Training on the job: Vorteile, Methoden und Voraussetzungen

Training on the job bezeichnet die Wissensvermittlung oder die Einarbeitung in eine Aufgabe direkt am Arbeitsplatz, im Gegensatz zur theoretischen Ausbildung in einer Schule oder einem Seminar. Die Redewendung „Learning by doing“ bedeutet in etwa dasselbe – man lernt etwas, indem man eine Aufgabe selbst ausführt.

Diese Methode der Personalentwicklung wird an vielen Stellen eingesetzt: etwa beim Berufseinstieg, um Führungskräftenachwuchs heranzuziehen oder wenn jemand eine neue Aufgabe übernehmen soll. Sogenannte Traineeships – einjährige Ausbildungen für Berufseinsteiger mit Hochschulabschluss – basieren auf diesem Prinzip. 

Beim Training on the job werden die Lernenden in der Regel von erfahrenen Kolleg:innen in eine Aufgabe eingeführt und angeleitet und übernehmen danach selbst die Tätigkeit. Der Trainer oder die Trainerin beobachtet dann nur noch und gibt Feedback. Nach und nach arbeiten die Lernenden selbstständiger und können weitere Aufgaben und mehr Verantwortung übernehmen.

Idealerweise wird das Training on the job durch weitere Maßnahmen für die Aus- und Weiterbildung ergänzt.

Training off the job bezeichnet Ausbildungsmaßnahmen, die außerhalb des Arbeitsplatzes oder unabhängig davon angeboten werden; zum Beispiel Seminare, Online-Kurse, Vorlesungen an einer Hochschule oder schulische Ausbildungen. Die Inhalte sind eher theoretisch und nicht an die Aufgaben in einem bestimmten Unternehmen angepasst.

Training near the job bezeichnet eine Kombination von Training on und off the job. Es umfasst ebenfalls feste Weiterbildungsformate wie Seminare oder Workshops. Die Inhalte sind jedoch spezifisch auf das eigene Unternehmen oder auf die Aufgabengebiete der Teilnehmenden abgestimmt; in Praxisphasen werden Aufgaben bearbeitet, deren Ergebnisse nachher im Unternehmen verwendet werden können.

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Training on the job ist eine hervorragende Methode für die Personalentwicklung, doch sie birgt auch Risiken. Was sind jeweils die Vorteile und Nachteile?

• Die Methode ist universell einsetzbar: für praktisch alle Aufgabengebiete sowie für alle Hierarchiestufen, von der Aushilfe bis zum Geschäftsführer. 

• Das Gelernte wird sofort angewendet. Dadurch werden aus theoretischem Wissen praktische Fähigkeiten. Die Lernenden verinnerlichen den Stoff. Sie merken schnell, wie gut sie die Materie verstanden haben und wo sie noch mehr Übung benötigen.

• Die Trainingsinhalte können vollständig an die Anforderungen einer Position und an das Unternehmen angepasst werden.

• Lernende bleiben während der Trainingsphase in ihr Team eingebunden und können durch ihre Kolleg:innen unterstützt werden.

• Bereits während des Trainings erzielen die Mitarbeitende Ergebnisse für das Unternehmen.

• Training on the job ist relativ günstig und unkompliziert; Unternehmen benötigen beispielsweise keine extra Räumlichkeiten dafür.

• Meist bekommen Lernende nur eine relativ kurze Einarbeitung, bevor sie selbstständig arbeiten müssen. Vor allem Berufsanfänger:innen oder wenig erfahrene Mitarbeitende können sich dann schnell überfordert fühlen.

• Es werden nur Kenntnisse vermittelt, die für die konkrete Aufgabe erforderlich sind; Mitarbeitende lernen nur die betriebsinternen Abläufe kennen. Das Wissen um die Grundlagen, die Zusammenhänge und ein Blick über den Tellerrand kommen eventuell zu kurz.

• Mitarbeitende bekommen oft von Anfang an so viele Aufgaben, dass sie kaum Freiraum zum Lernen und Üben haben.

• Der Austausch mit anderen Lernenden ist ein wichtiger Bestandteil einer Ausbildung; beim Training on the job ist das selten möglich.

Durch welche Methoden oder Maßnahmen können Mitarbeitende on the job ausgebildet werden? Einige Beispiele:

Arbeitnehmende wechseln – für eine gewisse Zeit oder auf Dauer – ihren Arbeitsplatz und erhalten ein ganz neues Aufgabenfeld, in das sie sich einarbeiten müssen.

