Qualifikationsmatrix: von gezielter Kompetenzanalyse profitieren

Eine Qualifikationsmatrix bezeichnet eine oft tabellarisch angelegte Übersicht der vorhandenen Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen von Einzelpersonen, Teams, Abteilungen oder ganzen Unternehmen. Die Bewertung erfolgt dabei – anhand von im Vorhinein festgelegten Maßstäben und Richtlinien – durch Kolleg:innen, Kunden oder Vorgesetzte. Es handelt sich demnach um ein flexibel einsetzbares Tool, mit dessen Hilfe sich Ist-Zustände, Entwicklungen, Stärken und Schwächen erfassen und abbilden lassen.

Synonym finden auch die Begriffe Kompetenzmatrix und Skill-Matrix Anwendung. Die Skill-Matrix fokussiert sich dabei vor allem auf berufliche Qualifikationen (Hard Skills) sowie fachübergreifende Fähigkeiten und Charakterzüge (Soft Skills). Die Kompetenzmatrix setzt hingegen einen etwas weiter gefassten Fokus und schließt neben Soft und Hard Skills auch Bereiche wie Wissen, Einstellungen und Verhaltensweisen mit ein.

Das Erstellen einer Qualifikationsmatrix identifiziert individuelle Stärken und Schwächen und legt Fort-, Weiterbildungs- oder Optimierungsbedürfnisse offen. Darüber hinaus unterstützt die Qualifikationsmatrix bei der Planung, Verwaltung und zeitlichen Entwicklung der vorhandenen und benötigten Ressourcen. Dies kommt unter anderem dem Mitarbeiter- und dem Projektmanagement sowie der langfristigen Unternehmensplanung zugute. 

Lesetipp: So machen Sie sich die Stärken-Schwächen-Analyse zunutze.

Egal, ob einzelne Angestellte, ein bestimmtes Team oder das ganze Unternehmen im Blickpunkt stehen – die Qualifikationsmatrix stellt ein höchst nützliches Tool dar, das aussagekräftige und nachvollziehbare Ergebnisse liefert. Von diesen profitieren:

Mithilfe der Kompetenzmatrix lernen Angestellte, ihre individuellen Stärken und Schwächen besser einzuschätzen. Basierend auf der übersichtlichen Darstellung ihrer Skills gelingt es, sowohl Höchstleistungspotenziale zu identifizieren als auch all diejenigen Bereiche zu ermitteln, bei denen Förderungsbedarf besteht.

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Die Qualifikationsmatrix ermöglicht einen graduellen Vergleich zwischen den einzelnen Team-Mitgliedern. Zudem lassen sich mithilfe der Qualifikationsmatrix teaminterne Schwachstellen offenlegen und gezielt angehen. Denn fest steht: Wenn alle ihre individuellen Stärken einbringen und auf Schwächen kollegial reagiert wird, steigert das die Gesamteffizienz des Teams deutlich.

Bei der Mitarbeiterentwicklung erweist sich die Skill-Matrix als ausgesprochen hilfreich. Sie ermöglicht es Führungspersonen, Qualifikationslücken, Fortbildungs-, Schulungs- und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Zudem lassen sich ungenutzte Potenziale und Skills entdecken und ausschöpfen.

Ein Team, das sich seiner Stärken und Schwächen umfassend bewusst ist, erhöht damit das (gemeinschaftliche) Leistungsvermögen. Dies ist auch auf Kundenebene spürbar – und zwar durch optimierte Abläufe und Ergebnisse.

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Damit die Analyse der Qualifikationsmatrix verlässliche und akkurate Ergebnisse liefert, ist bereits bei der Erstellung auf eine objektive und einheitliche Vorgehensweise zu achten. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung führt Sie durch den Erstellungsprozess:

Der erste Schritt beim Erstellen der Qualifikationsmatrix besteht in der Bestimmung des Untersuchungsfokus und des Analyseziels. Soll die Matrix zur Analyse und Bewertung eines gesamten Unternehmens, einer Abteilung oder einzelner Mitarbeitender eingesetzt werden? Abhängig von dieser Entscheidung bestimmt man im Anschluss die zu untersuchenden Kernkompetenzen. 

Konzentriert sich die Auswertung beispielsweise auf Mitarbeitende, kann man sich entweder dafür entscheiden, nur Hard und Soft Skills zu untersuchen, oder aber auch sämtliche Kompetenzen berücksichtigen. Da tiefergehende Auswertungen häufig mit einem erhöhten Aufwand einhergehen, bietet es sich gerade für kleinere Unternehmen an, sich auf ausgewählte Skills zu konzentrieren.

Sind die Parameter bestimmt, müssen diese möglichst klar umrissen und eindeutig formuliert werden. Dieser Schritt ist für eine objektive und nachvollziehbare Bewertung von essenzieller Relevanz.

