Resturlaub: Wann verfallen die Ansprüche?
Es soll die schönste Zeit im Jahr sein: unser Urlaub. Doch vor lauter Arbeit – oder aus anderen Gründen – bleiben am Jahresende oft Urlaubstage übrig. Was passiert, wenn Mitarbeiter:innen ihren Urlaub nicht bis zum 31. Dezember nehmen können? Wann verfällt der Anspruch? Können sie sich den Resturlaub auszahlen lassen? Dieser Artikel erklärt die Regeln sowie Ausnahmen und gibt Ihnen wertvolle Hinweise.
Regeln Sie Resturlaub und Rückstellungen mühelos in Personio. Erfahren Sie hier mehr!
Was ist Resturlaub?
Resturlaub sind Urlaubstage, die Arbeitnehmende nicht bis zum Ende des Jahres nutzen konnten. In manchen Fällen können sie die übrigen Urlaubstage ins kommende Jahr übertragen.
Wann verfällt der Resturlaub?
Der Resturlaub verfällt laut Gesetz zum 31. Dezember und kann in der Regel nicht in das neue Jahr übertragen werden.
Wann können Arbeitnehmende ihren Resturlaub übertragen?
In bestimmten Fällen können Arbeitnehmende den Resturlaub dennoch in das kommende Jahr übertragen, zum Beispiel bei:
Entsprechenden Verträgen: Im Arbeits- oder Tarifvertrag ist definiert, dass Urlaub ins Folgejahr übertragen werden darf.
Krankheiten: Arbeitnehmende waren lange krank und konnten deshalb ihre Urlaubstage nicht komplett verbrauchen.
Betriebliche Verpflichtungen: Der Arbeitgeber verhängte eine Urlaubssperre, weil zum Beispiel wichtige Kundenprojekte fertiggestellt oder Verpflichtungen aus Lieferverträgen eingehalten werden mussten.
Fehlende Erinnerung: Der Arbeitgeber hat die Mitarbeiter:innen nicht informiert, dass diese noch Urlaubstage übrig haben.
Die Übertragung der Urlaubstage erfolgt in diesen Fällen automatisch durch den Arbeitgeber. Arbeitnehmende müssen keinen Antrag dafür stellen. Sie haben bis 31. März Zeit, den Resturlaub abzubauen.
Arbeitgeber sollten Angestellte rechtzeitig im Jahr über den verbleibenden Urlaubsanspruch informieren und auffordern, die Urlaubstage bis Ende des Jahres zu nehmen. Am einfachsten geht das mit einer Software, die die Meldungen automatisch per E-Mail versendet.
Verwalten Sie Resturlaub mit links
In Personio können Mitarbeiter:innen ihren Resturlaub mit wenigen Klicks beantragen und HR weiß immer, wer wie viele Resttage übrig hat. Zu einem Stichtag können Sie alle automatisch daran erinnern, ihren verbleibenden Urlaub zu nehmen.
Jetzt Urlaubsplaner herunterladenIst eine Übertragung über den 31. März hinaus möglich?
Nur in Ausnahmefällen kann der Resturlaub über den 31. März des Folgejahres hinaus übertragen werden:
Nämlich dann, wenn Arbeitnehmende auch bis Ende März keine Gelegenheit hatten, den Resturlaub zu nutzen, und sich mit dem Arbeitgeber auf eine Verlängerung einigen – oder wenn die Verlängerung bereits im Arbeitsvertrag vereinbart ist.
Können sich Arbeitnehmende ihren Resturlaub auszahlen lassen?
Nein. Arbeitnehmende haben in Deutschland kein Recht auf Urlaubsabgeltung. Arbeitgeber können jedoch andere Regelungen im Vertrag oder in der Betriebsvereinbarung treffen.
Eine Auszahlung des Resturlaubs ist nur in besonderen Fällen möglich.
Ausnahmeregelungen beim Resturlaub
In bestimmten Fällen gelten Ausnahmeregelungen für den Resturlaub:
Welche Regelungen gelten bei langer Krankheit?
Wenn Arbeitnehmende ihren Urlaub wegen einer langen Krankheit nicht nehmen können, verfällt dieser nicht am Jahresende – und auch nicht zum 31. März.
In diesem Fall verfällt Resturlaub erst 15 Monate nach Ablauf des entsprechenden Kalenderjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres. Sobald Arbeitnehmende wieder gesund sind, müssen sie den Resturlaub so schnell wie möglich nehmen.
Wenn Arbeitnehmende im Jahr 2019 erkrankt sind und im August 2021 zurückkommen, haben sie Anspruch auf Urlaubsabgeltung für 2020 und anteilig für 2021. Der Urlaub aus dem Jahr 2019 ist verfallen. Mit dem 31. März 2021 ist die 15-monatige Frist für das Jahr 2019 verstrichen.
Welche Regelungen gelten bei Elternzeit?
In der Elternzeit verfällt vorhandener Resturlaub nicht zum 31. März. Arbeitnehmende können diesen danach nehmen oder sich mit dem Arbeitgeber darauf einigen, dass der Urlaubsanspruch finanziell abgegolten wird.
Wenn das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit endet, muss der Arbeitgeber den Resturlaub auszahlen.
Welche Regelungen gelten bei Kurzarbeit?
