Workation: Definition, Checkliste & Leitfaden 2024

Das Schachtelwort „Workation“ ist aus den beiden englischen Begriffen „work“ und „vacation“ entstanden und drückt die aktive Kombination von Arbeit und Urlaub aus. In der Praxis versteht man unter Workation, dass der Arbeitsort an einen „schönen“ Ort bzw. einen Urlaubsort verlegt wird. 

Anders als beispielsweise im Rahmen von „Work and Travel“ geht es bei einer Workation allerdings nicht darum, sich ortsabhängig verschiedene Beschäftigungsverhältnisse zu suchen, sondern ortsunabhängig ein und demselben Job nachzugehen. Der bestehende Job (von zu Hause) begleitet einen also stets an das auserkorene Ziel. 

Dank der rasant voranschreitenden Digitalisierung im Berufsleben und den von Unternehmen ausgearbeiteten Digitalisierungsstrategien, ist es längst nicht mehr nur digitalen Nomaden und Social-Media-Stars vorbehalten, von unterwegs aus zu arbeiten. In Zeiten, in denen flexible Arbeitsformen wie Telearbeit und mobiles Arbeiten immer selbstverständlicher werden, ist es für die verschiedensten Berufsbilder – egal, ob selbstständig oder im Angestelltenverhältnis – realisierbar, den virtuellen Schreibtisch (zumindest zeitweise) weltweit aufzustellen. Zu den „glücklichen“ Berufsfeldern gehören:

• informatische Berufe

• Buchhaltung, Steuerberatung

• Text-, Grafik- und Fotoerstellung

• Marketing und Suchmaschinenoptimierung

• Personalentwicklung

• Kundenservice

Damit eine Workation zur allseitigen Zufriedenheit abläuft, sind im Vorfeld einige Grundsätze zu klären und bestimmte Voraussetzungen zu berücksichtigen:

• Arbeitszeiten: Auch im Rahmen einer Workation bedarf es festgelegter Richtlinien bezüglich der Arbeitszeiten. Selbst wenn flexible Arbeitszeitmodelle auf den ersten Blick naheliegend erscheinen, stellen feste Arbeitszeiten sicher, dass das Urlauben dem Arbeiten nicht im Weg steht. 

• Pflichtbewusste Arbeitnehmer:innen: Das Arbeiten an Urlaubsorten erfordert ein erhöhtes Pflichtbewusstsein, das nicht alle Angestellten mitbringen. Gegenseitiges Vertrauen, zielgerichtete Absprachen und eine offene Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in sind die Basis einer für beide Seiten profitablen Workation.

• Passendes Zielland: Im Sinne eines wertschöpfenden Austauschs zwischen den Angestellten vor Ort und den Angestellten auf Workation sollten die Zeitzonen nicht allzu weit auseinanderklaffen. Darüber hinaus ist das favorisierte Land hinsichtlich der Sicherheitslage und der medizinischen Versorgung zu überprüfen. 

• Lückenlose Planung: Flüge und Unterkünfte sollten mit genügend Vorlauf gebucht und anstehende Termine durch Verantwortliche am Zielort bestätigt werden. 

• Vorausschauende Organisation: Ändert sich der Aufenthaltsort, ändern sich mitunter auch die Umstände. Damit arbeitsrelevante Software, Endgeräte und Zahlungsmittel auch im Ausland wie gewohnt funktionieren, sind präzise Auskünfte einzuholen und entsprechende Vorbereitungen zu treffen. 

• Ausstattung: Während der Schreibtisch durch einen Tisch im Café oder eine Strandliege ersetzt werden kann, sind ein aufgeladener Laptop, ein ausreichender Telefonempfang und eine zuverlässige WLAN-Verbindung unverzichtbar. 

• Finanzierung: Abhängig von Zielland, Ort, Unterbringung und Dauer geht eine Workation mit einem erhöhten Kostenaufwand einher. Deshalb ist es wichtig, frühestmöglich zu klären, wer welche Kosten trägt, und das Budget dementsprechend festzulegen. 

• Gesundheit und Versicherung: Bevor Sie Ihre Arbeitnehmer:innen auf eine Workation schicken, sollte für einen umfassenden Versicherungsschutz (inklusive Auslandskrankenversicherung) gesorgt werden. Weisen Sie Ihre Arbeitnehmer:innen außerdem darauf hin, sich bei einem Arzt hinsichtlich des erforderlichen Impfschutzes für das Zielland beraten zu lassen.

Checkliste: Workations effektiv umsetzen

Ob Workations oder Home Office: Wenn Mitarbeiter:innen außerhalb des Büros arbeiten, muss an einiges gedacht werden. Mit dieser Checkliste ist das gar kein Problem!

Hier Checkliste herunterladen

Neben zahlreichen (offensichtlichen) Vorteilen geht eine Workation mit bestimmten Risikofaktoren einher. Diese gilt es abzuwägen und nach Möglichkeit auf ein kalkulierbares Minimum zu reduzieren.

• Work-Life-Balance: Arbeiten, wo andere Urlaub machen, schenkt Flexibilität und sorgt gleichermaßen für Entspannung, was wiederum Stress und Burnout vorbeugt. Davon profitieren sowohl die Mitarbeiter:innen als auch das Unternehmen. 

• Gesteigerte Motivation: Eine schöne Kulisse im Hintergrund sorgt für gute Laune – und mit guter Laune arbeitet es sich besser. 

• Sammeln von (Lebens-)Erfahrungen: Mitarbeiter:innen nehmen aus einer erfolgreichen Workation nicht nur Entspannung und unvergessliche Erinnerungen mit. Die positiven Nebeneffekte reichen vom erweiterten Horizont über ein gestärktes Selbstbewusstsein, erweiterte Sprachkenntnisse bis hin zur verbesserten Selbstorganisation.

• „Grenzenloses“ Networking: Viele Branchen und moderne Unternehmen sind international vernetzt oder verfügen sogar über Standorte im Ausland. Eine Workation bietet die Chance, Kolleg:innen zusammenzubringen, die sich sonst nur von Videocalls kennen. Ein Treffen von Angesicht zu Angesicht, ein Kaffee am Nachmittag oder ein Bier nach Feierabend sind durch keine noch so technisch ausgefeilte Videokonferenz zu ersetzen. Der kleine Unterschied des persönlichen Live-Kontakts macht oft den großen Unterschied aus, wenn es im weiteren Verlauf um eine fruchtbare, konstruktive und unkomplizierte Zusammenarbeit geht.

• Frischer Wind: Eine Workation fördert das kreative Denken und liefert wertvolle Denkanstöße hinsichtlich Innovation oder Neustrukturierungen. 

• Teambuilding: Eine Workation unter Kolleg:innen sorgt für ein stärkeres Wir-Gefühl und mehr Zusammenhalt. 

• Employer Branding: Zufriedene Mitarbeiter:innen lassen sich nicht nur einfacher an das Unternehmen binden, sie tragen nachhaltig dazu bei, das Unternehmensimage zu stärken. Auf diese Weise vergrößert sich potenziell die Auswahl an interessierten Kandidat:innen im Falle einer vakanten Stelle. 

• Fehlende persönliche Kommunikation: Weder ein Telefonat noch ein Videocall kann ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht ersetzen.

• Komplikationen durch Unklarheiten: Eine Workation kann mit einer verringerten Effizienz einhergehen. Zeitunterschiede oder fehlende Arbeitsmittel erschweren es, mit zu Hause gebliebenen Kolleg:innen zusammenzuarbeiten. 

• Planungsaufwand: Eine Workation will detailliert geplant sein – das erfordert Zeit und Fachkompetenz. 

• Technische Schwierigkeiten: Auch wenn sich auf der Basis einer sorgfältigen Planung und Vorbereitung viele Hürden umgehen lassen, kann nicht jeder Eventualität vorgebeugt werden. Kommt es während einer Workation zu einem technischen Problem, ist dieses aufgrund der räumlichen Entfernung deutlich schwerer zu beheben.

• Geringere Arbeitsmotivation: Beim Arbeiten an einem Urlaubsort kann die Motivation auch ins Wanken geraten. Wer sich die ganze Zeit lockenden Einflüssen ausgesetzt sieht, erkennt möglicherweise weniger Sinn darin, am „Schreibtisch“ sitzen zu bleiben, bis alle Tagesaufgaben erledigt sind. 

• Grenzen verwischen: Auf einer Workation gilt es, Arbeiten und Urlauben in einem angemessenen Maße miteinander in Einklang zu bringen, aber dennoch klare Grenzen zu wahren. Gelingt dies nicht, kann das bei den Betroffenen ein Gefühl von Druck und Unausgeglichenheit erzeugen. 

