Urlaubsanspruch bei Kündigung richtig berechnen

Nach dem Bundesurlaubsgesetz stehen Mitarbeitenden bei einer 5-Tage-Woche mindestens 20 Urlaubstage zu, bei einer 6-Tage-Woche beträgt der Urlaubsanspruch 24 Tage (§ 3 BUrlG). Dieser Mindestanspruch ist unantastbar. Wenn im Arbeitsvertrag ein höherer Urlaubsanspruch festgelegt ist, bildet dieser die Berechnungsgrundlage dafür, wie viele Tage Mitarbeitenden nach der Kündigung zustehen.

Arbeitnehmer:innen müssen ihren Urlaub „in Natur“ nehmen. Damit ist gemeint, dass ein Arbeitsverhältnis besteht und Arbeitnehmer:innen sich von ihrer Arbeit unter Lohnfortzahlung freistellen lassen müssen.

Wenn der Urlaub nicht mehr genommen werden kann, sprich wenn das Arbeitsverhältnis nicht mehr besteht, können die Tage ausgezahlt werden. Dann erhält der/die Arbeitnehmer:in für die offenen Urlaubstage Geld – das nennt man Urlaubsabgeltung.

Wie Sie Urlaub – auch in Ausnahmefällen wie zum Beispiel Teilzeit – korrekt berechnen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das Gesetz schreibt vor, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen ist. Doch manchmal bleiben am Ende des Jahres Urlaubstage übrig – diese bezeichnet man als Resturlaub. Ins neue Jahr mitnehmen kann man Urlaubstage nur in Ausnahmefällen; in der Regel in den ersten drei Monaten des neuen Jahres. Danach hat der Arbeitgeber keine weitere Verpflichtung, Urlaub zu gewähren. 

Wenn ein Arbeitsverhältnis beendet wird, können noch offene Urlaubstage übrig sein. Diese müssen grundsätzlich noch genommen werden.

Der Urlaubsanspruch variiert, je nachdem, wann das Arbeitsverhältnis endet. Ein Ausscheiden bis einschließlich 30.06. unterliegt anderen Bestimmungen als ein Ausscheiden nach dem 30.06. Mehr dazu weiter unten im Text.

Alle wichtigen Fakten zum Thema Resturlaub erfahren Sie in diesem Artikel.

Gehen Arbeitnehmer:innen während der ersten Jahreshälfte, besteht gemäß § 5 (1c) BUrlGAnspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Arbeitsverhältnisses.

Mitarbeiter:in A hat also einen Urlaubsanspruch in Höhe von 8,33 Urlaubstagen. Hinweis: Urlaubstage abrunden dürfen Sie nicht. 

Verlässt ein:e Arbeitnehmer:in, der/die am 1. Januar begonnen hat, das Unternehmen nach dem 30.06. – also beispielsweise zum 31.07. –, berechnen sich die verbleibenden Urlaubstage anders. 

In diesem Fall hat der/die Arbeitnehmer:in Anspruch auf den vollen gesetzlichen Mindesturlaub. Das sind bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Urlaubstage.

Ist im Arbeitsvertrag ein über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehender Zusatzurlaub vereinbart, kommt es darauf an, ob der Arbeitsvertrag eine sogenannte „pro rata temporis“-Regelung enthält. Diese Regelung bedeutet, dass sich der Urlaubsanspruch zeitanteilig berechnet und nicht automatisch der komplette Urlaubsanspruch (Mindesturlaub + Zusatzurlaub) gewährt wird. Wichtig: Trotz vorhandener „pro rata temporis“-Regelung darf der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch nicht unterschritten werden!

Im Falle einer wirksamen ordentlichen Kündigung darf der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch der ausscheidenden Person weder beschneiden/kürzen noch bereits gewährte Tage zurücknehmen.

Eine Ausnahme liegt vor, wenn eine Einarbeitung von neuen Mitarbeiter:innen durch ausscheidende Mitarbeiter:innen vonnöten ist. Dann kann der Arbeitgeber darauf bestehen, keinen Resturlaub mehr zu gewähren; er wird in diesem Fall ausgezahlt.

Wenn der Arbeitgeber die ordentliche Kündigung ausspricht, kann und sollte er den Kündigungstermin um den bestehenden Urlaubsanspruch − zur Vermeidung von Abgeltungsansprüchen − nach hinten verschieben.

Auch eine fristlose (= außerordentliche) Kündigung setzt den allgemeinen Urlaubsanspruch nicht außer Kraft. Der Arbeitgeber muss also auch hier ausscheidenden Arbeitnehmer:innen ermöglichen, den Resturlaub in der verbleibenden Zeit im Unternehmen zu nehmen. Unter Anrechnung der verbleibenden Urlaubstage kann der Arbeitgeber den/die Arbeitnehmer:in alternativ sofort von der Arbeit freistellen.

