Prozessautomatisierung: Vorteile, Tools, Beispiele

Per Definition beschreibt Prozessautomatisierung die gezielte Überführung digitaler und manuell ausgeführter Prozesse und Services in automatisierte Prozesse, sogenannte Workflows.

Prozessautomatisierung wird eingesetzt, um Kosten und Zeit für die manuelle Verwaltung und Durchführung von Prozessen einzusparen und bestenfalls ganz zu vermeiden. Im Gegensatz zum Business Process Management geht es bei der Prozessautomatisierung nicht die Optimierung von Prozessen, sondern nur um deren reine Automatisierung.

Grundlage für die Prozessautomatisierung ist eine Nutzwertanalyse. Damit erfassen Sie, ob es sich lohnt, bestimmte Abläufe oder Prozesse in Ihrer Abteilung zu automatisieren. Besteht ein Prozess aus einfachen, sich permanent wiederholenden Arbeitsschritte, spricht dies klar für eine Automatisierung. Doch auch komplexe Prozesse stehen einer Automatisierung nicht entgegen, bei deren Umsetzung ist der Aufwand deutlich größer.

Wenn ein standardisierter Prozess automatisiert werden soll – z.B. der Onboarding-Prozess im HR-Bereich – wird er im Rahmen eines Automatisierungstools in seine einzelnen Teilschritte gegliedert. Diese Teilschritte bilden in ihrer Abfolge einen Workflow. Wird der Workflow angestoßen, übernimmt die Software automatisiert die Koordination aller weiteren einzelnen Schritte. Bis der Workflow abgeschlossen ist.

Mehr Produktivität mit automatisierten Prozessen

Sie sind tückisch und vermeintlich harmlos: Unterbrechungen bei der Arbeit. Doch jede Verzögerung kostet 47 Minuten, was die gesamte Produktivität in Ihrem Unternehmen lähmt. Mit People Workflow Automation wirken Sie dem entgegen.

Prozesse mit Personio automatisieren

Ganz unabhängig von Branche und Ausrichtung kennt jedes kleine, mittlere und große Unternehmen zahlreiche manuell durchgeführte Aufgaben und Prozesse, die sich im Alltag der Mitarbeiter:innen permanent wiederholen. Eine Automatisierung derart standardisierter Prozesse hat Vorteile. Vorteile, die im Sinne von KPIs wie z.B. Produktionskosten, Produktionszeiten oder auch Mitarbeiterproduktivität messbar sind.

Vorteil 1: Prozessautomatisierung sorgt für langfristige Kostenreduktion.

Denn bei gleichbleibender Belegschaftsgröße kann ein höheres Arbeitspensum in der gleichen Zeit erledigt werden. Damit steigern Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit im Markt.

Vorteil 2: Prozessautomatisierung sorgt für eine messbar höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Insbesondere dann, wenn die immer gleichen und als langweilige Routine wahrgenommenen manuellen Arbeitsschritte durch Workflows übernommen werden. Die Mitarbeitenden können andere, herausfordernde und strategischere Aufgaben erledigen. Die Arbeit wird als attraktiver wahrgenommen, die Bindung an den Arbeitgeber intensiver.

Zahlreiche aktuelle Studien zeigen, dass insbesondere in der Verwaltung von Unternehmen ein riesiges Potenzial für die Automatisierung von Prozessen steckt. Noch 2019 verloren deutsche Organisationen durch ineffiziente Administrationsprozesse knapp 30 Milliarden Euro. Denn administrative Prozesse sind zeitaufwändig, liefern aber gleichzeitig kaum Wertschöpfung. Bei oftmals hohen Kosten. Hier setzt Prozessautomatisierung an.

Vor allem in den verwaltenden Unternehmensbereichen Finanzen, IT und HR lassen sich standardisierte Prozesse der Administration finden, die sich für eine Prozessautomatisierung anbieten.

