Schichtmodelle: Welche Systeme gibt es?

Der Begriff Schichtmodelle beschreibt die verschiedenen Optionen und Muster der Schichteinteilung an einzelnen Arbeitstagen oder im Verlauf einer Arbeitswoche. Schichtmodelle dienen also der Einteilung der Arbeitsstunden in Schichten. Festgehalten werden die Schichten dann in einem Schichtplan.

Schichtarbeit ist eine sogenannte atypische Arbeitszeitform. Sie beschreibt nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts folgende Grundkonstellation: Mehrere Beschäftigte wechseln sich an einem Arbeitsplatz nach einer geregelten zeitlichen Abfolge ab, weil eine bestimmte Arbeitsaufgabe über einen erheblich längeren Zeitraum als die Arbeitszeit eines einzelnen Beschäftigten hinaus anfällt. Deshalb müssen Beschäftigte zu verschiedenen Tageszeiten arbeiten, manchmal auch nachts. Nicht alle Mitarbeiter:innen arbeiten also zur gleichen Zeit – das Prinzip der Schichtmodelle führt dazu, dass ein Teil der Belegschaft arbeitet, während der andere frei hat.

HR-Tipp: Die Dauer einer Arbeitsschicht ist im Arbeitsvertrag festzuhalten. Normalerweise beträgt eine Schicht acht Stunden.

In Branchen wie z.B.

• produzierendem Gewerbe

• Pflege

• Krankenhäusern

• Feuerwehr und Polizei

reicht eine Normalarbeitszeit – also eine Arbeit, die montags bis freitags zur jeweils gleichen Zeit erledigt wird – nicht aus. Insbesondere in den Sektoren Pflege und Krankenhaus sowie den Rettungsdiensten und der Polizei muss eine 24-Stunden-Versorgung gewährleistet werden. Diese kann ausschließlich über Schichtarbeit sichergestellt werden. Damit diese nicht zu Lasten der Gesundheit der Beschäftigten geht, sollten Sie grundsätzlich ein Schichtmodell wählen, das die Gesundheit der Mitarbeitenden in den Fokus stellt.

Nicht jedes mögliche Schichtmodell passt für jeden Betrieb. Betrachten Sie folgende Faktoren, bevor Sie sich für ein Modell entscheiden:

• Welche Betriebszeiten sind unbedingt erforderlich?

• Schwanken diese Betriebszeiten saisonal?

• Wie viele Mitarbeiter:innen stehen Ihnen dafür zur Verfügung?

• Wie ist die reguläre Wochenarbeitszeit im Betrieb geregelt und eingeteilt?

Dieser Arbeitszeitrechner hilft allen im Unternehmen, einen Überblick über ihre Arbeitszeiten zu behalten.

Basis für jede Schichtplanung: effiziente Arbeitszeiterfassung

Mitarbeitende erfassen Zeiten per Klick – und Sie behalten den Überblick. Überstunden und Co. werden automatisch in die vorbereitende Lohnbuchhaltung übernommen.

Zeiterfassung mit Personio

Schichtmodelle werden anhand von zwei Kriterien unterschieden.

• Durchlaufzeit

• Anzahl der Schichten

Der Name sagt es bereits: Hier laufen die Schichten „rund um die Uhr“ durch – also nach dem 24/7-Schema. Die Folge für die Belegschaft ist ein Drei- oder Mehrschicht-System. Denn um die gesetzlich festgelegten Ruhezeiten nicht zu unterlaufen oder die gesetzlich erlaubten täglichen Arbeitszeiten von acht Stunden nicht dauerhaft zu überschreiten, brauchen Unternehmen für dieses Modell (mindestens) drei Schichten á acht Arbeitsstunden.

Beispiel: Krankenhäuser, Pflegeheime, Pflegedienste, Feuerwehr, Polizei, teilweise auch produzierendes Gewerbe

Bei diesem Schichtmodell wird nicht an sieben, sondern nur an fünf Tagen die Woche gearbeitet. Allerdings auch während 24 Stunden. Auch hier ist also ein Dreischicht-Betrieb nötig. Allerdings kann hiermit das Wochenende freigehalten werden.

