Telearbeitsplatz: Alles, was Sie wissen sollten

Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) deklariert einen Telearbeitsplatz wie folgt:

• Der Arbeitsplatz ist ganz oder teilweise in den Privatbereich des/der Beschäftigten ausgelagert.

• Das Unternehmen hat die Einrichtung und Installation des Arbeitsplatzes selbst durchgeführt oder durch Dritte veranlasst und der Arbeitsplatz ist über Telekommunikationsmittel an das Unternehmen angebunden.

• Die Bedingungen des Telearbeitsplatzes sind in einer (arbeitsvertraglichen) Vereinbarung geregelt.

Arbeitnehmer:innen, die wechselweise am Unternehmens- und am Telearbeitsplatz arbeiten, befinden sich in alternierender Telearbeit. Erfolgt die Arbeit ausschließlich in den eigenen vier Wänden, handelt es sich um isolierte Telearbeit.

Während diese beiden Formen von Telearbeit von der Arbeitsstättenverordnung abgedeckt werden, handelt es sich bei den folgenden Tätigkeiten gemäß der ArbStättV nicht um Telearbeit, auch wenn sie häufig (inoffiziell) so bezeichnet werden:

• Arbeitnehmer:innen mit wechselndem Einsatzort befinden sich in mobiler Telearbeit.

• Arbeitnehmer:innen mit Arbeitsplatz in einem externen Büro außerhalb des Unternehmenssitzes befinden sich in Telearbeit im Satellitenbüro.

• Arbeitnehmer:innen, die imBetrieb des Kunden bzw. der Kundin arbeiten, befinden sich in On-Site-Telearbeit.

Hinweis: Im Folgenden wird die Telearbeit im Sinne der Arbeitsstättenverordnung behandelt.

Heimarbeiter:innen: Gemäß dem Heimarbeitergesetz (HAG) zählt man als Heimarbeiter:in, wenn die Arbeit an einem selbst gewählten Arbeitsplatz ausgeführt wird, die Verwertung der Arbeitsergebnisse jedoch dem Auftraggeber überlassen bleibt. Heimarbeiter:innen können angestellt oder selbstständig sein. In beiden Fällen hat der Arbeitgeber kein Weisungsrecht inne. 

Freie Mitarbeiter:innen: Freie Mitarbeiter:innen führen Aufgaben im Auftrag aus, sind nicht in das Unternehmen eingegliedert und somit keine Angestellten. Das Unternehmen hat demnach kein Weisungs- und Direktionsrecht über freie Mitarbeiter:innen.

Mobiles Arbeiten (Remote Work): Remote Workers sind nicht fest an ein Büro gebunden und können z. B. über mobile Endgeräte von wechselnden Orten aus ihrer Tätigkeit nachgehen. Die Wahl der Arbeitsstätte kann dabei auch rein privat motiviert sein.

Homeoffice: Die Abgrenzung des Telearbeitsplatzes vom Homeoffice ist schwierig, da viele Gemeinsamkeiten vorliegen. Auch ein:e Arbeitnehmer:in in Telearbeit befindet sich im Homeoffice. Die Anforderungen an den Telearbeitsplatz sind allerdings ausgeprägter rechtlicher und formaler Natur. Im Homeoffice Arbeitende müssen sich nicht automatisch in Telearbeit befinden oder überhaupt über einen Telearbeitsplatz verfügen. Das geläufigste Beispiel sind Selbstständige, die ihrer Geschäftstätigkeit von zu Hause aus nachgehen.

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Die Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung an den Telearbeitsplatz wurden erstmals am 02. Dezember 2016 beschlossen und im § 2 Abs. 7 ArbStättV geregelt. 

Bezüglich der Arbeitsplatzgestaltung ist eine funktionale und professionelle Umsetzung erforderlich:

• Ein konkreter Arbeitsplatz mit Mobiliar, Arbeitsfläche und Sitzplatz ist vorhanden. 

