Reisekostenrichtlinie: Vorteile, Inhalt, Muster

Eine Reisekostenrichtlinie ist ein Dokument, das feste, verständliche und transparente Regeln für Ausgaben im Rahmen von Geschäftsreisen definiert. Damit dient die Richtlinie einerseits allen Mitarbeitenden als wichtige Orientierung im Hinblick auf möglicherweise definierte Kostengrenzen bei geschäftlich veranlassten Reisen und andererseits als Leitlinie zum Procedere rund um die Einreichung und die Erstattung von Reisekosten durch das Unternehmen.

Mit einer Reisekostenrichtlinie möchten Unternehmen unnötige zusätzliche Aufwände bei der Bearbeitung der Reisekostenabrechnung möglichst vermeiden und einen Missbrauch ausschließen. Klare Vorgaben helfen sowohl bei der Einreichung der Reisekosten durch die Mitarbeitenden als auch bei der Bearbeitung der Reisekosten durch HR und Buchhaltung.

Über die Inhalte und die Form der Reisekostenrichtlinie entscheidet jedes Unternehmen selbst. Es gibt hierfür weder gesetzliche Vorschriften noch formelle Vorgaben. Folgende drei Kategorien sollten aber grundsätzlich durch eine Reisekostenrichtlinie geregelt werden.

• Beantragung und Planung von Geschäftsreisen

• Buchung von Geschäftsreisen

• Reiskostenabrechnung und Rückerstattung der Reisekosten

In einer Reisekostenrichtlinie werden klare Anleitungen formuliert, welche Prozesse bei der Planung und Beantragung von Geschäftsreisen einzuhalten sind, welche Regeln für die Buchung der Reisen gelten, wie der Verpflegungsmehraufwand geregelt ist und auf welchem Weg die Reisekostenabrechnungen zu erstellen und zu überprüfen sind.

Mit diesen Vorgaben können Unternehmen u.a. dafür sorgen, dass ein jährliches Reisebudget möglichst eingehalten werden kann. Denn wenn Beschäftigte keine Regeln für die Buchung von Verkehrsmitteln oder Hotels haben, entscheiden sie gerne nach eigenem Gusto. Und für die eigene Bequemlichkeit, was die Reisekosten unkontrolliert in die Höhe treiben kann.

Vorlage: Reisekostenrichtlinie Muster

Nutzen Sie dieses praktische Muster, um Ihre eigene Reisekostenrichtlinie zu erstellen und Ihren Mitarbeitenden klare Vorgaben für Reisekosten zu geben. 

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Diese Punkte sollte eine Reisekostenrichtlinie enthalten.

Der Zweck

Wozu dient die Richtlinie? Welche Vorteile haben die Mitarbeitenden von der Einhaltung der Richtlinie?

Der Geltungsbereich

Für wen gilt die Reisekostenrichtlinie? Für alle Mitarbeitenden? Auch für Führungskräfte? Nur für bestimmte Bereiche oder Abteilungen? Welche Arten von Geschäftsreisen werden abgedeckt?

Die Beantragung

Wie werden Geschäftsreisen im Unternehmen beantragt? Per Mail? Per Formblatt? Gibt es ein Tool, in dem gleich auch mögliche Freigaben durch Vorgesetzte geregelt sind? Wer muss freigeben? Gibt es Fristen zur Freigabe?

Die Reiseplanung

Welche Fristen zur Reiseplanung müssen beachtet werden? Wer muss bis wann über die Abwesenheiten des Reisenden informiert werden? Greifen dabei automatische Vertretungsregelungen in den Teams?

Grundsätzliche Leitlinien zur Nutzung von Verkehrsmitteln und Unterkünften

Welche Transportmittel dürfen bzw. sollen primär gebucht werden? Welche Klassen (Bahn, Flugzeug, Mietauto) dürfen gebucht werden? Gibt es Nachhaltigkeitsziele, die das Unternehmen anstrebt und haben diese z.B. Folgen für Flugreisen? Welche Unterkünfte sollen vorrangig gebucht werden? Gibt es Sternekategorien, die nicht überschritten werden dürfen? Gibt es Kostenobergrenzen?

Die Reisebuchung

Wer bucht? Ein externes Reisebüro? Eine interne Abteilung? Die Reisenden selbst? Gibt es Plattformen, über die bevorzugt bzw. ausschließlich gebucht werden soll?

Die Reisekostenabrechnung

Wie ist die Abrechnung vorzunehmen? Welche Belege sind wie einzureichen? Werden digitale Tools verwendet oder läuft alles auf Papier? Wer muss unterschreiben und wer für die Richtigkeit abzeichnen?

Verpflegungsmehraufwand

Gibt es feste Sätze für oder Verpflegungspauschalen? Werden diese nach Zielland, Reisedauer oder anderen Kriterien unterschieden?

Sonderregelungen

Wie werden Auslandsreisen geregelt? Gibt es Spesenregelungen für Geschäftsessen? Gelten für bestimmte Reisen bestimmte Dokumentationsanforderungen? Unter welchen Bedingungen können Geschäftsreisen über das Wochenende verlängert werden?

Verhaltensregeln

Gibt es ethische Grundsätze in Bezug auf Reisekosten, wie z.B. sparsamer Umgang mit Ressourcen oder ein Verbot persönlicher Ausgaben auf Unternehmenskosten?

Mögliche Sanktionen bei Verstößen

Wie sehen Verstöße aus und wie werden diese sanktioniert?

Eine Reisekostenrichtlinie schafft zuallererst Verbindlichkeit, Orientierung und Klarheit für alle Betroffenen.

