Überstundenabbau: Gesetze, Strategien & Tipps

Mit Überstunden bezeichnet man die Arbeitszeit, die über das reguläre, vertraglich festgelegte Maß hinausgeht (z. B. eine Woche mit 42 statt 40 Arbeitsstunden). Der verwandte Begriff Mehrarbeit wird verwendet, wenn an einem Arbeitstag die allgemeine gesetzliche Grenze (8 Stunden pro Werktag) überschritten wird.

Damit sich Überstunden nicht beliebig anhäufen, bedarf es entweder tarifvertraglicher oder unternehmenseigener Regelungen. In diesem Zuge ist neben einer Obergrenze für Überstunden auch der Ausgleich der zusätzlich geleisteten Arbeit (Überstundenabbau) zu konkretisieren. Neben der Gestaltung unternehmenseigener Richtlinien obliegt es der Personalabteilung zudem, die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen. 

Alles Wichtige zum Thema Mehrarbeit behandelt dieser Artikel.

Gesetzliche Grundlagen zu Überstunden sowie zum Überstundenabbau sind im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zu finden. Exklusive der Pausen sollte die tägliche Arbeitszeit von Angestellten demnach maximal 8 Stunden betragen. Prinzipiell darf diese jedoch auf bis zu 10 Stunden ausgeweitet werden, sofern innerhalb der folgenden 6 Monate ein Überstundenabbau stattfindet (§ 3 ArbZG). 

Da das ArbZG das Thema Überstunden somit nicht vollumfänglich behandelt, ist ein weiterführendes Regelwerk sinnvoll. Es bietet sich an, ergänzende bzw. detailliertere Vorgaben in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder individuellen Arbeitsverträgen festzuhalten. In diesem Zuge können auch vom ArbZG abweichende Ausgleichszeiträume definiert werden.

Der Arbeitgeber kann folgende Aspekte bestimmen und vertraglich festhalten:

• die generelle Pflicht von Angestellten, Überstunden zu leisten.

• das Ausmaß bzw. die maximale Anzahl an Überstunden.

• die Art des Überstundenabbaus (Freizeitausgleich oder Vergütung).

Neben einer Überstundenklausel darf man Überstunden auch mündlich bzw. in stillschweigender Übereinkunft mit den Arbeitnehmer:innen vereinbaren. Nichtsdestotrotz sind schriftliche Vereinbarungen zugunsten der besseren Nachweisbarkeit vorzuziehen. 

Dem Betriebsrat kommt in Sachen Überstunden sowie Überstundenabbau ein Mitbestimmungsrecht zu (§ 87 Betriebsverfassungsgesetz), sofern keine anderweitige Regelung (z. B. durch einen Tarifvertrag) besteht.

Was den Überstundenabbau angeht, ist nach Gewerbeordnung darüber hinaus das Weisungsrecht des Arbeitgebers von Bedeutung (§ 106 GewO). So kann etwa von Arbeitnehmer:innen verlangt werden, angesammelte Überstunden in Zeiten niedriger Betriebsauslastung abzubauen. Auch dieser Aspekt sollte nach Möglichkeit vertraglich festgelegt sein. 

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Die Arbeitszeiterfassung, ein Kernthema für Arbeitgeber wie für HRler:innen, ist untrennbar mit dem Thema Überstunden verbunden. Von daher ist es unabdingbar, dem Überstundenabbau im Vorwege mit einer übergreifenden betrieblichen Strategie zu begegnen. 

Grundsätzlich obliegt es dem Arbeitgeber festzulegen, ob der Überstundenabbau durch Freizeitausgleich oder Vergütung zu erfolgen hat. Neben betrieblichen Interessen können dabei auch die Wünsche der Angestellten berücksichtigt werden. 

Eine mögliche Variante besteht darin, Überstunden bevorzugt durch Freizeit auszugleichen, wobei ein Ausgleichszeitraum zu definieren ist. Sofern dies nicht realisierbar ist (z. B. bei Kündigung), weicht man auf die Auszahlung einer entsprechenden Vergütung aus. Hierbei können auch eventuelle Zuschläge in Betracht gezogen werden. 

So funktioniert die Vergütung von Überstunden.

Ob vorrangig Urlaubs- oder Überstundenabbau stattfinden sollte, hängt vor allem vom Ausgleichszeitraum für Überstunden ab. Während Urlaubstage normalerweise für das laufende Kalenderjahr gelten, sind für Überstunden je nach Vertrag bzw. Betriebsvereinbarung oft kürzere Fristen vorgesehen. 

Wollen Arbeitnehmer:innen weniger als einen Arbeitstag freinehmen, bietet es sich geradezu an, diese Gelegenheit zum Abbau von Überstunden zu nutzen. Schließlich existieren aus Sicht des Gesetzes keine halben Urlaubstage.

