Der ROI von HR-Software: Berechnung, Metriken, KMU

ROI ist die Abkürzung des englischsprachigen „Return on Investment“, der eine betriebswirtschaftliche Kennzahl darstellt. Diese Kennzahl beschreibt das prozentuale Verhältnis zwischen dem investierten Kapital und dem erwirtschafteten Gewinn, auch Kapitalrendite genannt.

Der ROI von HR-Software gibt also an, welche Rendite sich aus dem Kauf und der Verwendung einer HR-Software über einen definierten Zeitraum ergibt. Oder anders gefragt: Lohnt sich der finanzielle Aufwand für die Implementierung und den Betrieb einer HR-Software im Unternehmen wirklich? Wie schnell zahlen sich die Investitionen in eine HR-Software aus?

Insbesondere bei sog. Overhead-Investitionen wie denen für eine HR-Software tun sich vor allem kleine und mittelständische Unternehmen erfahrungsgemäß schwer mit einer Kaufentscheidung. Weil sich auf den ersten Blick oftmals eher Investitionen in primär umsatzfördernde Aktivitäten anbieten. Aus diesem Grund ist eine Berechnung des ROI von HR-Software auf der Basis strategischer Unternehmensziele wichtig.

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Die Evaluierung des ROI gestaltet sich komplexer als es eine schlichte mathematische Gleichung ausdrücken kann. Neben den eindeutigen finanziellen Aspekten müssen bei der ROI-Berechnung für eine HR-Software auch weitere, unter der Oberfläche schlummernde Faktoren in Betracht gezogen werden – eingesparte Zeit, verborgene Kosten und Gebühren, ja sogar emotionale Einflussgrößen wie Stress. All diese Komponenten können einen erheblichen Einfluss auf den, nennen wir ihn „ganzheitlichen“ ROI haben. Deshalb sollte der ROI für "Softwarekosten" auch nicht lediglich die direkten Kosten umfassen, sondern auch Faktoren wie die Zeit, die für die Erkundung verschiedener Softwareoptionen aufgebracht wird, Schulungszeiten für Mitarbeitende und weitere versteckte "Kosten". Damit wird eine präzisere Messung der Rentabilität einer Investition in HR-Software ermöglicht.

Natürlich können Sie für die Berechnung des ROI von HR-Software auch eine mathematische Formel anwenden. Sie lautet: Teilen Sie die Netto-Investitionsrendite (also den Netto-Gewinn nach dem Softwarekauf) durch die Investitionskosten und multiplizieren Sie dann mit 100, um einen Prozentwert zu erhalten.

Return on Investment = (Aktueller Wert der Investition – Investitionskosten) / Investitionskosten x 100

Doch wie quantifizieren Sie den aktuellen Wert der Investition in eine HR-Software, wenn dieser, wie in diesem Fall, vor allem aus immateriellen Vorteilen besteht?

Die größten Kostentreiber im HR

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Als erstes sollten Sie die Vorteile jener HR-Software, die Sie in die engere Wahl genommen haben, identifizieren und benennen. Dazu zählen u.a. höhere Produktivität der Mitarbeitenden, schnellere und objektivere, weil datenbasierte Entscheidungsfindungen, besseres Engagement der Mitarbeitenden, hohe Compliance, spürbarer Zeitgewinn für strategische wichtige Aufgaben.

Versuchen Sie nun, den benannten Vorteilen (die wir im Abschnitt 4 dieses Artikels noch ausführlicher darstellen) einen Geldwert zuzuordnen, die Vorteile also möglichst genau zu quantifizieren. Dafür benötigen Sie zunächst die Erhebung eines IST-Zustandes: Wie viel Zeit und damit Geld wenden Sie momentan – also vor Einsatz einer HR-Software – für die HR-Aufgaben auf. 

Protokollieren Sie dafür die operativen Tätigkeiten, die mit Ihren HR-Prozessen verbunden sind – vom Recruiting über die Gehaltsabrechnung bis zum Verwalten der Personalakten. Legen Sie die Aufwände ganz konkret fest, z. B. wie viel Zeit kosten Anfragen aus der Belegschaft zum Thema Abwesenheiten? Welche Kosten sind daraus abzuleiten? Wie hoch ist das Mailaufkommen aus der Belegschaft in Richtung HR? Wie viele Nachfragen gibt es zur Lohnabrechnung und wie viel Zeit muss dafür aufgewandt werden?

Anschließend ermitteln Sie die mit einer HR-Software erreichbaren Zeit- und Kosteneinsparungen für die genannten Vorgänge im Rahmen eines bestimmten Zeitraums und erhalten auf diesem Weg einen quantifizierbaren Vorteilswert.

Ermitteln Sie dann für den gleichen Zeitraum sämtliche Kosten, die Ihrem Unternehmen durch die neue HR-Software entstehen. Dies können Lizenzgebühren, Serverkosten, Implementierungs- und Anpassungskosten sein, ebenso wie laufende IT-Kosten für den Anbietersupport.

