Sabbatical: Was müssen Sie beachten?

Beim Sabbatical (auch Sabbatjahr) handelt es sich um unbezahlten Sonderurlaub, den der Arbeitnehmer nach eigenem Ermessen gestaltet. In der Regel dauert das Sabbatjahr zwischen einem Monat und einem Jahr. In der Praxis wird die Länge eines Sabbaticals meist individuell zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbart.

Arbeitnehmer haben keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Sabbatical. Die Ausnahme bilden Beamte und Beschäftigte im Öffentlichen Dienst. Hier ist dieser Sonderurlaub mit einer Dauer von bis zu einem Jahr gesetzlich geregelt.

Im Prinzip können Arbeitnehmer auch mehrmals ein Sabbatjahr nehmen, denn zum Sabbatical existieren keine gesetzlichen Regelungen. Stimmt der Arbeitgeber zu, kann das Sabbatjahr also nach Belieben wiederholt werden.

Zwei bis sechs Jahre vor Antritt des Sabbaticals melden Beamte ihr Sabbatjahr an. Zur finanziellen Absicherung des Sonderurlaubs behält der Dienstgeber ein Siebtel bis zu einem Drittel der Besoldung ein und spart die Summe für die Fortzahlung während des Sonderurlaubs auf einem Wertguthabenkonto an.

Eine Viking-Studie fand heraus, dass sich die überwiegende Mehrheit der Deutschen (89 Prozent) ein Sabbatical wünschen. Dabei geht es den meisten nicht darum, dem Arbeitsstress zu entfliehen. Die Mehrheit (62 Prozent) würde die Auszeit für das Reisen nutzen. Die meisten (Männer: 50 Prozent; Frauen: 29 %) ziehen dafür einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten vor. Das scheint sich auszuzahlen: Denn über drei Viertel der befragten Arbeiternehmer (80 Prozent) waren nach der Auszeit glücklicher.

Als Instrument der flexiblen Arbeitszeitgestaltung hält das Sabbatical immer häufiger Einzug in Unternehmen. Während diese besondere Auszeit bei Beamten eindeutig geregelt ist, muss ein in der freien Wirtschaft tätiger Arbeitnehmer im ersten Schritt die Zustimmung des Arbeitgebers einholen. Anschließend stehen mehrere Finanzierungs- und Realisierungsmodelle zur Auswahl. Es gibt:

• Sabbatical als unbezahlter Sonderurlaub

• Langzeitarbeitskonto

• Lohnverzicht

• Kündigung

Die Inanspruchnahme eines Sabbatjahrs oder einem Sabbatical von mehreren Wochen oder Monaten ist nicht gesetzlich geregelt. Mit Ausnahme des Kündigungsmodells kehrt der Arbeitnehmer nach Ablauf des Sonderurlaubs zurück an seinen Arbeitsplatz.Der ursprünglich vereinbarte Arbeitsvertrag tritt wieder in Kraft – vorausgesetzt, es wurden keine anderen vertraglich festgelegten Vereinbarungen getroffen.

Der Mitarbeiter nimmt sich ein Jahr unbezahlten Sonderurlaub und verzichtet auf die Entgeltfortzahlung. Sie legen den gegenseitig abgeschlossenen Arbeitsvertrag für den Zeitraum des Sabbaticals still. Die Einzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen durch den Arbeitgeber entfällt.

Nachteil für Mitarbeiter: kein Einkommen. In diesem Fall sorgt der Arbeitnehmer selbst für das Einzahlen der Sozialversicherungsbeiträge.

Sammelt der Mitarbeiter Überstunden und nicht verbrauchte Urlaubstage auf einem Langzeitarbeitskonto an, kann er diese für ein Sabbatjahr beanspruchen.

Vorteil für Mitarbeiter: Entgeltfortzahlung und kranken- und rentenversichert.

Ein Mitarbeiter leistet die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit von 40 Stunden. Allerdings lässt er sich nur das Gehalt für 30 oder 20 Wochenstunden ausbezahlen. Innerhalb von zwei bis drei Jahren hat er für die Entgeltfortzahlung während des Sabbaticals ausreichend angespart.

