Strategische Personalplanung: Definition & Leitfaden

Im vierten Quartal 2017 verzeichnete Deutschlands Arbeitsmarkt 1,2 Millionen offene Stellen. Auf der anderen Seite sind 2,5 Millionen Menschen arbeitslos. Das zeigt: Es fehlt vor allem an Fachkräften mit den gesuchten Kompetenzen. Bis zur Neubesetzung einer Stelle vergehen durchschnittlich 102 Tage; in der Software- und Baubranche bis zu 165 Tage. Je höher qualifiziert Ihre Mitarbeiter sein sollen, desto schwieriger wird es, sie zu finden und sich im “war for talents” durchzusetzen. Unternehmen müssen sich permanent wandelnde Märkte, Internationalisierung oder neue Wettbewerber reagieren. Dadurch verändern sich Anforderungen an Mitarbeiter immer wieder, was wiederum effizientes Change-Management erfordert. Hier setzt die Personalplanung an. 

Die Personalplanung sorgt dafür, dass dem Unternehmen zu jeder Zeit passend qualifizierte Mitarbeitern zur Verfügung stehen, die mit ihren Fähigkeiten zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.

Ziel der Personalplanung ist es, den aktuellen personellen Zustand stets im Auge zu behalten und Maßnahmen zu ergreifen, um die Personalanforderungen des Unternehmens optimal abzudecken. Die Ziele der Personalplanung sind eng an die Unternehmensziele geknüpft.

Die Aufgaben der Personalplanung lassen sich in mehrere Teilbereiche untergliedern:

• Personalbestandsplanung: Ermittlung des personellen Ist-Zustands

• Personalbedarfsplanung: Ermittlung des personellen Soll-Zustands

• Personalentwicklung: Maßnahmen zur Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern

• Personalbeschaffung: Unterschiedliche Recruiting-Maßnahmen

• Personalfreisetzungsplanung: Abbau von “überschüssigem” Personal

Hier finden Sie unsere kostenlose Vorlage zur Personalbedarfsplanung.

Trotz dieser Herausforderungen wird von Ihnen als Personalabteilung erwartet, jederzeit neue Fachkräfte zu beschaffen, mit exakt den gesuchten Profilen, natürlich so schnell wie möglich und im Budgetrahmen. Mit einer strategischen Personalplanung können Sie diesem Druck entkommen, vorausschauend handeln und durch gezielte Kooperationen rechtzeitig die Weichen stellen, statt immer nur zu reagieren. Diese proaktive Herangehensweise steigert nicht nur das Unternehmenswachstum, sondern optimiert auch die Unternehmensgeschwindigkeit, indem sie sicherstellt, dass die Organisation agil bleibt und schnell auf Marktveränderungen reagieren kann. Zudem ist es entscheidend, dass Unternehmen ihre Kernwerte definieren und leben, was die Grundlage für eine starke Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung schafft. Agile Personalarbeit könnte sich in diesem Kontext auch als wichtig erweisen.

Eine strategische Personalplanung beantwortet die Frage: Welche und wie viele neue Mitarbeiter, welche Weiterbildungen, neuen Berufsbilder oder andere Maßnahmen sind erforderlich, um in den nächsten drei bis fünf Jahren unsere Unternehmensziele erreichen zu können?

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Ohne strategische Personalplanung werden Sie mittelfristig nicht wettbewerbsfähig sein, weder als Arbeitgeber noch als Unternehmen insgesamt. Diese Szenarien können eintreten:

Sie können Ihre Geschäftsziele nicht erreichen und nicht wie geplant wachsen, weil Ihnen schlicht die Mitarbeiter fehlen. Sie können nicht schnell genug Mitarbeiter für neue Geschäftsbereiche einstellen oder Ihre Fluktuation ist hoch und die Neubesetzung dauert jeweils sehr lange.

Auch dieser Fall ist möglich: Sie automatisieren oder lagern bestimmte Aufgaben aus oder müssen aufgrund von Marktschwankungen Mitarbeiter abbauen. Dadurch werden Mitarbeiter frei, für die Sie eine neue Aufgabe im Unternehmen finden oder die Sie kündigen müssen – was Sie eine Menge Geld und Ihren guten Ruf kosten kann.

