Stammdatenmanagement: Software, Vorteile, Risiken

Jedes Unternehmen verfügt über Stammdaten, die (bildlich gesprochen) den digitalen Kraftstoff für sämtliche Geschäftsprozesse darstellen und damit über Erfolg oder Misserfolg des Geschäftsbetriebs entscheiden. Mit dem Begriff Stammdatenmanagement (auch Master Data Management (MDM) genannt) definiert man dementsprechend alle Aktivitäten rund um das Erfassen, Anlegen, Vereinheitlichen und Pflegen bzw. Aktualisieren von Stammdatensätzen. Diese Aktivitäten können einen technologischen, organisatorischen und vor allem auch einen strategischen Hintergrund haben.

Stammdatenmanagement sollte stets auf unternehmensinternen Richtlinien für den Umgang mit Daten basieren, im IT-Sprech auch als Data Governance bezeichnet. Mit dieser Data Governance geben sich Unternehmen eine Art verbindliches Framework. Auf diesem regelbasierten Weg soll eine möglichst hohe Datenqualität erzielt und diese auch sichergestellt werden. Das Ziel des Stammdatenmanagements ist es, über korrekte und vor allem aktuelle Stammdaten zu verfügen. Diesen Stammdatensatz bezeichnet man auch als „golden record“ bzw. „goldenen Datensatz“ oder „single source of truth“. Keine einfache Aufgabe, weil durch die digitale Transformation der Wirtschaft nicht nur die reine Datenmenge drastisch zugenommen hat, sondern auch die Anzahl der genutzten Datenquellen (intern wie extern) steigt.

Weil Stammdatenmanagement auf der Basis objektiver Datensätze zu einer single source of truth in Sachen Daten führt, profitieren Abteilungen sowie Unternehmen von einer optimalen Grundlage für strategische Entscheidungen sowie von einer effizienten Prozessabwicklung. Stammdatenmanagement ist damit eine technologisch untermauerte Form des Wissensmanagements.

Mitarbeiterdaten zentral und übersichtlich pflegen

Speichern und bearbeiten Sie Daten sowie Dokumente fehlerfrei, vollständig und gesetzlich konform an einem Ort: Personio. So hat das Listenchaos endlich ein Ende.

Daten zentral speichern

Damit Stammdaten gewinnbringend eingesetzt werden können, muss ihre Qualität so hoch wie möglich sein. Diesen Status zu erreichen, ist die Hauptaufgabe des Stammdatenmanagements:

Daten müssen aktuell, vollständig, fehlerfrei und konsistent sein.

Erste Aufgabe ist es dabei, die Stammdaten zu konsolidieren, um auf diesem Weg eine konsistente Datenbasis herzustellen. Als Grundlage dafür müssen zunächst Richtlinien für die unternehmenseigene Data Governance erarbeitet werden. Dieses Framework garantiert auch für die Zukunft, dass alle Datensätze korrekt und auch semantisch konsistent sind. Es regelt einerseits u.a. das Anlegen von Stammdatensätzen inklusive der Definition der wichtigen Merkmale und Attribute, andererseits aber auch die Pflege der Stammdaten inklusive Dublettenbereinigung und der Integration neuer Datensätze. Für diese Aufgaben im Stammdatenmanagement bieten sich Softwarelösungen bzw. digitale Tools an, die alle Arten von Stammdaten unternehmensübergreifend managen können.

Nur dann können alle Abteilungen eines Unternehmens aus einem einheitlichen Datenpool schöpfen, der die Basis für Reportings und Auswertungen bildet. Die ganzheitliche Sicht auf das Stammdatenmanagement kann so gewährleistet werden

Lohndokumente mit Personalstammdaten perfekt vorbereiten

Grundsätzlich gibt es drei Kategorien von Stammdaten. Diese umfassen Personen, Orte und Dinge. Beispielhaft lassen sich diese Kategorien in folgenden Stammdaten abbilden:

• Produktstammdaten – Informationen wie Produktnummer, Preis, Produktkategorie

• Kundenstammdaten – Informationen wie Kontaktdaten, Verkaufshistorie, Zahlungsverläufe

• Standortdaten – Informationen zu Niederlassungen und Standorten eines Unternehmens

• Lieferantenstammdaten – Informationen wie Verträge, Preise und Kreditorenkonten

• Mitarbeiterstammdaten – Informationen zu personenbezogenen Daten aller Mitarbeiter:innen

• Anlagenstammdaten – Informationen zu Immobilienbestand, Geschäfts- und Produktionsausstattung sowie zur Marke

Damit das Stammdatenmanagement nicht in mehreren Datensilos betrieben wird, bietet es sich an, sämtliche Stammdaten möglichst in einer unternehmensweiten Plattform zu verwalten. Nur so kann sichergestellt werden, dass zwischen den unterschiedlichen Stammdatenkategorien auch sinnvolle Beziehungen hergestellt werden können, die wiederum vorteilhaft für die Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse sind.

