9 Projektmanagement-Methoden: Von klassisch bis agil

Eine Projektmanagement-Methode, z. B. eine Phasenplanung, ist nicht automatisch identisch mit einer Projektmanagement-Methodik, z. B. Scrum. Denn eine Methodik, nach der ein Projekt abgewickelt wird, kann durchaus verschiedene Methoden anwenden. Methodik ist also ein Sammelbegriff für eine Auswahl von Methoden. Methodiken im Projektmanagement werden auch als Vorgehensmodelle oder Frameworks beschrieben. Sie bilden also den größeren Rahmen. Die Methoden selber sind die Werkzeuge oder auch Instrumente, die in verschiedenen Projekten eingesetzt werden können.

Warum Projektmanagement-Methoden? Projektmanager:innen müssen im Projekt das dort definierte fachliche Ziel erreichen und sollen dabei auch noch das vorgegebene Budget möglichst nicht überschreiten und die festgelegten Termine einhalten. Die einzelnen Methoden des Projektmanagements erreichen diese übergeordneten Ziele auf verschiedenen Wegen.

Übersicht Projektmanagement-Methoden

1. Wasserfall 2. V-Modell 3. Meilensteintrend-Analyse 4. Kanban 5. Scrum 6. Lean 7. Six Sigma 8. Critical Path/Critical Chain 9. XP

Diese Projektmanagement-Methoden stammen aus drei zentralen Ansätzen des Projektmanagements. Diese sind

• Klassisches Projektmanagement

• Agiles Projektmanagement

• Hybrides Projektmanagement

Beim klassischen Projektmanagement liegt der Schwerpunkt auf der Planungsphase, das Projekt wird bis ins kleinste Detail (Budget, Kosten, Termine, Ressourcen) durchgeplant und auch so umgesetzt. Bei Abweichungen gilt der ursprüngliche Plan als Orientierung. Die Projektverantwortlichen gehen davon aus, dass sie zu Beginn des Projekts den zu erreichenden Endzustand definieren können. Klassische Projektmanagement-Methoden werden daher gerne bei Projekten mit überwiegend bekannten Parametern und hoher Planungssicherheit eingesetzt.

Beispiele für Methoden, Instrumente und Werkzeuge: V-Modell, Wasserfall, Projektstrukturplan, Gantt-Charts

Beim agilen Projektmanagement liegt der Schwerpunkt auf einer raschen und dynamischen Reaktionsfähigkeit, die erforderlich ist, wenn sich Umstände und Rahmenbedingungen schlagartig ändern. Die agile Vorgehensweise stammt aus der Software-Entwicklung und ist iterativ-inkrementell orientiert. Damit soll eine größere Flexibilität erreicht werden, um die eher starren Funktionsweisen traditionell-klassischer Projektmanagement-Methoden aufzubrechen. Im Fokus stehen Kommunikation, schnelle und schlanke Prozesse, Transparenz zwischen verschiedenen Aufgaben und kurzfristige Ziele statt monate- oder jahrelanger Prozessabschnitte.

Die Projektbeteiligten nähern sich dem gewünschten Ziel Schritt für Schritt, mit vielen Wiederholungen in den Prozessen. Agile Projektmanagement-Methoden werden bei Projekten mit überwiegend unbekannten Parametern, mit innovativem Anteil und hoher Komplexität eingesetzt, wie etwa in der Produkt- oder Organisationsentwicklung.

Beispiele für Methoden, Instrumente und Werkzeuge: Scrum, Kanban, XP, Lean

Beim hybriden Projektmanagement wird das Beste aus den passenden klassischen und agilen Methoden vereint, denn beide Ausprägungen haben ihre Stärken. Hybrides Projektmanagement kommt bei Projekten zum Einsatz, die einen hohen Komplexitätsgrad haben, dem man mit „reinen“ klassischen oder agilen Methoden aber nicht beikommen kann. Seine Stärke gewinnt hybrides Projektmanagement aus der Verknüpfung beider Ansätze

Beispiele für Methoden, Instrumente und Werkzeuge: Scrumban, Wasserfall und Scrum, V-Scrum-Modell, Lean Sigma

In Kapitel 3 dieses Beitrags stellen wir Ihnen die oben genannten Projektmanagement-Ansätze genauer vor.

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Bei Projekten geht es darum, vor Projektbeginn die jeweils passende und auch geeignete Projektmanagement-Methode zu identifizieren. Wie erwähnt, können Projekt-Teams dabei aus einer breiten Palette unterschiedlicher Methoden wählen.

Insbesondere in Zeiten einer zunehmenden Digitalisierung werden agile Projektmanagement-Methoden zunehmend akzeptiert und gefördert – auch, weil sie sich in vielen Projekten bereits bewährt haben. Eine richtige oder falsche Methode gibt es nicht. Aber: Eine grundsätzlich passende Methode kann durchaus im falschen Vorgehensmodell, in der falschen Methodik eingesetzt werden.

