Urlaubsbescheinigung: alles, was Arbeitgeber und HR-Manager:innen wissen müssen

Mit einer Urlaubsbescheinigung weisen Arbeitnehmende ihre bereits in Anspruch genommenen sowie die noch ausstehenden Urlaubstage nach. Das Dokument wird im Zuge eines Arbeitgeberwechsels vom vorigen Arbeitgeber ausgestellt. Dem neuen Arbeitgeber dient es als Grundlage zur Berechnung des noch verbleibenden Urlaubsanspruchs. Durch die darin gemachten Angaben wird verhindert, dass ein Arbeitgeber neuen Mitarbeitenden „doppelten“ Urlaub gewährt – welcher Letzteren gesetzlich nicht zusteht.

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Bei einer Urlaubsbescheinigung handelt es sich um ein gesondertes Schriftstück, das mindestens folgende Angaben enthalten sollte:

• Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum und Anschrift) der oder des Arbeitnehmenden.

• Zeitraum des Arbeitsverhältnisses im laufenden Kalenderjahr sowie den Arbeitsumfang.

Beispiel: „Frau Erika Musterfrau, geboren am 01.02.1999, war bei uns vom 01.01.2024 bis zum 31.06.2024 in Vollzeit beschäftigt.“

• Urlaubsanspruch, der sich aus dem bisherigen Arbeitsverhältnis ergibt.

Beispiel: „Ihr kalenderjährlicher Urlaubsanspruch betrug gemäß Bundesurlaubsgesetz 20 Tage bei einer Fünftagewoche.“ 

• Umfang des bereits gewährten (oder ggf. finanziell abgegoltenen) Urlaubs.

Beispiel: „Von dem ihr für das Jahr 2024 zustehenden Urlaub in Höhe von 20 Tagen hat Frau Musterfrau 10 Urlaubstage wahrgenommen.“

Die Urlaubsbescheinigung ist vom ausstellenden Arbeitgeber zu signieren. Sinnvoll ist zudem, sich die Richtigkeit der Daten und den Erhalt der Bescheinigung durch die/den Arbeitnehmende:n per Unterschrift bestätigen zu lassen.

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Die Urlaubsbescheinigung ist im Bundesurlaubsgesetz gesetzlich verankert (§ 6 BUrlG). Arbeitgeber sind demnach verpflichtet, diese „bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses“ an ausscheidende Arbeitnehmende auszuhändigen. Dass Letzteren dennoch eine gewisse Holschuld zukommt, ergibt sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 269 BGB): Arbeitnehmende müssen sich gegebenenfalls darum bemühen, das Dokument einzufordern – um es anschließend beim neuen Arbeitgeber vorlegen zu können.

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Das Ausstellen einer Urlaubsbescheinigung stellt im Idealfall nur eine Formalität dar, die sich ohne besonderen Aufwand erledigen lässt. Doch wie gehen Arbeitgeber und Arbeitnehmende mit eventuell auftretenden Schwierigkeiten um?

Das Bundesurlaubsgesetz regelt eindeutig, dass dem Arbeitgeber die Pflicht zur Ausstellung der Urlaubsbescheinigung zukommt (§ 6 BUrlG). Im besten Fall kommt er dieser Pflicht unaufgefordert zum Ende des Arbeitsverhältnisses der/des Arbeitnehmenden nach. Falls nicht, obliegt es der/dem Arbeitnehmenden, den Anspruch auf die Urlaubsbescheinigung rechtlich durchzusetzen.

Eine Urlaubsbescheinigung wird lediglich beim Ausscheiden aus einem Arbeitsverhältnis bzw. beim Arbeitgeberwechsel benötigt. Da das Arbeitsverhältnis bei einem Betriebsübergang fortgesetzt wird, besteht in diesem Kontext keine Notwendigkeit.

Ja, solange dem neuen Arbeitgeber keine Urlaubsbescheinigung vorliegt, muss er einer/einem Arbeitnehmenden keinen Urlaub gewähren. Der neue Arbeitgeber kann auf die Mitwirkungspflicht der/des Mitarbeitenden verweisen. Diese:r wiederum muss dafür sorgen, dass der ehemalige Arbeitgeber seiner Pflicht zur Ausstellung einer Urlaubsbescheinigung nachkommt.

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Wenn sich bei der Ausstellung der Urlaubsbescheinigung Fehler eingeschlichen haben, sollten Arbeitnehmende um Korrektur bitten. Idealerweise lassen sich Arbeitgeber (nach sorgfältiger Prüfung) die Richtigkeit und Vollständigkeit des Nachweises mit der Unterschrift des/der Arbeitnehmenden bestätigen.

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Mit einer Urlaubsbescheinigung weisen Arbeitnehmende einem neuen Arbeitgeber nach, wie viele Urlaubstage im laufenden Kalenderjahr bereits wahrgenommen oder abgegolten wurden. Zum einen beugt dies dem doppelten Beanspruchen von Urlaubstagen vor, zum anderen wird so gewährleistet, dass Arbeitnehmende den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub tatsächlich erhalten. 

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Mit einer Urlaubsbescheinigung soll verhindert werden, dass Arbeitnehmende hinsichtlich ihres Erholungsurlaubs Doppelansprüche erwerben (§ 6 Bundesurlaubsgesetz). Mit einem entsprechenden Dokument erhält der neue Arbeitgeber die nötige Information über den verbleibenden Urlaubsanspruch.

Arbeitnehmende haben bezüglich der Urlaubsbescheinigung eine Mitwirkungspflicht und sind dafür verantwortlich, dem neuen Arbeitgeber einen entsprechenden Nachweis vorzulegen. Solange der neue Arbeitgeber diesen nicht erhalten hat, kann er jegliche Urlaubsansprüche verweigern.

In § 6 BUrlG wird spezifiziert, dass eine „Bescheinigung … auszuhändigen“ sei, woraus sich das Schriftformerfordernis ableiten lässt. Gemäß § 126 Abs. 3 BGB kann die schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn dies gesetzlich nicht explizit ausgeschlossen ist. Eine Urlaubsbescheinigung ist somit auch in digitaler Form rechtskräftig.