Übernachtungspauschale 2025: Alle Fakten im Überblick

Die Übernachtungspauschale ist ein Pauschbetrag, den Mitarbeitende von ihrem Unternehmen steuerfrei gezahlt bekommen, wenn sie im Rahmen von Geschäfts- oder Dienstreisen auswärts z. B. im Hotel übernachten. Übernachtungen im privaten Rahmen werden nicht von der Übernachtungspauschale abgedeckt. Die Übernachtungspauschale heißt auch Hotelpauschale oder Unterkunftspauschale.

Die Übernachtungspauschale ist ein Teil der Reisekostenabrechnung. Sie vereinfacht die Abrechnung, weil eben nicht die tatsächlichen Übernachtungskosten abgerechnet werden, sondern der fixe Pauschbetrag. Für die Reisenden ist die Pauschale steuerfrei und für das Unternehmen stellt die Übernachtungspauschale keine Betriebsausgabe dar. Eine klare und transparente Sache also für beide Seiten. Mitarbeitende wissen, was sie erhalten, das Unternehmen weiß, was es zahlt.

Alle Infos zur Reisekostenabrechnung

Unternehmen sind gesetzlich nicht verpflichtet, ihren Mitarbeitenden im Rahmen von Geschäftsreisen eine Übernachtungspauschale zu zahlen. Wenn keine Übernachtungspauschale gezahlt wird, gibt es zwei weitere Möglichkeiten, wie den Geschäftsreisenden die Kosten für Übernachtungen erstattet werden.

• Das Unternehmen zahlt die tatsächlich entstandenen Kosten – auf Basis der eingereichten Belege und Rechnungen über die Reisekostenabrechnung. Vorteil für Unternehmen: Diese Kosten sind Betriebsausgaben, die die Steuerlast senken.

• Das Unternehmen zahlt die Kosten nicht, sondern die Mitarbeitenden. Dann holen sich diese die Ausgaben über die Werbungskosten in der eigenen Steuererklärung zurück. Weitere Infos dazu finden Sie im Abschnitt „Übernachtungspauschale und Steuerklärung“.

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Jedes Jahr zum 1. Januar überprüft das Bundesfinanzministerium die Beträge für die Übernachtungspauschale im Inland und Ausland und legt die Beträge für das neue Jahr fest. Dabei kommt es vor allem bei Inlandsreisen nicht jedes Jahr zu einer Anpassung. Die rechtliche Grundlage der Übernachtungspauschale bildet das Bundesreisekostengesetz.

Die Übernachtungspauschale 2025 für Deutschland, also für Geschäftsreisen im Inland, beträgt 20 Euro pro Nacht (§ 7 Bundesreisekostengesetz (BRKG)). Diese 20 Euro können Unternehmen ihren Beschäftigten übrigens für maximal drei Monate am Stück auszahlen. Der Betrag stellt für das Unternehmen keine Betriebsausgabe dar.

Achtung, HR: Unternehmen können immer entscheiden, ihren Mitarbeitenden eine höhere Pauschale für Übernachtungen zu zahlen. Ab einem Betrag über 20 Euro ist die Auszahlung allerdings dann nicht mehr steuerfrei.

Die Übernachtungspauschalen des Bundesfinanzministeriums sind stets an die Kosten für den Lebensunterhalt in den entsprechenden Ländern bzw. wichtigen Metropolen in diesen Ländern angepasst. So kommt es zu deutlichen Unterschieden. Beispiel: In Paris werden 159 Euro pro Nacht als Pauschale fällig, während für den Rest Frankreichs 105 Euro pro Nacht gelten.

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht der Übernachtungspauschalen 2025 im Ausland für wichtige globale Reiseziele.

Ihre Reise führt Sie in ein anderes Land? Dann finden Sie in unserer Vorlage zur Reisekostenabrechnung die Übernachtungspauschalen zu 256 Destinationen (Länder und Städte).

Die höheren Auslandspauschalen können für Mitarbeitende übrigens ein interessantes finanzielles „Zubrot“ darstellen. Oft ist es nicht schwierig, Hotels im Ausland zu finden, deren Preise unter dem der Auslandspauschale liegen. Die Differenz dürfen Mitarbeitende dann einbehalten – und zwar steuerfrei.

Bei mehrtägigen Geschäftsreisen vom Inland in ein anderes Land ergibt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für Rückreisetage aus dem Ausland zurück nach Deutschland gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.