Eine freie Stelle mit einem externen Kandidaten zu besetzen ist die teuerste aller Optionen. Mitarbeiter, die kündigen, nehmen ihre Erfahrung mit zum neuen Arbeitgeber. Dauert die Neubesetzung lange, können sie ihren Nachfolger nicht mehr einarbeiten, während der Übergangs- und Einarbeitungszeit sinkt die Produktivität. Müssen Sie unter Zeitdruck rekrutieren, sind Sie eventuell auf teure Maßnahmen angewiesen, außerdem steigt das Risiko einer Fehlbesetzung.

Investieren Sie Zeit in die Recherche Ihrer Zielgruppe, so sparen Sie langfristig Kosten. Was wünschen sich junge Talente und welche Angebote haben Sie für die? Mit Candidate Personas rekrutieren Sie zielgerichtet und vermeiden Streuverluste. Vorlagen finden Sie hier.

Lesetipp: Ein robustes Business Continuity Management, das Personalrisiken berücksichtigt, ist in diesem Zusammenhang unverzichtbar.

Eine gewisse Fluktuation ist normal, oder sie bauen planmäßig Personal ab. Doch wenn vor allem hochqualifizierte Mitarbeiter gehen oder solche mit speziellen Kompetenzen, fehlen diese Ihrem Unternehmen. Sie können beispielsweise nicht mit technologischen Entwicklungen Schritt halten oder sind auf teure Dienstleister angewiesen, weil intern niemand das erforderliche Know-how besitzt.

Neue Mitarbeiter brauchen auch einen Arbeitsplatz. Überfüllte Büros und schlechte Arbeitsgeräte senken die Produktivität und die Arbeitsmoral (im Gegenzug kosten leerstehende Büros unnötig Geld). Die Unternehmenskultur kann leiden, wenn zu schnell zu viele neue Mitarbeiter kommen, Sie jedoch kein passendes Onboarding-Konzept haben und die Integration vernachlässigen.

Wie Sie Schritt für Schritt eine Personalplanung aufstellen, erfahren Sie in diesem Glossarbeitrag über Personalbedarfsplanung.

Ihre Planung sollte sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte enthalten. Die Qualität ist deutlich schwieriger abzubilden, darf aber nicht vernachlässigt werden. Schließlich brauchen Sie nicht “irgendwelche” Mitarbeiter, sondern die passenden Fachkräfte.

Fragen der quantitativen Personalplanung: Haben wir zu jedem Zeitpunkt ausreichend Personal, nicht zu wenig, aber auch nicht zu viel? Haben wir ausreichend Budget? Abgänge durch Verrentungen, die durchschnittliche Fluktuation, aber auch Krankheits-, Urlaubs- und Elternzeiten und sonstige Einflüsse müssen einkalkuliert werden.

Fragen der qualitativen Personalplanung: Haben unsere Mitarbeiter für alle zukünftigen Aufgaben die richtigen Kompetenzen? Welche müssen wir zusätzlich aufbauen, welche werden bald überflüssig? Sind alle Kompetenzen mehrfach (redundant) vorhanden, um Ausfälle kompensieren zu können? Können wir benötigte Kompetenzen intern aufbauen, indem wir Mitarbeiter weiterqualifizieren? Müssen wir neue Mitarbeiter einstellen oder bestimmte Aufgaben extern einkaufen beziehungsweise auslagern?

Instrumente der Strategische Personalplanung sind unter anderem detaillierte Analysen und Prognosen, einschließlich der Anwendung einer Risikomatrix zur Bewertung potenzieller Herausforderungen, sowie die effektive Planung der Ressourcen, um Talente optimal einzusetzen und Entwicklungsbedarfe frühzeitig zu identifizieren. Zentral ist dabei die geschickte Zuweisung von Aufgaben, die im Wesen der Personaleinsatzplanung verankert ist. Ein weiteres wichtiges Instrument ist das Value Proposition Canvas, das hilft, die Bedürfnisse der Mitarbeiter genau zu verstehen und darauf abgestimmte Strategien zu entwickeln. Strategische Personalplanung beinhaltet also mehr, als nur die erforderliche Größe der Belegschaft vorauszusagen und früh genug mit dem Recruiting oder dem Personalabbau anzufangen. Neben diesen klassischen Instrumenten der Personalplanung gibt es eine Reihe von Maßnahmen, um dem Fachkräftemangel langfristig, strategisch zu begegnen.

