Workforce Analytics: Definition, Vorteile und Anwendungsbereiche

Workforce Analytics beschreibt datengestützte Methoden, die dabei helfen, die Personalplanung und -verwaltung zu verbessern. Mithilfe von Data Analytics können Unternehmen messen, wie sich Faktoren wie das Verhalten der Mitarbeitenden auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirken. So gewinnen sie wertvolle Einblicke in ihren Personalbestand und sind in der Lage, evidenzbasierte Entscheidungen zu treffen, um bspw. Engpässe im Personalbereich zu identifizieren. 

Im HR-Bereich werden oft verschiedene Begriffe im Zusammenhang mit dem Einsatz von Analytics verwendet, die nicht immer eindeutig voneinander abgegrenzt oder sogar synonym verwendet werden. Da das gesamte Feld der Datenanalyse im HR-Bereich noch in der Entwicklung ist, gibt es noch keine klaren Definitionen. Folgende Abgrenzung kristallisiert sich aber heraus:

Wenn sich Workforce Analytics also um die Arbeit an sich dreht, um welche Themen kann es dabei beispielsweise gehen? 

• Automatisierung: Können bestimmte Aufgaben oder Abläufe automatisiert werden? 

• Stellenbesetzung: Können die Arbeitsanforderungen mit der Anzahl der Mitarbeitenden erfüllt werden? Sind Abteilungen unter- oder überbesetzt?

• Organisation: Wie groß ist die Leitungsspanne von Führungskräften?

• Effizienz: Bestehen die nötigen Voraussetzungen, damit Teams effizient (und ggf. agil) arbeiten können?

Checkliste: HR-Analytics erfolgreich umsetzen

In dieser Checkliste finden Sie alles Wichtige rund um datengetriebene HR-Arbeit, u.a ein grundlegendes Verständnis von HR Analytics sowie vertiefende Infos zu Recruiting- und Retention-KPIs.

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Weg vom Bauchgefühl: Das Ziel von Workforce Analytics ist es, datengestützte und damit bessere Entscheidungen hinsichtlich der Belegschaft zu treffen. Somit können HR und die Unternehmensführung die Leistung der Belegschaft und des gesamten Organisation verbessern.

Für Unternehmen bringt es einige Vorteile mit sich, wenn sie Workforce Analytics etablieren – zum Beispiel:

• Die Entscheidungen und somit Prozesse im HR-Bereich erreichen eine höhere Qualität. 

• Entscheidungen sind außerdem objektiver und durch die klare Datengrundlage auch transparenter.

• HR-Verantwortliche können den Personalbedarf genauer vorhersagen und rechtzeitig identifizieren, ob es Personalengpässe geben könnte.

• Workforce Analytics hilft dabei, die Personaleinsatzplanung zu optimieren.

• Unternehmen können Prozesse identifizieren, die sie vollständig oder zum Teil automatisieren können oder die ineffizient sind. Das spart Kosten und schafft bei Mitarbeiter:innen Kapazitäten, die sie für nicht-repetitive Aufgaben nutzen können. 

• Durch die verbesserten Prozesse steigt die Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch die Mitarbeiterbindung.

Workforce Analytics bietet zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten, um Trends und Performance in verschiedenen HR-Bereichen zu analysieren. Hier sind drei Beispiele:

Recruiting: Workforce Analytics liefert Recruiting-Teams wichtige Kennzahlen, mit denen sie messen können, wie gut und effizient sie im Bereich Sourcing und Hiring sind. Zudem liefert es wichtige Kennzahlen, die den zukünftigen Einstellungsbedarf für strategisch wichtige Fähigkeiten zu bestimmen.

Mitarbeiterbindung: Mithilfe von Workforce Analytics können HR Teams die Auswirkungen ihrer Einstellungs-, Schulungs- und Personalverwaltungsstrategien auf die Mitarbeiterbindung bewerten. Dadurch können sie feststellen, welche Strategien zu einer höheren Mitarbeiterbindung führen und welche Maßnahmen sie ergreifen sollten, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und Kosten durch Einstellungen, Produktivitätsverluste und Ausbildungskosten zu senken.

Abwesenheit von Mitarbeitenden: Workforce Analytics geht über die bloße Dokumentation von Fehl- und Krankheitstagen hinaus und zeigt auf, ob Mitarbeiter:innen, Teams oder Abteilungen häufig mit Abwesenheitsproblemen zu kämpfen haben. Auf dieser Grundlage kann HR gezielte Maßnahmen ergreifen, um die Produktivität und die Unternehmensleistung zu steigern.

Ob im Recruiting, bei der Mitarbeiterbindung oder der Personaleinsatzplanung: Workforce Analytics liefert wichtige Kennzahlen und unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse zu optimieren und Kosten zu sparen.

Sie möchten als HR Manager:in Workforce Analytics in Ihrem Unternehmen einführen? Dann werden Ihnen diese sechs Schritte dabei helfen.