Grundsätzlich können Arbeitnehmende Resturlaub auch während der Kurzarbeit abbauen. (Während des Urlaubs erhalten sie ihr reguläres Gehalt, nicht das Kurzarbeitergeld.) Das kommt jedoch selten vor, denn in der Regel müssen sie erst ihre Überstunden und Resturlaub abbauen, bevor sie in Kurzarbeit gehen können.
Was passiert mit dem Resturlaub, wenn das Beschäftigungsverhältnis endet?
Der Urlaubsanspruch verfällt nicht bei einer Kündigung oder beim Renteneintritt – unabhängig davon, wer kündigt.
Der Gesetzgeber verlangt, dass der Resturlaub normal genommen wird. Nur wenn es keine Möglichkeit gibt, diesen zu nehmen, soll er finanziell beglichen werden.
Wie werden die verbleibenden Urlaubsansprüche berechnet?
Wie hoch der Anspruch auf Resturlaub ist, hängt vom Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ab:
Liegt dieses Datum in der ersten Jahreshälfte (vor dem 30. Juni), dann haben Arbeitnehmende Anspruch auf ein Zwölftel ihres Jahresurlaubs für jeden vollen Monat Betriebszugehörigkeit im betreffenden Jahr.
So wird der Anspruch berechnet:
Anzahl der Urlaubstage pro Jahr / 12 * Anzahl der gearbeiteten Monate im Jahr
Beispiel: Ein Arbeitnehmender hat 24 Tage Urlaub im Jahr. Er wird im März entlassen. Damit hat er Anspruch auf 24/12*3 = 6 Urlaubstage.
Liegt das Datum in der zweiten Jahreshälfte (nach dem 30. Juni) haben Arbeitnehmende vollen Jahresurlaubsanspruch.
Was gilt bei fristloser Kündigung?
Bei fristloser Kündigung endet das Arbeitsverhältnis sofort. Das heißt, Arbeitnehmende können keinen Resturlaub nehmen. Arbeitgeber sind deshalb verpflichtet, die übrig gebliebenen Urlaubstage finanziell abzugelten.
Die Formel zur Berechnung dieser Abgeltung ist:
Bruttolohn der letzten 13 Wochen * Resturlaub in Tagen / Anzahl der Arbeitstage der letzten 13 Wochen
Der Bruttolohn der letzten 13 Wochen ergibt sich aus: Bruttogehalt * 3 / 13
Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient 2.000 € brutto im Monat und hat noch 5 Tage Resturlaub. In den letzten 13 Wochen hat er 60 Tage gearbeitet.
Dann ist seine Abgeltungssumme: 2.000 € * 3 / 13 * 5 / 60 = 722 €
Welche Regelungen gelten im Todesfall eines Arbeitnehmenden?
Arbeitgeber sind verpflichtet, eine finanzielle Abgeltung für die übrigen Urlaubstage des verstorbenen Arbeitnehmenden an die Erben auszuzahlen. Das entschied der EuGH im Jahr 2015.
Excel-Vorlage: Urlaubsplaner
Verwalten Sie den Urlaub Ihrer Mitarbeiter mit dieser Excel-Tabelle: Mit automatischer Berechnung von Urlaubsanspruch und Resturlaub.
Jetzt Urlaubsplaner herunterladenWelche Folgen hat eine Übertragung des Resturlaubs für den Arbeitgeber?
Der Gesetzgeber verlangt, dass Unternehmen Rückstellungen für die Ansprüche auf Resturlaub bilden und in der Bilanz ausweisen. Rückstellungen sind in der Buchhaltung ein Bestandteil der Verbindlichkeiten eines Betriebs. Sie senken den Gewinn.
Wenn ein Unternehmen in einem Geschäftsjahr hohe Gewinne verzeichnet, kann es diesen durch Rückstellungen senken. Damit entsteht ein finanzieller Puffer für das kommende Jahr – eventuell fällt die Steuerlast geringer aus.
Macht ein Unternehmen Verluste oder nur wenig Gewinn, sollte es möglichst wenig Resturlaubstage ins neue Jahr übertragen, sonst werden die Zahlen dadurch noch schlechter.
Wie berechnet man Rückstellungen für den Resturlaub?
Kleine Unternehmen rechnen die Rückstellungen meist für jeden Mitarbeiter einzeln aus. Große Unternehmen nutzen einen Durchschnittswert.
Die Formel lautet in beiden Fällen:
Jahresgehalt (brutto) / tatsächliche Arbeitstage * offene Urlaubstage
Beispiel: Mitarbeiter Franz verdient 60.000 Euro brutto im Jahr. Er arbeitet an 5 Tagen pro Woche. Insgesamt kommt er – abzüglich der Feiertage und Wochenenden – auf 240 Arbeitstage im Jahr. Er hat noch 10 Tage Resturlaub für das kommende Jahr übrig.
Es ergibt sich folgende Rückstellung für den Resturlaub von Franz:
60.000 € / 240 Tage * 10 Tage = 2.500 €
Der Arbeitgeber muss die Rückstellungssumme von 2.500 € in der Bilanz ausweisen.
Für den Resturlaub von Langzeitkranken müssen Unternehmen zwei Jahre lang Rückstellungen bilden.
