Pomodoro-Technik: produktiv und effizient arbeiten

Die Pomodoro-Technik wurde vom Italiener Francesco Cirillo entwickelt. Während seines Studiums beobachtete er, dass es ihm bei der Abarbeitung von Aufgaben häufig schwerfiel, die Konzentration aufrechtzuerhalten, weil er mit seinen Gedanken abschweifte. Seine Lösung? Er kombinierte kurze fokussierte Arbeitsphasen mit kleinen Pausen. Die Zeit stoppte er mit einer Küchenuhr in Tomatenform (ital. pomodoro = Tomate) – somit war die Pomodoro-Technik geboren!

Die Pomodoro-Technik ist folglich ein Intervall-Arbeitsmodell, um konzentrierter und effizienter vorzugehen: Pro Arbeitsphase setzt man sich die Erledigung einer Aufgabe zum Ziel. Am Ende der Arbeitsphase folgt eine kleine Pause zur Entspannung, bevor man mit dem nächsten Intervall beginnt. Nach vier Intervallen fällt die Pause etwas länger aus. Vier Intervalle – in der „Fachsprache“ auch als Pomodori (Plural von „pomodoro“) bezeichnet – bilden einen Pomodoro-Zyklus.

Die Pomodoro-Technik ist nicht nur einfach erklärt, sondern auch ebenso leicht zu erlernen. Im Wesentlichen muss man lediglich die folgenden Schritte kennen und durchführen:

• Schritt 1: Eine einzelne Aufgabe auswählen.

• Schritt 2: Wecker auf 25 Minuten stellen.

• Schritt 3: Konzentriert bis zum Klingeln arbeiten.

• Schritt 4: Aufgabe von der To-do-Liste abhaken.

• Schritt 5: 5 Minuten pausieren.

• Schritt 6: Schritte 1 bis 5 insgesamt vier Mal wiederholen.

• Schritt 7: 15 bis 25 Minuten Extrapause einhalten.

• Schritt 8: Schritte 1 bis 7 bis zu vier Mal pro Tag durchführen.

Tipp: Jeder Pomodoro-Zyklus dauert 2 Stunden plus eine Pause von 15 bis 25 Minuten. In einen regulären Arbeitstag von 8 Stunden passen demnach lediglich drei Pomodoro-Zyklen. Wer zusätzliche freie Slots im Kalender benötigt, die nicht im Pomodoro-Stil abgearbeitet werden können, kann alternativ nur ein bis zwei Zyklen pro Tag einplanen und die restliche Zeit beispielsweise mithilfe einer anderen Zeitmanagement-Methode strukturieren.

Damit die Pomodoro-Technik Erfolg haben kann, ist die richtige Vorbereitung unerlässlich. Das beinhaltet unter anderem:

• Erfassung der anstehenden Aufgaben samt voraussichtlichem Zeitaufwand

• Aufteilung komplexer Aufgaben in mehrere Schritte

• Zusammenfassung von sehr kurzen Aufgaben

• Priorisierung sämtlicher Aufgaben

• Tagesplanung und -einteilung

• Meetings und wichtige Gespräche außerhalb der Pomodoro-Zyklen einplanen

Eine eigene Pomodoro-Technik-Vorlage zu erstellen, ist nicht erforderlich, da bereits zahlreiche Tools existieren, die den Einsatz der Pomodoro-Technik erleichtern. Das Angebot reicht von generischen Timern bis hin zu Apps im Tomaten-Stil mit voreingestellten Pomodoro-Zeiten. 

Tipp Wer bei der Anwendung der Pomodoro-Technik flexibel bleiben will, sollte bei der Auswahl der Pomodoro-Technik-Apps und -Tools auf eine Funktion zur Individualisierung achten. Manche Anwendungen stellen zudem eine Übersicht der benötigten Zeit zur Verfügung und helfen so dabei, das geleistete Arbeitspensum ins Verhältnis zu setzen.