Bei der Job-Rotation tauschen mehrere Mitarbeitende in festen Intervallen ihre Arbeitsplätze – wöchentlich, täglich, oder auch mehrmals täglich. Dadurch lernen sie alle Abläufe in ihrem Arbeitsbereich kennen.

Im Rahmen von Job Enlargement („Job-Erweiterung“) übernehmen Mitarbeitende zusätzliche Aufgaben. Die neuen Aufgaben erfordern ähnliche Qualifikationen wie ihre bisherigen.

Beim Job Enrichment („Job-Anreicherung“) werden Mitarbeitenden weitere Aufgaben übertragen, die höhere Anforderungen an ihre Fähigkeiten und ihr Fachwissen stellen. Oftmals übernehmen sie dabei größere Verantwortung oder Führungsaufgaben auf einer höheren Ebene (Beförderung).

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Mitarbeitende werden neben ihrer eigentlichen Aufgabe für die Arbeit in Projekten freigestellt. Dort arbeiten sie mit anderen im Team an speziellen Themen. Durch die Projektarbeit verbessern sie auch ihre eigenen Fähigkeiten und erwerben Kenntnisse in weiteren Themenfeldern.

Hier finden Sie Inspirationen für geeignete Projektmanagement-Methoden.

Beim Job Shadowing („Job-Beschattung“) begleiten Lernende Kolleg:innen für eine gewisse Zeit in ihrem Arbeitsalltag. Sie beobachten nur und stellen Fragen, arbeiten selbst jedoch nicht mit. Dabei erhalten sie Eindrücke von den Aufgaben, Abläufen und Herausforderungen in der Position. 

Coaching und Mentoring bezeichnen die persönliche Betreuung eines Lernenden durch eine erfahrene Person. Diese Methode kann mit anderen Methoden kombiniert werden und verbessert deren Ergebnisse. Die Coaches und Mentoren unterstützen ihre Schützlinge dabei, sich in ihren Fähigkeiten und ihrer Persönlichkeit weiterzuentwickeln und mit den Herausforderungen einer neuen Aufgabe fertigzuwerden. Dabei gehen sie individuell vor, abhängig von den Bedürfnissen des Lernenden.

Training on the job darf keine beschönigende Bezeichnung dafür werden, dass Mitarbeitende einfach ins kalte Wasser geworfen und mit ihren Aufgaben allein gelassen werden. Damit die Trainingsmethode funktioniert, müssen Unternehmen die richtigen Rahmenbedingungen schaffen und Maßnahmen planen.

Das Training muss mit einer durchdachten Einarbeitungsphase (Onboarding) beginnen, in der Lernende alles vermittelt bekommen, was sie für eine neue Aufgabe benötigen. Je schwieriger und umfangreicher die Aufgaben sind, desto länger und intensiver muss die Einarbeitung sein. Zusätzlich zur Praxis können bestimmte Themen gezielt durch Seminare oder durch E-Learning-Kurse vertieft werden.

Auch nach dem Onboarding sollten Mitarbeitende weiter begleitet werden, Ansprechpartner bei Fragen haben und regelmäßig konstruktives Feedback bekommen, um sich weiter verbessern zu können. Besonders, wenn neue Kolleg:innen häufig oder immer im Homeoffice arbeiten, ist intensive Betreuung gefragt. Sonst fühlen sie sich schnell alleingelassen – im wahrsten Sinne des Wortes.

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In einem Team funktioniert Training on the job am besten. Mitarbeitende können ihre Kolleg:innen beobachten oder um Rat fragen, wenn sie nicht weiter wissen. Ein gutes Team bietet auch Sicherheit und emotionale Unterstützung in schwierigen Phasen.

Fehler passieren laufend – erst recht dann, wenn jemand noch unerfahren ist und eine neue Aufgabe übernommen hat. Wenn jeder Fehler bestraft wird, leben Mitarbeitende in Angst und verlieren den Mut, Neues auszuprobieren. Unternehmen benötigen deshalb einen konstruktiven Umgang mit Fehlern: Sie müssen als Teil des Lernprozesses akzeptiert sein. Wenn Fehler passieren, wird offen darüber gesprochen und sachlich nach Lösungen gesucht, wie sie in Zukunft vermieden werden können. 

Nach der Einarbeitung wissen die Mitarbeitenden längst nicht alles; viele Fragen kommen erst im Laufe der Zeit auf. Damit sich die Lernenden dann selbst helfen können, sollten Unternehmen Informationen bereitstellen: etwa Dokumentationen zu Prozessen, Produkten, Kunden oder eingesetzten Tools. Dadurch sparen alle Beteiligten Zeit und Nerven: Es müssen nicht immer wieder dieselben Fragen neu beantwortet werden.