Da bei fristlosen Kündigungen häufig ein Interesse daran besteht, das Arbeitsverhältnis so schnell wie möglich zu beenden, kann es passieren, dass Gekündigte ihren Urlaubsanspruch nicht mehr vollständig wahrnehmen können. In diesem Szenario müssen die übrig bleibenden Urlaubstage finanziell abgegolten werden.

Was, wenn es während der Probezeit zu einer fristlosen Kündigung kommt? Dürfen Betroffene ihren Urlaub in so einer Situation einreichen? Kurz und knapp: Ja. Angenommen, die Probezeit beträgt sechs Monate, dann besteht bereits ein (anteiliger) Urlaubsanspruch.

Arbeitnehmer:innen, die ihre übrigen Urlaubstage nicht oder nicht mehr ganz nehmen können, weil sie aus dem Unternehmen ausscheiden, können sich ihr Urlaubsentgelt auszahlen lassen.

Den Urlaub bei der Kündigung auszuzahlen, bietet sich an, wenn Arbeitnehmer:innen nur einen Teil ihres Urlaubs nehmen können. In diesem Fall erhalten sie für jeden verbleibenden, nicht genommenen Urlaubstag vom Arbeitgeber ein Urlaubsentgelt.

Beim Auszahlen des Urlaubs bei Kündigung spielt es keine Rolle, welche Seite die Kündigung initiiert hat oder aus welchem Grund das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Anders gesagt: Der/die Angestellte verzichtet nicht auf seinen/ihren Anspruch auf verbleibenden Urlaub, nur weil er/sie von sich aus gekündigt hat.

Manchmal kommt es vor, dass ein Arbeitgeber aus betrieblichen Gründen nicht auf die Arbeitsleistung des/der ausscheidenden Angestellten bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses verzichten kann. In diesem Fall kann er dem/der betroffenen Mitarbeiter:in den Urlaub bei der Kündigung auszahlen, statt freie Tage zu gewähren.

Wie hoch der auszuzahlende Betrag ausfällt, hängt vom durchschnittlichen Verdienst des/der Angestellten ab. Zeitraum für die Berechnung sind die letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs. Überstundenzahlungen sind ausgenommen.

Ein Arbeitgeber kann Zusatzvereinbarungen bezüglich der Urlaubsabgeltung vertraglich festhalten. Allerdings nur, wenn diese sich zugunsten des/der Angestellten auswirken. Zulässig wäre eine Abmachung, dass nicht genommene Urlaubstage, die eigentlich verfallen würden, dennoch gewährt oder abgegolten werden. Denn so eine Regelung ist positiv für den/die Arbeitnehmer:in.

In Tarifverträgen kann der Arbeitgeber individuelle Regelungen zur Urlaubsabgeltung festschreiben. Auch diese dürfen nicht zulasten des/der Angestellten ausfallen.

Wenn arbeitsunfähige Arbeitnehmer:innen eine Kündigung erhalten, bevor sie wieder arbeitsfähig werden, haben sie auch in diesem Fall Anspruch auf eine Abgeltung des gesetzlichen Urlaubs. Urlaub, der darüber hinausgeht, verfällt, wenn es vertraglich vereinbart ist. Gibt es keine Vereinbarung zum Zusatzurlaub, haben Arbeitnehmer:innen auch hier einen Abgeltungsanspruch.

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Eine fristlose (= außerordentliche) Kündigung setzt, ebenso wie die ordentliche Kündigung, den allgemeinen Urlaubsanspruch nicht außer Kraft. Der Arbeitgeber muss also auch hier dem ausscheidenden Arbeitnehmer grundsätzlich ermöglichen, seinen Resturlaub in der verbleibenden Zeit im Unternehmen zu nehmen. 

Falls die Einhaltung einer Kündigungsfrist unzumutbar ist, kann der Arbeitnehmer seinen Resturlaub in Form von bezahlten freien Tagen nutzen. Dies ist oft bei fristlosen Kündigungen der Fall, denn es besteht meist ein Interesse daran, das Arbeitsverhältnis so schnell wie möglich zu beenden. Sollte der Gekündigte den Urlaubsanspruch nicht mehr wahrnehmen (können), hat der Arbeitgeber diesen finanziell abzugelten. 

Hier ganz einfach Kündigungsfrist berechnen.

Unter Anrechnung der verbleibenden Urlaubstage kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auch sofort von der Arbeit freistellen. Anspruch auf eine Auszahlung der verbleibenden Urlaubstage hat der Arbeitnehmer ab dem Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Was, wenn es während der Probezeit zu einer fristlosen Kündigung kommt? Darf der Betroffene seinen Urlaub in so einer Situation einreichen? Kurz und knapp: Ja. Angenommen die Probezeit beträgt sechs Monate, dann hat sich der Arbeitnehmer schon einige Urlaubstage erwirtschaftet. Diese bekommt er anteilig.

Ein Arbeitnehmer, der seine übrigen Urlaubstage nicht oder nicht mehr ganz nehmen kann, weil er aus dem Unternehmen ausscheidet, kann sich sein Urlaubsentgelt auszahlen lassen.

