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Vorstellung neuer Mitarbeiter: Muster für Ihre Begrüßungsmail
"Hallo Team, darf ich vorstellen?" – Eine simple Frage mit großer Wirkung. Denn wer seine neuen Mitarbeiter offiziell bei der ganzen Belegschaft vorstellt, profitiert doppelt: Zum einen erzeugt die Begrüßung – persönlich oder über ein Begrüßungsschreiben – für neue Kollegen bereits am ersten Tag ein Gefühl von Wertschätzung. Zum anderen erfahren bestehende Mitarbeiter, wer neu ins Team kommt. Das beschleunigt das Kennenlernen und die soziale Integration.
Laden Sie hier kostenlose Muster für Begrüßungsmails herunter.Worauf kommt es bei der Begrüßung an?
Neuer Arbeitsplatz, neue Aufgaben und neue Kollegen: Der erste Arbeitstag ist mit einigen Umstellungen verbunden. Umso wichtiger ist es für Personaler, neue Kollegen in dieser Phase des Onboardings direkt ins Team zu integrieren und ihnen das Gefühl zu vermitteln, dass sie dazugehören. Drei Gründe, die für ein Begrüßungsschreiben sprechen:
Mitarbeiter starten zufriedener und motivierter
Ein herzlicher Empfang beeinflusst den weiteren Verlauf des Onboardings. Sie signalisieren dem Neuankömmling damit, dass Sie in Ihrem Unternehmen respektvoll, interessiert und wertschätzend miteinander umgehen. Dies steigert direkt zu Beginn die Mitarbeitermotivation.
Die soziale Integration wird beschleunigt
Von neuen Kollegen akzeptiert zu werden, gehört zu den wichtigsten Faktoren beim Onboarding. Eine schnellere Einbindung ins Team hilft neuen Kollegen, ein internes Netzwerk aufzubauen und sich zu seinen Kollegen verbunden zu fühlen. Wer sich schneller aufgehoben fühlt, ist schneller produktiv. Er traut sich eher, Fragen zu stellen, und ist früher leistungsbereit.
Sie verbessern das Image Ihres Unternehmens
Wer bereits bei der Begrüßung eine Punktlandung hinlegt, sichert sich einen entscheidenden Vorteil: Sie steigern Ihre Gunst beim Mitarbeiter – das zahlt auf Ihren Ruf als Arbeitgeber ein. Im besten Falle teilt der neue Mitarbeiter dies in seinem Bekanntenkreis oder auf Bewertungsportalen wie Kununu oder Glassdoor teilt.
Aus welchen Bausteinen sollte ein Begrüßungsschreiben bestehen?
Beim Begrüßungsschreiben erwartet niemand einen Roman – im Gegenteil: Der Text sollte kurz und persönlich sein sowie alle Informationen auf einen Blick bereitstellen. Wichtige Eckdaten in Stichpunktform sind völlig ausreichend, um neue Kollegen willkommen zu heißen. Dies sind die wichtigsten Bausteine inkl. ausformulierter Vorlagen:
Anrede: Ein Begrüßungsschreiben können Sie sowohl an neue Mitarbeiter als auch an das ganze Team adressieren. Hier kommt es darauf an, was Sie bevorzugen: eine Vorstellung neuer Mitarbeiter bei Kollegen oder ein Begrüßungsschreiben, das neue Mitarbeiter direkt anspricht. Denn egal, welche Variante Sie wählen – die E-Mail verschicken Sie in beiden Fällen entweder an das ganze Team oder ausgewählte Abteilungen und nicht nur an den jeweiligen Adressaten.
Foto: Mit einem Foto liefern Sie ein Gesicht zu den Mitarbeiterinformationen. So können sich bestehende Kollegen neue Mitarbeiter leichter einprägen.
Name, Funktion und Abteilung: Diese Basisdaten werden Ihren Mitarbeitern helfen, neue Kollegen im Unternehmen einzuordnen.
Vorherige Stationen: Wo hat der neue Mitarbeiter bereits gearbeitet? In welchen Positionen? Teile ich evtl. sogar Ex-Kollegen mit ihm? Diese Infos geben Ihren Mitarbeitern einen beruflichen Kontext zu neuen Kollegen.
Persönliches: Integrieren Sie persönliche Aspekte wie Herkunft, Hobbies und Lieblingsurlaubsorte. Dadurch lernen Mitarbeiter neue Kollegen auch auf privater Ebene kennen und können leichter mit ihnen ins Gespräch kommen.Woher bekommen Sie diese Informationen? HR Software kann hier helfen. Sie können die Fragen als Aufgabe beim Onboarding stellen und direkt ins Begrüßungsschreiben integrieren.
