Urlaubsgeld: Anspruch, Höhe, FAQ

Das Urlaubsgeld ist ein zusätzliches, vom Arbeitgeber freiwillig gezahltes Entgelt, mit dem Beschäftigte ihren Urlaub zumindest teilweise finanzieren können. Diese Sonderzahlung wurde in den 1960er Jahren in Deutschland als „Urlaubsgeld“ in zahlreichen Branchen tarifvertraglich eingeführt. Es war damals dafür gedacht, „um mehr Beschäftigten einen Jahresurlaub zu ermöglichen“, wie Thorsten Schulten, Leiter des WSI-Tarifarchivs, erläutert. Heute, in Zeiten anhaltend hoher Inflation, nutzen viele Beschäftigte die willkommene Extrazahlung Urlaubsgeld hingegen eher als finanziellen Notnagel, um gestiegene Preise und teure Lebenshaltungskosten abpuffern zu können, so Schulten.

Dass Tarifverträge und Urlaubsgeld auch in der Gegenwart eng Hand in Hand gehen, belegen aktuelle Zahlen. So erhielten einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung zufolge 74 Prozent der Beschäftigten in tarifgebundenen privatwirtschaftlichen Unternehmen im Jahr 2022 Urlaubsgeld. In nicht tarifgebundenen Unternehmen profitierten gerade einmal 35 Prozent der Mitarbeitenden von Urlaubsgeld. Insgesamt erhalten 47 Prozent aller in der deutschen Privatwirtschaft Beschäftigten Urlaubsgeld ausgezahlt. Mit anderen Worten: Mehr als die Hälfe der Beschäftigten geht ohne Zusatzzahlung in den Urlaub.

Achtung, HR: Urlaubsgeld ist kein Urlaubsentgelt. Das Urlaubsentgelt ist die gesetzlich vorgeschriebene Weiterzahlung des Gehalts während des Urlaubs, die rechtliche Grundlage hierfür findet sich in § 11 Bundesurlaubsgesetz. Das Urlaubsgeld hingegen wird – wenn der Arbeitgeber es denn auszahlt – zusätzlich zum Urlaubsentgelt gezahlt.

Personio Payroll: Lohnabrechnung, wie Sie sein sollte

Ob Pauschalversteuerung, 100%-ige Compliance oder automatisierte Kommunikation mit wichtigen Behörden: Personio Payroll sorgt für eine entspannte Abrechnung in Minuten statt Tagen.

Personio Payroll kennenlernen

Für das Urlaubsgeld gibt es keine festgelegte Höhe, weil es sich grundsätzlich um eine freiwillige Zahlung des Arbeitgebers handelt. Die Höhe jenes Urlaubsgeldes, das die Tarifparteien über Tarifverträge festlegen, unterscheidet sich von Branche zu Branche teils erheblich. Die folgende Grafik gibt einen Überblick über die Höhe von tarifgeregeltem Urlaubsgeld in verschiedenen Branchen. Während Mitarbeitende in der Landwirtschaft lediglich 180 Euro Urlaubsgeld erhalten, gehen 2.686 Euro an Mitarbeitende in der Holz- und Kunststoffindustrie (gilt für mittlere Lohngruppen).

Auch die Größe des Unternehmens und dessen Standort kann die Höhe des tariflich festgelegten Urlaubsgeldes maßgeblich beeinflussen. Je mehr Beschäftigte, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Urlaubsgeld gezahlt wird – weil in größeren Unternehmen häufiger ein Tarifvertrag gilt. Und in Ostdeutschland wird immer noch deutlich seltener Urlaubsgeld gezahlt (für 34 Prozent der Beschäftigten) als in Westdeutschland (für 49 Prozent). Grund dafür: die geringere Tarifbindung im Osten.

Laut Hans-Böckler-Stiftung entscheidet auch das Monatsgehalt über das Urlaubsgeld: So erhalten nur 38 Prozent der Beschäftigten mit einem Monatslohn von weniger als 2.300 Euro Urlaubsgeld. Bei den Besserverdienenden – mehr als 4.000 Euro – sind es hingegen 50 Prozent.

Urlaubsanträge blitzschnell per Klick bearbeiten

Damit Beschäftigte ihr Urlaubsgeld berechnen können, müssen ihnen die zugrundeliegenden Regelungen bekannt sein. Dies können entsprechende Passagen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung sein.

Unternehmen haben verschiedene Optionen, ihren Beschäftigten Urlaubsgeld zu zahlen – als festen Betrag pro Jahr, als Anteil eines Monatsgehalts oder aber auch als fixen Betrag pro Urlaubstag.

Wie viel Prozent vom Brutto das Urlaubsgeld beträgt, ist bei einer einzelvertraglichen Regelung auch das Ergebnis des Verhandlungsgeschicks der Mitarbeitenden.