Wenn der Arbeitnehmer nur einen Teil seines Urlaubs nehmen kann, erhält er für die verbleibenden Urlaubstage vom Arbeitgeber ein Urlaubsentgelt. 

Welche Seite die Kündigung initiiert hat oder aus welchem Grund das Arbeitsverhältnis beendet wurde, spielt dabei keine Rolle. Anders gesagt: Der Arbeitnehmer verzichtet nicht auf seinen Anspruch auf verbleibenden Urlaub, nur weil er derjenige ist, der gekündigt hat.

Manchmal kommt es vor, dass ein Arbeitgeber aus betrieblichen Gründen nicht auf die Arbeitskraft des ausscheidenden Arbeitnehmers bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses verzichten kann. Dann kann er dem Mitarbeiter die Urlaubstage ausbezahlen, statt freie Tage zu gewähren.

Wie hoch der auszuzahlende Betrags´ ausfällt, hängt vom durchschnittlichen Verdienst des Arbeitnehmers ab. Zeitraum für die Berechnung sind die letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs. Überstundenzahlungen sind ausgenommen.

Ein Arbeitgeber kann Zusatzvereinbarungen bezüglich der Urlaubsabgeltung vertraglich festhalten. Allerdings nur, wenn diese sich zugunsten des/der Angestellten auswirken. Zulässig wäre eine Abmachung, dass nicht genommene Urlaubstage, die eigentlich verfallen würden, dennoch gewährt oder abgegolten werden. Denn so eine Regelung ist positiv für den/die Arbeitnehmer:in.

In Tarifverträgen kann der Arbeitgeber individuelle Regelungen zur Urlaubsabgeltung festschreiben. Auch diese dürfen nicht zulasten des/der Angestellten ausfallen.

Wenn arbeitsunfähige Arbeitnehmer:innen eine Kündigung erhalten, bevor sie wieder arbeitsfähig werden, haben sie auch in diesem Fall Anspruch auf eine Abgeltung des gesetzlichen Urlaubs. Urlaub, der darüber hinausgeht, verfällt, wenn es vertraglich vereinbart ist. Gibt es keine Vereinbarung zum Zusatzurlaub, haben Arbeitnehmer:innen auch hier einen Abgeltungsanspruch.

Arbeitnehmer:innen können auf ihren Urlaubsabgeltungsanspruch verzichten und im Gegenzug eine höhere Abfindung erhalten. Bei so einem Beendigungsvergleich müssen beide Parteien eine vertragliche Abmachung treffen.

Im Falle einer Kündigung haben Arbeitnehmer:innen weiterhin einen Anspruch auf (Rest-)Urlaub – unabhängig davon, welche Partei gekündigt hat und ob es sich um eine ordentliche oder eine außerordentliche fristlose Kündigung handelt. Wie viele verbleibende Urlaubstage betroffenen Angestellten zustehen, hängt grundsätzlich davon ab,

• zu welchem Zeitpunkt gekündigt wurde (in der ersten oder zweiten Jahreshälfte) und

• ob der Arbeitsvertrag eine „pro rata temporis“-Klausel aufweist.

Unter bestimmten Bedingungen können die restlichen Urlaubstage bei einer Kündigung auch ausgezahlt oder in eine Abfindung umgewandelt werden. Personio unterstützt Sie dabei, den Urlaubsanspruch scheidender Mitarbeiter:innen zu ermitteln und gegebene Ausnahmeregelungen im Blick zu behalten. 

Ob ein voller Urlaubsanspruch besteht, kommt auf den Zeitpunkt der Kündigung an. Der Resturlaub bei einer Kündigung berechnet sich in Abhängigkeit davon, ob das Arbeitsverhältnis innerhalb der ersten oder zweiten Jahreshälfte endet. Welche Seite gekündigt hat, spielt keine Rolle.

Nach 6 Monaten im Arbeitsverhältnis besteht voller Urlaubsanspruch, auch bei Ausscheiden im 2. Halbjahr. Der Anspruch bleibt bestehen, unabhängig davon, ob selbst gekündigt wird oder der Arbeitgeber kündigt.

Kündigen Arbeitnehmer:innen zum 31.07. und somit nach dem 30.06., steht ihnen der volle gesetzliche Mindesturlaub zu. Enthält der Arbeitsvertrag eine „pro rata temporis“-Klausel, entscheidet diese darüber, wie mit zusätzlichen vertraglich vereinbarten Urlaubstagen zu verfahren ist. 

Bei einer Kündigung in der zweiten Jahreshälfte haben Arbeitnehmer:innen Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub. Bei einer 5-Tage-Woche beträgt der Urlaubsanspruch demnach zwanzig Tage. Weitere Urlaubsansprüche können aus einer möglichen „pro rata temporis“-Klausel hervorgehen. 

Kündigen Arbeitnehmer:innen während der ersten Jahreshälfte, berechnen sich die verbleibenden Urlaubstage wie folgt: Pro vollem Monat im Beschäftigungsverhältnis steht dem/der Angestellten ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu.