Remote Work: Was ist flexibles Arbeiten?

Der englische Begriff Remote Work bedeutet so viel wie „Fernarbeit“ und bezeichnet eine ortsungebundene Arbeitsweise. Mit einem Remote-Job steht es einem also frei, seine Aufgaben von zu Hause aus bzw. an einem frei gewählten Ort zu verrichten – unter der gegebenen Voraussetzung, dass alle Arbeitsschritte und -prozesse online umsetzbar sind. 

Die Abgrenzung von Remote Work zu alternativen Bezeichnungen lässt sich nicht immer ganz eindeutig vollziehen. Es existieren einige verbreitete Synonyme, die zum Teil deckungsgleich verwendet werden, auch wenn beim näheren Hinsehen mitunter eine leichte begriffliche Unschärfe bleibt. Dazu zählen:

• E-Work

• Ortsunabhängiges Arbeiten

• Mobiles Arbeiten

• Homeoffice, Heimarbeit und Teleworking (mit dem Unterschied, dass Remote Work nicht zwingend an ein Heimbüro gebunden ist)

Bei den verschiedenen Formen von Remote Work wird die Unterscheidung vor allem hinsichtlich des Grads von Ortsunabhängigkeit vollzogen:  

• Full Remote/Komplettes Remoting: Alle Aufgaben werden ortsunabhängig erledigt und eine Präsenz im Büro ist zu keinem Zeitpunkt Voraussetzung.

• Alternierendes Remote Working/Teilweises Remoting: Angestellte arbeiten zeitweise im Büro und die restliche Zeit an einem Ort ihrer Wahl. Diese Form von Remote Work kann sowohl durch feste Bürotage strukturiert als auch flexibel geplant bzw. angeordnet werden. 

Das Konzept von Remote Work existiert bereits seit mehreren Jahrzehnten – und ist spätestens seit der Coronapandemie ein fester Bestandteil des gegenwärtigen Arbeitsalltags. Die bei Remote Work gegebene Ortsunabhängigkeit trägt dazu bei, das Bedürfnis nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance und mehr persönlichen Gestaltungsfreiheiten zu erfüllen.Remote Work ist somit ein unverzichtbarer Bestandteil von „New Work“, dem neuen, der Globalisierung Rechnung tragenden Verständnis von Arbeit und Arbeitsplatzgestaltung.

Remote Working bietet sich speziell für all diejenigen Berufsbilder an, die sich (ausschließlich) telefonisch bzw. via Internet abspielen:

• Texten, Bloggen, Übersetzen etc. 

• Grafikdesign, Fotografie

• Virtuelle Assistenz

• IT: z. B. Programmieren, Entwickeln, Webdesign

• (Online-)Marketing und Suchmaschinenoptimierung

• Projektmanagement 

• Buchhaltung und Steuerberatung

• Einkauf/Warenbeschaffung

• Coaching und (Lebens-)Beratung

• Marktforschung, Datenanalyse 

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Arbeitsmodelle wie Homeoffice und mobiles Arbeiten sind mehr als ein „Zugeständnis“ an Mitarbeiter:innen, denn sie bieten zugleich echte Vorteile für Unternehmen. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von Remote Work profitieren kann, und verschaffen Sie sich gleichzeitig einen Überblick über mögliche Risikofaktoren, um diesen von vornherein entgegenzuwirken.

• Remote Work wird von der jungen, digitalen Generation explizit nachgefragt und ist daher einschlagkräftiges Argument im Recruiting. 

• Im IT- und Technologie-Sektor sind verfügbare Spezialist:innen oftmals nur weit entfernt oder sogar im Ausland zu finden. Das Angebot, von zu Hause aus zu arbeiten, ist oft die einzige Möglichkeit, solche Fachkräfte für sich zu gewinnen.

• Sie benötigen weniger Büroraum in Ihrem Unternehmensgebäude und können ohnehin zur Verfügung stehende Raumkapazitäten gegebenenfalls anderweitig nutzen.

• Mitarbeiter:innen, die (gelegentlich) von zu Hause aus oder anderswo arbeiten, sind glücklicher, produktiver und seltener krank.

• Einsatzerprobte Remote-Work-Erfahrung erleichtert die Umsetzung von Workations, um Motivation, Teamzusammenhalt und internationales Netzwerken zu fördern. 

• Durch die verringerten Kontrollmöglichkeiten fällt es schwerer, zu überprüfen, womit Angestellte ihre Arbeitszeit verbringen.

• Fallen die täglichen Treffen am Arbeitsplatz weg, fühlen sich Mitarbeiter:innen schneller überfordert, alleingelassen und von den Kolleg:innen isoliert. 

