Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Muster, Aufbau & Tipps 2024

Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist ein Dokument, in dem Arbeitgeber die Tätigkeiten von Arbeitnehmenden beschreiben und deren Leistungen beurteilen. Angestellte haben laut Gesetz einen Anspruch auf ein solches Zeugnis; entweder zum Ende eines Beschäftigungsverhältnisses oder unter Umständen bereits währenddessen.

Mit dem qualifizierten Arbeitszeugnis können Arbeitssuchende gegenüber potenziellen Arbeitgebern Ihre Qualifikationen nachweisen. Deshalb gehört es in jede Bewerbungsmappe.

Das Dokument gilt als offizielle Urkunde, weshalb sie in Papierform ausgestellt und von Hand unterschrieben sein muss (§630 BGB sagt: „Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“)

Es gibt auch ein sogenanntes einfaches Arbeitszeugnis – wo ist der Unterschied?

Das einfache Arbeitszeugnis bescheinigt lediglich, dass ein Arbeitnehmender bei einem Unternehmen beschäftigt war. Es enthält nur Angaben zur Dauer der Beschäftigung, zu den Tätigkeiten und dem Verantwortungsbereich. Es enthält jedoch keine Bewertung oder Beurteilung.

Das qualifizierte Zeugnis fällt umfangreicher aus; es ist meist auf ein bis zwei Seiten ausformuliert. Darin werden verschiedene Aspekte der Leistungen und des Verhaltens eines Angestellten beschrieben und beurteilt.

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Grundsätzlich können nur angestellte Arbeitnehmende ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern; Freelancer etwa haben keinen Anspruch.

Arbeitgeber müssen das qualifizierte Arbeitszeugnis allerdings nicht automatisch ausstellen: Angestellte haben eine Holschuld. Sie müssen das Zeugnis beim Arbeitgeber anfordern.

Dann sind Arbeitgeber jedoch dazu verpflichtet. Weigern sie sich, können Arbeitnehmende vor Gericht klagen und eventuell sogar Schadenersatz verlangen, wenn sie etwa wegen eines fehlenden Zeugnisses keinen neuen Job gefunden haben.

Es gibt zwei Arten von Zeugnissen, die zu unterschiedlichen Anlässen ausgestellt werden:

Das Abschlusszeugnis stellen Arbeitgeber für Mitarbeitende nach deren Ausscheiden aus dem Betrieb aus, bis spätestens zum Ablauf der Kündigungsfrist. Warum das Arbeitsverhältnis endet spielt dabei keine Rolle.

Arbeitnehmende können das Zeugnis bereits dann verlangen, sobald absehbar ist, dass die Beschäftigung endet. Mit diesem Zeugnis können sie sich bereits auf neue Stellen bewerben. Dabei handelt es sich jedoch um ein Zwischenzeugnis, es ist kein Ersatz für das Abschlusszeugnis. (In der Zwischenzeit können sich Dinge noch ändern.)

Das Zwischenzeugnis wird während einer noch laufenden Beschäftigung ausgestellt. Dafür braucht es jedoch einen Grund, wie etwa:

• Mitarbeitende möchten sich um eine neue Stelle bewerben.

• Das Aufgabengebiet von Mitarbeitenden hat sich geändert.

• Mitarbeitende werden in eine andere Abteilung versetzt oder die vorgesetzten Führungskräfte wechseln.

• Das Unternehmen wird verkauft und hat nun andere Inhabende oder Geschäftsführende.

• Das Arbeitsverhältnis dauert bereits mehrere Jahre an, ohne dass währenddessen ein Zwischenzeugnis erstellt wurde.

Ohne relevanten Grund haben Arbeitnehmende jedoch keinen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. Sie können es nicht „einfach so“ verlangen.

Der gesetzliche Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht ein Jahr lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Arbeitgeber können diese Frist jedoch im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag verkürzen. Vier Wochen nach Ende des Arbeitsverhältnisses sind eine übliche Frist.

Angestellte sollten am besten gleich mit dem Kündigungsschreiben das Arbeitszeugnis anfordern. Kündigt der Arbeitgeber, kann er ebenfalls gleich mit der Kündigung die Ausstellung des Zeugnisses in Aussicht stellen.

Welche Angaben müssen im qualifizierten Arbeitszeugnis enthalten sein?

• Überschrift „Arbeitszeugnis“

• Ausstellungsdatum: das Datum des letzten Arbeitstags

• Stammdaten: Name des Mitarbeitenden, Beginn der Tätigkeit, Job-Bezeichnung

• Beschreibung der Tätigkeit: Abteilung(en), Rolle(n), Verantwortlichkeiten (fachlich, ggf. Personalverantwortung)

• Ausführliche Beurteilung der Leistung und des Sozialverhaltens; zum Schluss eine zusammenfassende Leistungsbeurteilung

• Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses (bei fristloser Kündigung darf der Grund für die Kündigung nur mit dem Einverständnis des Arbeitnehmers genannt werden.)

