschiedenen Unternehmenskontexten aussehen kann:

• Technologieunternehmen: In der Tech-Branche kann die Altersstruktur der Beschäftigten breit gefächert sein, da sowohl junge Talente als auch erfahrene Fachkräfte benötigt werden. Die Stellung im Unternehmen kann stark hierarchisch sein, mit klaren Unterschieden zwischen Entwickler:innen, Manager:innen und Führungskräften – oder aber eher flach, beispielsweise bei Start-ups.

• Einzelhandel: Im Einzelhandel spielen Faktoren wie Arbeitszeit und Entgeltform eine wichtige Rolle, da dort viele Mitarbeitende in Teilzeit und auf Minijob-Basis arbeiten. 

• Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen sind die Betriebszugehörigkeit und die Stellung im Unternehmen als Kennzahlen besonders relevant. Hier sind langjährige Erfahrung und Fachwissen gefragt, und die Hierarchie ist oft stark ausgeprägt.

Lassen Sie uns ein praktisches Beispiel anschauen, um die Personalstruktur besser zu verstehen. Nehmen wir mal an, eine mittelständische Unternehmensberatung hat 100 Mitarbeitende. Die Personalstruktur dieses Unternehmens könnte wie folgt aussehen:

Diese Struktur gibt den Entscheidungsträgern in unserem Beispielunternehmen Aufschluss darüber, wie ihre Belegschaft zusammengesetzt ist, und kann ihnen als Grundlage für gezielte Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung und -bindung dienen.

Die HR-Abteilung spielt eine Schlüsselrolle dabei, die Personalstruktur im Unternehmen zu gestalten und zu optimieren. Hier sind einige Schritte, wie HR-Verantwortliche die Personalstruktur strategisch lenken können:

1. Analyse und Planung: Die HR-Abteilung sollte regelmäßige Analysen der aktuellen Personalstruktur durchführen, um mögliche Engpässe oder Optimierungspotenziale zu identifizieren. Datenanalysen helfen dabei, Bedarfe präzise zu ermitteln und Ressourcen gezielt einzusetzen. Basierend auf diesen Erkenntnissen kann HR eine strategische Planung entwickeln. 

2. Vielfalt fördern: HR-Verantwortliche sollten Maßnahmen ergreifen, um die Vielfalt in der Belegschaft zu fördern. Sie sollten Mitarbeitende unterschiedlicher Hintergründe rekrutieren und ein inklusives Arbeitsumfeld schaffen. Die Personalstruktur zeigt ihnen, wo Nachholbedarf besteht.

3. Weiterbildung und Entwicklung: HR sollte Programme zur Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeitenden einführen, um sicherzustellen, dass die Belegschaft den Anforderungen und Zielen des Unternehmens gerecht wird.

4. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: In einer sich ständig verändernden Arbeitswelt ist es wichtig, dass HR die Personalstruktur flexibel an neue Anforderungen anpassen kann. Dazu müssen sie die Struktur kontinuierlich beobachten und bewerten. 

5. Einsatz von HR-Software: Moderne HR-Software und Datenanalysen bieten wertvolle Einblicke in die Personalstruktur. HR-Expert:innen sollten diese Tools nutzen, um datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

HR kann die Personalstruktur also strategisch lenken und so einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten: Eine kluge und gezielte Steuerung kann die Effizienz im Unternehmen steigern und die Belegschaft auf die Herausforderungen der Zukunft vorbereiten.