• Eine zielgerichtete Kommunikation, gemeinsames Brainstorming und konstruktive Feedbackgespräche lassen sich einfacher realisieren, wenn sich alle von Angesicht zu Angesicht gegenübersitzen. Telefongespräche oder Videocalls bieten zwar eine gute Kommunikationsgrundlage, stellen jedoch keinen vollständigen Ersatz zu herkömmlichen Teammeetings dar. 

• Treten unerwartete (Software-)Fehler oder Komplikationen auf, gestaltet sich die Fehleridentifizierung und -behebung über Distanz deutlich schwerer.

• Eine höhere Flexibilität geht neben einer Vielzahl von positiven Effekten auch mit Risiken einher: Wenn berufliche und private Grenzen zu sehr verschwimmen, leiden darunter häufig Freizeit und Entspannung, während der Stresslevel stark ansteigt.

Online existieren inzwischen zahlreiche Anlaufstellen – sowohl für Arbeitnehmer:innen, die sich für einen ortsunabhängigen Job interessieren, als auch für Arbeitgeber, die einen solchen zu vergeben haben. Auf der Suche nach Remote-Arbeitskräften helfen Ihnen die folgenden Plattformen dabei, die passenden Kandidat:innen zu finden:

• GetRemote

• New Work Life

• Remotive

• Remotely

• DNX Jobs (Digitale Nomaden Jobbörse)

• Working Nomads

Natürlich stellt das bloße Einführen von ortsunabhängigem Arbeiten noch lange kein Patentrezept für Unternehmenserfolg oder Mitarbeiterzufriedenheit dar. Remote Work birgt eine Vielzahl von Herausforderungen, mit denen es umzugehen gilt:

• Durch den fehlenden persönlichen Kontakt können Zusammenhalt, Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Unternehmens leiden.

• In einer Unternehmenskultur, die bisher stark auf Anwesenheit und Kontrolle der Mitarbeiter:innen basierte, kann die Einführung von Remote Work Verunsicherung hervorrufen. Zudem besteht das Risiko, dass zwischen den „Büro-“ und den „Heimarbeitenden“ eine echte oder gefühlte Zwei-Klassen-Gesellschaft entsteht.

• Das Arbeiten außerhalb des Unternehmensgeländes bringt einige rechtliche Risiken mit sich. Entsprechende Fragen, wie beispielsweise zum Versicherungs- oder Datenschutz, sind im Vorfeld zu klären. 

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Wie schaffen Sie es, diese Herausforderungen zu meistern und vor allem die Chancen und Vorteile von flexiblen Arbeitsplatzmodellen für sich zu nutzen?

Legen Sie gemeinsam mit den Fachabteilungen fest, welche Aufgabenbereiche, Teams oder Positionen für Remote Work infrage kommen. Treffen Sie klare, nachvollziehbare Regelungen. Wenn jeder weiß, wer wann und warum Anspruch auf Remote Work hat, werden Neid und Konkurrenzkämpfe unter den Mitarbeitenden vermieden.

Grundsätzlich eignen sich Bereiche, in denen sich Arbeitsergebnisse qualitativ (z. B. Projektziele) oder quantitativ (z. B. angenommene Anrufe in einem Callcenter) gut messen lassen und die Arbeit zu einem hohen Grad digitalisiert ist.

Denken Sie nicht zu eng. Mit den richtigen Rahmenbedingungen ist das Arbeiten fast bei jedem „Schreibtischjob“ von überall aus möglich, sogar in der Personalabteilung.

Erweitern Sie Ihre internen Richtlinien und Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeiter:innen um die erforderlichen Passagen. Fragen der Arbeitsplatzausstattung, der Kostenübernahme für Büromaterial und Strom sowie der Versicherung müssen vorab beantwortet werden. Software-Lösungen ermöglichen es Mitarbeiter:innen, ihre Büro-Abwesenheiten einfach zu beantragen, sodass Vorgesetzte und auch Kolleg:innen (über den automatischen Kalendereintrag) Bescheid wissen. Das macht den Prozess transparent und bindet alle Mitarbeiter:innen ein.

Daneben ist es wichtig, Regelungen zu Arbeits- und Pausenzeiten bei Remote Work zu treffen und festzulegen, wie oft oder zu welchen Terminen die Mitarbeiter:innen vor Ort anwesend sein müssen. Solche Regelungen geben allen Beteiligten Sicherheit, da sie wissen, was von ihnen erwartet wird.

