Effektive Probezeitgespräche: Ihr Leitfaden zur Mitarbeiterintegration

Das Probezeitgespräch findet in der Regel am Ende der vertraglich festgelegten Probezeit statt. Ziel des Gesprächs ist es, auf die bisherige Zusammenarbeit zurückzublicken und zu entscheiden, wie das zukünftige Arbeitsverhältnis aussehen soll. Dabei kann sowohl der Arbeitgeber als auch der/die Arbeitnehmer:in Feedback zu ihren Erfahrungen und Erwartungen geben.

Auf der einen Seite können Personaler:innen und Führungskräfte so einschätzen, ob der Onboarding-Prozess erfolgreich war oder ob es Verbesserungspotenzial gibt. Auf der anderen Seite erfährt der/die Mitarbeitende, ob er/sie alle Anforderungen erfüllt hat oder ob es noch Entwicklungsbedarf gibt. 

Läuft der Austausch positiv ab, wird die Zusammenarbeit weitergeführt und ein regulärer Vertrag kommt zustande. Falls nicht, können beide Parteien die Kündigung aussprechen. Dabei gilt es, das verkürzte Kündigungsrecht von zwei Wochen in der Probezeit zu beachten.  

Lesetipp: Erfahren Sie mehr zur Probezeitkündigung.

Das Feedbackgespräch entscheidet über die Zukunft des/der Mitarbeitenden im Unternehmen. Solch eine Entscheidung sollte nicht überstürzt, sondern auf Basis von fundierten Informationen getroffen werden. Eine gründliche Vorbereitung beider Parteien ist dabei der Schlüssel für ein erfolgreiches Gespräch. 

Weitere Informationen können Sie unserem Leitfaden zum Probezeitgespräch entnehmen.

Für den Arbeitgeber ist es besonders wichtig zu erfahren, ob das Onboarding von Mitarbeiter:innen erfolgreich war und welche Bilanz er daraus ziehen kann. Ein strukturiertes Gespräch hilft dabei, alle wichtigen Informationen und Eindrücke vom/von der Mitarbeitenden einzuholen. Beachten Sie diese Schritte bei der Vorbereitung:

1. Informationen sammeln: Um ein fundiertes Feedback zu geben, ist es wichtig, Informationen aus verschiedenen Blickwinkeln zu sammeln. Folgende Formate eignen sich dafür:

• Leistungsbeurteilungen

• Feedback von Kolleg:innen

• Selbsteinschätzung des/der Mitarbeitenden

• Inhalt und Struktur des Onboardings

• Ablauf des Onboardings

2. Ziele festlegen: Definieren Sie klare Ziele für das Gespräch, inklusive der Fragen und der Themen, die Sie besprechen möchten. 

3. Feedback vorbereiten: Reflektieren Sie die gesammelten Informationen und bereiten Sie das Feedback für den/die Mitarbeiter:in vor. 

4. Struktur: Überlegen Sie sich, wie das Gespräch ablaufen soll. Dabei kann eine Agenda helfen, um die Zeit möglichst effizient zu nutzen

5. Genügend Zeit einplanen: Planen Sie genügend Zeit für das Gespräch ein. Nur so kann am Ende eine informierte Übernahmeentscheidung getroffen werden

Das Probezeitgespräch besteht nicht aus einer einseitigen Kommunikation. Es ist vielmehr ein gegenseitiger Austausch, bei dem auch Mitarbeitende ihre Meinung teilen dürfen. Folgende Punkte gilt es bei der Vorbereitung zu beachten:

1. Stellenbeschreibung durchlesen: Vor dem Feedback-Termin ist es oftmals sinnvoll, die Stellenbeschreibung nochmals durchzulesen. Dadurch kann der/die Mitarbeitende sowohl die Erwartungshaltung an seine bzw. ihre Arbeit kritisch betrachten wie auch eventuelle Differenzen zwischen den erwarteten und tatsächlichen Aufgabenbereichen feststellen.

2. Bewertung des Onboarding-Prozesses: Ein Rückblick auf die Onboarding-Zeit ist essenziell, um bewerten zu können, was gut gelaufen ist und wo es möglicherweise Verbesserungspotenzial gibt.

