Remote Work: Was ist flexibles Arbeiten?

Die im Arbeitsmarkt heiß umkämpfte Generation Y – die circa 20- bis 35-jährigen – wünschen sich ausgeglichene Work-Life-Balance und Freiräume zur individuellen Entfaltung. Arbeitgeber müssen diese Erwartungen erfüllen und ihren Mitarbeitern zeitlich und räumlich flexibles Arbeiten ermöglichen. “Remote Work”, also arbeiten im Home Office, im Café, am Strand oder an irgendeinem anderen Ort der Welt, ist einer der wesentlichen Bestandteile dieser neuen Arbeitswelt.

Ob Onboarding organisieren, Arbeitszeiten eintragen oder Verträge online unterschreiben: Mit Personio laufen Ihre HR-Prozesse auch bei der Remote Work rund.

Ortsunabhängiges Arbeiten ist nicht nur “nice to have”. In einer repräsentativen Bitkom Umfrage sagten über ein Drittel aller befragten Arbeitnehmer, sie würden für mehr Flexibilität und Remote Work ihrer derzeitigen Stelle den Rücken kehren. Ob Sie Ihren Mitarbeitern flexible Arbeitsmodelle anbieten, kann also entscheidend dafür sein, ob Sie Talente für sich gewinnen und halten können.

Hat “Remote Work” in Ihrem Unternehmen schon einen festen Platz? Spätestens, wenn der erste Mitarbeiter seinen Teamleiter nach der Möglichkeit zum regelmäßigen Home Office fragt, sollten Sie sich als Personaler mit dieser Thematik beschäftigen.

Remote Work kann unterschiedlich aussehen. Ein Modell ist das mobile Arbeiten. In diesem Artikel erfahren Sie alle wichtigen Aspekte dazu.

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Ist Remote Work nur ein Zugeständnis an Mitarbeiter oder bieten solche Arbeitsmodelle echte Vorteile für Unternehmen? Belastbare Untersuchungen sagen: echte Vorteile.

• “Remote Work” ist ein echtes Bedürfnis für die junge, digitale Generation und ein schlagkräftiges Argument im Recruiting. In einer internationalen Studie von Buffer & AngelList kam heraus, dass 98 % der Befragten gerne remote arbeiten (würden). Als Gründe werden mehr Flexibilität, kein Pendeln und mehr Zeit für die Familia genannt.

• Im IT- und Technologie-Sektor sind verfügbare Spezialisten oftmals nur weit entfernt oder sogar im Ausland zu finden. Das Angebot, von zuhause aus zu arbeiten, ist oft die einzige Möglichkeit, solche Fachkräfte für sich zu gewinnen.

• Sie benötigen weniger Platz in Ihrem Firmengebäude und sparen Raumkosten ein. (Das sollte allerdings ein schöner Nebeneffekt und nicht der treibende Beweggrund sein.)

• Mitarbeiter, die (gelegentlich) von zuhause oder anderswo aus arbeiten, sind glücklicher, produktiver und seltener krank.

Natürlich verspricht ortsunabhängiges Arbeiten keine Glückseligkeit für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter. Es bringt eine ganze Reihe an Herausforderungen mit sich, die Sie ernst nehmen und mit denen Sie umgehen müssen:

• Durch den fehlenden persönlichen Kontakt kann Zusammenhalt, Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens leiden.

• Zwischen den “Büro-” und den “Heimarbeitern” mag eine echte oder gefühlte Zwei-Klassen-Gesellschaft entstehen.In einer Unternehmenskultur, die bisher stark auf Anwesenheit und Kontrolle der Mitarbeiter basierte, kann die Einführung von Remote Work Verunsicherung hervorrufen.

• Arbeit von außerhalb des Firmengeländes bringt einige rechtliche Risiken mit sich.

Wie schaffen Sie es, diese Herausforderungen zu meistern und vor allem die Chancen und Vorteile von flexiblen Arbeitsplatz-Modellen für sich zu nutzen?

