Sofortmeldung: Ein Leitfaden inkl. Branchen-Übersicht

Die Sofortmeldung ist im vierten Sozialgesetzbuch unter § 28a Absatz 4 geregelt. Werden Personen in den dort genannten Wirtschaftsbereichen beschäftigt, muss spätestens zum Zeitpunkt des Beschäftigungsbeginns eine Sofortmeldung erfolgt sein. Die Sofortmeldung ist eine elektronische Meldung an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) und trägt den Abgabegrund „20“. 

Die Einführung der Sofortmeldung zum 01. September 2009 hatte vor allem den Zweck, die Überprüfungsmöglichkeiten der Kontrollbehörden hinsichtlich Schwarzarbeit zu verbessern. Für Kontrollen vor Ort ist vor allem der Zoll verantwortlich. 

Eine Sofortmeldung ist nicht für jede:n Arbeitnehmende:n abzugeben, sondern nur für solche, deren Arbeitgeber folgenden Wirtschaftsbereichen und -branchen zuzuordnen ist:

• Baugewerbe

• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe

• Unternehmen der Forstwirtschaft

• Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe

• Schaustellergewerbe

• Personenbeförderungsgewerbe

• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Ausstellungen und Messen beteiligen

• Gebäudereinigungsgewerbe

• Wach- und Sicherheitsgewerbe

• Fleischwirtschaft

• Prostitutionsgewerbe

Hinweis: Bei Arbeitgebern, die nur teilweise in zur Sofortmeldung verpflichteten Branchen tätig sind, ist das Gepräge des Mischbetriebs ausschlaggebend. Neben dem Unternehmenszweck ist bei der Beurteilung auch die überwiegende wirtschaftliche Tätigkeit der Arbeitsleistung der Beschäftigten zu beachten. Bei Unsicherheit sind die Einzugsstellen – die zuständige Krankenkasse bzw. die Minijob-Zentrale bei geringfügig Beschäftigten – zuständig für Einzelfallentscheidungen.

Ausnahmen von der Pflicht zur Sofortmeldung existieren für Körperschaften, wie z. B. Verbände und Vereine, wenn diese überwiegend gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke im Sinne der §§ 52 ff. Abgabenordnung verfolgen. Zusätzlich hat eine dementsprechende Anerkennung durch die zuständige Finanzbehörde vorzuliegen. Darüber hinaus müssen Leiharbeitsfirmen keine Sofortmeldung abgeben, wenn sie nicht eindeutig den genannten Wirtschaftsbereichen zugeordnet werden können.

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Gehört das Unternehmen (überwiegend) den in § 28a Absatz 4 genannten Wirtschaftsbereichen an, sind alle neuen Arbeitnehmer:innen zu melden. Dies schließt auch die Pflicht zur Sofortmeldung für Minijobber:innen und kurzfristig Beschäftigte ein.

Beispiel: Das Hotel „Beherbergungsbetrieb“ erweitert sein Angebot um ein Frühstücksbuffet. Eine vorhandene Bürokraft wechselt den Aufgabenbereich, zusätzlich werden eine neue Bürokraft und eine zusätzliche Teilzeitkraft zum Ersten des Folgemonats eingestellt. In diesem Fall muss für beide neu eingestellten Arbeitskräfte eine Sofortmeldung abgeschickt werden.

Gut zu wissen: Sie fragen sich nun, ob auch bei Praktikant:innen oder bei Probearbeiten eine Sofortmeldung verpflichtend ist? Zunächst einmal ist zu prüfen, ob eine tatsächliche Arbeitsleistung erbracht werden soll. Ist dem so, muss unabhängig von der Tätigkeitsbezeichnung oder Zahlung von Arbeitsentgelt eine Sofortmeldung erfolgen. Geht es ausschließlich um das Aufzeigen der betrieblichen Gegebenheiten, besteht keine Pflicht zur Sofortmeldung.

Die Sofortmeldung muss spätestens zum Zeitpunkt der Beschäftigungsaufnahme erfolgen. Erfolgt die Sofortmeldung verspätet, handelt es sich in der Zwischenzeit um Schwarzarbeit.

Beispiel: Die beiden neuen Arbeitskräfte treten ihre neue Stelle im Hotel „Beherbergungsbetrieb“ am ersten Montag des neuen Monats um 8:00 Uhr an. Die Sofortmeldung ist spätestens bis 8:00 Uhr des besagten Tages abzugeben.

Folgende Daten sind bei der Sofortmeldung verpflichtend anzugeben:

• Vor- und Familienname des/der Arbeitnehmenden 

• Versicherungsnummer des/der Arbeitnehmenden

• Betriebsnummer des Arbeitgebers

• Tag der Beschäftigungsaufnahme

Tipp: Ist die Versicherungsnummer nicht bekannt, sind Geburtstag, -ort, Anschrift des/der Arbeitnehmenden und gegebenenfalls die europäische Versicherungsnummer zu übermitteln. Die DSRV meldet dann dem Arbeitgeber elektronisch die ermittelte oder neu vergebene Versicherungsnummer des/der Arbeitnehmenden zurück.

