Überstunden erfassen und berechnen: So geht es richtig

Obwohl Unternehmen im Prinzip das Recht haben, ihren Mitarbeitern die Arbeitszeitgestaltung völlig frei zu überlassen, schränkt die Gesetzgebung diese durch gezielte Vorgaben ein. Innerhalb dieses Rahmens gestalten Sie als Unternehmen die Arbeitszeit und definieren die Wochenarbeitszeit. Alle darüber hinaus geleisteten Stunden gelten als Überstunden. Mit einem Arbeitszeitkonto haben Sie immer im Blick, wie viele Überstunden und Minusstunden Ihre Arbeitnehmer haben.

Die Wochenarbeitszeit bezieht sich auf sechs Monate, heißt: Es ist möglich, bei hoher Arbeitsbelastung in Ausnahmefällen bis zu 60 Wochenstunden zu absolvieren.

Mit diesem praktischen Arbeitszeitrechner rechnen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten schnell aus.

• 48 Stunden höchstzulässige Arbeitszeit pro Woche

• 10 Stunden täglich als maximale Arbeitszeit – diese Vorgabe ist unantastbar

• Verpflichtende Ruhepausen: ab sechs Stunden 30 Minuten; ab 9 Stunden 45 Minuten

• 11 Stunden zwingende Ruhezeit zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn

• Sonntag gilt, mit bestimmten Ausnahmen, Beschäftigungsverbot

Die vertraglich gestaltete Wochenarbeitszeit eines Unternehmens hängt von verschiedenen Kriterien ab. Branchenbezogene Tarifverträge zählen genauso dazu wie unternehmensbezogene Haustarifverträge. Denn vor allem tarifvertragliche Vereinbarungen sind äußerst unterschiedlich, wie folgende Beispiele zeigen. Mitarbeiter bei VW arbeiten zum Teil nur 28,8 Stunden, in der Metallindustrie sind es 35 Stunden und im öffentlichen Dienst 38,5 Stunden. Vor allem kleinere Unternehmen kehren immer häufiger zur 40-Stunden-Woche zurück.

Bei Überstunden muss zwischen Mehrarbeit und Überstunden unterschieden werden. Denn während Überstunden anteilsmäßig zum vereinbarten Entgelt oder als Freizeit erstattet werden, ist Mehrarbeit mit einem Zuschlag zu vergüten.

Arbeitnehmer leisten immer dann zuschlagsfreie Überstunden, wenn die erbrachte Arbeitszeit die vertraglich vereinbarten täglichen oder wöchentlichen Arbeitsstunden überschreitet. Zuschläge für Überstunden gelten nur, wenn die Höchstarbeitszeit überschritten ist. Ein Zuschlag für Überstunden kann, muss aber nicht sein. Überstunden stellen nur dann eine Entgeltschuld seitens des Arbeitgebers dar, wenn sie angeordnet oder ausdrücklich gebilligt werden. Ist dies nicht der Fall, ist der Arbeitgeber rein theoretisch nicht zur Gegenleistung in Form eines finanziellen Entgelts oder eines Freizeitausgleichs verpflichtet.

Mehrarbeit ist dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer die gesetzlich begrenzte maximale Arbeitszeit von 48 Wochenstunden überschreitet. Sie ist immer zuschlagspflichtig, wobei sich ein Zuschlag von 25 Prozent des vereinbarten Entgelts pro Stunde als faire Lösung etablieren konnte.

Seit 2023 besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Demnach müssen Beginn und Ende der Arbeitszeiten (Dauer der Arbeitszeit), Pausenzeiten und Überstunden bereits jetzt ordnungsgemäß aufgezeichnet werden – optimalerweise über ein digitales System.

Mit Softwarelösungen können Arbeitszeit und Überstunden automatisch erfasst werden. Die Vorteile reichen von einer zuverlässigen und rechtssicheren Aufzeichnung und Aufbewahrung bis zur Vereinfachung der Personalverrechnung.

EuGH-Urteil: Arbeitszeiterfassung bald für jeden Pflicht

Wie entsprechende Gesetze aussehen und wann sie in Kraft treten, steht zwar noch nicht fest. Eins ist jedoch klar: Arbeitszeiten inklusive Überstunden müssen bald sicher und systematisch erfasst werden.

Erfahren Sie hier, wie Ihnen das mit Personio gelingt

Zeiterfassungs-Software berücksichtigt geplante Urlaubstage genauso wie Fehlzeiten. All diese Informationen übermittelt die Softwarelösung an die Personalverrechnung.

Beim Thema Überstunden erfassen leistet die Software ebenfalls einen wichtigen Beitrag zu einer verbesserten Effizienz der Prozesse und zur rechtlichen Sicherheit.

• Automatische Kontrolle der durchschnittlichen und maximal erlaubten Arbeitszeit

• Bei Überschreitungen erfolgt umgehende Alarmierung des Mitarbeiters sowie der verantwortlichen Stellen

• Erkennt Überstunden und Mehrarbeit automatisch und berechnet Überstunden und Mehrarbeit korrekt

• Rechtliche Sicherheit in allen Bereichen

Entscheiden Sie sich gegen die automatisierte Personalzeiterfassung, bietet sich die Erfassung über Excel-Vorlagen an.