Prozesse, die folgende Kriterien erfüllen, eignen sich besonders gut:

• Manuell durchgeführt

• Wiederholbar und regelmäßig

• Regelbasiert

• Standardisierter Input mit wenig Varianten

• Hohes Volumen

Zentrale HR-Prozesse erfüllen diese Kriterien. So wiederholen sich die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen regelmäßig mit hohem Volumen (abhängig von der Größe der Belegschaft). Beim Abwesenheitsmanagement kommen regelbasierte Abläufe zum Tragen, z.B. wenn eine Mitarbeiterin eine Krankmeldung einreicht, müssen HR und Führungskraft informiert werden.

Ein weiterer wichtiger HR-Bereich, bei dem Prozessautomatisierung sinnvoll und zielführend ist, sind regelmäßige und standardisierte Analysen, Reportings und Berichte. Weiterhin lassen sich über Workflows aber auch Prozesse wie Onboarding und Offboarding automatisieren, die aus sich wiederholenden und regelbasierten Vorgängen bestehen.

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Heute kommen Organisationen kaum noch ohne Prozessautomatisierung aus. Weil diese für klare Wettbewerbsvorteile sorgt. Globale Studien belegen etwa, dass Menschen vor allem dann besonders produktiv sind, wenn sie über einen längeren Zeitraum konzentriert arbeiten können und nicht von Banalitäten abgelenkt werden. Dank eines vollautomatisierten Onboarding-Prozesses konnte das US-amerikanische Unternehmen ServiceNow den Zeitraum vom Firmeneintritt bis zum Zeitpunkt, an dem ein Mitarbeiter produktiv wird, um 25 Prozent verkürzen. Je automatisierter die Prozesse ablaufen, desto stärker steigt die Produktivität. Und die Mitarbeiter:innen gewinnen mehr Zeit für wirklich wertschöpfende Tätigkeiten.

Das gilt insbesondere für die Personalabteilung. Wenn die standardisierten Personalprozesse durch Automatisierung über Tools und Teams hinweg ausgestaltet werden können, ist nicht nur HR, sondern das ganze Unternehmen deutlich schneller. HR kann über den eng gesteckten Aufgabenhorizont hinauswachsen und eine strategisch beratende Rolle entwickeln.

Dies sind die drei wichtigsten Ausprägungen der Prozessautomatisierung.

• Simple ProzessautomatisierungHier liegt bereits vor der Automatisierung ein fester Prozessweg vor – für den es entweder nur einen möglichen oder den besten Weg gibt.Beispiel: automatisierter Versand von Mahnungen.

• Regelbasierte ProzessautomatisierungHierbei gibt es keinen festen Prozessweg, die einzelnen Schritte (und ihre Abfolge) sind jeweils von Variablen und Entscheidungen abhängig.Beispiel: Bearbeitung von Versicherungsfällen.

• Intelligente ProzessautomatisierungHochkomplexe Prozesse mit Ausnahmen. Hier kommt dann auch Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz, wenn z.B. bei unerwarteten Ausnahmen die vordefinierten Regeln nicht mehr greifen. Diese Robotic Process Automation (RPA) verbessert die Automatisierung über maschinelle Analysefähigkeiten.

Die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung sind quasi grenzenlos und tragen maßgeblich zur Wertschöpfung eines Unternehmens bei. Die Prozessautomatisierung bringt die betroffenen Mitarbeiter:innen mit den jeweils zum Prozess passenden Unternehmensdaten zusammen und verbindet Menschen und Daten in einer Prozesskette. In der jeder Mitarbeitende weiß, was zu erledigen ist – entweder zeit- oder aktionsgesteuert. Damit gelingen Prozesse reibungslos. Egal, ob es sich um ein automatisiertes und abteilungsübergreifendes Genehmigungsverfahren wie Abwesenheitsmanagement oder die automatisierte Erinnerung für das nächste Mitarbeitergespräch handelt. Aufgaben können danke Prozessautomatisierung nicht mehr vergessen werden.

Prozessautomatisierung ist übrigens kein exklusives Thema für Großkonzerne. Aktuelle Studien zeigen, dass sowohl der Mittelstand als auch kleine Unternehmen davon profitieren.

