Das 4-Ohren-Modell: Die 4 Ebenen einer Nachricht

Mit der Entwicklung des 4-Ohren-Modells (auch unter den Bezeichnungen Kommunikationsquadrat, Nachrichtenquadrat oder Vier-Seiten-Modell geläufig) machte Schulz von Thun vor allem eines deutlich: Jede Nachricht wird auf vier Ebenen gesendet sowie empfangen. Wenn also in einem Gespräch eine Person (Sender) etwas erzählt, tut sie dies aus „vier verschiedenen Schnäbeln“, während die zuhörende Person (Empfänger) die Botschaft „mit vier Ohren“ auffasst. Dieser Metapher verdankt das 4-Ohren-Modell letztlich seinen Namen.

Die vier Ebenen bzw. Schnäbel oder Ohren tragen die Bezeichnungen Sachebene, Ebene der Selbstkundgabe, Beziehungsebene und Appellebene. Jeder Ebene wird zudem eine individuelle Farbe zugesprochen:

• Sachebene: Blau

• Selbstkundgabe: Grün

• Beziehungsebene: Gelb

• Appellebene: Rot

Auf der Sachebene werden vordergründig Fakten und Sachverhalte kommuniziert. Emotionen bleiben außen vor, weshalb der Empfänger die Aussage auf dem Sachohr ausschließlich im Hinblick darauf prüft, ob sie:

• wahr oder unwahr bzw. zutreffend oder nicht zutreffend ist,

• relevant oder irrelevant ist (besteht ein aussagekräftiger Bezug im Hinblick auf das Gesprächsthema?) und ob sie

• genügend Informationen liefert oder einen Mangel an wichtigen Informationen aufweist.

Das 4-Ohren-Modell besagt des Weiteren, dass alles Gesagte eine Selbstkundgabe individueller Gefühle, Gedanken, Auffassungen, Bedürfnisse und Werte impliziert. Dies geschieht häufig unterschwellig, kann aber auch aktiv in Form einer Ich-Botschaft („Ich fühle mich müde“) kommuniziert werden.

Die Selbstkundgabe gewährt dem Empfänger einen Einblick in die Charakterzüge und die derzeitige Stimmungslage des Gegenübers.

Auch die Beziehung zwischen Sender und Empfänger spielt eine entscheidende Rolle dafür, wie eine Botschaft kommuniziert und verstanden wird.Der unmittelbarste und offenkundigste Weg, die eigene Meinung zu kommunizieren, verläuft dabei über die (bewusst gesetzte) Wortwahl. Nicht zu unterschätzen ist aber auch die nonverbale Kommunikation einschließlich der Körpersprache (z. B. Gestik, Mimik und Tonfall), woraus sich gegebenenfalls eine Menge über das Verhältnis zweier Gesprächspartner ableiten lässt.

Eine Äußerung tätigt man im Regelfall, um etwas zu erreichen – also z. B. um einen Wunsch durchzusetzen, einen Tipp oder eine Handlungsanweisung zu vermitteln. Dieser Annahme hat Schulz von Thun in seinem 4-Ohren-Modell mithilfe der Appellebene Rechenschaft getragen. 

Wichtig: Je direkter ein Appell formuliert wird, desto höher ist die Chance, dass der Empfänger ihn versteht. Ein allzu indirekt formulierter Wunsch kann sogar heuchlerisch oder manipulativ aufgefasst werden. 

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Die konkrete Bedeutung des 4-Ohren-Modells für die zwischenmenschliche Kommunikation lässt sich am einfachsten mithilfe von Alltagsbeispielen erklären. 

Beispiel 1: Das klassische, viel zitierte Beispiel Schulz von Thuns zu seinem 4-Ohren-Modell spielt sich in einem Auto an einer Ampel ab, die gerade grün geworden ist. Eine Frau sitzt am Steuer; ihr Mann auf dem Beifahrersitz merkt an, dass die Ampel Grün zeigt.

Auf die verschiedenen Ebenen übertragen äußert er sich damit wie folgt:

• Sachebene: Die Ampel ist grün.

• Selbstkundgabe: Ich habe es eilig.

• Beziehungsebene: Ich halte mich für den besseren Autofahrer.

• Appellebene: Fahr los!

Die Frau versteht möglicherweise hingegen:

• Sachebene: Die Ampel ist grün.

• Selbstkundgabe: Es nervt mich, dass du so langsam fährst.

• Beziehungsebene: Du bist eine schlechte Autofahrerin. 

• Appellebene: Lass mich zukünftig wieder fahren.

Beispiel 2: Projektleiterin und Mitarbeiter treffen sich zum wöchentlichen Review-Gespräch, bei dem sie sich gegenseitig über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Im Rahmen dessen weist die Projektleiterin ihren Mitarbeiter darauf hin, dass das auftraggebende Unternehmen erste Ergebnisse bereits zum Ende der Woche erwartet. 

Im Hinblick auf die einzelnen Ebenendrückt sie Folgendes aus:

• Sachebene: Der Abgabetermin ist am Freitag.

• Selbstkundgabe: Ich empfinde langsam Zeitdruck.