Beispiel: Produzierende Unternehmen

Einziger Unterschied – die Nachtarbeit fällt weg. Der Betrieb läuft also nicht 24 Stunden. Dennoch kann mit diesem Modell an sieben Tagen die Woche gearbeitet werden.

Beispiel: Einzelhandel an Flughäfen und Bahnhöfen, Mietwagenstationen

Wenn Sie sich für dieses Schichtmodell entscheiden, können Sie auf keinen Fall Nachtarbeit durchführen, da eine Schicht nicht länger als acht Stunden dauern soll.

Beispiel: Vollzeitkräfte im Einzelhandel decken mit zwei Schichten die Öffnungszeiten ab.

Das perfekte Modell, wenn Ihr Unternehmen an fünf Tagen die Woche produziert und außerdem Nachtarbeit benötigt. Dann gibt es in der Regel eine Frühschicht, eine Spätschicht und eine Nachtschicht.

Diese Regelung sollten Sie dann nutzen, wenn Ihr Unternehmen 24/7 produziert, Sie aber außerdem durch Tarifverträge an gesonderte Arbeitszeiten gebunden sind, die Sie mit einem Drei-Schicht-Betrieb nicht umsetzen können.

Die gesetzlichen Regelungen zum Thema Schichtarbeit sind im Arbeitszeitgesetz (ArbZG)festgehalten und dort insbesondere in den Paragraphen 3 bis 6. Dort finden Sie als HR die zentralen Punkte, die Sie bei Schichtmodellen in Ihrer Organisation beachten und einhalten müssen.

§ 3 ArbZG: Eine (werk)tägliche Arbeitszeit von acht Stunden darf nicht überschritten werden und nur ausnahmsweise auf maximal zehn Stunden pro Arbeitstag verlängert werden. Nämlich dann, wenn die üblichen werktäglichen acht Stunden innerhalb eines Kalendermonats durchschnittlich nicht überschritten werden.

§ 4 ArbZG: Ruhepausen gelten auch bei Schichtarbeit. Dies sind

• 30 Minuten bei 6-9 Stunden Arbeitszeit

• 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit

Die Ruhepausen können auch in 15-minütige Abschnitte aufgeteilt werden.

§ 5 ArbZG: Auch bestimmte Ruhezeiten müssen die Arbeitnehmer:innen einhalten. Zwischen den einzelnen Schichten müssen sie elf Stunden ununterbrochene Ruhezeithaben.

§ 6 ArbZG: Hier sind Nacht- und Schichtarbeit geregelt. Die Festlegung der Arbeitszeiten muss nach „gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen über die menschengerechte Gestaltung der Arbeit“ festgelegt werden. Auch in der Nacht darf nicht länger als acht Stunden gearbeitet werden. Nachtarbeiter dürfen sich arbeitsmedizinisch untersuchen lassen – die Kosten tragen Sie als Arbeitgeber. Und auch betriebliche Weiterbildungsmaßnahmen müssen den Nachtarbeitern zur Verfügung stehen!

Losgelöst von allen Paragraphen: Sorgen Sie als HR dafür, dass Sie bei jedem Schichtmodell Ihre Fürsorgepflicht als Arbeitgeber einhalten. Dies ist im Interesse Ihrer Mitarbeitenden.

Nicht vergessen! Auch in einem individuellen Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder auch in den für Ihre Branche geltenden Tarifverträgen können weitere Regelungen zu Schichtmodellen definiert sein.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat haben, so hat dieser laut § 87 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht zu „Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage“. Somit kann der Betriebsrat u.a mitentscheiden, ob Sie überhaupt Schichtarbeit einführen können und auch welches Schichtmodell angewandt wird.

Einer Eurostat-Statistik aus dem Jahr 2020 zufolge arbeiteten 2019 in Deutschland rund 15,6 Prozent der 15-64-jährigen Arbeitnehmerinnen in Schichtarbeit. Welche Schichtmodelle dabei wie stark berücksichtigt sind, wurde nicht untersucht. Frauen (13,9 Prozent) arbeiteten weniger in Schichtarbeit als Männer (17,2 Prozent).