Ziehen Sie dann die Nettokosten für Ihre Investition in die HR-Software vom Wert der Investition ab und ermitteln Sie so den Nettowert der der HR-Software. Teilen Sie dann das Ergebnis durch die Nettokosten und multiplizieren Sie mit 100.

Einmalige Initialkosten HR-Software: 10.000 €

Jährliche Kosten HR-Software: 3.000 €

Die Analyse zum Wert der Investition ergibt einen Vorteil in Höhe von 7.500 € pro Jahr.

ROI = (22.500 € - 19.000 €) / 19.000 € = 0,184 x 100 = 18,4 Prozent Return on Invest

Zeigt dieses Beispiel einen guten ROI-Wert? Die klare Definition eines „guten ROI“ hängt von zahlreichen Faktoren wie der Unternehmensgröße, der mittelfristigen Geschäftsentwicklung aber auch vom grundsätzlichen Umgang mit Investitionen und Risiken ab. Verstehen Sie den ROI deshalb als wichtige und vor allem nützliche Kennzahl! Sie können damit die Erfolge von Investitionen über Zeitverläufe messen und weitere Investitionsentscheidungen auf Fakten basieren – egal, wie groß oder klein Ihr Unternehmen oder in welcher Branche es angesiedelt ist.

Warum eine HR-Software für alle Mitarbeitenden nutzerfreundlich sein sollte

Vor allem KMU, also die kleinen und mittelständischen Unternehmen, stellen sich immer wieder (und immer noch) die Frage, ob sich die finanzielle Investition in eine HR-Software wirklich lohnt oder ob die Personalabteilung nicht doch lieber beim gewohnten Verwalten von Daten in Excel bleiben sollte.

Damit die Geschäftsleitungen von KMU ihre Entscheidungen pro oder contra HR-Software nicht aus dem Bauch heraus treffen („Wir sind doch ein so kleines Unternehmen, da lohnt es sich nicht, viel Geld in ein HR-Tool zu stecken“), sich auf langjährige Gewohnheiten berufen („Mit Excel klappte es doch die letzten 15 Jahre ganz gut.“) oder sich einfach vor neuen Wegen scheuen („Die Implementierung dauert doch sicher viele Monate.“), hilft ein Blick auf eine neutrale Kennzahl wie den ROI-Wert einer HR-Software.

Was heißt in diesem Zusammenhang eigentlich „zu teuer“? Um diese pauschale Einschätzung verlässlich beantworten zu können, müssen Fakten her. Belastbare Zahlen. Und mit der Berechnung des ROI für HR-Software gehen Sie dazu den ersten und wichtigsten Schritt.

Die Benchmarking-Studie zum Digitalisierungsgrad von HR von Personalmagazin, Hochschule RheinMain und der Universität Mannheim zeigt u.a. auf, dass viele Digitalisierungsaktivitäten in deutschen Unternehmen aufgrund fehlender personeller und zeitlicher Ressourcen ins Stocken geraten. Auch fehle es an der strategischen Priorisierung. Besonders wichtig für das Gelingen der digitalen Transformation in der HR sei es aber, „hemmende Organisationsstrukturen“ und „eine an Bewährtem festhalten Unternehmenskultur“ aufzulösen. Digitalisierung ist demnach kein nice to have, sondern ein must.

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Es gibt mehrere überzeugende Gründe, warum gerade KMU in eine HR-Software investieren sollten. Die Vorteile und der daraus resultierende Wert für das nutzende Unternehmen liegen eindeutig auf der Hand.

1. HR-Software optimiert Prozesse und reduziert so den Zeit- und Arbeitsaufwand für Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen. Reibungsverluste werden minimiert, Frustrationen und Überforderungen werden geringer. Damit sparen vor allem kleine Unternehmen Ressourcen und können sich endlich auf strategischere Aufgaben konzentrieren. Automatisierung kann das Onboarding deutlich erleichtern und beschleunigen. Gute Erfahrungen im Einarbeitungsprozess geben neuen Mitarbeitenden das Gefühl eines gut geführten Unternehmens.

2. Eine ganzheitliche HR-Software trägt als Single Source of Truth zur Verbesserung der Personalverwaltung bei, indem sie Personalinformationen zentralisiert und leicht zugänglich macht. Dies kann die Genauigkeit von HR-Daten erhöhen und die Verwaltung von Personalakten vereinfachen.

3. Funktionen wie automatisierte Abrechnung, Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsmanagement ermöglichen eine präzise und effiziente Verwaltung von Gehaltsabrechnungen. Damit werden manuelle Fehler ausgeschlossen und die Compliance mit steuerlichen und arbeitsrechtlichen Vorschriften erleichtert.