Überstunden durch Freizeit ausgleichen – was ist zu beachten?

Bei einer fristlosen Kündigung oder einer fristgerechten Kündigung mit sehr vielen offenen Überstunden ist ein Freizeitausgleich oft unmöglich. In diesen Fällen ist die finanzielle Kompensation (Vergütung) die einzige Lösung.

Gut zu wissen: Mitarbeiter:innen haben nur dann ein Recht auf Kompensation geleisteter Überstunden, wenn diese vom Arbeitgeber angeordnet oder wissentlich gebilligt wurden.

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Eine Besonderheit beim Freizeitausgleich von Überstunden besteht darin, dass das Krankheitsrisiko alleine bei den Arbeitnehmer:innen liegt. Konkret bedeutet das: Wenn Arbeitnehmer:innen erkranken, während sie aufgrund von geleisteten Überstunden in den Genuss eines Freizeitausgleichs kommen, verfällt ihr Recht auf Freizeitausgleich ersatzlos. Sie haben also keinen Anspruch darauf, die verloren gegangene bzw. nicht genutzte freie Zeit an einem anderen Termin nachzuholen.

Bevor Arbeitgeber Kurzarbeit anordnen, müssen in der Regel zunächst jegliche ausstehenden Urlaubsansprüche und Überstunden abgegolten werden. 

Ausnahmen existieren jedoch unter anderem für Arbeitszeitkonten, z. B. wenn das Arbeitszeitguthaben länger als ein Jahr unverändert bestanden hat. Des Weiteren ist die Anordnung von Überstunden während der Kurzarbeit unzulässig.

Die übermäßige Anhäufung von Überstunden sollte nicht zuletzt aus Rücksicht auf die Mitarbeitergesundheit vermieden werden. Auch nimmt der Planungs- und Verwaltungsaufwand für HR sowie Führungskräfte zu, wenn zu viele Überstunden entweder auszugleichen oder zu vergüten sind. Um solchen Fällen möglichst vorzubeugen, bieten sich folgende Maßnahmen bzw. Überlegungen an: 

• Personalplanung: Die rechtzeitige Einstellung von ausreichend Mitarbeiter:innen verhindert, dass zu viel (Mehr-)Arbeit auf zu wenigen Schultern lastet. Gegebenenfalls können externe Mitarbeiter:innen kurzfristig rekrutiert werden.

• Erfassung und Dokumentation: Geleistete Arbeitszeiten inklusive Überstunden sollten vollumfänglich für die gesamte Belegschaft aufgezeichnet werden.

• Projektplanung: Eine realistische Einschätzung von Timelines und benötigter Personalressourcen beugt plötzlichen Engpässen vor.

• Unternehmenskultur: Die Einstellung in Bezug auf Überstunden kann man als Teil der unternehmenseigenen Leitlinien ansehen. Wie Führungskräfte das Thema gegenüber ihren Mitarbeiter:innen verkörpern, beeinflusst maßgeblich deren Arbeitseinstellung. 

Sonderregeln für Sonntagsarbeit: Was ist erlaubt?

Die Pflicht zur Zeiterfassung inklusive Überstunden besteht für Arbeitgeber bereits seit September 2022. Von daher erstaunt es, dass erst 59 Prozent von über 600 befragten Unternehmen die neue Regelung umgesetzt haben – wie eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom ermittelte (Stand April 2023). Eines ist gewiss: Die genaue Kenntnis der geleisteten Arbeitszeit ist die Voraussetzung für eine faire Vergütung sowie für einen geregelten Überstundenabbau. 

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Im Arbeitsvertrag kann eine Ausschlussfrist festgesetzt werden (Minimum: 3 Monate), nach deren Ablauf Überstunden verfallen. Liegt keine entsprechende Vereinbarung vor, gilt nach § 195 BGB die gesetzliche Verjährungsfrist von 3 Jahren.

Sofern Überstunden nicht durch Freizeit ausgeglichen werden, haben Arbeitnehmer:innen das Recht auf einen finanziellen Ausgleich. Dieser wird mit dem Gehalt ausgezahlt. Ob die Variante der Vergütung oder des Freizeitausgleichs gewählt wird, ist meist arbeits-/tarifvertraglich oder in Form einer Betriebsvereinbarung geregelt.

Um die Vergütung für geleistete Überstunden zu berechnen, wird in der Regel der Stundenlohn zugrunde gelegt. Wurden statt eines expliziten Stundenlohns ein Bruttomonatsgehalt sowie eine Regelarbeitszeit vereinbart, muss der Bruttostundenlohn zunächst errechnet werden. Dazu wird das Bruttomonatsgehalt durch die durchschnittliche Anzahl an Monatsstunden geteilt. Der Lohn für eine Überstunde wird gegebenenfalls um einen Zuschlag erhöht, falls dieser vertraglich festgelegt wurde.