Quelle: Eurostat, September 2020

Damit sich Ihre Beschäftigten im gewählten Schichtmodell wohl fühlen und ihre volle Leistungsstärke ausspielen können, benötigen sie einen Schichtplan, der möglichst folgende Rahmenbedingungen einbeziehen sollte:

• Eventuelle Flexibilisierungen der Arbeitszeit

• Schwankende Konjunkturzyklen

• Unvorhergesehene Marktsituationen

• Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen

Eine Planung von Schichtmodellen mit Papier und Stift oder mit einer klassischen Tabellenkalkulation zu erstellen, kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern ist in einer zunehmend digitalisierten Arbeitsumgebung kontraproduktiv. In der HR gibt es mittlerweile wirkungsvolle und effiziente digitale Tools, die Sie bei der Planung von Schichtmodellen unterstützen.

• Sorgen Sie dafür, dass Ihre Planung für alle Beschäftigten transparent, fair, verlässlich und nachvollziehbar ist.

• Unternehmen und Belegschaft müssen eine Vereinbarkeit zwischen dem Schichtmodell und Freizeit finden. Schichtarbeit darf nie zu Lasten der Beschäftigten gehen.

• Hören Sie auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter:innen und berücksichtigen Sie diese – wann immer möglich – in ihrer Planung. Dann profitieren beide Seiten davon.

• Beachten Sie unbedingt arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse.

• Bieten Sie Ihren Beschäftigten die Möglichkeit zum selbstständigen Tauschen von Schichten.

• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen ihre Präferenzen und Verfügbarkeiten selbst eintragen.

• Machen Sie es möglich, dass sich Mitarbeiter:innen auf freigewordene Schichten bewerben.

• Sorgen Sie dafür, dass die Planung verschlüsselt, sicher und auch DSGVO-konform ist.

• Trennen Sie sich von Informationsketten über Telefon oder Messenger-Dienste.

• Nutzen Sie eine Planungssoftware, um die Einhaltung von Arbeitsschutzgesetzen (Pausen, Ruhezeiten) aktiv anstoßen zu können.

• Verbinden Sie die Schichtplanung mit einer digitalen Zeiterfassung– so können Mitarbeiter:innen gleich digital auch ein- und ausstempeln (idealerweise gleich per App).

Nahtlose HR-Prozesse, bessere Schichtplanung

Ob shyftplan, easyJob oder IDENTsmart: Verknüpfen Sie Personio mit einem Schichtplanungssystem unserer Partner und sorgen Sie so dafür, dass Ihre HR-Prozesse perfekt mit Ihrer Zeiterfassung zusammenlaufen.

Integrationen mit Personio

• Richten Sie einen Vertretungspool ein – dann müssen keine Kolleg:innen aus der Freizeit geholt werden.

• Schaffen Sie keine dauerhaften Nachtarbeitsplätze – maximal drei Nachtschichten nacheinander planen.

• Implementieren Sie vorwärts und schnell rotierende Schichtsysteme: zum Beispiel zweimal Frühschicht nacheinander zweimal Spätschicht zweimal Nachtschicht zwei Tage frei. Das entspricht am ehesten dem natürlichen 24-Stunden-Rhythmus.

• Stellen Sie Schichtpläne frühzeitig auf und ändern Sie diese nicht kurzfristig.

• Sorgen Sie für eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Schichten.

• Gewähren Sie nach einer Nachtarbeitsphase mindestens 24 Stunden Erholung.

• Legen Sie maximal fünf bis sieben Arbeitstage hintereinander.

• Ermöglichen Sie lieber ein ganzes freies Wochenende statt freier Einzeltage.

• Lassen Sie Frühschichten möglichst spät beginnen (lieber später als 6 Uhr).

• Lassen Sie Nachtschichten möglichst früh enden (bis 6 Uhr).

• Planen Sie klar definierte Pausen ein – auch nachts.

• Lassen Sie anstrengende oder gefährliche Arbeiten möglichst nicht nachts erledigen.

• Gestalten Sie Arbeitsplätze immer ergonomisch.