• Es besteht Zugriff auf geeignete Arbeitsmittel wie PC, Software, Bildschirm.

• Erweiterte Kommunikationsstrukturen liegen vor, z. B. in Form einer Anbindung an das Unternehmensnetzwerk mittels VPN-Verbindung und Zugriff auf benötigte Serverdaten.

Gut zu wissen: Weder kann Telearbeit einseitig vom Arbeitgeber angeordnet werden, noch können Mitarbeiter:innen auf Telearbeit bestehen. Die Installation eines Telearbeitsplatzes muss also im gemeinsamen Einverständnis erfolgen.

Die Arbeitsstättenverordnung verlangt im Zuge der Einrichtung eines Telearbeitsplatzes eine Vereinbarung über die Telearbeit. Als Arbeitgeber sind Sie zwar nicht explizit dazu verpflichtet, diese in Schriftform festzuhalten, dennoch empfiehlt es sich. Neben der Arbeitsstättenverordnung sind zudem weitere arbeitsrechtliche Bestimmungen zu beachten. Die Vereinbarung sollte demnach folgende Schwerpunkte beinhalten:

Arbeitnehmer:innen können am Telearbeitsplatz entweder vollständig oder alternierend arbeiten. Vor dem Einrichten des Telearbeitsplatzes sollte über die Arbeitszeit gemeinsam entschieden werden. Aus der Vereinbarung sollte ersichtlich werden, wann der/die Arbeitnehmende wo arbeiten wird. Das Arbeitszeitgesetz findet auch bei Telearbeit vollumfänglich Anwendung.

Ausblick: Die Überwachung der Arbeitszeit ist gerade bei Telearbeit komplex. Am 14. Mai 2019 urteilte der EuGH, dass Arbeitgeber zur detaillierten Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind. Da der EuGH Arbeitgeber nicht direkt verpflichten kann, müssen noch dementsprechende nationale Gesetze durch die Bundesrepublik Deutschland verabschiedet werden.

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Vor der Installation eines Telearbeitsplatzes muss der Arbeitgeber laut dem Arbeitsschutzgesetz und der Arbeitsstättenverordnung zwingend eine Gefährdungsbeurteilung durchführen (lassen). Dazu muss der/die Arbeitnehmer:in dem/der Ausführenden Zutritt zu den Privaträumen gewähren. Telearbeitende können die Gefährdungsbeurteilung nicht selbst durchführen. 

Zudem sollten weitere Zutrittsrechte in der Telearbeitsvereinbarung geregelt werden, sodass ähnliche Bedingungen wie am innerbetrieblichen Arbeitsplatz herrschen. Vor allem im Hinblick auf Wartung und Austausch der technischen Geräte ist ein Zutrittsrecht dringend notwendig. Des Weiteren muss es auch dem Betriebsarzt bzw. der Betriebsärztin sowie Datenschutz- und Sicherheitsbeauftragten erlaubt sein, im Zuge ihrer Aufgaben die Privaträume zu betreten. 

Anhang Nummer 6 „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“ der Arbeitsstättenverordnung regelt die Anforderungen an die Ausstattung eines Telearbeitsplatzes. Insbesondere behandelt werden:

• Sicherheit und Schutz der Gesundheit sowie Ergonomie 

• regelmäßige Erholungszeiten

• ausreichend Raum für Wechsel der Arbeitshaltungen, -bewegungen sowie der Arbeitsmittel

• die Vermeidung von Reflexionen und Blendungen auf Bildschirmgeräten und Arbeitsoberflächen

• eine angepasste Beleuchtung

• die Vermeidung von Wärmebelastung

• die funktionalen und technischen Spezifika von Bildschirmgeräten

• die Anforderungen an Softwarelösungen

• das Verbot der qualitativen und quantitativen Kontrolle der Arbeitsergebnisse ohne Wissen des/der Beschäftigten

Hinweis: Existiert ein Betriebsrat, müssen Arbeitgeber diesen frühzeitig in die Planung des Telearbeitsplatzes mit einbeziehen.

