Arbeitsüberlastung erkennen, verstehen & bekämpfen

Viele Jobs sind derart anspruchsvoll, dass sie Mitarbeitenden zumindest zeitweise ein hohes Maß an Stress aufbürden. Wenn sich der Druck und die Anstrengungen immer weiter auftürmen, droht eine Arbeitsüberlastung. Unter Umständen werden Betroffene früher oder später ihren Anforderungen nicht mehr gerecht. 

Dem zugrunde liegen verschiedene mögliche Ursachen:

• Ineffiziente Arbeitsbedingungen: Darunter fallen unklare Zuständigkeiten, unzureichende Absprachen oder eine schlecht organisierte Aufgabenverteilung.

• Ausuferndes Arbeitspensum: Die Menge an Aufgaben – oft in Verbindung mit Zeitdruck – übersteigt auf Dauer das Maß, das man bewältigen kann.

• Unzureichende Qualifikation: Tätigkeiten werden an Mitarbeitende delegiert, denen die erforderlichen Kompetenzen fehlen.

• Fehlende Unterstützung: Mitarbeitende sind auf sich gestellt und erhalten keine Hilfe durch Teammitglieder oder Vorgesetzte – ein Sachverhalt, der immer öfter dem wachsenden Fachkräftemangel geschuldet ist.

Meist führt eine Kombination mehrerer Faktoren – gepaart mit zu wenig Ausgleich in Form von Pausen, Freizeit und Urlaub – auf Dauer zur Überlastung am Arbeitsplatz.

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An betroffenen Mitarbeitenden geht die Überforderung im Job keineswegs spurlos vorbei. Je nach Ausmaß und Dauer zeigen sich gesundheitliche Beeinträchtigungen, die individuell verschieden ausfallen können. Zu den typischen psychischen Symptomen bzw. Warnzeichen zählen:

• Dauerstress

• Antriebslosigkeit

• Gereiztheit

• Mangel an Kreativität oder Konzentrationsfähigkeit

• Schlafstörungen und Schwierigkeiten, aus dem Bett zu kommen

Doch auch diverse physische Krankheitszeichen können mit Arbeitsüberlastung einhergehen, so etwa

• Herz-Kreislauf-Probleme, z. B. Bluthochdruck

• Kopfschmerzen

• Verdauungsstörungen

Mitunter greifen Betroffene zu Medikamenten, Alkohol oder sogar Drogen, um die Beschwerden zu lindern oder zu überdecken. Ihre Leistungsfähigkeit bei der Arbeit lässt nach. 

Nicht selten ist auch die soziale Ebene bzw. der private Bereich betroffen. Überforderte Mitarbeitende neigen dazu, sich zurückzuziehen, und distanzieren sich sogar von Verwandten und Freund:innen. Oft werden Hobbys vernachlässigt, was die Work-Life-Balance noch weiter aus dem Gleichgewicht bringt. Letzten Endes drohen schwerwiegende Folgen wie Depressionen oder Burnout.

Hier finden Sie hilfreiche Tipps zur Burnout-Prävention.

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Ernste gesundheitliche Probleme wirken sich vordergründig zunächst einmal auf die Betroffenen aus. Nichtsdestotrotz zeichnen sich die Folgen, die eine Arbeitsüberlastung Einzelner oder ganzer Teams mit sich bringt, zwangsläufig auch recht bald im Unternehmen selbst ab. Zu den typischen Auswirkungen gehören:

• Leistungsschwankungen bzw. -abnahme

• sinkende Qualität von Entscheidungsprozessen

• Konflikte mit Kolleg:innen und Vorgesetzten

• Zunahme an krankheitsbedingten Fehlzeiten

Langfristig kann dies vermehrte Kündigungen nach sich ziehen, woraufhin sich die ohnehin schon hohe Arbeitslast auf noch weniger Mitarbeitende verteilt. Eine erhöhte Mitarbeiterfluktuation beeinträchtigt zudem den guten Ruf eines Unternehmens, worunter wiederum die Attraktivität des Arbeitgebers leidet. 