Mitarbeitende haben keinen gesetzlichen Anspruch auf die Zahlung von Urlaubsgeld. Umso wichtiger ist es für Beschäftigte, das Urlaubsgeld vertraglich zu verankern. Dies kann entweder

• einzelvertraglich im Arbeitsvertrag geschehen,

• per Betriebsvereinbarung verankert oder

• in einem Tarifvertrag festgehalten werden.

In Ausnahmefällen können Mitarbeitende auch durch eine betriebliche Übung einen Anspruch auf Urlaubsgeld erwirken. Dafür muss ein Arbeitgeber mindestens dreimal das Urlaubsgeld in gleicher Höhe ausgezahlt haben. Arbeitgeber umgehen diese Situation, indem sie vor jeder Auszahlung schriftlich einen expliziten Vorbehalt aussprechen.

Auch die Beachtung des arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatzes kann zur Zahlung von Urlaubsgeld führen. Demnach dürfen Mitarbeitende nicht schlechter als andere gestellt werden, es sei denn, dafür läge ein sachlicher Grund vor. Wenn also einige Beschäftigte Urlaubsgeld erhalten, andere aber nicht, muss der Arbeitgeber dies gut begründen können, z. B. mit massiven Unterschieden in der gelieferten Arbeitsleistung.

Kein Chaos mehr beim Urlaubsgeld – alles fehlerlos in Echtzeit administrieren

Wenn das Urlaubsgeld über den individuellen Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag geregelt sind, werden dort neben der Höhe auch der Auszahlungszeitpunkt und die Auszahlungsart definiert und festgehalten. Deshalb gibt es auf diese Frage keine Standardantwort. Normalerweise erhalten Beschäftigte das Urlaubsgeld mit dem Mai- oder dem Juni-Gehalt, also zu Beginn der Hauptreisezeit, auf das Gehaltskonto überwiesen. Ausnahmen bestätigen diese Regel.

Denkbar ist auch eine Auszahlung des Urlaubsgeldes verteilt auf 12 Monate. Dann handelt es sich – steuerlich gesehen – um reinen Arbeitslohn und nicht um einen Bonus bzw. eine Sonderzahlung.

Eine weitere Option ist das sog. akzessorisch gezahlte Urlaubsgeld. Hierbei zahlt der Arbeitgeber das Urlaubsgeld in Abhängigkeit zu den Urlaubstagen.

Einfache Urlaubsplanung ohne Papierchaos

Sparen Sie 80% Ihres Zeitaufwands für Urlaubsanträge: Mitarbeitende planen ihre Abwesenheiten selbst, Vorgesetzte bestätigen per Klick und HR behält den Überblick.

Urlaub mit Personio planen

Aus Sicht der Beschäftigten lautet die Antwort auf diese Frage: Nein, leider nicht. Dabei müssen Mitarbeitende zunächst auf nichts achten, weil der Arbeitgeber die Steuern ebenso wie die Sozialversicherungsbeiträge auf die Sonderzahlung Urlaubsgeld im Rahmen der Lohnabrechnung abführt. Letztere nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze.

Wird das Urlaubsgeld hingegen als einmalige Sonderzahlung gehandhabt, muss HR eine andere Lohnsteuerberechnung vornehmen. Dabei wird die Lohnsteuer zunächst auf das voraussichtliche Jahreseinkommen ohne und dann mit Urlaubsgeld berechnet. Aus der Differenz der beiden Beträge ergibt sich die auf das Urlaubsgeld zu zahlende Lohnsteuer. Das Urlaubsgeld als Sonderzahlung wirkt sich auf die Steuerprogression aus. Der Steueranteil für das Urlaubsgeld ist also höher als für das normale Gehalt.

Wird das Urlaubsgeld aber in gleichen Teilen über zwölf Monate verteilt ausgezahlt, ist es als normaler Arbeitslohn zu versteuern.

So erfassen Sie Urlaubstage korrekt und schnell

Rund um das Thema Urlaubsgeld gibt es eine Reihe spezieller Themenfelder, die wir Ihnen hier in Form von FAQ vorstellen.

In der Regel verknüpfen Arbeitgeber die erstmalige Auszahlung von Urlaubsgeld an eine bestimmte Frist, die der Mitarbeitende für das Unternehmen ununterbrochen tätig gewesen sein muss. Dies kann zum Beispiel die vereinbarte Probezeit sein. Es gelten aber hierbei stets die geltenden Regelungen zum Urlaubsgeld aus den Vertragswerken, Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Eine pauschale Antwort gibt es daher nicht. Die Dauer der Betriebszugehörigkeit kann auch die Höhe des Urlaubsgeldes beeinflussen. So belohnen manche Unternehmen eine außerordentliche Betriebstreue mit einem höheren Urlaubsgeld.

