Personalsuche: Methoden, Tipps, Kosten

Unter Personalsuche versteht man die gezielte und systematische Suche nach passenden und geeigneten Mitarbeitenden für offene Positionen innerhalb eines Unternehmens. Die Personalsuche ist eine Schlüsselaufgabe der HR. Für den Fachbegriff Personalsuche werden mehrere Begriffe wie Mitarbeitersuche, Personalbeschaffung und auch Personalrecruiting als Synonyme verwendet.

Die Personalsuche gewinnt in Zeiten des War for Talents und der in zahlreichen Branchen immer stärker zunehmenden Fachkräfteengpässe zunehmend an Bedeutung. Ohne einen ausreichend gedeckten Personalbedarf geraten Unternehmen rasch in schweres Fahrwasser, weil dann anstehende Aufträge nicht mehr erledigt werden können, Kunden abspringen und im worst case der Unternehmenserfolg auf der Kippe steht.

Damit die Suche nach geeigneten Mitarbeitenden erfolgreich verläuft, sollten Sie einen strukturierten Prozess für die Mitarbeitersuche aufstellen.

HR muss zusammen mit der betroffenen Fachabteilung ein Anforderungsprofil für die offene oder neugeschaffene Stelle formulieren. Sie halten hierin fest, welche Qualifikationen und Fähigkeiten für die Position unabdingbar sind, welche Hauptaufgaben der Job umfasst, wie die Budgetverantwortung aussieht oder auch wie viele Jahre Berufserfahrung Sie als Minimum ansetzen.

Vorlage: Anforderungsprofil erstellen

Ein Anforderungsprofil hilft Ihnen, Stellenanzeigen spezifischer zu formulieren, beim Interview die richtigen Fragen zu stellen und letztendlich die passenden Mitarbeiter:innen einzustellen.

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Als nächstes formulieren Sie die zum Stellenprofil passende Stellenanzeige. Wie Sie das am besten tun, sagen wir Ihnen weiter unten bei Punkt 4. Wenn die Anzeige steht, müssen Sie sie schalten – intern und extern, auf der eigenen Karrierewebsite, vor allem aber in passenden Stellenbörsen und Netzwerken. Reicht das alles nicht aus, können Sie …

Bei bestimmten Positionen wie Führungskräften oder Schlüsselpositionen kann HR bei Bedarf auf die Unterstützung durch externe Personalvermittler, Recruiter und Headhunter setzen. Dieser aufwändige und kostenintensive Schritt ist jedoch nicht für jede Position sinnvoll. Nun geht es an die …

Im Rahmen eines strukturierten und in der Regel mehrschrittigen Auswahlprozesses wird geprüft und evaluiert, welche Kandidat:innen am besten auf das Anforderungsprofil passen. Dabei werden persönliche Gespräche und Auswahlverfahren durchgeführt. Jetzt fehlt nur noch die …

Eine erfolgreiche Personalsuche wird durch Unterzeichnung des Arbeitsvertrages (nach Abschluss der Gehaltsverhandlungen) abgeschlossen.

Nicht nur die bereits erwähnte Problematik des Fachkräftemangels setzt die Arbeitgeber bei der Personalsuche aktuell unter Druck. Auch die seit zwei Jahren anhaltende Pandemie stellt HR vor ungewohnte Herausforderungen. Wir haben im Folgenden einige Tipps für Sie zusammengetragen, die zwar momentan noch Trends darstellen, sich aber zu wichtigen Lösungsansätzen verfestigen könnten.

Statt die Kandidat:innen in persönlichen Präsenzgesprächen kennenzulernen, fanden und finden Jobinterviews verstärkt über digitale Plattformen, z.B. Videochats, statt. HR muss diese neue Art der Bewerberkommunikation perfekt beherrschen, denn die Kandidat:innen gehen mit hohen Erwartungen in diese Phase der Personalsuche.

In einem starken Arbeitnehmermarkt kennen die Kandidat:innen ihren Preis. Im Idealfall gelingt es HR, während des Auswahlprozesses positive Erfahrungen zu vermitteln, die im Anschluss von den Bewerber:innen in deren eigenen Netzwerken weitergetragen werden. Und somit eventuell auch passiv Suchende ansprechen.

Sorgen Sie also dafür, dass der gesamte Prozess der Personalsuche den Kandidaten in den Mittelpunkt stellt – wertschätzend, durchdacht und immer auf das Ziel der Einstellung hin ausgerichtet.

