Recht auf Teilzeit: 5 Antworten, die jeder kennen sollte

Flattern Ihnen gelegentlich Anträge für Teilzeitarbeit auf den Schreibtisch? In Zukunft könnte das deutlich öfter passieren: Die Zahl an Teilzeitbeschäftigten in Deutschland wächst kontinuierlich. Zwischen 1991 und 2018 laut Bundesregierung um 14,3 %.

Während das Recht auf Teilzeit bis dato vorrangig aus familiären Gründen in Anspruch genommen wurde, wünscht sich die neue Generation von Arbeitnehmern schlichtweg mehr Flexibilität und Zeit für sich. Karriere in Teilzeit könnte also durchaus ein Arbeitskonzept der Zukunft sein.

Damit Sie auf die Teilzeitwünsche Ihrer Mitarbeiter gut vorbereitet sind, beantworten wir die wichtigsten Fragen. Nervöse Lidzuckungen beim Gedanken an Teilzeitanträge bleiben Ihnen damit erspart – versprochen.

Checkliste Teilzeit: Das muss HR vorbereiten

Rechtliche Rahmenbedingungen, Organisation, Prozesse: Diese Checkliste hilft Ihnen, den Übergang Ihrer Mitarbeitenden von Voll- in Teilzeit sauber zu planen.

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Unter gewissen Voraussetzungen hat jeder Angestellte – auch Führungskräfte – das Recht, seine Arbeitszeit zu verringern, wieder zu steigern oder anders zu verteilen. Das regelt seit 2001 das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Eine gesetzliche Mindeststundenzahl bei Teilzeit besteht zwar nicht, stattdessen werden Arbeitsstunden individuell im Arbeitsvertrag festgelegt. Sie können beispielsweise über praktische Zeiterfassungssysteme dokumentiert werden. Das macht die Zeiterfassung online für Sie nicht nur leichter, zugleich gewährleisten Sie, dass Teilzeitmitarbeiter für Überstunden entsprechend bezahlt werden.

Übrigens: Teilzeitbeschäftigte sind arbeitsrechtlich mit Vollzeitkräften gleichgestellt. Auch für sie gelten Lohnfortzahlung bei Krankheit, die gleiche Bezahlung (anteilig entsprechend der verringerten Arbeitszeit) und sonstige Leistungen wie anteiliges Weihnachtsgeld.

Besonders kleine Unternehmen würde ein uneingeschränktes Recht auf Teilzeit hart treffen. 

Für das Recht auf Teilzeit müssen daher zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der Mitarbeiter arbeitet länger als sechs Monate im Unternehmen (§ 8 Abs. 1 TzBfG).

• Der Arbeitgeber beschäftigt mehr als 15 Mitarbeiter (§ 8 Abs. 7 TzBfG).

Damit ein Mitarbeiter seine wöchentliche Arbeitszeit wirksam verringern kann, muss er seinen Wunsch dem Arbeitgeber gegenüber mindestens drei Monate vorher ankündigen. Das gibt Vorgesetzten und Personalabteilungen Zeit, die Details zu regeln. Ihr Mitarbeiter muss angeben, wie viele Stunden er reduzieren will und wie er seine Arbeitszeit künftig verteilen will. Begründen muss er seinen Teilzeitwunsch nicht.

Achtung: Der Teilzeitwunsch tritt in dem vom Mitarbeiter geforderten Umfang in Kraft, wenn der Vorgesetzte diesen nicht spätestens einen Monat vor dem vorgeschlagenen Beginn in Schriftform ablehnt – eine E-Mail reicht nicht!

Ein Mitarbeiter, der seinen Arbeitsumfang schon einmal verringert hat, kann diesen erst nach zwei Jahren weiter reduzieren. Die Zwei-Jahres-Frist gilt auch, wenn der Arbeitgeber das Teilzeitgesuch aus betrieblichen Gründen wirksam abgelehnt hat.

Alle Arbeitszeitmodelle perfekt im Blick

Der Eine arbeitet Teilzeit, der Nächste mobil, der Dritte aus dem Homeoffice im Ausland. Gut, dass Sie mit der digitalen Personalakte von Personio nie den Überblick verlieren. Dokumentieren Sie alle Mitarbeiterinfos zentral, hinterlegen Sie, wer wann verfügbar ist und verwalten Sie Ihr Team sicher und einfach.

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Prinzipiell ja – aber nicht ohne Weiteres. Ein Arbeitgeber mit mehr als 15 Mitarbeitern kann nur wirksam ablehnen, wenn betriebliche Gründe gegen eine Teilzeit sprechen, etwa wenn

• die Organisation dadurch wesentlich beeinträchtigt wird.