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Die drastischste Maßnahme, um ein Sabbatical durchzusetzen, ist die Kündigung durch den Arbeitnehmer. Sie lässt sich jedoch nicht immer verhindern. Vor allem Mitarbeiter, die das Sabbatical zur beruflichen Neuorientierung nutzen, kündigen oft spätestens nach dem Sonderurlaub.

Für das Unternehmen hat das Sabbatical nur geringe Nachteile. Dazu zählt vor allem das Einschulen eines neuen Mitarbeiters, der die Tätigkeiten für den definierten Zeitraum übernimmt. Da das ausbezahlte Entgelt des freigestellten Mitarbeiters bereits im Vorfeld angespart wurde, kommt es zu einer nur minimalen Belastung der Personalkosten. Einzige Ausnahme ist der Aufwand für das Führen eines Langzeitarbeitskontos und die Verwaltung der Lohnrückstellung. Nutzen Sie speziell für die Personalverrechnung entwickelte Software, erfolgt die Verwaltung der verschiedenen Konten automatisiert und der Aufwand reduziert sich auf ein Minimum.

Achtung:Entscheiden Sie sich gemeinsam mit dem Mitarbeiter für das Modell des Lohnverzichts, handelt es sich um eine Wertguthaben-Vereinbarung. Da in diesem Fall der Mitarbeiter durch das Ansparen von Gehaltsbestandteilen in Vorleistung tritt, müssen Sie diese verzinsen und entsprechend der gesetzlichen Vorgabe gegen Insolvenz absichern.

Erfolgt die Freistellung für das Sabbatical mit Entgeltfortzahlung, da der Mitarbeiter für diesen Zeitraum entweder Zeit- oder Geldguthaben anspart, ist er in der Freistellungsphase automatisch sozialversichert. Dies gilt ebenfalls für unbezahlten Sonderurlaub von maximal einem Monat. In diesem Fall greift die Nachversicherungsfrist von einem Monat ab Stilllegung des Arbeitsvertrags.

Berücksichtigen Sie jedoch, dass die Wertguthabenvereinbarung für die Entgeltfortzahlung während des Sabbaticals gesetzlichen Voraussetzungen unterliegt, um aus Sicht der Sozialversicherung Gültigkeit zu erlangen. Diese sind:

• Die Wertgutvereinbarung erfolgt schriftlich.

• Sie dient ausschließlich dem vereinbarten Zweck der Sabbatical-Freistellung und nicht der allgemeinen flexiblen Arbeitszeitgestaltung.

• Das Arbeitsentgelt wird ausschließlich für die Auszahlung während des vereinbarten Zeitraums der Freistellung eingebracht.

• Das Wertguthaben ergibt sich aus einer vor oder nach der Freistellung erbrachten Arbeitsleistung.

• Das während der Freistellung fällige Entgelt übersteigt 450 Euro.

• Ausnahme: Der Mitarbeiter war bereits vor dem Sabbatjahr geringfügig beschäftigt.

Wird der Arbeitsvertrag für die vereinbarte Dauer des Sonderurlaubs stillgelegt, gilt die einmonatige Nachversicherungsfrist. Nach dem ersten Monat der Freistellung ist der Mitarbeiter für seine Kranken- und Rentenversicherung selbst verantwortlich.

Die Inanspruchnahme eines Sabbatjahrs oder einem Sabbatical von mehreren Wochen oder Monaten ist nicht gesetzlich geregelt. Dies bedeutet für Sie als Unternehmen, dass alle damit zusammenhängenden Vereinbarungen eine vertragliche Festlegung erfordern.

Alle nachfolgend angeführten Punkte sind wichtige Vertragsbestandteile, um sowohl den Arbeitnehmer wie Ihr Unternehmen in Bezug auf die weiterführende Beschäftigung sowie die Zahlung des Entgelts abzusichern:

• Laufzeit des Sabbatjahrs

• Legen Sie die Laufzeit für die eigene Planungssicherheit fest. Fällt die Entscheidung auf ein Ansparmodell, muss der genaue Entgelt- und Zeitanteil pro Monat festgelegt werden, um die Entgeltfortzahlung zu gewährleisten.

• Auszahlung von Bonusansprüchen: Sollen diese währen der Ansparphase ausbezahlt oder gutgeschrieben werden?