Ein triftiger Trend der Personalsuche 2025 ist eine gezielte Zusammenstellung der Belegschaft über die Generationen hinweg. Denn eine sich radikal verändernde Arbeitswelt schreit geradezu nach generationsübergreifender Kooperation und nach multikultureller Kommunikation.

Die Herausforderung dabei für die HR: Jede Generation hat andere Vorlieben und Ansprüche – von den Babyboomern über die Generation X bis zu den Millennials und der Generation Z. Und auf diese Unterschiede etwa bei der Ansprache oder der Auswahl der Kommunikationskanäle gilt es, bei der Jobsuche einzugehen.

Durch das Social Media Recruiting erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Ausschreibungen drastisch – und Sie sprechen vor allem Kandidat:innen an, die nicht aktiv auf Jobsuche sind. Passendes Format sind hier allerdings nicht die typischen Stellenanzeigen, sondern eher visuelle Formate wie Video. Diese eignen sich besonders, um den Kandidat:innen einen Einblick in das eigene Unternehmen zu ermöglichen – wie arbeiten wir? Wie ist der Umgangston? Welche Kultur herrscht bei uns?

Eigentlich ist es eine Binsenweisheit: Damit Sie bei der Personalsuche erfolgreich sind, sollten Ihre Außendarstellung und die im Alltag gelebte Unternehmenskultur deckungsgleich sein. Versuchen Sie nicht auf Teufel komm raus, möglichst hip und cool zu sein – wenn Ihr Unternehmen das nicht ist. Bleiben Sie bei Ihrem Employer Branding deswegen unbedingt authentisch.

Die besten Tipps für Ihr Employer Branding

Von der Candidate Experience bis zur Mitarbeiterbindung: Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie sich als attraktiver Arbeitgeber positionieren.

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HR hat eine breite Spanne an Möglichkeiten für die Personalsuche. Unsere Übersicht zeigt die wichtigsten Methoden.

Bei der Personalsuche gibt es keinen Königsweg. Vielmehr stellt sich eine gesunde Mischung der dargestellten Möglichkeiten als sinnvoll dar. Zentraler Bestandteil Ihrer Kampagnen zur Personalsuche sind allerdings die Stellenanzeigen. Und mal ehrlich – wie oft haben Sie schon den Kopf über die ewiggleichen, langweiligen und vor leeren Floskeln nur so strotzenden Texten bei Stellenanzeigen geschüttelt?

Doch es geht auch anders. Sie haben hier als HR die große Chance, mit individuellen Formulierungen aus der Masse der Mitbewerber herauszustechen und Kandidat:innen anzuziehen. Grundlage für die Anzeige ist immer das Anforderungsprofil für die Position.

Integrieren Sie unbedingt folgende Informationen:

Titel der Stelle oder Position: Sagen Sie klar, prägnant und deutlich, um welche Position es sich handelt, vermeiden Sie nichtssagende oder verschleiernde Begriffe. Wenn Sie einen Junior Communication Manager (m/w/d) suchen, sagen Sie das auch – sonst bewerben sich unter dem Titel „Communication Manager“ gleich auch zahlreiche Seniors, die Sie für diese Stelle nicht haben möchten. Außerdem werden Sie mit konkreten Stellentiteln in den Jobbörsen besser gefunden. Finden Sie heraus: Nach welchem Stellentitel suchen passende Kandidat:innen?

Voll- oder Teilzeit: Seien Sie ehrlich, sonst schließen Sie hier bereits potenzielle Kandidat:innen aus.

Befristet oder unbefristet: Auch diese Information ist unabdingbar. So werden sich in der Regel ältere Mitarbeitende nicht unbedingt auf eine Stelle bewerben, die vielleicht schon nach 12 Monaten ausläuft, oder?

Einsatzort: Wo ist die Stelle angesiedelt? Ist ein Wechsel des Standorts vorgesehen?

Der erste Absatz: Der muss knallen! Und im Gedächtnis bleiben. Schluss mit Standardformulierungen wie „Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als …“. Gähn! Versetzen Sie sich in die Perspektive des Interessenten, wie möchten Sie angesprochen werden? Wie erlangt man Ihre Aufmerksamkeit?

Das Unternehmen: Stellen Sie es kurz und knapp vor, vermitteln Sie ein Gespür für die Kultur, die in Ihrer Organisation herrscht. Duzen Sie oder Siezen Sie im Unternehmen? Formulieren Sie die Anzeige dementsprechend. Und bleiben Sie im Verlauf des Bewerbungsprozesses auch dabei!