• Beziehungsebene: Ich bin nicht sicher, ob du die Abgabefrist zuverlässig im Kopf hast.

• Appellebene: Denk unbedingt an die Deadline!

Der Mitarbeiter kann die Nachricht jedoch auch wie folgt auffassen:

• Sachebene: Der Abgabetermin ist am Freitag.

• Selbstkundgabe: Ich bin ungeduldig.

• Beziehungsebene: Du verzettelst dich zu sehr, du bist zu langsam.

• Appellebene: Arbeite schneller und zielgerichteter!

Der unternehmensinterne Zusammenhalt sowie das Unternehmensklima basieren auf einer zielgerichteten, wertschätzenden Kommunikation. Damit diese auf allen Ebenen rundläuft, kann man sich das 4-Ohren-Modell zunutze machen, das sich auf viele verschiedene Situationen im Unternehmensalltag anwenden lässt. 

Das 4-Ohren-Modell zeigt wirkungsvoll, wie schnell aus einer simplen Äußerung ein (folgenschweres) Missverständnis entsteht. Das gilt sowohl im privaten als auch im unternehmerischen Umfeld.

Der erste Schritt, um Missverständnissen grundlegend vorzubeugen, besteht also darin, sich diesem Umstand vollends bewusst zu werden. Denn mit diesem Wissen im Hinterkopf formuliert man Aussagen mit mehr Bedacht und Präzision und vermeidet somit vorschnelle Äußerungen, die nachträglich korrigiert oder widerrufen werden müssen oder für die es sogar einer Entschuldigung bedarf.

Einer produktiven internen Kommunikation im Unternehmen kommt es zudem zugute:

• Schulungen für eine gelungene Gesprächsführung durchzuführen,

• Betriebsausflüge zu nutzen, um sich besser kennen- und verstehen zu lernen,

• eine offene Kommunikation auf Augenhöhe zu etablieren sowie 

• bei Ungereimtheiten unverzüglich das Gespräch zu suchen. 

Mitarbeitergespräche, Personalgespräche oder Jahresgespräche wollen gut geplant sein. Die folgenden Tipps helfen dabei, das Gespräch in eine produktive Richtung zu lenken.

1. Auf eine klare und verständliche Ausdrucksweise achten: Eine deutliche Artikulation, eine angemessene Lautstärke sowie Sprechgeschwindigkeit sind die Grundlage eines Gesprächs. Doch auch die Wortwahl spielt eine bedeutende Rolle. Eine gründliche Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche hilft dabei, Botschaften direkt und eindeutig zu formulieren.

2. Körpersprache bewusst einsetzen: Gerade bei Online-Meetings gestaltet es sich für das Gegenüber häufig schwierig, eine Aussage auf jeder Ebene zu erfassen. Umso wichtiger ist es, Blickkontakt zu halten und das Gesagte mit Mimik und Gestik zu unterstreichen. Und auch im Gespräch von Angesicht zu Angesicht ist es der Verständigung äußerst zuträglich, Gesichtsausdruck und Körperhaltung der gesendeten Botschaft anzupassen.

3. Aufmerksam zuhören und paraphrasieren: Durch das Halten von Augenkontakt signalisieren Sie Ihrem Gegenüber Interesse und aufmerksames Zuhören. Um Missverständnissen vorzubeugen, können Sie zusätzlich einzelne Teile des Gesagten sinngemäß wiederholen, bevor Sie auf diese genauer eingehen.

4. Perspektivenwechsel: Im Sinne eines umfassenden Verständnisses für das Gesagte sowie füreinander ist die Fähigkeit, sich in den Gesprächspartner hineinzuversetzen, von großer Relevanz. 

5. Eine ungestörte Gesprächsatmosphäre sicherstellen: Mitarbeiter schätzen es, vertrauliche Gespräche unter vier Augen zu führen. Laut einer Studie von Bernstein und Turban aus dem Jahr 2018 nimmt in Großraumbüros die persönliche Kommunikation drastisch ab, während digitale Kommunikationskanäle einen starken Zuwachs erfahren. Zumindest für Mitarbeiter- bzw. Feedbackgespräche sollte demnach ein abgetrennter Raum zur Verfügung stehen.

6. Feedback erfragen: Um ganz sicherzugehen, dass das Gesagte korrekt angekommen ist, empfiehlt es sich, während oder zum Ende eines Mitarbeitergesprächs um ein ehrliches, offenes Feedback zu bitten bzw. Raum für Fragen zu gewähren. 

Hier Vorlage für gelungene Mitarbeitergespräche herunterladen.

Das 4-Ohren-Modell besagt, dass jede Botschaft auf vier verschiedenen Ebenen gesendet und empfangen wird. 

Gemäß dem 4-Ohren-Modell sind die vier verschiedenen Ebenen einer Nachricht die Sachebene, die Ebene der Selbstkundgabe, die Beziehungsebene und die Appellebene.

Schon der bewusste Umgang mit potenziellen Missverständnissen verhilft zu einer produktiveren Kommunikation. Darüber hinaus regt das 4-Ohren-Modell dazu an, in Gesprächen auf eine eindeutige Ausdrucksweise zu achten sowie das Gesagte durch kongruente Mimik und Gestik zu unterstreichen.