Nun gilt es, das anzuwendende Bewertungssystem festzulegen. Als besonders effektiv erweisen sich Skalen, deren einzelne Stufen möglichst präzise die Beherrschung der Kompetenz bzw. ein Niveau umreißen. Eine solche Skala kann beispielsweise wie folgt aussehen:

• Grundlagen (1 Punkt): Für die zu untersuchende Kompetenz besteht ein Grundverständnis, das sich nicht auf die konkrete Anwendung erstreckt.

• Anfänger:in (2 Punkte): Die Kompetenz wurde erlangt, die Beherrschung jedoch noch nicht perfektioniert. Unterstützung bei der Anwendung ist hilfreich bzw. für den Erfolg notwendig.

• Profi (3 Punkte): Durch Praxiserfahrung und Routine wird die Kompetenz außerordentlich gut beherrscht. Gewinnbringende Leistungen werden selbstständig und verlässlich erbracht.

• Experte/Expertin (4 Punkte): Nicht nur die Anwendung der Kompetenz, sondern auch der Sinn fürs Ganze fließt in das Arbeitsergebnis mit ein. Diskussionen, Beratung und Coaching rund um komplexe Sachverhalte sind ohne Probleme möglich.

Als Nächstes geht es daran, spezifische Rollen und/oder Anforderungen zu definieren. Dies ist besonders dann zu empfehlen, wenn sämtliche Mitarbeiter:innen eines Unternehmens analysiert werden. Da mit verschiedenen Jobprofilen und Rollen jeweils verschiedene Anforderungen einhergehen, lässt sich auf diesem Weg sicherstellen, dass sich die Auswertung auf den tatsächlich zu erfüllenden Soll-Zustand bezieht. Erweist sich eine bestimmte Kompetenz für eine Rolle/Anforderung als überhaupt nicht erforderlich, ist es sinnvoll, einen zusätzlichen Bewertungsschritt hinzuzufügen (nicht erforderlich – 0 Punkte).

Hilfreiche Fragen sind beispielsweise:

• Mit welcher Rolle gehen welche Anforderungen einher?

• Wie viele Mitarbeiter:innen mit welcher Qualifikationsstufe sind mindestens nötig?

Bevor es an die Auswertung der Matrix geht, muss diese mit Daten gefüttert werden. Bei der Dokumentation des Ist-Zustands kann zwischen verschiedenen Bewertungsmethoden gewählt werden:

• Selbstbeurteilung

• Teambeurteilung

• Bewertung durch Führungspersonal

• Kundenbewertung

• Bewertung anhand von Zertifizierungen (besonders relevant für Hard Skills)

Ein kombinierter Bewertungsansatz – also eine Bewertung durch mehrere Personen – verspricht belastbarere Ergebnisse.

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Tipp: Im Rahmen der Selbstbeurteilung können Mitarbeiter:innen beispielsweise auch nach tätigkeitsbezogenen Präferenzen und Vorlieben befragt werden. Diese Daten helfen unter anderem bei der Fortbildungsplanung.

Auch hinsichtlich der Auswertung gibt es mehrere Ansätze, die mitunter nebeneinander Anwendung finden: 

• Wie hoch ist die Differenz zwischen Ist und Soll?

• Erfüllt der/die Mitarbeitende / die Abteilung sämtliche Rollenanforderungen?

• Wird jede Anforderung (durch genügend Mitarbeiter:innen) abgebildet?

• Wie viele Qualifikationsstufen fehlen Mitarbeitenden / Abteilungen / dem Unternehmen für die optimale Erfüllung der entsprechenden Rolle?

• Gibt es überqualifizierte Arbeitskräfte, die eine höhere Stelle besetzen könnten?

Wurden Bewertungen von mehreren Personen oder Stellen eingeholt, muss zudem entschieden werden, wie mit unterschiedlichen Einschätzungen umzugehen ist: 

• Orientierung am Minimum oder Maximum

• Durchschnitt

• Median

Tipp: Für ein besseres Verständnis gerade im Rahmen von Präsentationen empfiehlt sich eine anschließende Visualisierung der Ergebnisse.

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Ein Unternehmen erstellt eine Qualifikationsmatrix für die Abteilung Datenanalyse und -präsentation. Im Fokus der Erhebung stehen die vier Mitarbeiter:innen Susanne (Datenanalystin), Peter (Präsentation), Alexander (Cybersicherheit) sowie Fabiane (Projektmanagerin). Die untersuchten Kompetenzen sind Datenanalyse, Datenvisualisierung, Kommunikation, Projektmanagement sowie Cybersicherheit. Das Ziel der Analyse liegt dabei in der Identifizierung der bestehenden Kompetenzlevel (Ist-Situation) und der Notwendigkeit der Qualifikationen für die besetzten Stellen.

