Recruiting Chatbots: Chancen, Kosten und beste Tools für HR-Profis

Ein Recruiting-Chatbot ist ein intelligentes Programm, das einen Dialog zwischen Menschen und Technik ermöglicht. Es interagiert mittels Texteingabe auf natürliche Weise mit Bewerber:innen über Chatplattformen und Websites. Recruiting-Chatbots können Fragen beantworten, Vorauswahlen treffen und den Bewerbungsprozess begleiten.

Recruiting-Chatbots sind praktische digitale Assistenten, die versprechen, das Recruiting-Team zu entlasten. Diese Vorteile bringen die smarten Helfer für HR und Bewerber:innen mit sich:

Recruiting-Chatbots kurbeln die Effizienz im Bewerbungsprozess an. Durch automatisiertes Screening reduzieren sie den Arbeitsaufwand für HR-Teams erheblich. Zeitintensive Tätigkeiten wie das Abgleichen von Qualifikationen und Erfahrungen mit den Anforderungen einer Position können sie übernehmen. So können sich HR-Profis auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren, die menschliche Intuition und Entscheidungsfindung erfordern.

Ein großer Vorteil von Recruiting-Chatbots liegt darin, dass sie rund um die Uhr erreichbar sind. Bewerber:innen, die in verschiedenen Zeitzonen leben oder außerhalb der regulären Arbeitszeiten aktiv sind, können mit dem Chatbot interagieren, ohne darauf warten zu müssen, dass sich HR-Ansprechpartner:innen zurückmelden. Diese ständige Verfügbarkeit verbessert die Candidate Experience erheblich und beschleunigt den gesamten Bewerbungsprozess.

Chatbots können mehrere Bewerber:innen gleichzeitig in Sekundenschnelle betreuen – eine Herausforderung, die für einen durchschnittlichen Menschen nur schwer zu bewältigen ist. 

Durch den Einsatz von maschinellem Lernen und fortschrittlicher Datenanalyse können Recruiting-Chatbots Bewerberprofile objektiv vorauswählen, wenn sie richtig “gefüttert” werden. Menschliche Vorurteile haben so keine Chance mehr. Unternehmen können damit sicherstellen, dass nur die objektiv qualifiziertesten Bewerber den nächsten Schritt im Auswahlprozess machen. Ein positiver Faktor hinsichtlich Diversität!

Chatbots ermöglichen eine nahtlose und direkte Kommunikation mit Talenten. Sie können automatisch auf häufig gestellte Fragen antworten und sogar persönliche Feedbacks geben. Eine klare und schnelle Kommunikation trägt dazu bei, das Interesse der Bewerber:innen aufrechtzuerhalten und die Candidate Experience zu steigern.

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Die Wahl des besten Recruiting-Chatbots hängt von den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens ab. Sie sollten sich genau mit den jeweiligen Funktionen vertraut machen und vor allen Dingen schauen, was Ihnen wichtig ist. Beispiele für branchenführende Lösungen sind:

Der Mya-Chatbot kann Bewerbungsprofile mit der Stellenanforderung vergleichen und stellt Bewerbenden dafür passende Fragen. So sammelt er schon vor der Bewerbung ergänzende Informationen zum Lebenslauf. Außerdem beantwortet der Chatbot Fragen zum Unternehmen, dem Bewerbungsprozess und der spezifischen Stelle. 

Olivia kann Talente screenen, Bewerbungsgespräche vereinbaren, Fragen beantworten und auch Erinnerungen zu verschiedenen Themen verschicken.

Durch die Integration von Chat GPT-4 kann dieser fortschrittliche Chatbot die Einträge der Wissensdatenbanken von Unternehmen kreativ kombinieren, um individuelle Antworten für Bewerber:innen zu generieren. Bei Folgefragen knüpft der Bot an den bisherigen Gesprächsverlauf an und sucht in der Datenbank nach passenden Informationen.

In diesem Artikel verraten wir Ihnen die HR-Power-Hacks für Chat GPT.

Die Kosten für einen Chatbot variieren stark und sind abhängig von Funktionen und Komplexität. Einfache Modelle beginnen schon bei wenigen tausend Euro. Je mehr Integrationen der Chatbot bietet und je komplexer er ist, desto teurer wird er: Backend-gesteuerte Systeme kosten mehrere tausend Euro. Für KI-Chatbots, die kontinuierlich dazulernen, muss man gut und gerne mind. 20.000 Euro bezahlen. Hochkomplexe, individuelle Bots mit umfangreichen Integrationen und KI können die Kosten sogar auf sechsstellige Beträge anheben. Allerdings bieten sie auch erstklassige, lernfähige Chatbot-Technologie. 

