Stellenbesetzungsplan: Definition, Erstellung, Muster

Zur Personalplanung setzt HR mehrere Instrumente ein. Eines davon ist der Stellenbesetzungsplan. Ein Stellenbesetzungsplan gibt an, welche Stellen eines Unternehmens aktuell besetzt sind und welche Personen die einzelnen Planstellen besetzen. Dies umfasst sämtliche Hierarchie-Ebenen.

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Damit spiegelt ein Stellenbesetzungsplan die Ist-Situation im Betrieb bzw. im Unternehmen wieder. Er kann als Organigramm oder als Tabelle geführt werden. Stellenbesetzungspläne sind sowohl für Abteilungen als auch für größere Organisationseinheiten und das gesamte Unternehmen sinnvoll.

Die faktische Grundlage für den Stellenbesetzungsplan bildet der Stellenplan eines Unternehmens, auch Stellenübersicht genannt.

Dieser Stellenplan enthält sämtliche Positionen – egal, ob diese momentan vakant oder besetzt sind. Er bildet damit den Soll-Zustand ab und basiert selbst wiederum auf den Stellenbeschreibungen. Der Stellenplan ist vor allem im öffentlichen Dienst ein wichtiges Planungsinstrument, zu dem detaillierte Vorschriften existieren. Er wird aber auch in der Privatwirtschaft eingesetzt.

Deshalb enthält der Stellenplan nicht nur die Anzahl aller besetzten und offenen Positionen, sondern auch alle Stellenbezeichnungen und die damit verbundenen Anforderungen. Auch die Lohn- oder Gehaltsgruppe, die mit einer Planstelle verbunden ist, wird hier aufgenommen.

Der Stellenbesetzungsplan hingegen enthält die in der Realität tatsächlich besetzten Stellen.

Damit HR eine vernünftige Grundlage für die Personalbedarfsplanung hat, betrachtet HR die mögliche Differenz zwischen Stellenplan und Stellenbesetzungsplan betrachtet und ermittelt dadurch den aktuellen Personalbedarf. Sind im Stellenbesetzungsplan weniger Stellen besetzt als im Stellenplan angegeben, müssenneue Mitarbeitende eingestellt werden. Sind hingegen mehr Stellen besetzt als im Stellenplan angegeben, hat das Unternehmen eine Überbesetzung oder einen Personalüberhang. Die Folge: Ein Stellenabbau steht an.

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Diese anpassbare Vorlage unterstützt Sie mit Kategorien wie Stellenbezeichnung, dafür erforderlichen Qualifikationen und der Entgeltgruppe – inklusive Beispiel.

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Im Stellenbesetzungsplan sollten folgende Informationen erfasst werden.

• Bezeichnung der Stelle – z. B. Leitung Vertrieb

• Name des Stelleninhabers - z. B. Max Muster

• Geburtsjahr des Stelleninhabers – z. B. 1983

• Eintrittsjahr des Stelleninhabers – z. B. 2006

• erforderliche Qualifikationen - z. B. Hochschulstudium

• Entgeltgruppe bzw. Tarifgruppe – z. B. außertariflich

• ggf. Vollmachten – z. B. Prokura

• Rechtsstellung - z. B. leitender Angestellter

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Die Erstellung eines Stellenbesetzungsplans liegt im Aufgabenbereich der Personalabteilung. Es sollte unabhängig von der Größe des Unternehmens von Fachkräften erstellt und eingesetzt werden. 

Vor der Erstellung eines Stellenbesetzungsplans sollten Sie sich darüber klar werden, welche Informationen Sie neben den Basisfakten eventuell noch hinzufügen möchten. Damit der Stellenbesetzungsplan übersichtlich und verwendbar bleibt, sollten Sie ihn unbedingt auf Details beschränken, die für Ihr Unternehmen relevant sind. 

Für eine einfache und unproblematische Erstellung des Stellenbesetzungsplans können Sie im Idealfall auf die Informationen aus der digitalen Personalakte zurückgreifen. Dort sind alle Daten jedes einzelnen Mitarbeitenden aktuell erfasst – wenn Sie im Unternehmen eine HR-Plattform nutzen.

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In unserer einfachen Vorlage für einen Stellenbesetzungsplan können Sie die ersten Schritte hin zu einer langfristigen Personalplanung gehen. Sie hilft Ihnen die Differenz zwischen Soll- und Ist-Stand bei der Belegschaft auf einen Blick zu erkennen und bietet außerdem alle wichtigen Details, die Sie benötigen.

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Zur Erstellung eines Stellenbesetzungsplans können Sie einen graphischen oder einen tabellarischen Weg einschlagen. Die grafische Darstellung hat für Sie den Vorteil, dass die hierarchischen Strukturen des Personals transparent dargestellt werden. Eine tabellarische Darstellung bietet Ihnen dagegen die Möglichkeit, wichtige Details zu den einzelnen Stellen, die in Abschnitt 2 dieses Beitrags aufgelistet sind, aufzunehmen. Beispiel 1 zeigt eine grafische Darstellung eines musterhaften Stellenbesetzungsplans in Form eines Organigramms mit hierarchischen Stufen.

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Beispiel 2 zeigt eine tabellarische Darstellung des gleichen Stellenbesetzungsplans mit weiterführenden Informationen.