Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse

Unter steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen versteht man Sachzuwendungen oder Unterstützungsleistungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeiter:innen meist zusätzlich zum Arbeitslohn gewähren. Diese Sonderzahlungen sind im Regelfall durch Freibeträge oder Freigrenzen begrenzt.

Der Vorteil von steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen gegenüber einer Gehaltserhöhung um den gleichen Betrag liegt für den Arbeitgeber darin, dass keine erhöhten Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten sind. Darüber hinaus sind die Arbeitgeberzuschüsse auch für Arbeitnehmer:innen zumeist steuerfrei. Eine gut durchdachte Gestaltung der steuerfreien Zuwendungen kann somit einerseits die Attraktivität des Unternehmens aus Arbeitnehmersicht steigern und andererseits die Lohnnebenkosten optimieren. Auch in festgefahrenen Gehaltsverhandlungen gilt die Vereinbarung von steuerfreien Arbeitgeberzuschüssen als bewährte Win-win-Lösung.

Gut zu wissen: Beim Überschreiten einer Freigrenze wird, anders als beim Freibetrag, der komplette Zuwendungsbetrag steuerpflichtig.

Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse sind für die unterschiedlichsten (Lebens-)Bereiche zulässig. Von der Kinderbetreuung bis zum Tankgutschein kann ein Unternehmen seine Mitarbeiter:innen finanziell unterstützen. Allerdings gilt es, dabei bestimmte Bedingungen zu beachten bzw. Voraussetzungen zu erfüllen. 

Wenn Mitarbeiter:innen an Fort- oder Weiterbildungen teilnehmen, darf der Arbeitgeber das mit steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschüssen honorieren. Das gilt jedoch nur, sofern die Fort- oder Weiterbildung der beruflichen Qualifikation des oder der Angestellten dienlich ist oder ihn bzw. sie dazu befähigt, den individuellen jobspezifischen Anforderungen zukünftig noch besser zu entsprechen.

Gut zu wissen: Arbeitgeber sind nicht dazu verpflichtet, die Kosten für Fort- und Weiterbildungen zu tragen. Anders sieht es aus, wenn die Fort- oder Weiterbildung vom Unternehmen angeordnet wurde. Arbeitgeber können sich durch eine Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag gegen das frühzeitige Austreten der jeweiligen Arbeitnehmer:innen absichern.

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Auch die Betreuung von nichtschulpflichtigen Kindern von Mitarbeiter:innen darf durch den Arbeitgeber bezuschusst werden. Die steuer- und sozialversicherungsfreien Arbeitgeberzuschüsse gelten sowohl für Betreuungseinrichtungen wie Kitas, Ganztagspflegestellen oder Schulkindergärten sowie für die private Betreuung durch eine Tagesmutter als auch für die Vermittlung einer Kinderbetreuung. Für den Zuschuss zur Kinderbetreuung gilt kein Höchstbetrag, er muss jedoch mit dem Tag enden, an dem ein Kind schulpflichtig wird. 

In Ausnahmefällen kann auch die kurzfristige Betreuung von Jugendlichen unter 14 Jahren vom Arbeitgeber bezuschusst werden. Für diesen speziellen Betreuungszuschuss steht ein Freibetrag von 600 Euro pro Jahr und pro Arbeitnehmer:in zur Verfügung.

Wichtig: Wird die Betreuung eines Kindes durch einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss unterstützt, darf der bezuschusste Anteil seitens der Arbeitnehmer:innen nicht mehr als Sonderausgaben abgesetzt werden. Damit der entsprechende Arbeitgeberzuschuss auf der Rechnung notiert werden kann, haben betroffene Arbeitnehmer:innen ihrem Arbeitgeber die Originalrechnungen vorzulegen.

Gut zu wissen: Auch wenn die steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse für Kinderbetreuung vor Eintritt des schulpflichtigen Alters bislang nicht gedeckelt sind, werden bereits Gespräche über eine Regulierung des Freibetrags geführt. 

Ein Unternehmen kann seine eigenen Produkte oder Dienstleistungen der Belegschaft verbilligt im Rahmen eines Personalrabatts anbieten. Solange die Vergünstigung den Rabattfreibetrag von 1.080 Euro pro Kalenderjahr gemäß § 8 des Einkommensteuergesetzes nicht übersteigt, ist er frei von Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben. Wird der Rabattfreibetrag überstiegen, entsteht ein lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil. Bei der Berechnung des gegebenenfalls entstehenden geldwerten Vorteils ist neben dem Rabattfreibetrag in der Regel ein pauschaler Abschlag von vier Prozent des Endverbraucherpreises möglich (siehe § 8 Absatz 3).