Sie sparen Kosten

Mit einer durchdachten Reisekostenrichtlinie vermeiden Unternehmen vor allem unnötige Kosten. So hilft die Festlegung auf bestimmte Verkehrsmittel und bestimmte Unterkünfte bei der Kostenoptimierung, weil die Geschäftsreisenden hier nicht frei wählen können.

Sie sorgen für Transparenz und Beständigkeit

Eine Reisekostenrichtlinie erleichtert grundsätzlich die Abrechnung von Reisekosten. So ist den Mitarbeitenden vor Reiseantritt stets bekannt, welche Reisekosten erstattet werden und wie der Prozess der Abrechnung läuft inkl. Fristen für die Erstattung. Außerdem werden alle vom Geltungsbereich der Richtlinie betroffenen Mitarbeitenden gleich, fair und gerecht behandelt. Dies kann auch zur Mitarbeitermotivation beitragen.

Sie optimieren die Abwicklung der Reisekosten

Wenn die Reisekostenrichtlinie formuliert, welche Informationen und Belege sie in welcher Form einreichen müssen, sind die Mitarbeitenden informiert. Bei der Erfassung und Erstattung der Reisekosten reduziert das den ohnehin nicht unerheblichen Verwaltungsaufwand und spart das Unternehmen damit auch kostbare Zeit.

Tipp: Optimieren Sie Ihr Reisekostenmanagement mit unserem Partner TravelPerk.

Sie minimieren Risiken

Umfasst die Reisekostenrichtlinie auch Themen wie Sicherheit, Versicherungsschutz und Notfallmaßnahmen, können potenzielle Risiken für Mitarbeitende reduziert und die Sicherheit während der Geschäftsreisen verbessert werden.

Sie halten Compliance ein

Eine gut dokumentierte Reisekostenrichtlinie erleichtert Compliance-Prüfungen und interne Audits. Die Einhaltung der Richtlinie kann nachgewiesen und überprüft werden, um die Einhaltung interner und externer Vorgaben sicherzustellen.

Vorlage zur Reisekostenabrechnung

Mit dieser Excel-Vorlage fassen Sie alle Informationen schnell und übersichtlich zusammen und sorgen für eine reibungslose Abrechnung.

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Erstellen Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die in Ihrer Reisekostenrichtlinie unbedingt auftauchen sollen. Arbeiten Sie die Punkte ab und ergänzen Sie die Aspekte, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.

In unsere kostenlose Vorlage für die Reisekostenrichtlinie können Sie alle individuellen Vorschriften und Regelungen direkt einfügen.

Nein, betriebliche Regelungen über die Höhe des Aufwendungsersatzes bei geschäftlichen Reisen und über entsprechende Pauschalbeträge sind nicht mitbestimmungspflichtig. Dies gilt auch dann, wenn die betrieblich festgelegten Spesensätze die lohnsteuerfreien Pauschbeträge übersteigen, die steuerfrei bleiben.

Aber: Zulagen für die Reisetätigkeit sind mitbestimmungspflichtig – wenn das Unternehmen damit nicht die dem Reisenden entstandenen Kosten in pauschalierter Form abgelten möchte.

Was ist die Verpflegungspauschale?

Unter Reisekosten fallen sämtliche Kosten, die einem Unternehmen im Verlauf einer Dienst- bzw. Geschäftsreise entstehen. Dies sind z.B. die Fahrtkosten, die bei Reisen mit dem Auto, dem Flugzeug oder der Bahn entstehen. Aber auch Kosten für die Übernachtung am Zielort, die sogenannten Reisenebenkosten (z.B. für Taxifahrten oder ÖPNV, Parkgebühren, Kommunikationskosten), sowie der Verpflegungsmehraufwand sind Reisekosten.

Grundsätzlich gilt: Eine Reisekostenabrechnung muss dann gemacht werden, wenn Mitarbeitende für ihren Arbeitgeber auf Dienstreise gehen. Mit anderen Worten: Wenn sie ihrer Arbeitspflicht nicht am gewohnten Arbeitsplatz nachkommen.

In diesem Zusammenhang ist der Begriff Dienstreise bzw. Geschäftsreise genauer zu betrachten. Denn nicht jede auswärtige Tätigkeit wird als Dienstreise anerkannt. Dienstreisen sind Reisen zu Kunden und Geschäftspartnern aber auch Reisen zu Betriebsstätten des eigenen Unternehmens – wenn die genannten Ziele außerhalb der Stadtgrenze der eigenen Arbeitsstätte liegen. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um eine sog. Auswärtstätigkeit – bei der die Reisekosten aber nicht erstattet werden.

Als Faustregel gilt: Wenn die Entfernung zwischen dem eigenen Wohnort und der festen Arbeitsstätte geringer ist als die Entfernung zwischen Wohnort und besuchtem Reiseziel, wird die Fahrt als Dienstreise akzeptiert und eine Reisekostenabrechnung ist möglich.

Weitere Details zur Reisekostenabrechnung lesen Sie hier.

Gesetzliche Vorschriften oder formale Vorgaben für das Erstellen eine Reisekostenabrechnung gibt es nicht. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitenden keine Pauschalen für Übernachtungen oder Verpflegungen zahlen, können die Geschäftsreisenden die ihnen im Rahmen der Reise entstandenen Kosten im Rahmen der eigenen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Jedes Unternehmen kann für die Reisekostenabrechnung ein eigenes Formular gestalten.

Angestellte erhalten die von ihnen vorgestreckten Ausgaben zeitnah von ihrem Arbeitgeber zurück, wenn sie eine Reisekostenabrechnung einreichen – damit kann das Unternehmen die Ausgaben steuerlich als Betriebskosten absetzen.