Für die Automatisierung von Prozessen benötigen Sie Software bzw. Tools. Insbesondere dann, wenn Stufe 3 der Prozessautomatisierung auf der Agenda steht. 60 Prozent der Unternehmen, die RPA umsetzen, verwenden dafür mehrere Tools, etwa um KI und maschinelles Lernen vorantreiben zu können.

Vermeiden Sie es, auf eigene Faust und mit mangelnden Ressourcen ein Projekt zur Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen zu starten. Sie laufen sonst rasch in die „Erwartungsfalle" – Ihr Projekt erfüllt die hohen Erwartungen nicht und der Fehler wird – zu Unrecht – dann bei Tool oder Technologie gesucht. Holen Sie sich Unterstützung an Bord. Externe Fachleute bieten Ihnen eine technologie- und auch herstellerneutrale Beratung – und könnten zudem bei der Implementierung von Software unterstützen. Damit entlasten Sie auch die eigene IT-Abteilung.

Wichtig für Automatisierungstechnologien: Sie müssen auf jeden Fall skalierbar sein – sonst sind sie bei wechselnden Anforderungen nicht flexibel genug. Cloud-basierte Lösungen bieten diese Skalierbarkeit. Und sie sind mit überschaubarem technischen und finanziellen Aufwand zu betreiben.

Zudem sollten Sie als HR darauf achten, dass die Prozessautomatisierungs-Software der Belegschaft frühzeitig nahegebracht wird. Informieren Sie die Kolleg:innen über die Vorteile der Prozessautomatisierung – denn im demokratischen Sinne eingesetzt, unterstützt Software die Mitarbeitenden und ersetzt sie nicht. Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, einfachere Prozesse selbst zu automatisieren. Dafür bieten viele Anbieter Tools mit grafischen Oberflächen an, die auch ohne Programmierkenntnisse produktiv genutzt werden können. Denn am Ende entscheiden die Menschen über den Erfolg oder Misserfolg von Prozessautomatisierung.

In der HR bieten sich alle standardisierten Prozesse zur Automatisierung an. Die folgenden zwei Beispiele zeigen, wie automatisierte Workflows die Produktivität steigern können.

Einstellung von Bewerber:innen

Sie kennen die zahllosen Schritte auf dem Weg von vielversprechenden Kandidat:innen hin zu produktiven Mitarbeiter:innen wird. Sie müssen manuell Unterschriften von Prozessbeteiligten aus verschiedenen Abteilungen einholen, proaktiv jede Menge Mails verschicken und die neuen Informationen dann händisch hinterlegen.

Sobald dieser Prozess aber als Workflow in einem Workflow Management System definiert, hinterlegt und gestartet worden ist, arbeitet der Workflow für Sie. Wenn Sie alle nötigen Unterschriften via E-Signatur erhalten haben, genügt ein Mausklick, um den Kandidaten zum Mitarbeiter zu machen. Das Tool legt nun automatisch ein neues Mitarbeiterprofil im System an. Sie müssen dafür nichts tun.

Ergebnis: HR kann schneller arbeiten und die Anzahl der Einstellungen erhöhen.

Onboarding-Prozess

Die ersten Tage Ihrer neuen Mitarbeiterin sind unproduktiv – denn der Laptop ist noch nicht da (weil die IT von der Einstellung nichts wusste), der Mailaccount erst ab Tag 3 angelegt, die Zugänge zum Mitarbeiterportal stehen aus. Die Mitarbeiterin dreht Däumchen, könnte aber deutlich schneller produktiv sein.

In einem Automatisierungstool können Sie aus verschiedenen Onboarding-Profile das für die Mitarbeiterin passende auswählen. Jede Verantwortliche wird vom Workflow automatisch über ihre im Zusammenhang mit dem Onboarding stehenden Aufgaben in der richtigen Reihenfolge informiert. IT, Teamleiter, Kollegen.

Ergebnis: Alle Beteiligten werden automatisch an ihre Todos beim Onboarding erinnert, die neue Kollegin fühlt sich sofort integriert und ist vom ersten Tag an produktiv.