Erfolgt ein Umzug aus beruflichen Gründen, sind steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse, die nicht als Entgeltumwandlung erfolgen, möglich. Anspruch und Höhe sind über das Bundesumzugskostengesetz (BUKG) geregelt. 

Gut zu wissen: Bei einem berufsbedingten Umzug ins Ausland greifen gemäß § 14 BUKG Sondervorschriften. 

Die Gesundheit der Mitarbeitenden oder die Vermeidung von Krankheitsrisiken können Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei bis zu einem Gegenwert von 600 Euro pro Person pro Jahr fördern. Dabei ist nach § 3 Nr. 34 EStG auf die Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung zu achten.

Gut zu wissen: Befindet sich der oder die Arbeitnehmende in mehreren Beschäftigungsverhältnissen, kann jeder Arbeitgeber Leistungen der Gesundheitsförderung in Höhe des Freibetrags von 600 Euro steuerfrei erbringen.

Geschenke oder Waren- und Dienstleistungsgutscheine werden als Sachzuwendungen bezeichnet. Die steuerfreie Freigrenze für Sachbezüge liegt derzeit bei 50 Euro pro Monat (vor 2022 44 Euro). Bei der steuerfreien Nutzung sind folgende Punkte unbedingt zu beachten:

• Die Summe aller monatlichen Sachbezüge darf die monatliche Freigrenze nicht überschreiten. Einer Überschreitung können Arbeitnehmer:innen durch das Zahlen des Mehrbetrags entgegenwirken.

• Die Freigrenze für Sachbezüge gilt pro Monat. Ein Zusammenrechnen auf das ganze Jahr oder das Übertragen von nicht genutzten Teilen auf andere Monate ist nicht zulässig. Jahresabos sind demnach so zu gestalten, dass ein monatlicher Sachbezug entsteht.

• Die Sachbezüge müssen zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden.

• Gutscheine dürfen seit 2022 entweder nur in einem begrenzten Netzwerk einlösbar sein (z. B. Einzelhandelsketten), nur für eine begrenzte Warengruppe gelten (z. B. Treibstoff) oder einem bestimmten steuerlichen oder sozialen Zweck (z. B. Essensmarken) dienen.

Gut zu wissen: Befindet sich ein:e Arbeitnehmer:in in mehreren Beschäftigungsverhältnissen, kann jeder Arbeitgeber die vollen 50 Euro an Sachbezügen steuerfrei anbieten. Die Erstattung von Kosten ist kein Sachbezug.

Seit dem 01. Januar 2019 zählt das Job-Ticket nicht mehr zu den Sachbezügen, sodass diese Freigrenze anderweitig genutzt werden kann. Für die Zuschüsse des Arbeitgebers zum Job-Ticket gilt nach § 3 Nr. 15 EStG Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit, wenn …

• das (kostenlose oder vergünstigte) Ticket im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses und zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn überlassen wird.

• das Job-Ticket ÖPVN-Fahrten im Linienverkehr zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte begünstigt. Eine Begünstigung von weiteren (auch privaten) Fahrten ist dabei unschädlich. Der Luftverkehr ist jedoch komplett ausgeschlossen.

Nutzen Arbeitnehmer:innen ein nach § 3 Nr. 15 EStG gestaltetes Job-Ticket, müssen die Zuschüsse auf Ansprüche aus der Entfernungspauschale angerechnet werden. Wird eine Bedingung nicht erfüllt, können Job-Tickets nach § 40 Abs. 2 EStG mit 15 oder 25 Prozent pauschalversteuert werden. Das pauschalsteuerpflichtige Job-Ticket ist ebenso sozialversicherungsfrei.

Hinweis: Sind die Preisnachlässe durch die Nutzung einer BahnCard höher als deren Kosten, ist auch eine überlassene BahnCard steuerfrei.

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmer:innen zudem ein betriebliches Fahrrad oder E-Bike zur privaten und beruflichen Nutzung steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen, sofern das Dienstfahrrad zusätzlich zum Arbeitsentgelt gewährt wird. Diese Regelung ist bis Ende 2030 befristet.

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Arbeitgebern ist es erlaubt, Arbeitnehmer:innen ein Darlehen zur Verfügung zu stellen. Sofern eine Rückzahlung angedacht ist, ist das Darlehen selbst nicht sozialversicherungspflichtig. Genießt der oder die Arbeitnehmer:in allerdings Zinsvorteile, entsteht ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil. Liegt der Betrag des Darlehens am Ende eines Lohnabrechnungszeitraums bei maximal 2.600 Euro, wird der Zinsvorteil dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt nicht zugerechnet. Andernfalls gehören die Zinsvorteile zu den Sachbezügen mit einer Freigrenze von 50 Euro. Bei Bankangestellten ist die Nutzung des Rabatt-Freibetrags (Personalrabatt) möglich.

