Anforderungsprofil erstellen: Anleitung, Tipps & Vorlage

In einem Anforderungsprofil werden die Anforderungen oder Qualifikationen aufgelistet, die Mitarbeitende haben müssen, um bestimmte Tätigkeiten ausführen zu können (die sogenannten Schlüsselqualifikationen). Es enthält Angaben zur geforderten Ausbildung und Berufserfahrung sowie zu den nötigen fachlichen und sozialen Kompetenzen. Meist wird es zusammen mit einer Tätigkeitsbeschreibung geführt; mit diesem Kontext sind die Anforderungen leichter verständlich. 

Das Profil ist ein internes Dokument, das für verschiedene Aufgaben der Personalarbeit verwendet wird: für die Personalplanung, Stellenbeschreibungen, in Auswahlverfahren, für Leistungsbeurteilungen und Weiterbildungspläne. 

Das Anforderungsprofil wird rein intern in einem Unternehmen oder einer Organisation im Personalwesen verwendet. Es listet die Anforderungen auf, die eine Person für eine bestimmte Tätigkeit oder einen Beruf erfüllen muss.

Die Stellenbeschreibung erweitert das Anforderungsprofil um weitere Angaben: Eine Beschreibung der Tätigkeit und des Verantwortungsbereichs, die Einordnung der Stelle in die Organisationsstruktur, die Tarifgruppe und weiteres. Sie wird ebenfalls nur intern verwendet. In der Regel werden Anforderungsprofil und Stellenbeschreibung integriert. 

Die Stellenausschreibung ist der Text, der in einer Stellenanzeige veröffentlicht wird. Sie stützt sich auf die Informationen aus den beiden anderen Dokumenten. Für die Ausschreibung werden die Texte auf das Wesentliche reduziert, sowie passend zur Zielgruppe und gemäß rechtlicher Vorgaben formuliert.

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Das Anforderungsprofil besteht in der Regel aus drei bis vier Bereichen:

1. Formale Anforderungen: Welche Ausbildungen, Abschlüsse, Zertifikate und Berufserfahrungen sind für eine Tätigkeit erforderlich?

2. Fachliche und methodische Kompetenzen: Welche speziellen Fähigkeiten und Kenntnisse sind erforderlich? (Diese beiden Bereiche können getrennt werden, wenn es erforderlich ist.)

3. Soziale Kompetenzen: Welche persönlichen Anforderungen werden an Mitarbeitende gestellt?

In einem weiteren Artikel finden Sie eine Erklärung der verschiedenen Kompetenzen mit Beispielen.

In jedem dieser Bereiche werden die Anforderungen wiederum unterteilt und nach Ihrer Relevanz gewichtet:

Muss-Kriterien: Diese Anforderungen sind absolut verpflichtend (Ausschlusskriterien). Kandidat:innen, die sie nicht vorweisen können, eignen sich nicht für eine Tätigkeit und werden nicht dafür eingestellt.

Soll-Kriterien: Diese Anforderungen sollten Kandidat:innen erfüllen. Jedoch ist es denkbar, dass diese Kompetenzen auch später noch erworben werden: entweder „on the job“ oder durch Weiterbildungen. Deshalb können auch Kandidat:innen für eine Stelle infrage kommen, die nicht alle dieser Kriterien erfüllen.

Wunsch- oder Ideal-Kriterien: Diese Anforderungen wären wünschenswert, sie beschreiben den idealen Mitarbeitenden. Jedoch sind sie kein Auswahlkriterium. Sie können dann berücksichtigt werden, wenn sich ein Unternehmen zwischen zwei Kandidat:innen entscheiden muss, die ansonsten gleich gut geeignet scheinen.

Die Kunst beim Anforderungsprofil liegt darin, eine Balance zu finden: Es soll so viel wie nötig enthalten, aber so wenig wie möglich. Wichtige Anforderungen dürfen nicht fehlen. Allerdings sollte es nicht überladen werden und vor allem keine unnötigen Anforderungen enthalten. Sonst verkompliziert es die Personalarbeit, anstatt sie zu unterstützen.