Beachten Sie, dass jedes noch so kleine Projekt seine eigenen Stolperstellen, Charakteristika, Herausforderungen und Risiken hat, die bei der Auswahl der passenden Projektmanagement-Methode beachtet werden müssen. Sie haben die Möglichkeit, zwischen den Ausprägungen klassisch und agil zu wählen oder in einem hybriden System die für Ihr Projekt passenden Methoden aus beiden Welten einzusetzen. Machen Sie nicht Scrum oder Kanban – nur weil der Wettbewerber damit Erfolg hat. Vielleicht passen diese Methoden auch zu Ihnen, vielleicht aber auch nicht.

Achten Sie nicht nur darauf, dass das gewählte Vorgehensmodell zu Ihrer individuellen Ausgangslage passt, sondern auch darauf, dass sich die am Projekt Beteiligten mit den ausgewählten Methoden auskennen und – fast noch wichtiger – diesen auch vertrauen.

Klären Sie vor Projektbeginn folgende Punkte:

• Was ist das Projektziel?

• Welche Projektrisiken können auftreten?

• Welche Risiken bedrohen Ihre Branche?

• Wer sind die Stakeholder?

• Wie komplex ist das Projekt?

• Erwarten Sie häufige Änderungen im Projektverlauf?

• Wie groß ist das Projektteam? Gibt es begrenzte Ressourcen?

• Welche spezifischen Fähigkeiten hat das Projektteam?

• Welche Erfahrungen hat das Team mit welchen Methoden?

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Einer der Klassiker im Projektmanagement. Der Name beschreibt das Vorgehen sehr anschaulich: Die Projektschritte von der Initiierung über die Planung und Steuerung bis zum Projektabschluss werden im Rahmen eines linearen Prozesses nacheinander wie in einer Kaskade abgearbeitet.

Was leistet die Methode?

Die Wasserfall-Methode liefert eine extrem hohe Planungssicherheit, sie ist aber aufgrund der konsequenten Durchführung der vorab geplanten Phasen recht starr und unflexibel.

Für wen ist sie geeignet?

Grundsätzlich für (großdimensionierte) Projekte geeignet, bei denen möglichst konstante Aufgaben oder Phasen vorherrschen, die nacheinander und nicht simultan ablaufen. Gut für Teams, bei denen der Schwerpunkt auf vorab definierten Schritten liegt. Wird oft in stark hierarchisch geprägten Unternehmen eingesetzt.

Auch dieses Vorgehensmodell ist linear aufgebaut. Es kommt aus der Software-Entwicklung und ist wie das Wasserfall-Modell (aus dem es sich ableitet) in fest definierte Phasen unterteilt. Ergänzt werden die jeweiligen Entwicklungsphasen durch anschließende Testphasen, die garantieren sollen, dass jede einzelne Komponente und auch das gesamte System getestet sind.

Was leistet die Methode?

Das V-Modell ist einfach strukturiert und hilft mit seinen Testphasen, unvollständige oder fehlerhafte Spezifikationen bereits früh zu erkennen. Ähnlich wie beim Wasserfall-Modell herrscht eine gewisse Starrheit vor. Außerdem muss eine ausführliche Dokumentation begleitend erarbeitet werden.

Für wen ist sie geeignet?

Insbesondere geeignet für Software-Entwicklung, bei denen die Testabdeckung eine wesentliche Anforderung darstellt. Das V-Modell wird dort angewandt, wo komplexe Systeme entwickelt werden müssen, etwa in der Medizintechnik oder in der Automobilindustrie.

Mit dieser simplen Methode können die zeitlichen Komponenten im Projektfortschritt überwacht und gesteuert werden.

Was leistet die Methode?

Mit der Meilensteintrend-Analyse können über die Ermittlung des Ist-Zustandes eventuell auftretende Verzögerungen oder drohende Störungen rechtzeitig erkannt werden. Dafür müssen feste Termine gesetzt werden, die Meilensteine eines Projekts. In regelmäßigen Terminen sollte der Status der für das Erreichen der Meilensteine nötigen Aufgaben überprüft, mögliche Probleme identifiziert und folgende Aufgaben benannt werden, die das Erreichen des nächsten Meilensteins ermöglichen.

Für wen ist sie geeignet?

Insbesondere für Projekte mit geringem Komplexitätsgrad, mit strukturiert planbaren Abläufen, die Stück für Stück abgearbeitet werden.