Sowohl Überstunden wie die Mehrarbeit müssen entsprechend ausgeglichen werden. In beiden Situationen ist die finanzielle Abgeltung möglich. Zusätzlich besteht für Überstunden die Alternative des Freizeitausgleichs. Vorausgesetzt, der Mitarbeiter stimmt dieser Variante in jedem Einzelfall ausdrücklich zu. Optional ist diese Klausel Bestandteil des Arbeitsvertrags. Denn würde der Mitarbeiter zum Freizeitausgleich gezwungen werden, käme dies einer einseitigen Freistellung von der Arbeit gleich. Diese ist in diesem Fall rechtlich unzulässig.

Leistet ein Mitarbeiter Mehrarbeit, also Arbeitsstunden, die über die gesetzlich definierte maximale Wochenarbeitszeit hinausgehen, hat er Anspruch auf die Auszahlung zuzüglich eines Zuschlags. Die Abgeltung der Mehrarbeit muss innerhalb von sechs Monaten erfolgen.

Benutzen Sie keine Softwarelösung, um Überstunden zu erfassen, ist die manuelle Aufzeichnung aller geleisteten Über- und Mehrstunden verpflichtend. Trennen Sie die beiden Stundenarten vor der Abgeltung mit besonderer Sorgfalt, denn Mehrarbeitsstunden sind durch den Zuschlag teurer. Achten Sie daher bereits im Vorfeld darauf, dass Ihre Mitarbeiter beim Überstunden erfassen genaue Zeitangaben machen. Stellen Sie Ihnen entsprechende Formulare zur Verfügung, um das Trennen von Mehrarbeit und Überstunden für die Abrechnung möglichst zu vereinfachen.

Ein Mitarbeiter leistet aufgrund von Arbeitsspitzen und vorübergehenden Personalmangel durch Erkrankung über einen Zeitraum von drei Wochen mehrere Überstunden. Dabei fallen sowohl Überstunden wie Mehrarbeitsstunden an.

Vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit: 38 Stunden Montag bis Freitag, tägliche Arbeitszeit ca. 7,5 Stunden

Woche 1: Montag – Samstag: täglich 10 Stunden = 60 Wochenstunden Woche 2: Montag – Freitag: täglich 8 Stunden = 40 Wochenstunden Woche 3: Montag – Freitag: täglich 9 Stunden = 45 Wochenstunden

Überstunden und Mehrarbeit: Woche 1 – 10 Überstunden, 12 Mehrarbeitsstunden Woche 2 – 2 Überstunden Woche 3 – 7 Überstunden

Ergebnis für die Monatsabrechnung des Mitarbeiters: 19 Überstunden 12 zuschlagspflichtige Mehrarbeitsstunden

Die Berechnung des Entgelts pro Überstunde oder Mehrarbeit ist unkompliziert. So lassen sich Überstunden berechnen:

Überstunden: Brutto-Monatsgehalt / durchschnittliche Monatsarbeitszeit (Stunden) = Überstundensatz Überstundensatz x Anzahl der Überstunden = Überstunden-Entgelt

Mehrarbeit: Brutto-Monatsgehalt / durchschnittliche Monatsarbeitszeit (Stunden) + 25 % Mehrarbeitszuschlag = Mehrarbeit-Stundensatz

Stundensatz Mehrarbeit x Anzahl der Mehrarbeitsstunden = Mehrarbeits-Entgelt

Überstunden erfassen und die Verrechnung dieser Stunden ist in sehr kleinen Betrieben verhältnismäßig unkompliziert. Der Aufwand steigt jedoch mit jedem Mitarbeiter. Vor allem in Handwerksunternehmen, deren Mitarbeiter vor Ort bei Kunden arbeiten, ist eine professionelle Zeiterfassung in Form einer entsprechenden Softwarelösung sinnvoll. Denn sie automatisiert zahlreiche Prozesse, die manuell bearbeitet mit großem Zeitaufwand verbunden sind.

Die Anzahl der erlaubten Überstunden richtet sich nach dem Arbeitszeitgesetz. In der Regel darf die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden nur in Ausnahmefällen überschritten werden. Insgesamt sind maximal 48 Stunden pro Woche erlaubt, sofern ein zeitnaher Ausgleich erfolgt.

Ja, in den meisten Fällen müssen Überstunden bezahlt werden. Es gibt jedoch Ausnahmen, etwa bei bestimmten Gehaltsgruppen oder wenn ein Freizeitausgleich vereinbart wurde. Wie Überstunden vergütet werden, regelt meist der Arbeits- oder Tarifvertrag.

Eine Überstundenpflicht besteht nur, wenn sie im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder durch eine betriebliche Regelung ausdrücklich vereinbart wurde – andernfalls besteht keine Überstunden‑Pflicht. Ohne entsprechende Vereinbarung dürfen Sie Überstunden ablehnen, außer in Notfällen.

Ein Überstundenzuschlag ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber häufig durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen geregelt. Üblich sind Zuschläge zwischen 25 % und 50 %. Prüfen Sie Ihren Vertrag auf Zuschläge für Überstunden.