Recruiting-Chatbots sind nicht nur für Großunternehmen geeignet. Auch kleinere und mittelständische Unternehmen können von der Effizienzsteigerung profitieren – gerade, wenn das HR-Team kleiner ist und nur begrenzte Kapazitäten hat. 

Besonders in Branchen mit hohem Bewerbungsaufkommen, wie dem Einzelhandel oder der IT, können Chatbots einen signifikanten Mehrwert bieten.

Chatbots kommen in HR-Abteilungen immer öfter zum Einsatz. Kein Wunder, denn sie können bei vielen Aufgaben unterstützen und Mitarbeitende entlasten:

• Vorqualifizierung von Bewerber:innen: Chatbots können mithilfe von gezielten Fragen das Screening von Talenten übernehmen. Durch die Analyse von Antworten und Lebensläufen filtern sie automatisch diejenigen heraus, die am besten zu den Anforderungen der Position passen.

• Bewerbungsprozessbegleitung: Die Einsatzmöglichkeiten von Chatbots erstrecken sich über den gesamten Bewerbungsprozess. Sie können Bewerber:innen helfen, ihre Unterlagen einzureichen, Termine für Gespräche koordinieren, passende Stellen zu finden und wichtige Informationen über das Unternehmen bereitstellen.

• Onboarding-Unterstützung: Chatbots begleiten den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter:innen. Sie können ihnen wichtige grundlegende Informationen geben oder dabei helfen, Unternehmenstools aufzusetzen. So erleichtern sie neuen Kolleg:innen den Einstieg.

• HR-Helpdesk: HR-Chatbots können als virtueller Helpdesk für Mitarbeiter:innen fungieren. Als erste Anlaufstelle für Informationen liefern sie Antworten auf häufige Fragen und klären Anliegen zeitnah. So entlasten sie das HR-Team von repetitiven Aufgaben. 

• Learning & Development: Nicht nur bei der Rekrutierung, sondern auch bei der internen Entwicklung von Teammitgliedern können Unternehmen Chatbots einsetzen. Sie können Schulungsmöglichkeiten empfehlen, Feedback zu Leistungen geben und die berufliche Weiterentwicklung unterstützen.

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Die Einführung von Recruiting-Chatbots eröffnet Unternehmen viele Chancen und Potenziale, die den Rekrutierungsprozess auf das nächste Level heben können. Doch wie jede innovative Technologie kommen auch Chatbots mit ihren eigenen Herausforderungen und Grenzen. 

1. Klare Ziele setzen: Definieren Sie klare Ziele für den Einsatz des Chatbots im Rekrutierungsprozess. Überlegen Sie, welche Aufgaben automatisiert werden sollen, um den größten Nutzen zu erzielen.

2. Integration in bestehende Systeme prüfen: Stellen Sie sicher, dass der Chatbot nahtlos in bestehende HR-Systeme integriert werden kann. Denn nur eine reibungslose Kommunikation mit anderen Softwarelösungen optimiert den Gesamtprozess.

3. An das Unternehmen anpassen: Jedes Unternehmen hat eigene HR- und Recruiting-Prozesse – achten Sie bei der Auswahl eines Chatbots darauf, ob er für Ihre Prozesse und Anliegen geeignet ist oder entsprechend angepasst werden kann.

4. Mitarbeitende trainieren: Das HR-Team sollte wissen, wie sie mit dem Chatbot arbeiten können und wie sich Prozesse dadurch verändern. Bieten Sie entsprechende Schulungen an. Das ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass menschliche Intelligenz und emotionale Intelligenz in den richtigen Phasen des Rekrutierungsprozesses zusammenarbeiten.

5. Feedback einholen: Holen Sie kontinuierlich Feedback von Bewerber:innen und HR-Mitarbeiter:innen ein. So können Sie Schwachstellen identifizieren und den Chatbot kontinuierlich verbessern. Denn der Chatbot wird nur dann genutzt, wenn die Anwender:innen ihn akzeptieren und damit zufrieden sind.