Wenn Mitarbeitende nicht zu Beginn eines Jahres die Beschäftigung aufgenommen haben, steht ihnen auch nur ein anteiliges Urlaubsgeld zu.

Minijobber haben keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld. Aber auf Basis des Grundsatzes der arbeitsrechtlichen Gleichbehandlung steht auch Minijobbern Urlaubsgeld zu, wenn die Vollzeitbeschäftigten dieses erhalten. Nur sachliche Gründe wie berufliche Qualifikation rechtfertigen eine unterschiedliche Behandlung.

Beim Minijob darf das Arbeitsentgelt regelmäßig die Summe von 520 Euro im Monat nicht übersteigen. Auf ein Jahr gerechnet bedeutet dies: 6.240 Euro ist die Obergrenze des Verdienstes. Überschreitet das regelmäßige monatliche Entgelt über einen Zeitraum von zwölf Monaten diese Summe, handelt es sich nicht mehr um einen Minijob, sondern um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung. Sollte durch das gezahlte Urlaubsgeld diese Grenze überschritten werden, kann der Minijobber freiwillig auf die Zahlung von Urlaubsgeld verzichten, er muss dies vor Beginn seiner Tätigkeit allerdings schriftlich bestätigen.

Entscheidend hierfür sind die im Einzelfall geltenden vertraglichen Regelungen zum Urlaubsgeld. So verankern Tarifparteien und Arbeitgeber gerne sog. Rückforderungsklauseln für den Fall, dass das Arbeitsverhältnis durch Kündigung (egal durch welche Partei) beendet wird.

Wichtig in diesem Zusammenhang werden dann Fragen wie: Wird das Urlaubsgeld abhängig oder unabhängig vom Urlaub gezahlt? Besteht ein Rechtsanspruch und wurden die Anspruchsvoraussetzungen erfüllt? Ist das Urlaubsgeld tariflich verankert oder eine rein freiwillige Zahlung? Gilt letzteres, kann Urlaubsgeld nach einer Kündigung durchaus anteilig zurückgefordert werden – wenn es entweder als einmalige Sonderzahlung definiert ist, zu einem fixen Stichtag ausgezahlt wird oder auch als Belohnung für Betriebstreue betrachtet werden kann. Für diese Fälle hat das Bundesarbeitsgericht Grundsätze zur Rückzahlung von Gratifikationen aufgestellt.

Auch für Angestellte im öffentlichen Dienst gilt: Sie haben keinen gesetzlich verankerten Anspruch auf Urlaubsgeld. Aber im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) ist ein vertraglicher Anspruch auf die Sonderzahlung Urlaubsgeld verankert. Die Höhe des Urlaubsgeldes für Beschäftigte im öffentlichen Dienst ergibt sich aus den Gehältern der Monate Juli, August und September – ohne dass dabei Erfolgs- oder Leistungsprämien berücksichtigt werden. Urlaubsgeld im öffentlichen Dienst unterscheidet sich nach Ost- und Westdeutschland, weil es verschiedene Tarifgebiete sind.

Handelt es sich bei Urlaubsgeld um eine Sonderzahlung, ist diese nicht pfändbar. Das Urlaubsgeld sollte aber das normale Monatsgehalt nicht überschreiten und einmal pro Jahr als Sonderzahlung ausgezahlt werden. Das Urlaubsentgelt hingegen ist als Lohnbestandteil bis zur Pfändungsfreigrenze pfändbar.

Menschen, die allein von Bürgergeld leben, haben zwar einen Anspruch auf Urlaub (maximal 21 Tage pro Jahr) aber keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld. Auch Zuschüsse werden in der Regel nicht gewährt.

Auch in dieser Situation entscheidet die konkrete Regelung im Einzelfall. So kann etwa vertraglich festgehalten werden, dass die Zahlung von Urlaubsgeld ausgeschlossen ist, wenn ein Arbeitsverhältnis ruht. Das ist in der Elternzeit der Fall. Sollte für diesen Fall keine Regelung im Arbeits- oder im Tarifvertrag vorliegen, gerät der Zweck der Sonderzahlung in den Fokus.

Eltern haben während der Elternzeit dann einen Anspruch auf Urlaubsgeld, wenn diese Sonderzahlung entweder nur die Betriebstreue honoriert oder aber gleichermaßen für Betriebstreue und für die Anerkennung guter Leistungen ausgezahlt wird (Mischcharakter der Zahlung). Während der Elternzeit ruht der Arbeitsvertrag zwar, bleibt aber rechtsgültig. Dennoch hat der Arbeitgeber die Option, die Sonderzahlungen für die Dauer der Elternzeit zu kürzen, diese Kürzung muss allerdings verhältnismäßig sein.

Lohnabrechnung in Echtzeit – Urlaubsgeld korrekt und pünktlich auszahlen