Stellenplan: Definition, Beispiel, Vorlage

Der Stellenplan ist ein zentrales Planungsinstrument von HR. Er bietet eine Übersicht über alle Personalplanstellen, die in den Organisationseinheiten eines Unternehmens vorhanden und damit mit passenden Mitarbeitenden zu besetzen sind. Oder mit anderen Worten: Die Basis für effizientes Personal-Recruiting. 

Für den Stellenplan ist es nicht relevant, ob diese Planstellen aktuell besetzt oder offen sind, bildet er doch ausschließlich den Soll-Zustand eines Unternehmens ab. Der Stellenplan wird auch als Stellenübersicht bezeichnet, er kann in Form einer Liste, aber auch als Organigramm abgebildet werden.

Stellenplan und Stellenbesetzungsplan sind nicht dasselbe. Im Gegensatz zum Stellenplan bildet der Stellenbesetzungsplan die Ist-Situation ab. Er enthält also lediglich alle aktuell besetzten Planstellen des Unternehmens. Außerdem sind im Stellenbesetzungsplan auch die personenbezogenen Daten der jeweiligen Stelleninhaber:innen hinterlegt und somit ein direkter Bezug zwischen Stelle und Stelleninhaber:in hergestellt. Der Stellenplan tut dies nicht.

Mit dem Stellenplan verbindet sich vor allem eine zentrale HR-Aufgabe: Klarheit, Transparenz und Sicherheit für die Personalplanung in allen Organisationseinheiten des Unternehmens gewinnen. Damit eng verbunden sind die Stellen- und die Kostenplanung.

Wenn die Planungsinstrumente Stellenplan und Stellenbesetzungsplan Differenzen aufweisen, müssen offene Stellen besetzt werden, um die vorliegende Unterbesetzung aufzulösen. Weist der Stellenbesetzungsplan hingegen ein Plus gegenüber dem Stellenplan auf, besteht beim Personal eine Überbesetzung, aus der Stellenabbaumaßnahmen folgen können.

Der Stellenplan bildet sämtliche Stellen über alle Einheiten eines Unternehmens hinweg ab. Ändern sich Organisationseinheiten bzw. deren Aufgaben und Prozesse, muss HR den Stellenplan diesen Änderungen gemäß anpassen. Wenn Änderungen innerhalb einer Einheit oder Abteilung indirekte oder direkte Auswirkungen auf die Stellen einer verwandten Einheit oder Abteilung haben, muss der Stellenplan diese Auswirkungen abbilden können.

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Damit ein Stellenplan seine Funktion erfüllen kann, müssen für jede der dort aufgenommenen Positionen bzw. Stellen eindeutig definierte Stellenbeschreibungen vorliegen. Denn darauf basiert der Inhalt des Stellenplans. Er muss folgende Angaben enthalten.

• Anzahl der Stellen

• Bezeichnung der Stellen

• Entgeltliche Einordnung der Stellen

• Erforderliche berufliche Qualifikationen der Stellen

• Evtl. Vollzeit/Teilzeiteinordnung der Stellen

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Bei der Erstellung eines Stellenplans können Sie auf unsere einfache Excel-Vorlage zurückgreifen, die Sie kostenlos herunterladen können. Bitte beachten Sie, dass es sich um eine Musterdatei handelt, die Sie für Ihre individuellen Bedarfe im Unternehmen anpassen müssen.

Sie können verschiedene Wege beim Erstellen eines Stellenplans gehen und sich z. B. an den Abteilungen Ihres Unternehmens ausrichten. Jeder Abteilung sortieren Sie dann die hier zugeordneten Stellen zu. Diesen Weg sind wir in unser Vorlage gegangen.

Sie können einen Stellenplan einfach als Tabelle anlegen oder auch in Form eines Organigramms darstellen. Wir stellen Ihnen hier beide Optionen vor. Das Organigramm bietet neben den formellen Stellenbezeichnungen auch noch die formale Hierarchie einer Organisation ab. Demnach werden untergeordnete Stellen untereinander dargestellt, Stellen auf der gleichen Hierarchieebene stehen nebeneinander.