Verlangsamte Arbeits- und Entscheidungsvorgänge aufgrund von überlasteten Mitarbeitenden schmälern darüber hinaus die Qualität von Produkten und Dienstleistungen. Letztendlich drohen Gewinneinbußen und höhere Kosten, um die personellen Ausfälle zu kompensieren.

New Leadership: Lesen Sie hier, ob der Führungsstil auch zu Ihrem Unternehmen passt.

Eine ungewöhnlich hohe Arbeitsbelastung muss nicht zwangsläufig auf ein Übermaß an Aufgaben zurückzuführen sein. Oft hapert es an der Priorisierung oder Verteilung von Tätigkeiten. Um die Arbeitslast zu reduzieren, ist es mitunter lohnenswert, eine Optimierung der „To-dos“ in Angriff zu nehmen. Dazu zählen:

• Versteckte Aufgaben („Arbeit rund um die Arbeit“): Was hält Mitarbeitende oder Führungskräfte von der eigentlichen Arbeit ab (z. B. Informationssuche, Einholen von Genehmigungen oder Unterschriften)?

• Doppelte Aufgaben: Welche Arbeit wird oder wurde möglicherweise schon an anderer Stelle erledigt?

• Zeitraubende Aufgaben: Was beansprucht viel Zeit, bringt jedoch wenig Nutzen?

• Delegierbare Aufgaben: Welche Tätigkeiten können stark ausgelastete Führungskräfte an Teammitglieder weiterreichen?

Effizientes Aufgabenmanagement ist eine Kompetenz, die gelernt sein will. Als probates Mittel haben sich verschiedene Techniken zum Aufgaben- und Zeitmanagement etabliert, beispielsweise Kanban, das Eisenhower-Prinzip oder die ALPEN-Methode. 

Des Weiteren erleichtern Produktivitäts- und Kollaborationstools den zentralen Abruf sowie die Verteilung von Aufgaben. Sie bieten Führungskräften oder ganzen Teams einen stets aktualisierten Überblick und helfen somit dabei, doppelte Arbeit zu vermeiden.

Mit dem Wissen um die negativen Folgen einer Überlastung am Arbeitsplatz sind Unternehmen gut beraten, wirksame Maßnahmen zu deren Vermeidung zu treffen.

Die grundlegenden Pflichten eines Arbeitgebers beinhalten unter anderem, die Einhaltung von Arbeits-, Pausen- und Erholungszeiten sicherzustellen. Alle vor diesem Hintergrund relevanten Richtlinien sollten für die gesamte Belegschaft leicht zugänglich sein.

Über die Befolgung der gesetzlichen Bestimmungen hinaus bedarf es in der Regel weiterer Initiativen vonseiten des Arbeitgebers. Präventiv gegen Arbeitsüberlastung wirken zum Beispiel:

• Team-Events: Ob Sommerfest, Abteilungsausflug oder Karaokeabend: Gemeinsame Unternehmensaktivitäten fördern die Kommunikation, den Teamgeist und fungieren als willkommene Abwechslung zum Arbeitsstress. 

• Wellness-Angebote: Massageräume, Wellnessgutscheine oder etwa Yogakurse während der Mittagspause sorgen für körperliche Erholung und Regeneration.

• Selbst organisierte Mitarbeiteraktivitäten: Ein Schwarzes Brett ermöglicht es Mitarbeitenden, sich zu selbst gewählten Freizeitbeschäftigungen zusammenzufinden. Klassische Beispiele stellen Laufgruppen, Sprachtandems oder Lesekreise dar. 

Derartige soziale bzw. Entspannungsaktivitäten steigern die Motivation der Belegschaft und machen sie resilienter gegenüber arbeitsbedingten Belastungen. 

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Vom Arbeitgeber initiierte Präventivmaßnahmen leisten einen wichtigen Beitrag, um Überlastung am Arbeitsplatz entgegenzuwirken. Nichtsdestotrotz können auch diese unzureichend sein, wenn das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit auf wackeligen Füßen steht. 