Auch interessant: Was ist ein Kompetenzmodell im HR-Bereich?

Sie müssen ein neues Anforderungsprofil erstellen. Wie gehen Sie vor?

Falls Sie noch keine Vorlage für das Anforderungsprofil haben, erstellen Sie zuerst ein Dokument mit der Grundstruktur. Orientieren Sie sich dabei an der Beschreibung im vorigen Abschnitt („Was gehört alles in ein Anforderungsprofil?”).

Die Grundstruktur:

• Aufgaben, Tätigkeitsbeschreibung

• Formale Anforderungen

• Fachkompetenzen, methodische Kompetenzen

• Soziale Kompetenzen

Nun recherchieren Sie die jeweiligen Anforderungen. Gehen Sie dafür zur Fachabteilung; am besten zur direkten Führungskraft, der die Stelle zugeordnet ist. Sie weiß am besten, was zukünftige Mitarbeitende können müssen, um die Aufgaben zu bewältigen und sich ins Team integrieren zu können. Eventuell können auch Gespräche mit den Teams hilfreich sein, um mehrere Sichtweisen einzubringen.

Auch wenn die Fachabteilung sehr beschäftigt ist und manchmal keine Lust auf zusätzliche Arbeit hat: Erstellen Sie Anforderungsprofile nie ohne sie. Dort ist die Erfahrung vorhanden und es ist auch deren Verantwortung, festzulegen, was dort von Mitarbeitenden erwartet wird.

Listen Sie alle Anforderungen auf: nicht nur in Stichpunkten, sondern mit Beschreibungen und Details. Ansonsten wissen Sie eventuell später nicht mehr, was genau gemeint war.

Wenn eine Stelle ganz neu geschaffen wird, sind Sie sich vielleicht noch nicht im Klaren darüber, welche Kompetenzen dafür erforderlich sind. Dann können Sie auch in externen Quellen recherchieren: Ratgeber lesen, nach Erfahrung von Geschäftspartner fragen oder sich professionell unterstützen lassen, etwa von einem Personalberater.

Nun filtern Sie (wieder gemeinsam mit der Fachabteilung) die Liste der Kriterien nach Muss-, Soll- und Ideal-Kriterien. Anforderungen, die doch verzichtbar sind, löschen Sie komplett.

Zuletzt formulieren Sie das Anforderungsprofil aus. Denken Sie daran: Es ist ein internes Dokument. Produzieren Sie keine „schönen” Texte, sondern schreiben Sie klar und konkret. Ihr Ziel ist, dass jeder die Anforderungen verstehen kann und ein genaues Bild bekommt, was erwartet wird. Formatieren Sie das Dokument so, dass alle Ihre Anforderungsprofile einheitlich aussehen.

Hinterlegen Sie am besten fertige Vorlagen in Ihrer Personalsoftware, dann brauchen Sie die Angaben für die Profile nur noch einzufügen.

Etwas einfacher haben Sie es, wenn bereits ein Anforderungsprofil vorhanden ist und Sie es nur aktualisieren müssen. Gehen Sie es gemeinsam mit der Fachabteilung durch und fragen Sie: Welche Kriterien müssen überarbeitet werden? Welche kommen hinzu und welche fallen weg?

Halten Sie Ihre Profile aktuell: Je nachdem, wie schnell sich ein Tätigkeitsbereich verändert, sollten Sie die Anforderungen regelmäßig anpassen. Eine jährliche Überprüfung kann nicht schaden, etwa in Vorbereitung der Personalgespräche. Spätestens, wenn Sie eine Stelle neu besetzen wollen, sollte das Profil auf Vordermann gebracht werden.

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Das Anforderungsprofil fließt nicht nur in Stellenbeschreibungen ein. Auch für folgende Zwecke sind sie nützlich:

Personalplanung: Gleichen Sie die (zukünftigen) Anforderungsprofile mit den aktuellen Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden ab. So erkennen Sie, wo Sie neue Mitarbeitende benötigen oder wie Sie Ihre Mitarbeiter weiterqualifizieren können. 