Im Rahmen der kürzlich beschlossenen Inflationsausgleichsprämie dürfen Arbeitgeber bis zum 31. Dezember 2024 pro Arbeitnehmer:in Zahlungen von insgesamt 3.000 Euro tätigen. Diese Zuwendungen sind sozialversicherungs- und steuerfrei. 

Neben den bereits vorgestellten steuerfreien Zuwendungen existieren noch weitere Möglichkeiten, wie beispielsweise:

• steuerfreier Ersatz von Reisekosten

• steuerfreie Bezuschussung von Mahlzeiten und Verpflegung in kleinem Umfang

• steuerfreie anlassbezogene Aufmerksamkeiten

• steuerfreie Betriebsveranstaltungen bzw. Betriebsausflüge

• steuerfreie vergünstigte Mitarbeiterwohnung 

Für nicht-krankenversicherungspflichtige Arbeitnehmer:innen müssen Arbeitgeber die Beiträge zur Krankenversicherung nicht abführen. In bestimmten Fällen ist der Arbeitgeber jedoch dazu verpflichtet, die Zahlung der Krankenversicherungsprämie der Beschäftigten zu bezuschussen. Die Bezuschussung ist in den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesthöhen steuerfrei. Der übersteigende Betrag ist steuerpflichtig.

Sind Arbeitnehmer:innen wegen Überschreitung der Versicherungspflichtgrenze freiwillige Mitglieder in der gesetzlichen Krankenversicherung, müssen diese die Beträge und auch jene der Pflegeversicherung in voller Höhe selbst zahlen. Diese Zahlungen hat der Arbeitgeber im Regelfall ebenfalls zu bezuschussen. Zur Ermittlung des Arbeitgeberanteils wird angenommen, dass der oder die Arbeitnehmer:in ganz normal versicherungspflichtig wäre.

Privatversicherte Angestellte, die von der Krankenversicherungspflicht befreit sind, haben ebenfalls Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss. Das ist beispielsweise der Fall bei:

• einer Überschreitung der Versicherungspflichtgrenze

• der Vollendung des 55. Lebensjahres

Die Zuschusshöhe entspricht den Arbeitgeberanteilen, die der Arbeitgeber bei gesetzlicher Krankenversicherung zahlen müsste, maximal aber der Hälfte der tatsächlichen Versicherungsprämie des oder der Beschäftigten.

Arbeitgeber können auf eine Vielzahl von Zuschüssen zurückgreifen. Besonders sinnvoll sind steuerfreie Zuschüsse im Rahmen der Freibeträge und -grenzen. Für Arbeitnehmer:innen, deren progressiver Steuersatz über 25 Prozent liegt, sind auch pauschalversteuerte Zuschüsse (z. B. der Fahrtkostenzuschuss) meist günstiger als eine gleichwertige Gehaltserhöhung. Diesen Umstand können sich Arbeitgeber zur Bindung hoch qualifizierter Arbeitskräfte zusätzlich zunutze machen.

Steuerfreie Zuschüsse sind unter anderem Gutscheine und weitere Sachbezüge, Personalrabatt, Arbeitgeberdarlehen sowie Zuschüsse für Fort- und Weiterbildungen, für Umzüge und zur Kinderbetreuung oder Gesundheitsförderung.

Vom ÖPNV-Ticket über günstige Darlehen bis zur Gesundheitsförderung sind die Arbeitnehmervorteile vielfältiger Natur. Beim Gewähren von steuerfreien Zuschüssen sollten Arbeitgeber jedoch immer den organisatorischen Mehraufwand im Blick behalten.

Die Steuerfreiheit von Gutscheinen ist an drei Bedingungen geknüpft:

• Der Gutschein hat keine Barzahlungsfunktion, Restbeträge können nicht ausgezahlt werden und ein Umtausch gegen Geld ist unmöglich.

• Der Gutschein erfüllt die ZAG-Kriterien, indem die Wirksamkeit – auf ein Netzwerk, eine Warengruppe oder einen steuerlichen bzw. sozialen Zweck – beschränkt ist.

• Die Summe aller monatlichen Sachbezüge samt Gutscheinen darf die monatliche Freigrenze von 50 Euro nicht überschreiten und der Gutschein muss zusätzlich zum Arbeitslohn ausgegeben werden.