Der Ernst & Young Jobstudie 2023 zufolge hat sich die Work-Life-Balance von einem Viertel der befragten Deutschen innerhalb der letzten fünf Jahre verschlechtert. Als Hauptgründe wurden die Zunahme an Arbeitsstunden sowie ein höheres Maß an Verantwortung genannt. Ein weiterer Aspekt stellte eine gestiegene Verantwortung im Privatleben dar. In diesem Zusammenhang wurde zum Beispiel Kinderbetreuung als zusätzliche Herausforderung aufgeführt.

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Die enge Verzahnung von privaten sowie beruflichen Pflichten und Belastungen verdeutlicht die Schlüsselbedeutung einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Obwohl dies zum Großteil in den Verantwortungsbereich der Mitarbeitenden fällt, können Arbeitgeber auch hier unterstützen: etwa durch das Angebot flexibler Arbeitsmodelle wie Gleit- und Teilzeit, Mobile Work und Sabbaticals oder mittels einer betrieblichen Kinderbetreuung.

Dank der Fortschritte im Bereich der Informationstechnik und insbesondere dank künstlicher Intelligenz steigen die Möglichkeiten, technologiegestützt gegen Arbeitsüberlastung vorzugehen. 

Da Überlastung am Arbeitsplatz oft mit sinkender Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden zusammenhängt, bietet sich eine Analyse ebendieser Wechselbeziehungen im Rahmen der Früherkennung an. Weitere Parameter, die man ergänzend miteinbeziehen kann, sind Fehlzeiten und Daten zur Mitarbeiterfluktuation. Die objektive Erhebung fungiert somit als Alternative oder Ergänzung zu Mitarbeiterbefragungen.

Auch eine softwarebasierte Zeiterfassung geht mit präventiven Vorteilen im Hinblick auf die Belastungsreduzierung einher. Neben der Erhebung von Überstunden und Mehrarbeit lässt sich auf diesem Weg der Zeitaufwand einzelner Mitarbeiter:innen für ausgewählte Projekte und Tätigkeiten verfolgen. Anhaltspunkte für eine Arbeitsüberlastung ergeben sich bei Mitarbeitenden mit 

• einem ungewöhnlich hohen Arbeitspensum,

• unzureichenden Pausenzeiten oder

• außergewöhnlich zeitintensiven Aufgaben. 

Die entsprechende Datenanalyse erfolgt in der Regel durch HR oder Führungskräfte. Darüber hinaus profitieren die Beschäftigten mitunter sogar unmittelbar vom Einsatz einer Zeitmanagement-App. Die Funktionalität solcher Apps umfasst beispielsweise die Überwachung des eigenen Arbeits(zeit)pensums, regelmäßige Pausenerinnerungen oder strukturierte To-do-Listen, die unnötigem Verzetteln vorbeugen.

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Angestellten ergibt sich unter anderem aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 616 BGB) und zielt auf den Schutz der Gesundheit von Arbeitnehmenden ab. 

Zusätzlich geht aus § 5 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) die Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung hervor. Demzufolge sind physische wie auch psychische Belastungen am Arbeitsplatz durch den Arbeitgeber zu bewerten. Die Arbeit ist gemäß § 4 ArbSchG so zu gestalten, dass eine Gesundheitsgefährdung möglichst vermieden bzw. gering gehalten wird. 

Weitere relevante Anhaltspunkte zur Vermeidung von Arbeitsüberlastung – zum Beispiel bezüglich der Arbeitszeit oder des Schutzes von Jugendlichen und Schwangeren – enthalten die folgenden Gesetzeswerke:

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG) 

• Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) 

• Mutterschutzgesetz (MuSchG) 

• Beschäftigtenschutzgesetz (BSchG)

In der Praxis bieten auch präventive oder überwachende Maßnahmen keinen allumfassenden Schutz vor Arbeitsüberlastung. Entgeht dem Arbeitgeber ein konkreter Fall von Überlastung, liegt es an den Mitarbeitenden selbst, die Initiative zu ergreifen – und zwar in Form einer Überlastungsanzeige. Diese dient dazu,

• auf eine übermäßige Arbeitsbelastung aufmerksam zu machen,

• auf Gefährdungen für die Gesundheit oder Produkt-/Dienstleistungsqualität hinzuweisen sowie

• den Arbeitgeber zu Gegenmaßnahmen anzuregen.