• die Arbeitsabläufe dadurch gestört werden.

• die Sicherheit im Betrieb vermindert wird.

• unverhältnismäßig hohe Kosten für den Arbeitgeber entstehen.

Beispiel: Dem Arbeitgeber ist es nicht zuzumuten, eine Vollzeitkraft einzustellen, um den Arbeitsausfall auszugleichen oder die Arbeit so umzuverteilen, dass andere Mitarbeiter deshalb dauerhaft Überstunden schieben müssen.

Wenn Ihr Unternehmen keine Teilzeitarbeit erlauben will, sollten Sie in der Lage sein, diese Gründe konkret und nachvollziehbar zu belegen. Außerdem sind Arbeitgeber verpflichtet, mit dem Arbeitnehmer zu verhandeln – vielleicht eignet sich statt der 40-Stunden-Woche ja eine 35-Stunden-Woche?

Übrigens sollten Sie Teilzeitarbeit nicht partout ablehnen. Hier ein paar schlagkräftige Argumente:

• Eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt und Berufsforschung (IAB) ergab, dass Teilzeitangestellte motivierter, produktiver und seltener krank sind.

• 78,1 % der in einer Studie befragten Führungskräfte in Österreich schätzten ihre Teilzeitkräfte als effektiver ein – sie würden sich mehr auf das Wesentliche konzentrieren.

Seit dem 1. Januar 2019 erlaubt das Teilzeitgesetz Arbeitnehmern, ihre Arbeitszeit für einen festgesetzten Zeitraum zu verringern und danach wieder zu ihrer ursprünglichen Arbeitszeit zurückzukehren. Doch nicht jeder hat Anspruch auf diese Art von Teilzeit – dafür müssen folgende Kriterien zutreffen.

Die Brückenteilzeit ist eine der wichtigsten Neuerungen im Arbeitsrecht 2019. Deshalb hat uns Thomas Wahlig, Fachanwalt für Arbeitsrecht, genauere Einblicke gegeben.

Alle, die sich in das Thema Brückenteilzeit fuchsen wollen, finden hier die Aufzeichnung unseres Webinars:

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Die Anzahl der Urlaubstage hängt davon ab, auf wie viele Tage Ihr Teammitglied seine Arbeitsstunden verteilt hat.

Beispiel: Zwei Teilzeitmitarbeiter mit 30-Stunden-Woche, deren Unternehmen einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr gewähren, können unterschiedliche Urlaubsansprüche haben. Mitarbeiter A arbeitet an fünf Tagen die Woche, genau wie seine Kollegen mit 40-Stunden-Woche. Mitarbeiter B verteilt seine Arbeitsstunden auf drei Tage. So hat Mitarbeiter A im Kalenderjahr die vollen 30 Urlaubstage, Mitarbeiter B hingegen nur 18.

Alles rund um das Thema Urlaubsansprüche bei Teilzeit finden Sie in diesem Artikel.

Teilzeitmitarbeiter sind ein Gewinn für Ihr Team – sie arbeiten oft motivierter und effizienter als ihre Vollzeitkollegen. Das ist allerdings nur möglich, wenn Prozesse, Strukturen und Verantwortlichkeiten im Vorfeld geklärt werden. Diese Checkliste hilft Ihnen dabei.

Hat Ihr Mitarbeiter rechtlich gesehen Anspruch auf Teilzeit? Siehe Frage 2 / Frage 4.

Steht der Teilzeitarbeit aus Arbeitgebersicht nichts im Wege? Falls ja, haben Sie rechtzeitig, also spätestens einen Monat vor gewünschtem Beginn der Teilzeitarbeit Ihres Mitarbeiters, schriftlich Einspruch eingelegt?

Wurden alle Fristen und Formalien eingehalten?

Haben Sie Umfang und Umverteilung der Stundenzahl klar definiert und dem Arbeitsvertrag hinzugefügt?

Haben Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten besprochen, wie er seine Zeit sinnvoll gliedern und seine Arbeit zukünftig organisieren kann?

Wurden alle wichtigen Ansprechpartner und Teammitglieder von der Veränderung informiert und Aufgaben ggf. umverteilt?

Berechnen Sie, wie viel Gehalt Ihr Mitarbeiter ab sofort erhält und wie sich seine Urlaubsansprüche verändern.

Aufgepasst: Personio erspart Ihnen lästige administrative Details – alle Änderungen werden in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung automatisch erfasst und mit entsprechender DATEV-Integration direkt an Ihren Steuerberater oder Lohnbuchhalter geschickt.