Stundennachweis: Vorlage, Anleitung & Rechtliches

Stundennachweise listen die erbrachten Arbeitsstunden der jeweiligen Mitarbeiter:innen eines Betriebs übersichtlich auf und werden für jeden Angestellten separat geführt. Sie beziehen sich auf die rein physische Anwesenheit am Arbeitsplatz, im Außendienst oder im Homeoffice – Kaffee-, Toilettengänge oder andere inoffizielle Arbeitspausen werden in der Aufzeichnung nicht extra berücksichtigt.

Gut zu wissen: Der Arbeitsweg gilt nicht als Arbeitszeit, das Anlegen von dienstlich verpflichtender Arbeitskleidung allerdings schon.

Der schriftliche Stundennachweis leistet für Arbeitgeber wie Arbeitnehmer:innen gleichermaßen einen sinnvollen Dienst: Sie als Arbeitgeber erlangen einen konkreten Überblick darüber, wann Ihre Angestellten für wie lange gearbeitet haben. Die Arbeitnehmenden wiederum müssen ihre verrichteten Arbeitsstunden nicht selbst notieren, sondern dürfen sich auf die Aufzeichnung des Arbeitgebers verlassen. 

Mit den letzten Jahrzehnten – geprägt vom Einfluss des digitalen Zeitalters – wurde die Stundenaufzeichnung einfacher und weniger fehleranfällig. Während die Arbeitszeiterfassung lang ausschließlich handschriftlich durchgeführt oder per Stechkarte dokumentiert wurde, profitiert das moderne Unternehmen von der großen Auswahl an digitalen Zeiterfassungsprogrammen. Von excelbasierten Stundenzettel-Vorlagen bis zum individuell abgestimmten Time Tracking Tool erleichtern Online- wie Offlinezeitrechner die minutengenaue Arbeitszeiterfassung. 

Digitaler Stundennachweis vereinfacht Ihre HR

In unserer HR Software tragen Mitarbeitende ihre Arbeitsstunden selbst ein und die Führungskraft bestätigt nur noch. HR hat alles im Blick und kann sich auf eine präzise Arbeitszeiterfassung verlassen. 

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Unternehmen, die (freiwillig) mit Stundennachweisen arbeiten, sehen sich folgenden Vor- und Nachteilen gegenüber. Das Anlegen von Stundenzetteln kostet einerseits Zeit und ist mit speziellen Datenschutzbestimmungen verbunden. Der Arbeitgeber ist unter anderem dazu verpflichtet, den Stundennachweis für mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Andererseits gewährleistet eine geregelte Zeiterfassung …

• eine einfachere Lohnabrechnung (engl.: Payroll) und Rechnungsstellung: Am Monatsende hat die Lohnbuchhaltung eine verlässliche Gehaltsgrundlage zur Hand und externe Rechnungen basieren auf einer soliden Basis.

• sichere Beweismaterialien: Als Arbeitgeber können Sie auf einen Blick nachweisen, dass Ihr Unternehmen streng nach Arbeitszeitgesetz operiert.

• mehr Flexibilität: Auch im Homeoffice und bei einem flexiblen Arbeitszeitmodell lassen sich die geleisteten Stunden unkompliziert feststellen.

• bessere Planungsmöglichkeiten: Durch eine übersichtliche Aufzeichnung aller Fehl- und Urlaubstage sowie der erbrachten Überstunden wissen Sie immer genau, welche Mitarbeiter:innen im Plus oder Minus sind und wie es um deren Urlaubsanspruch steht.

So verrechnen Sie Minusstunden richtig!

Da der Stundennachweis nur für bestimmte Unternehmen und Beschäftigte verbindlich ist, gibt es auch keine allgemein geltenden Regeln zum Inhalt. Grundsätzlich enthält ein Stundenzettel … 

• Datum

• Beginn sowie Ende der Tätigkeit 

• Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit – ohne Pausen, denn die zählen laut ArbZG § 2 Absatz 1 nicht zur Arbeitszeit 

Dieser kostenlose Arbeitszeitrechner unterstützt Sie.

Tipp: Vor allem die tabellarische Darstellung von Arbeitswochen oder -monaten trägt zur Übersichtlichkeit bei.

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Um die Zuordnung zu erleichtern, sollte ein Stundenzettel außerdem folgende Angaben beinhalten:

• Infos zum/zur Angestellten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Personalnummer

• Infos zur Tätigkeit: Projektname, Projektabschnitt

• Infos zum Unternehmen: Name, Anschrift, Ansprechpartner:in 

• Mit den Unterschriften von Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in erkennen beide Parteien den Stundenzettel offiziell an

Gut zu wissen: Gemäß dem Mindestlohngesetz § 17 sind die erbrachten Arbeitszeiten bis zum Ablauf des siebenten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages festzuhalten. 

Gemäß § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes haben Mitarbeiter:innen ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakte. Ist der Stundennachweis Teil der Personalakte, lässt sich daraus eine Berechtigung ableiten. Ein allgemeingültiges Recht auf Einsichtnahme gibt es bislang jedoch nicht. 

Unsere kostenlose Vorlage hilft Ihnen, die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter:innen einfach und übersichtlich zu erfassen. 

Seit das EuGH-Urteil Aktenzeichen C55/18 im Jahr 2019 festgelegt hat, dass Unternehmen in der EU die täglichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen mit einem objektiven System erfassen müssen, wird debattiert, was diese EU-weite Entscheidung in der Praxis für den deutschen Arbeitgeber bedeutet.

Während über die generelle Rechtsgrundlage noch diskutiert wird, sind Unternehmen unter bestimmten Bedingungen explizit zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet:

• Laut § 16 Absatz 2 (ArbZG) müssen Überstunden, also alle „über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Arbeitszeiten“, notiert werden.

• Für geringfügig Beschäftigte – abgesehen von Minijobbern im Privathaushalt – gilt ebenfalls eine schriftliche Zeiterfassungspflicht. 

• Alle im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz§ 2a Absatz 1aufgeführten Wirtschaftszweige müssen ihren Stundennachweis schriftlich erbringen. Dazu zählen unter anderem Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions- und Transportgewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft und Gebäudereinigungsgewerbe.

Gut zu wissen: Im Rahmen der Bekämpfung von Schwarzarbeit wurde im Mindestlohngesetz § 17 verfügt, dass die Stunden aller nach Mindestlohn bezahlten Arbeitskräfte dokumentiert werden müssen. Allerdings reicht es alternativ aus, die Arbeitsstunden im Arbeitsvertrag festzulegen.

Auf welche Art Sie die Stunden Ihrer Mitarbeiter:innen dokumentieren, ist Ihnen bislang freigestellt. Der Stundennachweis darf offiziell sowohl analog als auch digital erbracht und gespeichert werden. Manche Lösungen sind jedoch praktikabler als andere. Der Vorteil  softwarebasierter Arbeitszeiterfassungssysteme ist, dass sie automatisiert und somit unabhängig von menschlichen Fehlern auswerten. 

Die Arbeitszeiterfassungs-Software von Personio hält die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter:innen zuverlässig und übersichtlich fest.

Alle Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz § 2a Absatz 1 aufgezählt werden, sind gesetzlich dazu verpflichtet, einen Stundenzettel zu führen.

Ein Stundenzettel sollte mindestens Unternehmen, Name der/des Angestellten, Datum, Beginn sowie Ende und Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit sowie die Unterschrift beider Parteien beinhalten.

Im Regelfall verbleibt der Stundenzettel beim Arbeitgeber und wird intern der Personalakte beigefügt.