Erst die Aufgaben, dann die Anforderungen: Legen Sie den Fokus also zunächst auf das To Do, was genau erwartet den Kandidaten? Seien Sie konkret, nicht schwammig; realistisch, nicht beschönigend. Vergessen Sie Sätze wie „Es erwarten Sie spannende Entwickler-Aufgaben in einem internationalen Team“. Schreiben Sie lieber „Sie entwickeln als Teil des Chip-Architekturteams Stromversorgungskonzepte auf Chipebene“.

Die Benefits: Was können Sie den Kandidat:innen neben dem Gehalt noch bieten? Werden Sie möglichst konkret, nennen Sie potenzielle Vergünstigungen. Apropos, Gehalt, auch wenn es in Deutschland immer noch nicht üblich ist, das Kind beim Namen zu nennen. Vielleicht denken Sie mal darüber nach, mit der Nennung eines Jahresgehalts den Wettbewerb hinter sich zu lassen …

Prozessablauf: Wie läuft der Bewerbungsprozess ab? Benennen Sie die Schritte und was die Kandidat:innen erwartet.

Weitere konkrete Tipps zum Formulieren einer Stellenanzeige erhalten Sie in unserem Beitrag „Stellenanzeigen schreiben“.

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Eine erfolgreiche Personalsuche kostet immer Geld? Nicht unbedingt. Wie wäre es, wenn Sie neben kostenpflichtigen Kanälen auch folgende Ansätze in Ihren Mix zur Personalsuche integrieren?

Was heute Netzwerken oder Networking heißt, kannte man früher unter dem Begriff „Vitamin B“. B wie Beziehungen. Auch heute noch funktioniert das Auffrischen und regelmäßige Pflegen von Kontakten ausgezeichnet. Kennen Sie jemanden, der jemand kennt, der vielleicht auf Ihre ausgeschriebene Stelle passt?

Ob Sie das Netzwerk in der realen oder in der digitalen Welt aufbauen und nutzen – beide Wege sind nicht mit Kosten verbunden – aber höchst effizient, wenn Sie Ihrer Personalsuche neue Impulse verleihen möchten.

Stellenanzeigen schalten – kostet immer Geld! Falsch, es gibt große Job(meta)suchmaschinen wie Indeed, bei denen Sie auf kostenlose Varianten bei der Schaltung zurückgreifen können. Auch bei der Website der Bundesagentur für Arbeit können Sie als Arbeitgeber kostenlose Anzeigen platzieren, ein Unternehmensprofil einrichten und nach passenden Kandidat:innen recherchieren.

Hier gibt es Reichweite, Reichweite, Reichweite. Wenn Ihr Unternehmen die Anforderungen des Giganten auch IT-seitig erfüllen kann. Fast 50 Prozent aller Jobsuchen starten bei Google. Wichtig ist, dass Ihre Stellenanzeigen sauber von Google indexiert werden können.

Machen Sie Ihre Mitarbeiter:innen zu Recruitern, indem Sie ein Programm für die Mitarbeiterwerbung einführen. Die Teams wissen genau, welche Qualitäten gebraucht werden, sie kennen und repräsentieren die Unternehmenskultur.

Alles Wichtige zu Mitarbeiterempfehlungs-Programmen.

Neben diesen kostenfreien Wegen der Personalsuche gibt es Kanäle, bei denen die Mitarbeitersuche mit Kosten verbunden, die Effizienz aber hoch ist. Hier sind die wichtigsten Beispiele:

Erhöhen Sie die Sichtbarkeit und Reichweite Ihrer Online-Stellenanzeigen durch das Multiposting. Was heißt das? Sie schalten eine Anzeige simultan auf mehreren Stellenportalen – mit einem Klick. Perfekt, wenn Sie ein ganzheitliches HR-Tool nutzen, das Multiposting kann. Über Verträge mit mehreren Jobbörsen sparen Sie Zeit und Geld.

Bei Instagram, Facebook oder auch über TikTok können Sie sehr zielgruppengenau potenzielle Kandidat:innen für Ihr Unternehmen begeistern. Schalten Sie Anzeigen oder nutzen Sie Postings über Ihre Unternehmensprofile, um von Ihrer Kultur zu berichten, Einblicke hinter die Kulissen zu geben und so Bewerber:innen anzusprechen.

Stellenanzeigen sind gut und wichtig – sie verdammen Sie aber nach der Schaltung zum Warten. Werden Sie als HR über das Active Sourcing selbst aktiv und investieren Sie in die besten Karrierenetworks online. Suchen Sie gezielt bei Linkedin oder XING nach passenden Kandidat:innen und sprechen Sie sie direkt an.