Die Arbeitsstättenverordnung verpflichtet den Arbeitgeber zur Ausstattung des Telearbeitsplatzes. Diese Kosten muss er selbst tragen. Werden Geräte oder Mobiliar seitens der Arbeitnehmer:innen eingebracht, resultiert daraus ein Erstattungsanspruch. Zusätzlich sind den Arbeitnehmenden anteilige Kosten für Strom, Heizkosten, Miete und Telekommunikationskosten zu erstatten. Sämtliche Erstattungsansprüche sollten gemeinsam mit der Überlassung, der Instandhaltung und der Ersatzbeschaffung in der Vereinbarung zur Telearbeit festgehalten werden. Die Erstattung der Aufwendungen der Arbeitnehmer:innen kann auch einvernehmlich ausgeschlossen werden.

Gut zu wissen: Stimmt der Arbeitgeber im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung einer Nutzung von Geräten und Mobiliar der Arbeitnehmenden zu, übernimmt der Arbeitgeber somit die Verantwortung für deren Eignung und Sicherheit. 

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Für Arbeitgeber ist es sinnvoll, eine Beendigungsklausel der Vereinbarung über die Telearbeit hinzuzufügen. Der Telearbeitsplatz kann beispielsweise befristet eingerichtet oder eine Evaluation über die Aufrechterhaltung eingeplant werden. Einseitige Beendigungsmöglichkeiten, die Arbeitnehmer:innen unangemessen benachteiligen, sollten vermieden werden, da sie im Streitfall häufig für unzulässig erklärt werden. Die Rechtsprechung ist hier jedoch nicht eindeutig.

Seitdem das Betriebsrätemodernisierungsgesetz am 18. Juni 2021 in Kraft getreten ist, gilt bei Telearbeit der gleiche Unfallversicherungsschutz wie im Unternehmen. In der Vergangenheit waren nur bestimmte Bereiche, wie z. B. der Weg zum Drucker, abgedeckt, aber der Weg zur Toilette oder Nahrungsaufnahme häufig nicht versichert.

Gut zu wissen: Basierend auf dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz vom 18. Juni 2021 sind im Rahmen von Telearbeit nun auch die Wege zur Kinderbetreuung und zurück unfallversichert.

Auch hinsichtlich des Datenschutzes bringt der Telearbeitsplatz Herausforderungen mit sich. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen die Einhaltung und Durchführung der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu gewährleisten – und zwar unabhängig davon, ob die Arbeit zu Hause oder an einem Arbeitsplatz im Unternehmen stattfindet. Insbesondere ist darauf zu achten, den Zugriff von Dritten auf sensible Daten zu verhindern. 

Darüber hinaus sollte die Vereinbarung zur Telearbeit abdecken, dass sämtliche innerbetrieblichen Richtlinien, Vereinbarungen und Verschwiegenheitserklärungen sich auch vollumfänglich auf den Telearbeitsplatz erstrecken.

Damit Telearbeitsplätze einen echten Mehrwert darstellen, muss die Telearbeit nicht nur zu den Mitarbeitenden passen, sondern auch zu den Aufgabengebieten und zur Firmenstruktur. Bei der Entscheidung über die Einführung von Telearbeit sind die folgenden Vor- und Nachteile gegeneinander abzuwägen und in den unternehmerischen Kontext zu stellen.

• Die Wegstrecken zum Arbeitsplatz entfallen: Das spart einerseits den Arbeitnehmenden Zeit und vereinfacht gleichzeitig das Thema Parkplätze, Firmenwagen und allgemeine Mobilität der Arbeitnehmer:innen.

• Arbeitsausfälle werden seltener: Beschäftigte können Reparaturen, das Schornsteinfegen oder das Ablesen der Zähler erledigen lassen, ohne dafür der Arbeit fernbleiben zu müssen, während sie auf die Fachkraft warten.