Hilfreiche Apps, Desktopanwendungen und browserbasierte Applikationen für die Pomodoro-Technik sind beispielsweise:

• Flow – Fokus & Pomodoro Timer für iOS

• Pomodoro Timer für Android

• Tomighty für Mac und Windows (tomighty.github.io)

• pomofocus.io

• nesto.cc

• pomodoro-tracker.com

• pomodorotimer.online

• pomofocus.io

Für den Erstversuch reicht selbstverständlich auch ein (gewöhnlicher) Handytimer oder – wie bei Francesco Cirillo – die klassische Küchenuhr.

Die Wirksamkeit der Pomodoro-Technik im realen Arbeitsprozess hängt stark vom Unternehmen bzw. den Arbeitsgewohnheiten der Angestellten ab. Deshalb ist es wichtig, sich im Vorfeld mit den potenziellen Vor- und Nachteilen der Pomodoro-Technik vertraut zu machen.

• Das konsequente Einhalten von Timeslots fördert die granulare Projekt- und Tagesplanung durch ein verbessertes Zeitgefühl.

• Ablenkungen und Zeitfressern wird gezielt vorgebeugt.

• Singletasking und bewusste Fokussierung auf jene eine, in vorgegebener Zeit zu bewältigende Aufgabenstellung bewirken eine erhöhte Konzentration. Das spielt nicht nur einer fristgerechten, sondern auch einer erfolgversprechenden Erledigung in die Hände. 

• Regelmäßige Pausen von angemessener Dauer helfen, einer möglichen mentalen Erschöpfung vorzubeugen. Überarbeitung wird vermieden, ebenso wie der berühmte Tunnelblick.

• Kleinere, strukturierte und abgeschlossene Arbeitseinheiten können einerseits motivationssteigernd und andererseits regenerierend wirken. 

• Die Pomodoro-Technik ist sowohl einfach zu erlernen als auch unkompliziert durchzuführen. 

• Die starren Arbeitszeiten gehen mit einer verringerten Flexibilität einher; auch wenn es möglich ist, die Arbeitszeiten an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

• Das Zuschneiden von sämtlichen Aufgaben auf Zeitslots gilt in der Praxis als unrealistisch. Schließlich können jederzeit unerwartete, aber gleichzeitig sehr dringende Aufgaben auftauchen, die den Zeitplan durcheinanderbringen.

• Der Planungsaufwand hinter der Pomodoro-Technik ist recht hoch bzw. zeitintensiv.

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Neben der Pomodoro-Technik existieren verschiedene weitere Zeitmanagement-Methoden. Drei bewährte Alternativen zur Pomodoro-Technik stellen die 52-17-Methode, das Eisenhower-Prinzip und die ABC-Methode dar.

Bei der 52-17-Methode handelt es sich um das Ergebnis einer Studie der lettischen Draugiem Group. Eine Auswertung ihres Produktivitäts-Tools ergab, dass die produktivsten Nutzer:innen im Durchschnitt 52 Minuten konzentriert am Stück arbeiten und anschließend 17 Minuten Pause einlegen. Damit ist die 52-17-Methode sehr ähnlich zur Pomodoro-Technik, lässt mit 52 Minuten Arbeitszeit aber deutlich mehr zeitlichen Spielraum für komplexere bzw. längere Aufgaben.

Beim Eisenhower-Prinzip wird jedeAufgabe anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet. Aus dieser Bewertung ergeben sich anschließend vier verschiedene Typen von Aufgaben: 

1. A-Aufgaben: Wichtige, dringende Aufgaben werden sofort und von einem selbst bearbeitet. 

2. B-Aufgaben: Für wichtige, aber nicht dringende Aufgaben wird ein Termin festgelegt, zu dem man selbst die Aufgabe abschließt. 

3. C-Aufgaben: Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben werden delegiert. 

4. D-Aufgaben: Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, werden nicht bearbeitet.

Das Eisenhower-Prinzip eignet sich folglich besonders zur gezielten Selektion, d. h. zur Priorisierung bis hin zur Streichung von Aufgaben, wenn die Ressourcen nicht zur Bearbeitung sämtlicher Aufgaben ausreichen.