Es gibt zwei Sprichwörter im HR: “Sie sollten immer rekrutieren” und “Für einen guten Kandidaten gibt es immer eine freie Stelle – notfalls schaffen Sie eine.” Hochqualifizierte Kandidaten haben nach durchschnittlich zehn Tagen einen neuen Arbeitsvertrag in der Tasche. Die Wahrscheinlichkeit, dass er gerade dann auf Jobsuche ist, wenn Sie akuten Bedarf haben, ist gering. Eine langfristige Personalbedarfsplanung hilft dabei, das magische Dreieck von Kosten, Qualität und Zeit zu optimieren.

Durch eine langfristige Personalplanung wissen Sie, welche Anforderungsprofile Sie in Zukunft benötigen werden und können früh genug um geeignete Kandidaten werben. Stellen Sie Mitarbeiter mit gefragten Profilen dann ein, wenn sich die Gelegenheit dazu bietet. Es ist mit Sicherheit günstiger, einen guten Mitarbeiter ein halbes Jahr “zu früh” einzustellen, als bei Bedarf ein halbes Jahr lang keinen zu finden.

Nutzen Sie “passive” Instrumente wie Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme, halten Sie mit Ihrer Zielgruppe über Ihre Profile in sozialen Netzwerken Kontakt, rufen Sie Ihre Mitarbeiter dazu auf, Stellenangebote in den sozialen Medien zu teilen, arbeiten Sie an Ihrem Employer Branding. Ersetzen Sie den Satz “Wir haben aktuell keine Stellen in diesem Bereich” auf Ihrer Karriere-Webseite mit einer Aufforderung zur Initiativbewerbung. Signalisieren Sie, dass Sie jederzeit für neue Talente offen sind.

Neben der richtigen Anzahl an Mitarbeitern brauchen Sie vor allem Fachkräfte mit den erforderlichen Kompetenzen im Haus, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Erstellen Sie eine Datenbank mit den Kompetenzprofilen aller Mitarbeiter und analysieren Sie, welches Know-how Sie neu aufbauen müssen. Teilen Sie die Profile mit den Fachabteilungen und holen Sie deren Feedback ein. Dies ist ein wichtiger Schritt in der Organisationsentwicklung, um die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter kontinuierlich anzupassen und zu verbessern. Eventuell ist einer Führungskraft gar nicht bewusst, dass sich einer seiner Mitarbeiter zum Beispiel bereits mit einer bestimmten Software auskennt.

Entwickeln Sie Weiterbildungsprogramme, um Ihre Mitarbeiter für zukünftige Aufgaben fit zu machen. Erarbeiten Sie mit den Fachabteilungen, welches technologische Know-how oder welche Fähigkeiten wichtig werden. Gerade in Bereichen, in denen es noch keine geregelten Ausbildungswege gibt – Stichwort Digitalisierung –, müssen Sie rechtzeitig aktiv werden. Bevor sie motivierte Mitarbeiter kündigen, prüfen Sie, ob Sie sie nicht umschulen und für andere Aufgaben einsetzen können.

Extraleistungen, individuelle Förderung und finanzielle Anreize sind wirkungsvolle Instrumente, um Mitarbeiter an Ihr Unternehmen zu binden und die Fluktuation zu senken. Im Rahmen eines strategischen Personalmanagements ist es essenziell, nicht nur auf extrinsische Anreize zu setzen, sondern auch auf strategische Werkzeuge wie die Stacey-Matrix, um die Komplexität von Entscheidungen zu navigieren. Dies erlaubt es, Schwellenwerte für verschiedene HR-Metriken festzulegen, um proaktiv agieren zu können. Sie kosten jedoch Geld, deshalb sollten Sie sie gezielt einsetzen. Aus Ihrer Personalplanung können Sie erkennen, welche Kompetenzen in Zukunft bei Ihnen gefragt und in welchen Bereichen gute Mitarbeiter besonders knapp sind.