Kontaktdaten: Vervollständigen Sie das Begrüßungsschreiben, indem Sie die Kontaktdaten des neuen Kollegen integrieren. So erhalten bestehende Mitarbeiter alle Eckdaten gesammelt in einer E-Mail.
Absender: Als Absender der E-Mail eignet sich der CEO des Unternehmens, auch wenn der Prozess über Sie als HR Manager läuft. Es zeigt dem neuen Mitarbeiter, dass die Wertschätzung nicht nur aus dem Team und der HR-Abteilung kommt, sondern auch oberster Riege. Weiterer Pluspunkt: Eine E-Mail vom CEO lesen auch mehr Personen.
Vorlage 1: die persönliche Variante
Liebes Team, heute startet unser neuer Kollege, Max Mustermann, als Account Executive im Sales-Team.
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Ein paar Fakten über Max:
Woher kommst du ursprünglich? Berlin
Was machst du gerne in deiner Freizeit? Wandern und Musik hören
Welche Musik hörst du am liebsten? Querbeet und das Radio rauf und runter
Wir freuen uns, dass du da bist, Max, und wünschen dir einen schönen Start!
Moritz und das Beispielfirma-Team
Vorlage 2: die formellere Variante
Liebes Team, heute startet unser neuer Kollege, Max Mustermann, als Account Executive im Sales-Team.
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Max bringt langjährige Erfahrung im Vertrieb mit und wird uns dabei unterstützen, unsere Unternehmensziele mit großen Schritten zu erreichen. Wir freuen uns, ihn für unser Team gewonnen zu haben und wünschen ihm einen schönen Start.
Herzlich willkommen, Max!
Moritz und das Beispielfirma-Team
Vorlage 3: die direkte Anrede
Lieber Max,
herzlich willkommen bei der Beispielfirma GmbH! Wir freuen uns sehr, dass du ab heute zu unserem Sales-Team gehörst. Zu deinem Start bei uns wünschen wir dir alles Gute und freuen uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit.
Liebe Grüße
Moritz und das Beispielfirma-Team
Weitere Vorlagen finden Sie in diesem kostenlosen Download.Neue Mitarbeiter automatisch begrüßen
Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, wählen Sie den Versandzeitpunkt und definieren Sie den Absender. Personio verschickt Ihre Begrüßungs-E-Mail dann automatisch zum gewünschten Zeitpunkt. Für ein entspanntes und wertschätzendes Onboarding.
Begrüßungsmails automatisiert versendenBekanntmachung neuer Mitarbeiter: Wann persönlich und wann schriftlich?
Die Begrüßung und Vorstellung neuer Mitarbeiter kann unterschiedlich ausfallen. Hier ist die Devise: Je näher die Zusammenarbeit mit den Kollegen ist, desto persönlicher sollte auch die Vorstellung sein.
An erster Stelle steht die Begrüßung im eigenen Team, die immer persönlich und am umfangreichsten stattfinden sollte. Mit ihnen arbeitet der neue Mitarbeiter am engsten zusammen, weshalb diese Bindung von Anfang an gestärkt werden sollte. Gleichermaßen verhält es sich mit Kollegen aus anderen Abteilungen, mit denen der neue Kollege viel zu tun haben wird.
Eine persönliche Vorstellung eignet sich zu einem gewissen Maß auch für das Kollektiv. Dazu zählt ein Rundgang in der Firma, bei dem Sie alle neuen Kollegen durch die Büroräumlichkeiten führen und kurz den Teams vorstellen. Wenn Sie wöchentliche Firmenmeetings haben, kann sich auch hier eine Vorstellung der neuen Mitarbeiter lohnen. So schaffen Sie erste Berührungspunkte zwischen neuen und bestehenden Kollegen.
Aber nicht alle Mitarbeiter sind bei Firmenmeetings anwesend oder befinden sich bei Rundgängen im Büro. Meistens verläuft die persönliche Vorstellung neuer Mitarbeiter zu schnell und man kann sich die vielen Gesichter nicht sofort merken. Hier kann ein Organigramm oder ein Begrüßungsschreiben Abhilfe schaffen:
Mit einem Organigramm können Sie Ihre Personalstruktur über ein Schaubild darstellen und jedem Mitarbeiter zur Verfügung stellen. So können sie Neuzugänge jederzeit nachsehen. Das Organigramm können Sie in PowerPoint oder über Ihre HR Software erstellen, sofern Sie eine nutzen.
Eine andere Alternative ist das Begrüßungsschreiben. Damit alle Mitarbeiter von den Neuzugängen erfahren, wird es per E-Mail an das ganze Team verschickt. Gleichzeitig stellen Sie neue Mitarbeiter mit ihren wichtigsten Eckdaten vor und heißen sie willkommen.