• Abschlussformel und Zukunftswünsche: Danksagung und Anerkennung; Ausdruck des Bedauerns, dass das Verhältnis endet; Gute Wünsche für die Zukunft

• Datum und Unterschrift, eventuell Firmenstempel

Ein Hinweis zum Zwischenzeugnis: Es sollte in der Gegenwartsform formuliert sein, da das Beschäftigungsverhältnis noch andauert.

Das Zeugnis muss eigenhändig unterzeichnet werden von einer ranghöheren Person, die die (direkte oder indirekte) Personalverantwortung für den Mitarbeitenden trug: zum Beispiel von der Geschäftsführung oder vom Vorstand, von der Abteilungsleitung oder von direkten Vorgesetzten. Eine Unterschrift durch gleichrangige Kolleg:innen oder durch Mitarbeitende der Personalabteilung sind nicht gültig.

Als offizielle Urkunde muss das Arbeitszeugnis hohe, formelle Anforderungen erfüllen, nämlich:

• Ansprechender Gesamteindruck

• Verwendung des regulären Firmenbriefbogens (mit Logo und Firmendaten)

• Auf A4-Briefbögen in Papierform

• Keine Beschmutzungen oder Beschädigungen

• Vollständige, korrekte Angaben

• Angemessener Umfang (in der Regel ein bis zwei Seiten)

Arbeitnehmende müssen Zeugnisse nicht akzeptieren, wenn das Papier etwa Eselsohren oder andere „Schönheitsfehler“ hat, oder sich Tippfehler eingeschlichen haben. Arbeitgeber sollten Zeugnisse deshalb intensiv prüfen und geschützt in einer Mappe versenden oder aushändigen.

Ein Zeugnis muss wohlwollend formuliert sein. Das bedeutet nicht, dass nur Lob und positive Beurteilungen erlaubt sind. Jedoch muss die Formulierung positiv und konstruktiv – also wohlwollend – sein. Das Zeugnis darf die Ex-Mitarbeitenden nicht unangemessen auf ihrem weiteren Weg und bei der Jobsuche behindern.

Arbeitgeber sollten in Arbeitszeugnissen deshalb Tatsachen benennen und die Leistungen objektiv beschreiben, anstatt den Charakter oder die Motivationen der Mitarbeitenden zu bewerten. Persönliche Meinungen oder Spekulationen sind tabu.

Aus der Wohlwollenspflicht resultieren bekannte Formulierungen wie „er oder sie hat sich bemüht“ – klingt positiv, ist aber eher Note Mangelhaft bis Ungenügend.

Entspricht das Arbeitszeugnis inhaltlich oder formell nicht den Anforderungen, müssen es Arbeitnehmende nicht akzeptieren. Als Erstes sollten sie den Arbeitgeber darauf hinweisen und um Ausbesserung bitten. Oftmals sind Fehler Absicht; gerade bei kleineren Betrieben, die wenig Routine in der Erstellung von Arbeitszeugnissen haben.

Kann keine Einigung erzielt werden, können Arbeitnehmende das Zeugnis gerichtlich anfechten. Arbeitgeber tun jedoch gut daran, die Sache einvernehmlich zu regeln und persönliche Befindlichkeiten oder Konflikte hinten anzustellen. Gehen Mitarbeitende im Streit, kostet das unnötig Zeit, Geld und Nerven – und es fördert den Ruf als Arbeitgeber nicht unbedingt.

Wer das Arbeitszeugnis schreibt, ist nicht festgelegt und auch irrelevant. Vorgesetzte oder die Personalabteilung können das tun; Arbeitnehmende können den Text auch selbst verfassen und als Vorschlag einreichen. Entscheidend ist, dass am Ende eine vorgesetzte Person unterschreibt.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu formulieren ist eine Wissenschaft für sich. Es kommt auf kleinste Details an. So stehen folgende Formulieren jeweils für unterschiedliche Bewertungen, von „großartig“ bis „schlecht“:

• stets zu unserer vollsten Zufriedenheit

• stets zu unserer vollen Zufriedenheit

• zu unserer vollsten Zufriedenheit

• zu unserer vollen Zufriedenheit

• zu unserer Zufriedenheit

Es kommt bei der Bewertung darauf an, die Leistungen einerseits wahrheitsgemäß zu beschreiben, andererseits die Wohlwollenspflicht zu beachten und sich rechtlich nicht angreifbar zu machen.

Statt sich die Formulierungen für jedes Zeugnis neu auszudenken, sollten Sie sich eine Mustervorlage mit einem Katalog an Formulierungen erstellen und diese juristisch prüfen lassen. Diese Vorlage können Sie in einer Personalsoftware hinterlegen. Sie müssen dann nur jeweils die Daten der Mitarbeitenden und die Bewertungen eingeben und das Arbeitszeugnis wird automatisch erstellt.

Die Beurteilung stützen Sie am besten auf die Leistungsbewertungen und das Feedback von Vorgesetzten und Mitarbeitenden („360-Grad-Feedback“), die sie laufend erfasst und dokumentiert haben. Dadurch können Sie wahrheitsgemäße Arbeitszeugnisse erstellen und haben die Argumente auf Ihrer Seite, falls es einen Streit über die Beurteilung geben sollte.