Recruiting: Anhand der Anforderungsprofile legen Sie die Kriterien für die Personalauswahl fest, formulieren die Stellenausschreibungen, führen Bewerbungsgespräche und Auswahlverfahren durch, treffen Entscheidungen und können Absagen sachlich begründen.

Auch interessant: Ein Fragenkatalog für das Bewerbungsgespräch

Personalentwicklung: Sie legen die Kriterien für die Leistungsbeurteilungen auf Basis der Anforderungsprofile fest: Bewertet wird nur, was auch wirklich gefordert ist. Ihre Mitarbeitenden verstehen, was von ihnen erwartet wird. Sie können Kompetenzlücken bei einzelnen Mitarbeitenden aufdecken und gemeinsam Entwicklungsziele und Weiterbildungspläne festlegen.

Nicht jedes Anforderungsprofil ist wirklich hilfreich. Vermeiden Sie daher folgende Fehler:

Aus Bequemlichkeit werden teils Standardtexte aus Vorlagen übernommen. Diese sind oft voller Allgemeinplätze (teamfähig, belastbar und so weiter), zumindest sind sie nicht individuell an die jeweilige Stelle und das Unternehmen angepasst. 

Viele Profile beschreiben die perfekten Kandidat:innen – die es leider nicht gibt. Sie enthalten zu hohe und zu viele Anforderungen, statt sich auf die relevanten zu konzentrieren.

Viele Profile listen sehr detailliert die fachlichen Anforderungen auf. Bei den Soft Skills sind sie dagegen eher knapp oder nennen nur oberflächliche Kriterien. Dabei ist mittlerweile bewiesen, dass soziale Kompetenzen und die innere Einstellung mindestens genauso wichtig sind wie Fachkenntnisse.

Viele Anforderungsprofile wurden einmal erstellt – als eine Stelle besetzt wurde – und seitdem nie aktualisiert. Sie spiegeln nicht die heutigen Anforderungen an eine Tätigkeit wider.

Anforderungen dürfen niemanden aufgrund seiner Herkunft, seines Alters oder anderer persönlicher Merkmale diskriminieren. Spätestens, wenn solche Formulierungen in einer Stellenanzeige verwendet werden, machen sich Arbeitgeber rechtlich angreifbar: Abgelehnte Bewerbende können dann auf Basis des Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes (AGG) klagen. Daher ist es besser, gleich im Anforderungsprofil darauf zu achten.

Zwei Beispiele:

• “jung” ➔ besser: “körperlich belastbar”

• “Muttersprache Deutsch” ➔ besser: “hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift”

In einem Anforderungsprofil werden alle Kompetenzen und Qualifikationen genannt, die für eine bestimmte Tätigkeit erforderlich sind. Die Personalabteilung verwendet das Dokument, um etwa Stellenanzeigen zu formulieren, Personalentscheidungen zu treffen oder die Leistung von Mitarbeitenden zu beurteilen.

Das Anforderungsprofil enthält eine Auflistung aller formalen Anforderungen (wie Ausbildung und Berufserfahrung) sowie aller nötigen Fachkompetenzen und sozialen Kompetenzen. Diese werden nach Wichtigkeit sortiert. Oft wird das Profil um eine Beschreibung der Tätigkeit, also der wichtigen Aufgaben, ergänzt.

Anforderungsprofile werden von der Personalabteilung erstellt. Diese arbeitet jedoch eng mit den Führungskräften der Fachabteilung zusammen: Gemeinsam werden die erforderlichen Qualifikationen ermitteln und bewertet. Am Ende muss die Fachabteilung das Profil abnehmen.

Nutzen Sie eine gute Vorlage – aber übernehmen Sie sie nicht einfach. Sammeln und beschreiben Sie zusammen mit der Fachabteilung alle Anforderungen. Ordnen und gewichten Sie die Liste nach Art und Relevanz der Kriterien. Zum Schluss formulieren Sie die Anforderungen aus und bringen das Anforderungsprofil in ein übersichtliches Format.