Untersuchen Sie, ob Zielvereinbarungen und Leistungsbeurteilungen an die neue Situation angepasst werden müssen. Ein standardisierter Einarbeitungsplan (Onboarding) für neue Mitarbeiter:innen ist außerdem Pflicht für Unternehmen, die ortsunabhängiges Arbeiten anbieten.

Lassen Sie den Abteilungen jedoch gleichzeitig genügend Spielraum, um auf individuelle Anforderungen einzugehen. Einheitliche Regelungen für Callcenter-Mitarbeiter:innen mögen mit Blick auf Gleichbehandlung und Vergleichbarkeit des Outputs sinnvoll sein, während zu starre Vorgaben für remote arbeitende Softwareentwickler:innen einem optimalen Arbeitsergebnis eher im Wege stehen könnten. 

Bei Remote Work entscheiden vor allem Technik- und Software-Ausstattung darüber, ob die Arbeit Freude bereitet und reibungslos vonstattengeht. Erst mit den richtigen Software-Tools für Kommunikation (zum Beispiel Videotelefonie und Chat) und Zusammenarbeit (zum Beispiel Projektmanagement-Lösungen und Wissensdatenbank) entfalten sich die Produktivitätsvorteile von Remote Work.

Auch im Büro- oder Unternehmensgebäude selbst sind eventuell Änderungen erforderlich. Schließlich benötigen die Mitarbeiter:innen während ihrer Anwesenheit vor Ort weiterhin einen Platz und gleichzeitig sollten die Büros nicht die Hälfte der Woche ungenutzt leer stehen. Ein sogenanntes „Open Space“-Büro ist eine moderne und praktikable Option. Hier können sich die jeweils Anwesenden flexibel einen Platz aussuchen, Teams bilden und leichter miteinander ins Gespräch kommen.

Ein Team zu führen, ist nie einfach. Ist das Team räumlich verteilt und trifft sich nur hin und wieder, bedeutet das eine besondere Herausforderung. Remote Work stellt somit hohe Anforderungen an die Kommunikations-, Moderations- und Motivationsfähigkeiten einer Führungskraft.

Schulen Sie Ihre Führungskräfte für diese spezielle Aufgabe. Unterstützen Sie sie bei Konflikten im Team. Helfen Sie ihnen, passende Zielvereinbarungen mit Mitarbeiter:innen zu formulieren. Gerade hinsichtlich Beförderungen sind Mitarbeiter:innen, die außerhalb arbeiten, oft im Nachteil. Ihre Erfolge werden einfach weniger wahrgenommen. Ein standardisiertes System zur Leistungsbeurteilung unterstützt Führungskräfte dabei, auch remote arbeitende Talente zu erkennen und zu fördern.

Videotelefonie und Chats sind eine großartige Neuerung im Berufsalltag, ersetzen aber gewiss nicht den persönlichen Kontakt. Je seltener Kolleg:innen im gleichen Büro arbeiten, desto wichtiger sind persönliche Treffen. Organisieren Sie in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen regelmäßige Teambuilding-Maßnahmen. Häufigkeit und Aufwand hängen dabei natürlich davon ab, wie viele Mitarbeiter:innen wie oft außerhalb arbeiten. 

Ob man nun ein gemeinsames Grillen auf dem Unternehmensgelände, einen fröhlichen Kegelabend oder sogar ein gemeinsames Wochenende in der Landeshauptstadt anbietet – Firmenevents dieser Art schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie signalisieren Ihren Angestellten Ihre Wertschätzung und sorgen gleichzeitig dafür, dass das „Wir-Gefühl“ auch in einem Betrieb mit erhöhtem Remote-Work-Aufkommen gestärkt wird bzw. erhalten bleibt. 

Auch wenn dieser Punkt hier an letzter Stelle aufgeführt wird, ist er vielleicht der wichtigste. Ihre Mitarbeiter:innen müssen in der Lage sein, mit den Herausforderungen im Rahmen von Remote Work positiv umzugehen. Die ausgeprägte Digitalisierung und eine gewisse soziale Isolation gehen mit einem hohen Grad an Eigenverantwortung und Selbstmanagement einher. Nicht nur die Angestellten müssen sich die neue Arbeitsweise zutrauen, auch Sie als Arbeitgeber müssen sich darauf verlassen können, dass Ihre Mitarbeiter:innen auch ohne das wachsame Auge des/der Vorgesetzten ihr Bestes geben. Mangelndes Vertrauen in die Motivation der Mitarbeiter:innen zählt übrigens derzeit zu den Hauptargumenten, die Unternehmen gegen Remote Work anführen.