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Kanban ist eine Methode aus dem Konzept des agilen Projektmanagements. De facto eine agile Version der guten, alten ToDo-Liste. Bei der Kanban-Methode steht die Visualisierung der einzelnen Aufgaben im Mittelpunkt. So soll die Teamarbeit gestärkt und Fortschritte im Projekt nachvollziehbar gemacht werden.

Was leistet die Methode?

Jeder im Projektteam kann am (digitalen oder analogen) Kanban Board einsehen und auf einen Blick erkennen, welche Aufgaben zu erledigen sind und wo die Prioritäten liegen. Damit lässt sich die Produktivität steigern und schnelle Reaktionen auf auftretende Probleme werden möglich. Das Projekt gewinnt an Tempo. In Daily Stand-up Meetings tauschen sich die Team-Mitglieder aus und erteilen gegenseitiges Feedback.

In die drei Spalten des Boards – mit ToDo, Doing und Done überschrieben – werden Karten mit Aufgaben verschoben, wenn sie den erreichten Projektstatus erfüllen. Ist eine Aufgabe z.B. abgeschlossen, wird sie von der Spalte Doing in die Spalte Done verschoben. Dafür benötigt das Team aber eine „Definition of Done“, also ein gemeinsames Verständnis darüber, wann eine Aufgabe erledigt ist.

Für wen ist sie geeignet?

Kanban eignet sich besonders für stark eigenverantwortlich arbeitende Teams, die ihre Arbeit visuell nachvollziehbar machen möchten und damit auch veranschaulichen, wo sie im Projekt stehen.

Auch Scrum zählt zum agilen Projektmanagement. Es beruht auf einer klaren Annahme: Viele Projekte sind zu komplex, um alle Schritte bereits vorab festlegen und planen zu können. Einige mögliche Risiken sind bei Projektbeginn noch unbekannt. Daher werden bei Scrum verschiedene Zwischenergebnisse in einem langfristigen Plan – dem Product Backlog – festgelegt, die es in bestimmten, sich wiederholenden Abläufen – den Sprints – zu erreichen gilt. Diese werden während des Projekts überprüft und angepasst (anders als etwa bei der klassischen Wasserfall-Methode). Nach jedem Sprint sollte ein Zwischenprodukt erreicht sein, auf dessen Grundlage das nächste Zwischenziel gesetzt wird. Geleitet werden die Scrums und Sprints von einem Scrum Master, dem Projektmanager.

Was leistet die Methode?

Scrum bietet eine enorm flexible Herangehensweise an Probleme. In täglichen Meetings, den sog. Scrums, bespricht das Projektteam die erledigten Punkte und klärt die nächsten anstehenden Aufgaben. Problematisch bleibt bei Scrum die Planungssicherheit – denn es ist nicht sicher, welche Resultate die Sprints ergeben.

Für wen ist sie geeignet?

Für Teams, die gerne nach agilen Methoden arbeiten und ihr kreatives Potenzial heben möchten, ohne gleichzeitig die Effektivität zu minimieren.

Bei dieser Methode rücken zwei Aspekte in den Mittelpunkt: So soll einerseits ein Mehrwert für den Kunden bzw. den Projektauftraggeber geschaffen werden und dabei gleichzeitig durch einen effizienten Umgang mit Ressourcen möglichst wenig verschwendet werden. Ziel ist ein schlankes Projektmanagement.

Was leistet die Methode?

Lean schafft einen simplen Projektrahmen, bei dem vor allem ressourcenschonend gearbeitet werden kann. Der Fokus liegt auf Effizienz. Der sparsame Umgang mit Ressourcen bezieht sich nicht nur auf materielle Güter wie Kapital oder Maschinen, sondern auch auf immaterielle Faktoren wie Arbeitszeit.

Für wen ist sie geeignet?

Lean eignet sich vor allem für Teams, die in der Vergangenheit in Projekten wenig effizient waren und althergebrachte Denkschemata aufbrechen möchten. Passt auch zu Unternehmen, die Wert auf die Schonung von Ressourcen setzen, und diese Werte auch in ihrer Unternehmenskultur leben möchten.

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Diese Projektmanagement-Methode soll vor allem im Sinne des Qualitätsmanagements, Prozesse optimieren und dabei Fehler minimieren. Ziel ist es, die Qualität der Projektarbeit zu erhöhen und damit langfristig die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Was leistet die Methode?

Six Sigma beschreibt, misst, analysiert, verbessert und überwacht Business Operations mit Hilfe von Statistik. Denn laut dieser Methode lässt sich jeder Prozess im Unternehmen als mathematische Funktion abbilden. Dafür wir der DMAIC-Zyklus eingesetzt. Er steht für die fünf Handlungsschritte der Methode:

Define – Measure – Analyse – Improve – Control

Für wen ist sie geeignet?