Folgende Kompetenzstufen werden festgelegt:

• 0 = Grundlagen

• 1 = Anfänger:in

• 2 = Profi

• 3 = Experte/Expertin

Die Notwendigkeit der einzelnen Qualifikationen für die jeweiligen Angestellten wird als zweiter Wert angegeben: Eine „0“ repräsentiert keine Notwendigkeit, eine „1“ indiziert die Relevanz der Kompetenz für die besetzte Stelle.

Bei der Analyse der Kompetenzmatrix fällt der HR-Abteilung auf, dass Alexander lediglich Fähigkeiten im Bereich Cybersicherheit besitzt. Diese Kompetenz wird für das Anforderungsprofil der Abteilung bereits zur Genüge durch Susanne abgedeckt. In der Folge wird Alexander versetzt und zukünftig als Berater der Netzwerkadministration eingesetzt.

Damit Sie bei der Gestaltung der Matrix nicht bei null anfangen müssen, stellen wir Ihnen unsere Excel-Vorlage zum Download zur Verfügung. Eine beispielhafte Analyse wurde exemplarisch durchgeführt. Da die Auswertung der Matrix jedoch stark von den individuellen Bedürfnissen abhängt, sollten Sie sich für ein bestmögliches Ergebnis an den Anregungen aus der Schritt-für-Schritt-Anleitung orientieren.

• Nachvollziehbarkeit der Bewertung: Eine eindeutige Bewertungsskala, klare Begriffsbestimmungen und objektive Bewertungen stellen die Grundlage dar, dass die Bewertungen auch noch längere Zeit nach der Matrixerstellung nachvollziehbar bleiben. Darüber hinaus sollten der Erstellungszeitpunkt und alle beteiligten Personen festgehalten werden.

• Widerstand der Mitarbeitenden: Der Erfolg von Mitarbeiterevaluierungen wird auch immer durch den Willen der Mitarbeitenden geprägt. Damit die Auswertung verlässlich gelingt, sollten die Absichten klar kommuniziert und die Angestellten umfassend in den Prozess mit einbezogen werden.

• Komplexität: Der Erfolg der Kompetenzmatrix hängt von ihrer Einfachheit und Übersichtlichkeit ab. Eine klare Strukturierung und eindeutige Bezeichnungen bilden dabei die Grundlage. Zudem gilt es, ein Gleichgewicht zwischen ausreichend vielen, aber nicht zu feinen Bewertungsschritten herzustellen.

• Voreingenommenheit: Mögliche Sympathien und Vorurteile gefährden die Aussagekraft der Qualifikationsmatrix. Dies kann durch eine Mehrfachbewertung und objektive Bewertungsmaßstäbe abgemildert werden.

• Hoher Aufwand: Die Erstellung einer Kompetenzmatrix erweist sich als ausgesprochen zeitintensiv. Damit der Nutzen dem Aufwand entspricht, ist ein auf das Unternehmen angepasster Bewertungsrhythmus zu wählen. Viele Unternehmen arbeiten mit Quartals- oder Jahresbewertungen.

Die Qualifikationsmatrix ist für HR von großem Wert, wenn es darum geht, die Kompetenzen und Schwachstellen von ganzen Abteilungen oder einzelnen Angestellten zu evaluieren. Damit sich der zeitliche Aufwand in Grenzen hält, unterstützt Sie die HR-Software von Personio mit einer schnellen und übersichtlichen Datenaufzeichnung.

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Die formale Gestaltung der Qualifikationsmatrix ist an keine bestimmten Vorgaben geknüpft. In der Regel stellt man sie tabellarisch dar. Bei der Auswertung der erhobenen Daten bieten sich zudem Farbmarkierungen, Diagramme und Graphen an.

Kompetenz- bzw. Skill-Matrizen sollten idealerweise digital erstellt und zentral verwaltet werden. Als besonders relevante Schritte bei der Erstellung gelten:

• die Bestimmung der zu untersuchenden Parameter,

• deren Bewertungsregeln, 

• das Festlegen von Anforderungen, 

• die Erhebung des Ist-Zustands und 

• eine abschließende Analyse und Bewertung. 

Idealerweise erfolgt eine automatische Visualisierung, die die Auswertung erleichtert.

Eine Qualifikationsmatrix stellt ein flexibel einsetzbares Werkzeug dar, das zielgenau auf den jeweiligen Einsatzbereich anpassbar ist. Mithilfe der Matrix lassen sich unter anderem Stärken und Schwächen, Ist- und Soll-Zustände sowie Entwicklungen abbilden.

Der Fokus einer Skill-Matrix liegt auf den Hard und Soft Skills, während die Kompetenzmatrix auch weitere Felder wie Wissen, Einstellungen und Verhaltensweisen berücksichtigt. Unterm Strich handelt es sich jedoch in beiden Fällen um eine Qualifikationsmatrix.