Für Arbeitnehmende geht die Überlastungsanzeige bis zu einem gewissen Grad mit einer Haftungsfreistellung einher. Denn für Beschäftigte besteht gemäß § 16 ArbSchG eine Nebenpflicht, dem Arbeitgeber mögliche Gefahren zu melden.

Dem Arbeitgeber wiederum obliegt es, als Reaktion auf eine Überlastungsanzeige Maßnahmen zur Behebung der angezeigten Gefährdung einzuleiten und auf diesem Weg seiner Fürsorgepflicht nachzukommen.

Lesetipp: Ihr Leitfaden zum Digital Workplace

Neben direkten Vorgesetzten und EHS-Manager:innen (Environment-Health-Safety-Manager:innen) wird vor allem Personalverantwortlichen die Aufgabe zuteil, einer drohenden Arbeitsüberlastung zuvorzukommen. 

Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Führungskräfte optimal auf ein Konfliktgespräch vorbereiten.

Von hoher Bedeutung ist die Überwachung und Analyse von wichtigen Messzahlen, die einer (sich anbahnenden) Überforderung im Job vorausgehen. Durch die Einsicht in Arbeitszeiten, krankheitsbedingte Fehlzeiten und Kündigungsgründe verfügt die Personalabteilung über ein breites Spektrum an Informationen. 

Das Stimmungsbild hinsichtlich der (Un-)Zufriedenheit von Beschäftigten und die Protokolle von Mitarbeitergesprächen liefern weitere Anhaltspunkte. Letztere sollten auf etwaige Alarmzeichen wie Leistungsschwankungen oder Konflikthäufungen untersucht werden. Zur weiteren Klärung kann ein Feedbackgespräch zwischen HR-Manager:innen und Vorgesetzten erfolgen.

Ein weiterer relevanter Part der Präventionsmaßnahmen sind Mitarbeiterschulungen, die die Thematik „Überlastung am Arbeitsplatz“ unter konkreten Fragestellungen beleuchten: 

• Wie kann man selbst mit starker Belastung und Stress umgehen? 

• Welche Verhaltensänderungen bei Kolleg:innen geben möglicherweise Anlass zur Sorge? 

• Wo finde ich weiterführende Informationen, Ressourcen und Ansprechpartner:innen? 

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Erkranken Mitarbeitende durch übermäßige Arbeitsbelastung und fallen in der Folge aus, trifft der Schaden sowohl die Betroffenen als auch das Unternehmen – beispielsweise in Form von sinkender Arbeitsqualität oder dem Verlust von Expertise. 

Zur frühen Erkennung einer sich anbahnenden Arbeitsüberlastung eignen sich insbesondere HR-Analytics, Feedbackgespräche und Systeme zur Zeiterfassung. Personio unterstützt Sie in all diesen Belangen – damit Sie wiederum Ihren Mitarbeitenden die bestmögliche Unterstützung zukommen lassen können. 

Überlastung am Arbeitsplatz resultiert unter anderem aus unflexiblen Arbeitszeitmodellen, strikten Anwesenheitspflichten oder zu wenig Selbstbestimmung. Im Rahmen einer mitarbeiterfreundlichen Unternehmenskultur hingegen wird eine harmonische Work-Life-Balance in den Fokus gerückt.

Eine hohe Arbeitsbelastung geht häufig mit Stress einher – insbesondere dann, wenn sie über längere Zeiträume besteht. In Verbindung mit einem Gefühl von Überforderung sowie unzureichender Erholung wirkt sich dies oft negativ auf die psychische (und physische) Gesundheit aus. Auf Dauer kann dies zu ernsten Erkrankungen wie Burnout oder Depressionen führen. 

Arbeitgebern stehen zahlreiche Maßnahmen zur Auswahl, um Arbeitsüberlastung vorzubeugen. Zentrale Stellschrauben sind flexible Arbeitszeiten, Sport- und Erholungsprogramme sowie Seminare rund um Zeit- und Stressmanagement.