3. Selbstkritik üben: Um im Gespräch Feedback gut annehmen zu können, ist es sinnvoll, die eigene Arbeit kritisch zu bewerten. So kann man Defizite aufdecken, aber auch die eigenen Stärken hervorheben.

4. Ziele festlegen: Auch der/die Mitarbeitende sollte sich überlegen, was die eigene Erwartung an den Termin ist. Das kann angemessenes Feedback sein, die Aussicht auf eventuelle Entwicklungsmöglichkeiten oder auf eine bessere Unterstützung.

Die Vorbereitungen sind abgeschlossen und der Termin steht bevor. Jetzt gilt es, einen effektiven Austausch abzuhalten, bei dem folgende Aspekte nicht fehlen dürfen:

• Eine offene Gesprächsatmosphäre: Ehrliche und transparente Kommunikation sind ein entscheidender Faktor für ein erfolgreiches Gespräch. Ermutigen Sie den oder die Onboardee deshalb dazu, transparente und aufrichtige Antworten zu geben.

• Angemessenes Feedback: Zu einem guten Feedback gehört auch,  sowohl Stärken als auch Schwächen zu nennen. Das schafft eine umfassende Einschätzung der Leistung und zeigt Verbesserungspotenzial auf.

• Ziele: Wie geht es jetzt weiter? Welche Entwicklungsmöglichkeiten gibt es? Diese Fragen sollten unbedingt geklärt und messbare Ziele identifiziert werden.

Um einen möglichst großen Nutzen aus dem Gespräch zu ziehen, sollte der Termin unbedingt nachbereitet werden. Der richtige Umgang mit Feedback, das Festlegen von Zielen und weitere Feedbackrunden sind dabei essenziell:

• Umgang mit Feedback: Beide Parteien sollten sich nicht der Verantwortung entziehen, konstruktives Feedback anzunehmen. Nur so können alle besprochenen Aspekte effektiv umgesetzt werden.

• Festhalten von Zielen: Das Protokollieren von klaren und messbaren Zielen garantiert eine erfolgreiche Entwicklung des/der Mitarbeitenden.

• Regelmäßige Feedbackrunden: Um den Fortschritt des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin zu überwachen und eventuelle Anpassungen vorzunehmen, sind kontinuierliche Feedbackgespräche ein hilfreiches Mittel.

Das Probezeitgespräch beendet sozusagen den Testlauf neuer Mitarbeiter:innen im Unternehmen. Trotz der oftmals einhergehenden Anspannung vor dem Gespräch profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:in vom gegenseitigen Feedback. Es kann die zukünftige Zusammenarbeit stärken, da eventuelle Missverständnisse ausgeräumt und klare Erwartungen formuliert werden.

Bei der Vorbereitung auf das Probezeitgespräch ist das Erfassen von Informationen über den/die Arbeitnehmer:in entscheidend. Um sich dabei das lästige Dokumenten-Wirrwarr zu sparen, ist es hilfreich, alle wichtigen Daten auf einen Blick zu haben. Dabei kann Sie die digitale Personalakte von Personio unterstützen. Die übersichtliche Datenbasis speichert Personaldaten fehlerfrei und rechtskonform an einem Ort und erinnert Sie automatisch an wichtige Termine und Fristen.

Wenn das Gespräch negativ ausfällt, ist es wichtig, das Feedback zu verstehen, sich selbst zu reflektieren und Entwicklungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dabei ist es sinnvoll, sich Unterstützung von Kolleg:innen, der Führungskraft oder der Personalabteilung zu holen.

Ein Probezeitgespräch ist dazu da, um die bisherige und zukünftige Zusammenarbeit zu besprechen. Dabei können sowohl der Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:innen das Arbeitsverhältnis vorzeitig beenden. 

Das Feedbackgespräch nach der Onboarding-Phase ist bei einem Remote-Job genauso bedeutend wie bei der Arbeit vor Ort. Insbesondere da die zwischenmenschliche Kommunikation bei der Telearbeit oftmals zu kurz kommt, ist ein regelmäßiger Austausch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen entscheidend.