Im Idealfall achten Sie also bereits beim Auswahlverfahren darauf, ob Kandidat:innen die nötigen persönlichen Eigenschaften und Fähigkeiten mitbringen, um eigenverantwortlich ortsunabhängig arbeiten zu können. Die meisten wissen übrigens selbst ganz genau, ob sie „der Typ“ fürs Homeoffice sind oder lieber jeden Tag ihre Kolleg:innen sehen möchten. Die direkte Frage im Bewerbungsgespräch „Würden Sie gerne von zu Hause (von einem anderen Standort) aus arbeiten – und warum (nicht)?“ ist eine einfache und effektive Methode, um herauszufinden, ob sich jemand für Remote Work eignet oder nicht.

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Die freie Wahl des Arbeitsplatzes bringt für Sie als Arbeitgeber zusätzliche organisatorische Verpflichtungen mit sich. Arbeiten Mitarbeiter:innen remote im Ausland, sind folgende Punkte entscheidend: 

• Informieren Sie sich über geltende Bestimmungen bezüglich Homeoffice im Ausland und die konkrete Gesetzeslage im gewählten Zielland. Hierzu zählen zum Beispiel Steuerregelungen und gesetzliche Feiertage.

• Klären Sie, ob die deutsche Sozialversicherung auch im Ausland Bestand hat. Dies ist abhängig von Aufenthaltsort und -dauer. 

• Schließen Sie gegebenenfalls eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung ab. 

• Stellen Sie sicher, dass die jeweiligen Visabestimmungen eingehalten werden. 

• Denken Sie bei der Planung an die unterschiedlichen Zeitzonen. 

• Legen Sie fest, wer welche Kosten trägt. 

Flexible Arbeitsmodelle wie Remote Work sind mitnichten Selbstläufer und sind nicht automatisch von Erfolg gekrönt. Gelegentlich gehen Berichte von ausgewählten Konzernen durch die Medien, die (vordergründig) aus Produktivitätsgründen eine Vielzahl von Mitarbeiter:innen aus dem Remote Work zurück ins Büro holen.

Demgegenüber stehen Erfolgsgeschichten wie die des US-Softwareunternehmens Buffer: Über 75 Mitarbeiter:innen aus allen Zeitzonen dieser Erde arbeiten dort komplett „remote“ zusammen und erwirtschaften einen jährlichen Umsatz von 14 Millionen US-Dollar (Stand: Mai 2017). Die Erfahrungsberichte der Buffer-Mitarbeiter:innen sind übrigens eine Quelle der Inspiration für jedes Unternehmen, das über ortsunabhängiges Arbeiten nachdenkt.

Unterm Strich kommt es vor allem darauf an, wie ein Unternehmen die Sache angeht. Arbeiten Sie ein individuelles Konzept aus, das zu Ihrem Unternehmen passt. Erproben Sie Remote Work in einem oder mehreren Modell-Teams, werten Sie die Ergebnisse aus und optimieren Sie sie. Dann rollen Sie das Konzept für Ihr komplettes Unternehmen aus.

Verzichten Sie nicht auf flexible, ortsunabhängige Arbeitsmodelle als Argumente, um neue Talente zu finden und zu binden.

>> Sie denken über einen Mix aus Homeoffice und Büroarbeit nach? In diesem Artikel erfahren Sie, ob hybrides Arbeiten zu Ihrem Unternehmen passt.

Unter Remote-Arbeit versteht man eine ortsungebundene Arbeitsweise. Statt den Arbeitstag im Büro oder an einem anderen festen Ort zu verbringen, kann überall dort gearbeitet werden, wo eine funktionierende Internetverbindung gegeben ist.

Der Unterschied zwischen Remote Work und Homeoffice besteht vor allem darin, dass beim Homeoffice ein fester Arbeitsplatz im Zuhause der Mitarbeiter:innen eingerichtet wird, während remote Arbeitende ihren Arbeitsplatz flexibel wählen können.

Sofern gesetzliche Regelungen wie z. B. das Arbeitszeitgesetz oder individuelle Verträge gewahrt werden, darf Remote Work über einen beliebig langen Zeitraum umgesetzt werden. Hinsichtlich der geltenden Steuerpflichten ist es bei Remote Working im Ausland angeraten, sich mit der 183-Tage-Regelung auseinanderzusetzen. 

Die Begriffe Remote Work und mobiles Arbeiten werden im Regelfall synonym verwendet. Im Rahmen mobilen Arbeitens steht es Angestellten ebenfalls frei, ihren Arbeitsort flexibel zu wählen.