4. HR-Software trägt dazu bei, die Fluktuation in der Belegschaft deutlich zu minimieren. Und Fluktuation kostet Geld. HR-Software erhöht das Engagement der Mitarbeitenden, weil es ihnen in jeder Phase des Employee Cycles die Interaktion mit dem Unternehmen erleichtert. So können Sie Fluktuationskosten effektiv managen.

5. HR-Software spart Zeit für alle Mitarbeitenden im HR-Bereich, weil manuelle Administrationsaufgaben endlich digitalisiert und automatisiert werden. Zeit, die für wichtige Aufgaben frei wird.

Insgesamt kann die Investition in eine möglichst ganzheitliche HR-Software für KMU langfristig zu Kosteneinsparungen, gesteigerter Produktivität und einer verbesserten Mitarbeiterverwaltung führen.

Damit Unternehmen eine möglichst faktenbasierte Entscheidung für oder gegen eine bestimmte HR-Software treffen können, benötigen sie möglichst detaillierte Informationen von Seiten der Anbieter.

Dementsprechend sollten Software-Anbieter ihren potenziellen Kunden detaillierte Einblicke in das eigene Modell gestatten.

• Welche Kosten entstehen initial und sind einmalig?

• Welche monatlichen oder jährlichen Kosten ergeben sich aus dem einen oder anderen Modell?

• Welche Leistungen können die einzelnen Module der HR-Software erbringen?

• Welche Vor- und Nachteile bieten die individuellen Module der Software für den jeweiligen Kunden?

• Wie wirken sich diese auf die Kosten des Unternehmens aus?

• Welche Best Practices können zur Anwendung kommen?

• Welche Rabattierungsmöglichkeiten ergeben sich aus der Unternehmensform des Kunden?

• Welche Kosten entstehen beim Ende der Nutzungsdauer, wenn veraltete Systeme nicht mehr aktualisiert werden können?

• Welche Kosten und Aufwände entstehen durch Schulungen?

• Wie ist der Support durch den Anbieter geregelt?

• Welche Kosten entstehen durch Datentransfer in die neue HR-Software?

Wenn Antworten auf diese Fragen proaktiv vom Software-Anbieter zur Verfügung gestellt werden, können interessierte Unternehmen schnell einen verlässlichen Überblick erhalten und einen entsprechenden Business Case erarbeiten. Bei dem der ROI der HR-Software nicht die einzig entscheidende, aber doch eine wichtige Rolle spielt.

Unabhängig von der Größe des Unternehmens können die folgenden Metriken, also Messdaten, aufschlussreiche Ergebnisse liefern, anhand derer Sie die Entwicklung des ROI Ihrer HR-Software einfach und gut überwachen können.

Diese Metrik hat eine enorm hohe Bedeutung. Sie sollten Informationen zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden etwa anhand von Fragebögen und Mitarbeiterbefragungen abfragen. Betrachten Sie unbedingt Themen wie den Cultural Fit, die Einschätzung der persönlichen Entwicklung oder auch die Weiterempfehlungsrate aus der Belegschaft heraus. Wenn die gewonnenen Daten in einer HR-Software zentral erfasst werden, erhält HR auf Mausklick die entsprechenden Berichte und kann gegensteuern.

Hierbei müssen Sie die Gründe für Abwesenheiten von Mitarbeitenden feststellen. Krankheit, familiäre Probleme oder ein unpünktlicher Bus sind an der Tagesordnung. Wenn Mitarbeitende aber aus anderen Gründen – etwa aus Unzufriedenheit mit ihrem Job oder weil sie kein Interesse am Unternehmen haben – absent sind, gilt es zu handeln. Weil hohe Abwesenheitsraten einen negativen Einfluss auf die Produktivität haben. HR-Software unterstützt HR bei der Berechnung der Abwesenheitsrate.

Hat Ihr Unternehmen eine hohe Fluktuation, zieht dies enorme Kosten nach sich, beeinflusst die Produktivität der verbleibenden Belegschaft und erschwert es für HR, die Top-Kandidat:innen für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Gründe für eine hohe Fluktuation können Unternehmens- und Führungskultur sein. Auch hier hilft die Auswertung der Daten mit einer HR-Software.

Anhand dieser Metrik bewertet HR die Effizienz der eigenen Recruiting-Maßnahmen. Dazu zählen etwa die Time to Hire, die Kosten für eine Neu- oder Nachbesetzung oder auch die Effizienz der genutzten Recruiting-Tools oder -Kanäle. Alle genannten Infos erhält HR aus der ganzheitlichen Software mit zentraler Datenhaltung.

Dieser KPI wird auch als „Humankapital“ bezeichnet. Er berechnet den Wert aller Mitarbeitenden im Vergleich zum Gesamtumsatz Ihres Unternehmens. Anhand der HR-Software erhalten Sie schnell die Information über die Personalkosten für alle Mitarbeitenden. Den Wert des Humankapitals erhalten Sie, in dem Sie die Personalkosten vom Gesamtumsatz abziehen, durch die Personalkosten teilen und mit 100 multiplizieren.