• Höhere Arbeitsmotivation: Die Lebensqualität, Konzentration und Zufriedenheit der Arbeitnehmer:innen in Telearbeit steigt tendenziell an. Dies begünstigt die individuelle Produktivität und somit die unternehmerische Wirtschaftlichkeit.

• Mitarbeiterattraktivität: Durch die Steigerung der Beschäftigtenzufriedenheit bessert sich häufig auch das Unternehmensimage und die Mitarbeiterbindung festigt sich.

• Chancengleichheit: Telearbeitsplätze bieten bessere Integrationsmöglichkeiten, z. B. für in ihrer Mobilität eingeschränkte Personen.

• Technischer und administrativer Mehraufwand: Die Einrichtung des Telearbeitsplatzes zieht einen hohen Installationsaufwand nach sich und verursacht unmittelbare sowie laufende Kosten.

• Erfordert ein hohes Maß an Selbstdisziplin: Bei der Umstellung auf Telearbeitsplätze braucht es eine gewisse Eingewöhnungszeit und auch die eigenverantwortliche Gestaltung des Arbeitstages kann Beschäftigte vor neue Herausforderungen stellen.

• Die Trennung zwischen Arbeit und Privatem wird erschwert: Dies kann im schlimmsten Fall zu einer Überlastung der Mitarbeiter:innen führen.

• Weniger Interaktion: Durch Fernbleiben und den verringerten Austausch mit anderen Angestellten kann sich ein Gefühl der Isolation einstellen. Zudem kann eine emotionale Distanz zum Unternehmen entstehen. Um dem entgegenzuwirken, können Teambuilding-Maßnahmen ergriffen werden.

• Erschwerte interne Kommunikation: Die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen steigt.

• Rechtliche Hürden: Bestimmungen zum Datenschutz und sich verändernde Rahmenbedingungen verkomplizieren die Telearbeit zusätzlich.

• Beschränkte Kontroll- und Überwachungsmöglichkeiten: z. B. hinsichtlich der Arbeitsleistung.

Arbeit im Homeoffice ist nicht automatisch Telearbeit, wohingegen Telearbeit das Arbeiten im Homeoffice impliziert. Bei alternierender Telearbeit erfolgt die Arbeit je zu Teilen im Homeoffice und im Unternehmen.

Der Arbeitsplatz im Homeoffice ist nur dann ein Telearbeitsplatz, wenn die entsprechenden Voraussetzungen aus der Arbeitsstättenverordnung befolgt werden. Die Einrichtung und Installation muss durch das Unternehmen durchgeführt oder beaufsichtigt werden. Darüber hinaus sind die Bedingungen des Telearbeitsplatzes in einer Vereinbarung festzuhalten.

Bei Telearbeit findet eine Vielzahl von Gesetzen Anwendung. Unter anderem die Arbeitsstättenverordnung, das Arbeitszeit-, Arbeitsschutz- und Bundesdatenschutzgesetz sowie die Datenschutzgrundverordnung.

Die Gestaltung des Telearbeitsplatzes regelt Anhang Nummer 6 „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“ der Arbeitsstättenverordnung. Darin werden insbesondere die Sicherheit und der Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmenden behandelt. Zentrale Punkte sind die Ergonomie, Spezifikationen zu den technischen sowie funktionalen Arbeitsmitteln und Anforderungen an den Arbeitsraum sowie das Mobiliar.

Ein Telearbeitsplatz liegt nur dann vor, wenn die Bestimmungen der Arbeitsstättenverordnung erfüllt sind. Der Arbeitsplatz muss dafür ganz oder teilweise in den Privatbereich der Mitarbeiter:innen verlegt sein, durch das Unternehmen oder beauftragte Dritte eingerichtet und installiert werden. Zusätzlich müssen die Bedingungen zur Telearbeit in einer Vereinbarung geregelt sein.