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Legen Sie gemeinsam mit den Fachabteilungen fest, welche Aufgabenbereiche, Teams oder Positionen für Remote Work infrage kommen. Treffen Sie klare, nachvollziehbare Regelungen. Wenn jeder weiß, wer wann und warum Anspruch auf Remote Work hat, werden Neid und Konkurrenzkämpfe unter den Mitarbeitern vermieden.

Grundsätzlich eignen sich Bereiche, in denen sich Arbeitsergebnisse qualitativ (z. B. Projektziele) oder quantitativ (z. B. angenommene Anrufe in einem Callcenter) gut messen lassen und die Arbeit zu einem hohen Grad digitalisiert ist.

Denken Sie nicht zu eng. Mit den richtigen Rahmenbedingungen ist Arbeit von überall aus fast für jeden “Schreibtischjob” möglich: Sogar in in der Personalabteilung.

Erweitern Sie Ihre internen Richtlinien und Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeiter um die erforderlichen Passagen. Fragen der Arbeitsplatzausstattung, der Kostenübernahme für Büromaterial und Strom und der Versicherung müssen beantwortet werden. Software-Lösungen ermöglichen Mitarbeitern, ihre Büro-Abwesenheiten einfach zu beantragen, sodass Vorgesetzte und auch Kollegen (über den automatischen Kalendereintrag) Bescheid wissen. Das macht den Prozess transparent und bindet alle Mitarbeiter ein.

Daneben ist es wichtig, Regelungen zu Arbeits- und Pausenzeiten bei Remote Work zu treffen und festzulegen, wie oft oder zu welchen Terminen die Mitarbeiter vor Ort anwesend sein müssen. Solche Regelungen geben allen Beteiligten Sicherheit, da sie verstehen, was von ihnen erwartet wird.

Untersuchen Sie, ob Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen auf die neue Situation angepasst werden müssen. Ein standardisierter Einarbeitungsplan (Onboarding) für neue Mitarbeiter ist außerdem Pflicht für Unternehmen, die ortsunabhängiges Arbeiten anbieten.

Lassen Sie den Abteilungen jedoch genügend Spielraum, um auf individuelle Anforderungen einzugehen. Starre einheitliche Regelungen für beispielsweise Callcenter-Mitarbeiter und Softwareentwickler bei Remote Work sind sicherlich nicht empfehlenswert.

Bei Remote Work entscheiden vor allem Technik- und Software-Ausstattung darüber, ob die Arbeit Freude macht und reibungslos vonstatten geht. Erst mit den richtigen Software-Tools für Kommunikation (zum Beispiel Videotelefonie und Chat) und Zusammenarbeit (zum Beispiel Projektmanagement-Lösung und Wissensdatenbank) entfalten sich die Produktivitätsvorteile von Remote Work.

Auch in ihrem Firmengebäude sind eventuell Änderungen nötig. Schließlich brauchen die Mitarbeiter einerseits während ihrer Anwesenheit vor Ort einen Platz. Andererseits sollen Ihre Büros nicht die Hälfte der Woche ungenutzt leer stehen. Ein so genanntes “Open Space”-Büro ist eine moderne und praktikable Option. Hier können sich die jeweils Anwesenden Mitarbeiter flexibel einen Platz aussuchen, Teams bilden und leicht miteinander ins Gespräch kommen.

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Ein Team zu führen, ist nie einfach. Ist das Team räumlich verteilt und trifft sich nur hin und wieder, ist es eine besondere Herausforderung. Remote Work stellt hohe Anforderungen an Kommunikations-, Moderations- und Motivationsfähigkeiten einer Führungskraft.

Schulen Sie Ihre Führungskräfte für diese spezielle Aufgabe. Unterstützen Sie sie bei Konflikten im Team. Helfen Sie Ihnen, passende Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern zu formulieren. Gerade bei Beförderungen sind Mitarbeiter, die außerhalb arbeiten, oft im Nachteil. Ihre Erfolge werden einfach weniger gesehen. Ein standardisiertes System zur Leistungsbeurteilung hilft Führungskräften, Talente zu erkennen und zu fördern.

Videotelefonie und Chats sind toll, ersetzen aber nie den persönlichen Kontakt. Je seltener Kollegen im selben Büro arbeiten, desto wichtiger sind persönliche Treffen. Organisieren Sie mit den Fachabteilungen regelmäßige Teambuilding-Maßnahmen.