Wird die Beschäftigung nicht wie geplant aufgenommen oder wurden fehlerhafte Angaben gemacht, muss die Sofortmeldung storniert und korrekt wiederholt werden.

Die Sofortmeldung ist durch den Arbeitgeber oder einen von ihm beauftragten Dritten durchzuführen und erfolgt im DEÜV-Meldeverfahren mit dem Meldegrund „20“. Ebenso wie die Anmeldung der Tätigkeit kann sie mithilfe gängiger Entgeltabrechnungsprogramme oder über sv.net direkt an die DSRV abgegeben werden. Bei der Sofortmeldung fallen keine Gebühren an.

Beispiel: Das Hotel „Beherbergungsbetrieb“ beauftragt seine Steuerberatungskanzlei eine Woche vor Beschäftigungsbeginn der beiden neuen Arbeitskräfte mit der Sofortmeldung. Die Steuerkanzlei übermittelt zwei Meldungen mit dem Abgabegrund „20“ und bereitet zusätzlich jeweils eine Meldung mit dem Abgabegrund „10“ vor. Für die Bürokraft, deren Tätigkeitsschwerpunkt sich ändert, muss keine erneute Sofortmeldung erstellt werden.

Die Sofortmeldung ersetzt die Meldung zur Sozialversicherung nicht, sondern ist zusätzlich abzugeben. Während die Sofortmeldung noch vor Beginn der Tätigkeit übermittelt werden muss, kann die Meldung zur Sozialversicherung mit der ersten Entgeltabrechnung, jedoch spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn, abgesendet werden.

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Die Daten der Sofortmeldung werden an die Datenstelle der Rentenversicherung übermittelt. Diese ist zur Führung der Datei mit Sofortmeldungen nach § 8a Abs. 4 SGB IV und § 150 SGB VI beauftragt.

Neben den Zollbehörden haben auch die Prüfungsorgane der Rentenversicherung und der Unfallversicherungsträger Zugriff auf die erhobenen und gesicherten Daten. Mehr Informationen stellt die Rentenversicherung im Informationsdokument zur Datenverarbeitung in der Rentenversicherung bereit.

Die rechtliche Grundlage zur verpflichtenden Abgabe der Sofortmeldung entsteht durch § 28a Absatz 4 SBG IV in Kombination mit § 7 DEÜV. Aktuelle Informationen sind in den Gemeinsamen Rundschreiben der Sozialversicherungen zu finden. Zuletzt im Gemeinsamen Rundschreiben „Meldeverfahren zur Sozialversicherung“ vom 29.06.2016 in der Fassung vom 30.03.2022.

Gut zu wissen: Von der Sofortmeldepflicht betroffene Unternehmen sind verpflichtet, ihre Beschäftigten zu instruieren, während der Arbeitszeit ein Ausweispapier (Personalausweis, Pass oder Ersatzdokument) mitzuführen, das bei Identitätskontrollen durch den Zoll lediglich bereitliegen und nicht am Körper getragen werden muss. Arbeitgeber sollten eine entsprechende Unterweisung schriftlich dokumentieren oder in den Arbeitsvertragaufnehmen. Diese Regelung schließt Leiharbeiter, die in den von der Sofortmeldung betroffenen Branchen vorübergehend tätig sind, mit ein.

Ist die Sofortmeldung nicht spätestens bei der Aufnahme der Tätigkeit erfolgt, drohen strafrechtliche Konsequenzen.

Verstöße gegen die Pflicht zur Abgabe der Sofortmeldung stellen eine Ordnungswidrigkeit dar und ziehen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro nach sich (§ 111 SGB IV Absatz 4). Wird im Rahmen einer Kontrolle vor Ort für eine:n Arbeitnehmende:n keine Sofortmeldung in der Betriebsprüfungsdatei gefunden, kann die Tätigkeit als Schwarzarbeit eingestuft werden. Schwarzarbeit wird entsprechend § 8 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzArbG) geahndet.

Die Sofortmeldung muss bei einer Neueinstellung erfolgen und zwingend vor dem Beginn der Beschäftigung übermittelt worden sein. Die Pflicht zur Sofortmeldung betrifft nur bestimmte Branchen.

Die Sofortmeldung ist eine zusätzliche Meldung an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV), die vor allem der Bekämpfung von Schwarzarbeit dient. Der Abgabegrund „20“ markiert die Meldung als Sofortmeldung.

Mit den gängigen Entgeltabrechnungsprogrammen oder der Ausfüllhilfe sv.net ist eine Sofortmeldung für Arbeitgeber problemlos möglich. Die Meldung muss elektronisch unter Angabe des Abgabegrunds „20“ erfolgen. Der Arbeitgeber darf auch Dritte zur Abgabe beauftragen.

Arbeitgeber sind zur Sofortmeldung verpflichtet, wenn die Haupttätigkeit des Unternehmens einer der Wirtschaftsbranchen nach § 28a Absatz 4 angehört. Die Sofortmeldung von Praktikant:innen und bei Probearbeiten ist nicht nötig, insofern keine tatsächliche Arbeitsleistung erbracht wird. Darüber hinaus existieren Ausnahmen für Leiharbeitsfirmen sowie für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Körperschaften.