Die ABC-Methode leitet sich von der betriebswirtschaftlichen ABC-Analyse ab, bei der die zu untersuchenden Objekte in die drei Klassen A, B und C nach absteigender Priorität eingeteilt werden. Bezogen auf das eigene Zeitmanagement bedeutet das:

A-Aufgaben sind wichtig und dringend. Sie bringen das Unternehmen oder das Projekt entschieden voran. B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Diese Verpflichtungen können auch erst in den nächsten Tagen erfüllt werden; eine Delegation an Fachkräfte mag sinnvoll sein. Die C-Aufgaben stellen das Gegenstück zu den B-Aufgaben dar: Sie sind nicht wichtig, aber dringend. Dazu zählen typische Zeitfresser wie Papierkram und E-Mail-Kommunikation.

Bei der Umsetzung der ABC-Methode sollte man die folgende Zeiteinteilung innerhalb eines Tages anstreben: 60 Prozent A-Aufgaben, 25 Prozent B-Aufgaben und 15 Prozent C-Aufgaben. Damit auf Probleme spontan und flexibel reagiert werden kann, sollten zudem maximal drei Viertel der Tagesarbeitszeit fest verplant werden.

Das Schlüsselkonzept der Pomodoro-Technik besteht darin, konzentrierte und effiziente Arbeitsphasen zu schaffen. Die folgenden Tipps dienen dazu, Sie dabei zu unterstützen, für optimale Bedingungen zu sorgen:

• Angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen: Beleuchtung, Ordnung und ausreichend trinken

• Störungen vermeiden: E-Mail-Programm nur bei aktiver Nutzung öffnen, Anrufe umleiten, Handy stummschalten

• Kolleg:innen einweihen: Slots im Kalender bereits im Vorfeld blockieren und während der Umsetzung Bürotür geschlossen halten

Tipp: Gerade während einer Workation ist es besonders wichtig, Störfaktoren zu eliminieren. Das unbekannte und teils wechselnde Umfeld macht dies zu einer besonders großen Herausforderung.

Mithilfe der Pomodoro-Technik lassen sich gezielt die eigenen Soft Skills ausweiten sowie das eigene Zeitmanagement auf natürliche Weise verbessern. Damit die Pomodoro-Technik erfolgreich eingesetzt werden kann, müssen jedoch die richtigen Arbeitsbedingungen geschaffen werden. Gerade die übersichtliche Einteilung und Planung des Tages ist hierbei von essenzieller Bedeutung. Die Personio-Software unterstützt Sie dabei, indem anstehende Aufgaben und deren Fälligkeiten einfach verwaltet und auf einen Blick eingesehen werden können. 

Der Italiener Francesco Cirillo entwickelte die Pomodoro-Technik während seines Studiums. Bei dieser Form der Zeitmanagement-Methode werden Aufgaben in Abschnitten von je 25 Minuten verrichtet. Dazwischen liegt eine kurze Pause von fünf Minuten zur Entspannung. Nach insgesamt vier Arbeitsabschnitten folgt eine längere Pause, die einen Pomodoro-Zyklus komplettiert.

Die Effizienz der Pomodoro-Technik hängt von dem/der Anwender:in ab, da jede Zeitmanagement-Methode stets zum jeweiligen Charakter passen muss. Bei konzentrierter und disziplinierter Ausführung birgt die Pomodoro-Technik das Potenzial, die eigene Effizienz zu steigern.

Die Anzahl der Pomodoro-Zyklen hängt von den täglichen Arbeitszeiten ab. Legt man die größere Pause auf insgesamt 20 Minuten fest, dauert ein Pomodoro-Zyklus zwei Stunden und fünfzehn Minuten. Bei einer regulären Arbeitszeit von acht Stunden kann man demnach insgesamt drei Pomodoro-Zyklen pro Tag absolvieren und hat danach noch 75 Minuten zur freien Zeiteinteilung übrig.