• Rückkehr nach dem Sabbatical:Auf welchen Arbeitsplatz im Unternehmen hat der Mitarbeiter nach dem Sabbatical Anspruch? Handelt es sich um den bisherigen Arbeitsplatz oder um eine gleichwertige Beschäftigung im Unternehmen?

• Bruttogehalt während der Freistellung bei Wertguthabenvereinbarung:Das Bruttogehalt während des Sabbaticals muss angemessen sein. Dies bedeutet: Es beträgt mindestens 70 Prozent und maximal 130 Prozent des Durchschnittsgehalts der letzten zwölf Monate. War der Mitarbeiter vor seiner Freistellung nicht geringfügig beschäftigt, muss das monatliche Entgelt 450 Euro übersteigen.

In vielen Unternehmen sind freiwillige Leistungen ein wichtiger Bestandteil des allgemeinen Arbeitsvertrags. Daher sollten diese unbedingt im Sabbatical-Vertrag eindeutig geregelt sein.

• Freiwillige Leistungen des Unternehmens:Legen Sie den Anspruch des Mitarbeiters auf freiwillige Leistungen wie die betriebliche Altersversorgung oder Bonuszahlungen vertraglich fest. Dies ist vor allem bei der Freistellung ohne Ansparmodell von Bedeutung.

• Sozialversicherungsbeiträge:Bei der Freistellung ohne Zeit- oder Lohn-Ansparmodell sind Sie nicht zum Abführen von Sozialversicherungsbeiträgen verpflichtet. Berücksichtigen Sie dies bei der Vertragsgestaltung und weisen Sie darauf ausdrücklich hin.

Ergänzend zu den finanziellen Aspekten gibt es noch andere Punkte, die eine detaillierte Regelung erfordern:

• Arbeitsunfähigkeit durch Krankheit:Eine länger dauernde Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters beeinflusst sowohl die Ansparphase als auch die Dauer der Freistellung. Vereinbaren Sie im Vertrag, ob in diesem Fall eine Verlängerung der Ansparzeit oder der Freistellungsphase möglich ist.

• Freistellungsphase aus betrieblichen Gründen verschieben:Es können sich jederzeit betriebliche Situation ergeben, in denen sich eine Freistellung negativ auf das Unternehmen auswirkt. Halten Sie sich durch eine vertragliche Vereinbarung ein zeitliches Verschieben des Sabbaticals offen.

Vor allem beim Realisierungsmodell "Langzeitarbeitskonto” ist eine sehr genaue Regelung erforderlich, um alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und dem Mitarbeiter gerecht zu werden. Folgende Fragen sollten Sie klären:

• Welchen Teil der Urlaubsansprüche darf der Mitarbeiter jährlich ansparen?

• Soll die gesamte Zahl an Überstunden und Mehrarbeit dem Langzeitarbeitskonto gutgeschrieben werden?

• Vorsicht: Mehrarbeit ist zuschlagspflichtig und in der Regel an einen finanziellen Ausgleich gekoppelt.

• Nach der Rückkehr aus dem Sabbatical: Darf nicht verbrauchter Urlaubsanspruch, der entsprechend der gesetzlichen Regelung verfallen würde, zusätzlich genommen werden?

Zum Zeitpunkt der Vereinbarung eines Sabbaticals befinden sich beide Vertragspartner in einer zumeist positiven Situation. Diese kann sich jedoch jederzeit ändern, z. B. durch die Kündigung eines Mitarbeiters. Auch die sollte Vertragsbestandteil des Sabbatical-Vertrags sein und folgende Aspekte berücksichtigen:

• Genaue Definition der Voraussetzungen, unter denen eine Kündigung während der Freistellung möglich ist

• Welche vertraglichen Bestandteile gelten: Gesetzliche oder vertraglich vereinbarte Regelungen oder Sonderregelungen für die Dauer des Sabbaticals?

• Umgang mit nicht verbrauchten Geld- und Arbeitszeitguthaben zum Zeitpunkt der Kündigung.

Berücksichtigen Sie diese Punkte und die damit verbundenen gesetzlichen Rahmenbedingungen, steht einer für das Unternehmen und den Mitarbeiter gewinnbringenden Auszeit durch ein Sabbatical nichts mehr im Wege.