Häufigkeit und Aufwand hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter außerhalb arbeiten und wie oft. Das kann vom wöchentlichen Statusmeeting gefolgt vom Weißwurstfrühstück am Montagvormittag gehen bis hin zum jährlichen Firmenevent, bei dem Kollegen von allen Kontinenten eingeflogen werden. Nicht ganz unwichtiges Detail am Rande: Die Budgets für Pizza, Bier, DJ und Hotelübernachtungen sollten fest eingeplant sein!

Auch wenn dieser Punkt an letzter Stelle steht: Er ist vielleicht der Wichtigste. Ihre Mitarbeiter müssen mit den Herausforderungen von Remote Work klar kommen – hohe Eigenverantwortung, eine gewisse soziale Isolation, hoher Digitalisierungsgrad. Sie dagegen müssen Ihren Mitarbeitern das Vertrauen entgegenbringen, dass sie ohne das wachsame Auge des Chefs ihr Bestes geben.

Mangelndes Vertrauen in die Motivation der Mitarbeiter ist eines der Hauptargumente, die Unternehmen gegen Remote Work anführen. Wenn Sie einem Mitarbeiter allerdings nicht voll vertrauen, ob er nun bei Ihnen im Büro sitzt oder nicht, darf die Frage erlaubt sein: Warum stellen Sie ihn überhaupt ein? Entgegen aller Befürchtungen steigt die durchschnittliche Produktivität von Mitarbeitern im Home Office an, wie Studien zeigen.

Achten Sie in Auswahlverfahren darauf, ob Kandidaten den nötigen Charakter und die Fähigkeiten mitbringen, um selbstbestimmt und ortsunabhängig arbeiten zu können. Die meisten wissen übrigens selbst ganz genau, ob sie “der Typ” fürs Home Office sind oder lieber jeden Tag ihre Kollegen sehen möchten.

Nach einem Experiment mit 250 Mitarbeitern entschieden sich die Hälfte der Probanden nach einigen Monaten Home Office wieder für ihren Büroschreibtisch. Die direkte Frage im Bewerbungsgespräch “Würden Sie gerne remote arbeiten, und warum (nicht)?” ist eine einfache wie effektive Methode, um herauszufinden, ob sich ein Kandidat für Remote Work eignet oder nicht.

Flexible Arbeitsmodelle wie Remote Work sind mitnichten Selbstläufer und können schiefgehen. Immer mal wieder sind Berichte von Konzernen wie IBM oder Yahoo zu hören, die (vordergründig) der Produktivität wegen tausende Mitarbeiter aus dem Remote Work zurück ins Büro holen.

Dem gegenüber stehen Erfolgsgeschichten wie die des US-Softwareunternehmens Buffer: Über 75 Mitarbeiter aus allen Zeitzonen dieser Erde arbeiten dort komplett “remote” zusammen und erwirtschaften einen jährlichen Umsatz von 14 Millionen US-Dollar (Stand: Mai 2017). Die Erfahrungsberichte der Buffer-Mitarbeiter sind übrigens eine Quelle der Inspiration für jedes Unternehmen, das über ortsunabhängiges Arbeiten nachdenkt.

Es kommt also darauf an, wie man´s macht. Arbeiten Sie ein individuelles Konzept aus, das zu Ihrem Unternehmen passt. Erproben Sie Remote Work in einem oder mehreren Modell-Teams, werten Sie die Ergebnisse aus und optimieren Sie sie. Dann rollen Sie das Konzept für Ihr komplettes Unternehmen aus.

Verzichten Sie nicht auf flexible, ortsunabhängige Arbeitsmodelle als Argumente, um neue Talente zu finden und zu binden. Erinnern Sie sich: 35 % aller Angestellten würden deshalb ihren Arbeitgeber wechseln. Wäre es nicht schön, wenn sie zu Ihnen wechseln und nicht zu Ihrem Wettbewerber?

>> Sie denken über einen Mix aus Home-Office und Büroarbeit nach? In diesem Artikel erfahren Sie, ob hybrides Arbeiten zu Ihrem Unternehmen passt.