• Missgunst: Dürfen nur ausgewählte Mitarbeiter:innen eine Workation antreten, besteht das Risiko, dass Neid und Konkurrenzgefühle im Team geschürt werden. 

Damit die Angestellten während einer Workation weiterhin in Deutschland sozialversichert bleiben, sind bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen. Die Workation darf:

• nicht regelmäßig stattfinden,

• nur innerhalb der EU erfolgen (sowie in den Nicht-EU-Ländern Schweiz, Liechtenstein, Island und Norwegen).

Finden Workations hingegen regelmäßig – in einem EU-Land – statt, greift der deutsche Sozialversicherungsstatus weiterhin; allerdings nur dann, wenn die Mitarbeiter:innen:

• bei einem deutschen Arbeitgeber angestellt sind,

• einen Wohnsitz in Deutschland haben,

• mindestens 25 Prozent ihrer Arbeitsleistung in Deutschland erbringen. 

Gut zu wissen: Bei einer Workation, die außerhalb der EU stattfindet, geben vorhandene Abkommen zwischen den betreffenden Staaten Auskunft darüber, welche Maßnahmen bezüglich der Sozialversicherung zu treffen sind.

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Auch wenn die Planung einer Workation auf den ersten Blick einer Urlaubsreise ähneln mag, gehen die damit verbundenen Anforderungen weit darüber hinaus. Die folgenden Tipps sollen Ihnen die Umsetzung erleichtern: 

• Wasserdichte Planung: Damit reisetechnisch alles rundläuft, empfiehlt es sich, Workations von erfahrenen Mitarbeiter:innen oder durch ein externes Reisebüro planen lassen.

• Klares Ziel definieren: Vor Antritt einer Workation sollte sichergestellt werden, dass alle das gleiche Ziel vor Augen haben. Darüber hinaus machen vereinbarte Ziele den Erfolg messbar. 

• Abgesteckten Zeitraum festlegen: Eine Workation ohne festes Ende birgt das Risiko, dass falsche Erwartungen oder Uneinigkeiten entstehen. 

• Geeignete Mitarbeiter:innen auswählen: Sofern Sie nicht Ihre gesamte Belegschaft auf Workation schicken wollen, ist es sinnvoll, potenzielle Kandidat:innen hinsichtlich der notwendigen Charaktereigenschaften unter die Lupe zu nehmen. 

• Workation-Schulung: Schulungen, Meetings und der Austausch mit Kolleg:innen, die bereits auf Workation waren, unterstützen zukünftige Workation-Angestellte dabei, sich optimal auf die bevorstehende Erfahrung vorzubereiten. 

• Alle mit ins Boot holen: Informieren Sie rechtzeitig all diejenigen, die von den veränderten Umständen betroffen sind – im Idealfall noch bevor die Workation gebucht wird. 

Bei einer Workation handelt es sich um einen Arbeitsaufenthalt an einem „schönen“ Ort. Statt jedoch ein Beschäftigungsverhältnis mit einem Arbeitgeber im Ausland anzunehmen, werden die Aufgaben bzw. Verantwortlichkeiten aus einem bereits bestehenden Job an einem anderen Arbeitsplatz ausgeführt. Eine Workation bietet sich für Angestellte ebenso wie für Selbstständige an. 

Die Wahl eines passenden Ziels für eine geplante Workation ist den Betroffenen grundsätzlich freigestellt. Allerdings sollten bei der Entscheidung dringend Faktoren wie Zeitzone, Sicherheitslage, medizinische Versorgung, Ausstattung etc. Berücksichtigung finden. 

Bei einer Workation erledigen Mitarbeiter:innen anfallende Aufgaben an einem gewählten Urlaubsort. Damit eine Workation funktioniert, braucht es verbindliche Vereinbarungen und ein arbeitsförderndes Umfeld. 

In den meisten Arbeitsverhältnissen ist eine Workation aus rechtlicher Sicht möglich, jedoch von der Zustimmung des Arbeitgebers abhängig. Ist eine Workation beschlossene Sache, gilt es, die rechtlichen Grundlagen und Verantwortlichkeiten schriftlich festzulegen sowie für den entsprechenden Versicherungsschutz zu sorgen.