Konzentrieren Sie sich auf die 'Engpass-Mitarbeiter' und binden Sie diese Mitarbeiter durch gezielte Fördermaßnahmen an Ihr Unternehmen. Eine effektive Personalpolitik, die Teil Ihrer übergeordneten Personalstrategie ist, passt Organisationsstrukturen dynamisch an, um die Effizienz innerhalb einer Matrixorganisation zu steigern. Dabei sind klare Kommunikationswege und definierte Verantwortlichkeiten unerlässlich, um sowohl die Unternehmensziele als auch die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Der Personalbedarf ist Teil Ihrer HR-Strategie

Ihre Unternehmensziele bestimmen, wie Ihr zukünftiger Personalbedarf aussieht und welchen Fokus Sie in Ihrer HR-Strategie setzen sollten. Unser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Schritte, um so eine zielgerichtete Personalstrategie zu entwickeln.

Hier Leitfaden herunterladen

Lassen Sie sich von Ihrer Geschäftsführung regelmäßig über die Geschäftsziele Ihres Unternehmens unterrichten. Informieren Sie sich über Planungen der einzelnen Geschäftsbereiche, über Produkt-Roadmaps, Marktanalysen, wie die Ansoff-Matrix oder Vertriebsprognosen. Nicht immer ist dem Management bewusst, welche Herausforderungen bestimmte Vorhaben an die Prsonalabteilung stellen und wie kompliziert oder langwierig entsprechende Personalmaßnahmen sind. Es ist Ihre Aufgabe, darauf hinzuweisen.

Erarbeiten Sie auf Basis der Geschäftsziele Ihre strategische Personalplanung. Wie viele und welche Mitarbeiter werden benötigt? Wie viele müssen wir neu einstellen, welche können wir intern weiterqualifizieren? Welche Arbeitsplätze und Infrastruktur brauchen wir? Ist unsere Unternehmenskultur fit für die Zukunft und attraktiv für hoch qualifizierte Mitarbeiter? Zeigen Sie auf, wo Sie heute stehen, wo es Handlungsbedarf gibt und welche Personalmaßnahmen Sie dafür umsetzen müssen. Sei es, dass Sie personelle Verstärkung im E-Recruiting oder die Einführung einer Recruitment Software fordern, weil Sie die Hiring-Ziele mit Ihrer durchschnittlichen time-to-hire andernfalls nicht erfüllen können.

Machen Sie den Nutzen langfristiger Planung deutlich. Zeigen Sie, welchen Wertbeitrag sie liefert, und was passiert, wenn Sie nicht rechtzeitig mit der Umsetzung beginnen. Belegen Sie die Auswirkungen Ihrer strategischen Personalplanung auf die Geschäftsziele so konkret wie möglich – am besten in Zahlen. Die Nachfolgeplanung spielt hierbei eine zentrale Rolle, um Führungskontinuität und Expertise im Unternehmen sicherzustellen.

Angenommen Ihre Organisation entwickelt gerade KI (Künstliche Intelligenz) Technologie, die frühestens in einem Jahr marktreif ist. Dann screenen Sie den Markt nach entsprechend qualifizierten Bewerbern und kommunizieren Sie an die Geschäftsführung, dass es deutlich mehr Nachfrage im Markt als Talente gibt. In diesem Zug können Sie Budget für Hochschulmarketing verlangen, sodass Sie dort an potentielle Kandidaten herantreten, bevor es der Wettbewerb macht. So bekommen Sie am ehesten die nötigen Ressourcen und können dem Fachkräftemangel gut vorbereitet mit einer überlegten Strategie begegnen. Insbesondere in Anbetracht des Fachkräftemangels in Deutschland ist es wesentlich, proaktive Maßnahmen zu ergreifen.