Gerade größere Unternehmen setzten auf Six Sigma und dies in verschiedensten Branchen, von der Dienstleistung bis zur Fertigung, von der Software bis zur Finanzindustrie. Entscheidend für den Einsatz von Six Sigma ist, dass die Ergebnisse messbar sein müssen.

Diese miteinander verwandten Projektmanagement-Methoden sehen neben der Planung der einzelnen Arbeitspakete auch eine genaue Planung von verfügbarer Zeit und einsetzbaren Ressourcen vor. Damit kann ein Projekt unter möglichst realistischen Perspektiven geplant und gemanaged werden.

Was leistet die Methode?

Im Strukturplan des Projektes werden konkrete Zielvorgaben in Sachen Zeit für die einzelnen Aufgaben gemacht. Damit können nicht nur zeitliche Abweichungen bei einzelnen Projektschritten rasch erkannt, sondern auch freiwerdende zeitliche Ressourcen identifiziert und für Meilensteine des Projekts eingesetzt werden. Außerdem steigern diese Methoden –Critical Chain ist eine komplexere Form von Critical Path – die Produktivität und Effizienz der involvierten Teams. Dabei kommen auch visuelle Projekttools zum Einsatz.

Für wen ist sie geeignet?

Für weniger komplexe Projektaufgaben und mittelgroße Teams. Gut auch für Teams, die im Rahmen von Projekten mit ihrer Effizienz kämpfen.

Die Grundidee aus der Softwareentwicklung: Der Fokus bei XP (Extreme Programming) liegt auf der Lösung der Programmieraufgabe. Damit kann das Produkt immer an die aktuellen Bedürfnisse des Kunden angepasst werden.

Was leistet die Methode?

Das formale Vorgehen im Projekt wird zunächst in den Hintergrund gestellt. Eine wichtige Säule beim XP ist eine offene, von klaren Feedbackregeln geprägte Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten. So werden in knappen Zeitrahmen schnell konkrete Lösungen erarbeitet, statt sich lange mit anderen Dingen aufzuhalten.

Für wen ist sie geeignet?

Besonders geeignet für Einzelprojekte, bei denen es wirklich schnell gehen muss.

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Es ist mehr als eine Binsenweisheit: Visualisierungen fördern das Lernen und Verstehen. Sie helfen, komplexe Zusammenhänge zu verdeutlichen, bieten schnelle Orientierung und erhöhen die Aufmerksamkeit.

Diese Erkenntnisse gelten auch für das Projektmanagement und die dort angewandten Methoden. Denn Visualisierungen wie Grafiken, Symbole oder Icons bringen Aussagen und Ergebnisse im wahrsten Sinne des Wortes auf den Punkt, sie sind auf einen Blick erfassbar. Wiederkehrende Elemente bei visuellen Methoden schaffen für die Beteiligten einen roten Faden. Diese eigentlich simplen Erkenntnisse führen dazu, dass die Produktivität in Projekten steigt.

Die Projektmanagement-Methode Kanban haben wir bereits ausführlich vorgestellt. Die Übersichtlichkeit in einem Kanban Board ist sehr groß. Problematisch ist allerdings die mangelhafte Darstellung von Zusammenhängen zwischen einzelnen Aufgaben und eine nicht integrierte Zeitplanung.

Ebenfalls mit starker Übersichtlichkeit punktet der Projektstrukturbaum. Hier wird schon vor Projektbeginn das Projekt in seiner Gesamtstruktur sichtbar gemacht. Der Betrachtende erkennt auf einen Blick den Zusammenhang zwischen den einzelnen Projektphasen.

Eine weitere Methode der Visualisierung des Projekts ist die klassische Tabelle. Sie enthält zahlreiche Infos, die über Spalten und Zeilen klar zugeordnet und einfach und schnell verschoben werden können. Mit Filtern lassen sich die essenziellen Infos heraussuchen – ohne dass die Tabelle durchsucht werden muss. Problematisch: Zusammenhänge muss sich der Betrachtende selbst herstellen. Übersichtlichkeit geht anders.

Ein hohes Maß an Flexibilität gewährleistet die Mindmap. Für kreative Köpfe und die erste Phase des Projekts geeignet. Bei komplexeren Projekten stößt die sehr übersichtliche Mindmap allerdings rasch an ihre Grenzen.

Gantt-Charts stellen die einzelnen Projektschritte in einem zeitlichen Zusammenhang dar – und zwar als Balken auf einer Zeitachse des Projekts. Dabei werden die Schritte untereinander dargestellt. Meilensteine können grafisch hervorgehoben werden. Sehr gut für die Terminplanung geeignet. Die Projektschritte können in Beziehung zueinander gesetzt werden. Mögliche Abhängigkeiten und Probleme werden so rasch klar. Der lineare Verlauf ist allerdings nicht jedermanns Sache.