Die Übernachtungspauschale gilt für Arbeitnehmer:innen, die für ihren Arbeitgeber auf eine Geschäfts- bzw. Dienstreise begeben, in deren Rahmen sie einmal oder mehrmals übernachten. Und zwar in nicht-privaten Unterkünften. Denn hierfür gilt die Pauschale nicht. Auch wenn der Arbeitgeber eine Unterkunft am Zielort zur Verfügung stellt, besteht kein Anspruch auf die Übernachtungspauschale.

Und die Selbstständigen? Dürfen sich schon seit 2008 keine Übernachtungspauschale auszahlen. Ihnen bleibt nur der Weg über die Steuer. Denn sie können die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben geltend machen.

Der Arbeitgeber ist nicht gezwungen, seinen Mitarbeitenden im Rahmen von Geschäftsreisen eine Übernachtungspauschale zu zahlen. Wenn er es tut, werden pro Nacht im Inland 20 Euro pro Übernachtung fällig. Abzurechnen über die Reisekostenabrechnung.

Zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale nicht, kann er die tatsächlichen Übernachtungskosten seiner Mitarbeitenden übernehmen. Bei durchschnittlichen Hotelpreisen von fast 140 Euro pro Nacht (6/2022) in Deutschland ist das für alle Geschäftsreisenden eine gute Lösung.

Potenzialbeurteilungen werden bei der innerbetrieblichen Besetzung vakanter Stellen, zur Nachwuchsplanung der Fach- und Führungskräfte, zur individuellen Laufbahnplanung sowie zur Bildungsbedarfsermittlung eingesetzt.

Sollen die tatsächlich angefallenen Kosten für Übernachtungen abgerechnet werden, müssen Geschäftsreisende diese im Rahmen ihrer Reisekostenabrechnung nachweisen können. In der Regel geschieht dies über Hotelrechnungen.

Für den Fall, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden eine Übernachtungspauschale erstattet, müssen derartige Rechnungen nicht zwangsläufig vorgelegt werden. Grund dafür: Der Arbeitgeber kann die steuerfreie Übernachtungspauschale bis 20 Euro nicht als Betriebskosten absetzen. Dennoch verlangen zahlreiche Arbeitgeber einen solchen Nachweis, weil die Pauschale nur bei real entstandenen Kosten gezahlt werden darf. Dies gilt für Inlands- wie für Auslandsreisen. Mit anderen Worten: Wer auf einer Geschäftsreise bei Freunden übernachtet, erhält keine Übernachtungspauschale.

Bei Auslandsreisen darf die ausländische Umsatzsteuer übrigens nicht als Vorsteuer abgezogen werden – sie zählt zu den Übernachtungskosten.

Potenzialbeurteilungen werden bei der innerbetrieblichen Besetzung vakanter Stellen, zur Nachwuchsplanung der Fach- und Führungskräfte, zur individuellen Laufbahnplanung sowie zur Bildungsbedarfsermittlung eingesetzt.

Die Übernachtungspauschale im In- und Ausland ist ein steuerfreier Pauschbetrag (§ 3 Einkommensteuergesetz). Wenn der Arbeitgeber diese Pauschale an seine Beschäftigten im Rahmen mehrtägiger Geschäftsreisen auszahlt, und die Beschäftigten eine günstigere Unterkunft finden, profitieren sie davon, weil sie den Differenzbetrag behalten können. In der Regel wird dies nur bei Geschäftsreisen ins Ausland geschehen. Bei längeren Auslandsreisen und kluger Übernachtungsplanung kann auf diesem Weg für die Geschäftsreisenden ein kleines Extra-Gehalt herauskommen.

Zahlt der Arbeitgeber hingegen keine Übernachtungspauschale, profitieren beide Seiten. Die Reisenden, weil ihnen sämtliche Kosten erstattet werden. Das Unternehmen, weil die Kosten als Betriebsausgaben die Steuerlast des Unternehmens senken.

Müssen Beschäftigte die Kosten einer Geschäftsreise selbst zahlen, weil das Unternehmen keine Reisekosten zahlt, sollten diese sämtliche Belege (nicht nur für Übernachtungen!) sammeln und dann als Werbungskosten bei der persönlichen Steuerklärung geltend machen. Wirklich lohnen tut sich dieser Weg nur, wenn der geltende Freibetrag in Höhe von 1.000 Euro pro Jahr überschritten wird. Dann können Beschäftigte – anhand der Rechnungen – die tatsächlichen Kosten geltend machen.