Personaldaten gesetzeskonform digital verwalten – so geht‘s

Das gehört in die (digitale) Personalakte

Mit dieser Checkliste organisieren Sie Mitarbeiterdaten übersichtlich, identifizieren alle fehlenden Dokumente oder Daten und erhalten Best Practices für die Datenpflege.

Hier Checkliste herunterladen

Je komplexer ein Unternehmen strukturiert ist, desto stärker prägen sich die Vorteile von Stammdatenmanagement aus. Grundsätzlich können aber auch kleinere und mittlere Unternehmen davon profitieren.

Ein automatisiertes Stammdatenmanagement auf Basis einer korrekten, vollständigen, konsistenten und aktuellen Single Source of Truth bietet folgende Vorteile:

• Zeitersparnis bei der Pflege der Stammdaten in den Abteilungen

• minimierte Fehleranfälligkeit

• verbesserte Prozessabläufe im Unternehmen

• Berichte und Auswertungen werden zuverlässiger und genauer

• optimierte Bestellzeiten, Lagerbestände und Liefertermine

• verbessertes Kundenerlebnis durch bessere Performance und individuelle Ansprache

• Kostensenkung beim Software-Betrieb durch Verwendung einer ganzheitlichen Plattform

• garantierte Einhaltung auch strenger Compliance-Vorgaben (z.B. DSGVO)

• hohes Tempo bei Optimierungen von Anwendungen

Damit Stammdatenmanagement erfolgreich sein kann, muss es unternehmensweit ausgerollt werden. Denn auch wenn es hier um Daten geht – Stammdatenmanagement liegt nicht im isolierten Behuf der IT. Stammdatenmanagement ist kein rein technisches, digitales Thema, auch wenn es mittels Softwarelösungen betrieben wird: Alle Abteilungen sollten mit ihren jeweils fachlichen Ansichten involviert werden.

Stammdatenmanagement ohne Data Governance ist zum Scheitern verurteilt – weil es sich um einen dynamischen, dauerhaften Prozess handelt. Wenn aber dafür die Richtlinien fehlen, kann sich das negativ auf die Datenqualität und in der Folge auf die Prozesse auswirken.

Damit Lohn- und Gehaltsabrechnung fehlerfrei laufen – Stammdaten immer aktuell halten

Wie bereits erwähnt ist Stammdatenmanagement eine Aufgabe, die idealerweise mit einer zentralen und ganzheitlichen Software angegangen werden sollte. Damit sparen sich Unternehmen kosten- und auch zeitintensive Datenabgleiche. Die zentrale Datenhaltung in einem Tool oder einer Plattform ermöglicht es, die relevanten Stammdatensätze für die von den einzelnen Abteilungen verwendeten Datensysteme bereitzustellen.

Plattformen ermöglichen eine Konsolidierung und Harmonisierung von Daten aus unterschiedlichsten Quellen und sorgen damit für ein optimiertes Geschäftsverständnis in der Belegschaft. Das Stammdatenmanagement über eine Plattform sorgt für deutlich weniger Fehler in den Daten über die einzelnen Anwendungen hinweg. Beispiel: Mehrere Abteilungen geben einen Kundendatensatz widersprüchlich ein, es entstehen inkonsistente Dubletten – die aber vom Tool automatisiert abgeglichen werden.

Ein konkretes Beispiel für eine Single Source of Truth im Stammdatenmanagement stellt die digitale Personalakte dar. Alle Personalstammdaten und die dazugehörigen Dokumente sind dort hinterlegt und müssen auch nur an dieser einen Stelle gepflegt werden. Eine Datenbasis als Grundlage für alle Prozesse im HR. 

Beim Stammdatenmanagement lassen sich grundsätzlich vier Software-Architekturen unterscheiden. Keine deckt alle Anforderungen ab, hybride Architekturen sind möglich. Unternehmen sollten sich in jedem Fall fachlich beraten lassen.

Consolidation Hub: Hier werden die Stammdatensätze in einem einzigen Datenhub konsolidiert, bereinigt, zugeordnet und verwaltet.

Registry-Ansatz: Stammdatensätze bleiben in den bestehenden Einzelsystemen, in der Registry befinden sich nur Referenzierungen zu den Stellen, an denen die Datensätze gespeichert werden.

Transactional Hub: Alle Stammdaten liegen in einem zentralen System, dem Transactional Hub. Dieses fungiert als single source of truth. Dieses System verteilt die gepflegten, aktualisierten und bereinigten Daten an die Einzelsysteme. Auch Änderungen an den Daten werden auf diesem Weg weitergegeben.

Coexistent-Ansatz: Baut auf dem Consolidation Hub auf – zusätzlich werden die Stammdaten aber mit den Ursprungsquellen synchronisiert. Die Folge: Es entsteht ein „Masterdatensatz“, der eben „koexistiert“ – in den Einzelsystemen und im Master-Repository.