1. Definieren Sie Ihre Ziele: Bevor Sie loslegen und Workforce Analytics implementieren, sollten Sie das „Warum“ klären: Was möchten Sie mit Analytics erreichen? Welche Fragen wollen Sie beantworten? Welche Probleme in der Personalverwaltung oder -planung sollen analysiert bzw. aufgedeckt werden? Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen nicht nur dabei, das Projekt richtig aufzusetzen, sondern kann auch die Unternehmensleitung von der Einführung (und dem damit verbundenen Investment) überzeugen. Halten Sie Ihre Ziele am besten auch in einem offiziellen Projektbriefing fest.

2. Sammeln Sie qualitativ hochwertige Daten: Nun geht es darum, Daten zu sammeln, die qualitativ hochwertig sind. Hierzu müssen Sie auch klären, welche Art von Daten Sie brauchen. Können Sie beispielsweise mit vorhandenen Daten arbeiten oder benötigen Sie neue Daten? 

Wenn Sie Daten sammeln, sollten Sie immer darauf achten, dass Sie alle Regelungen und Gesetze in Sachen Datenschutz und Datensicherheit einhalten. 

Die Datenquellen für Workforce Analytics müssen nicht ausschließlich aus dem HR-Bereich stammen. Je nach Zielsetzung können sie auch aus der Buchhaltung, dem Vertrieb, dem Kundensupport oder dem Customer Relationship Management stammen, um einen umfassenden Überblick über das Verhalten der Belegschaft zu erhalten.

Je nachdem, welche Daten Sie untersuchen möchten, gibt es verschiedene Wege, um sie zu erheben. Zum Beispiel:

• Automatisierte Software

• Mitarbeiterbefragungen

• Cloud-Analysen

• Manuelle Datenerfassung

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3. Legen Sie KPIs fest: Legen Sie fest, welche KPIs Sie genau analysieren und beobachten möchten. Neben dem Ist-Zustand, den Sie mithilfe der Analyse ermitteln, sollten Sie vorab auch definieren, was Ihr Zielbild für die jeweilige Kennzahl ist.

4. Legen Sie mit der Analyse los: Wenn Sie diese wichtige Vorarbeit gemacht haben, können Sie mit der Analyse starten. Dabei helfen Ihnen mittlerweile Analytics-Tools, die auf den HR-Bereich spezialisiert sind. Mehr dazu im nächsten Abschnitt!

5. Bereiten Sie die Daten anschaulich auf: Das A und O bei Datenanalysen ist es, die Daten verständlich und ansprechend zu visualisieren. Viele Tools helfen Ihnen mit Dashboards, Daten anschaulich aufzubereiten.

6. Erstellen Sie ein Reporting: Entwickeln Sie auf Basis der Analyse klare Empfehlungen, welche Änderungen Sie vornehmen oder was Sie verbessern möchten. Ihre Erkenntnisse und Empfehlungen bereiten Sie dann idealerweise in einem Reporting auf, das Sie relevanten Entscheidungsträgern vorstellen.

HR Manager:innen haben heute Zugang zu innovativen Workforce Analytics Tools und Technologien, die sie dabei unterstützen, ihre Arbeit effektiver zu gestalten. Beispiele für solche Anbieter sind Personio oder HRforecast. Mit ihrer Hilfe können HR-Manager:innen auf einfache und intuitive Weise auf umfassende Daten zugreifen und ihre Workforce-Strategie auf Basis dieser Erkenntnisse optimieren.

Diese Tools automatisieren mithilfe von künstlicher Intelligenz die Datenerfassung, -sortierung und -analyse. Cloud Computing ermöglicht dann, relevante Daten aus verschiedenen Systemen des HR-Bereichs und idealerweise des gesamten Unternehmens zusammenzuführen und bereichsübergreifend zu nutzen.

Mithilfe der hochentwickelten Algorithmen dieser Tools können HR Manager:innen nicht nur den Personalbedarf genauer ermitteln, sondern auch zukünftige Chancen und Risiken im Bereich Workforce identifizieren. 

Die intelligente Analyse ermöglicht es den HR-Teams, schnell und effizient auf Veränderungen in der Belegschaft zu reagieren und Entscheidungen auf der Grundlage von zuverlässigen Daten zu treffen. So können HR-Verantwortliche ihre Rolle als strategische Partner:innen im Unternehmen festigen.

Das klingt für Sie alles vielversprechend, Sie können sich aber noch nicht konkret vorstellen, für was HR Teams Workforce Analytics einsetzen? Lassen Sie uns ein paar Beispiele anschauen:

• Die AOK Hessen setzte Workforce Analytics ein, um zu ermitteln, wie das Portfolio der Mitarbeiter:innen in Zukunft aussehen muss, damit es weiterhin den sich wandelnden Geschäftsanforderungen entspricht.

• Merck schaute sich mithilfe von Analytics an, welche Muster und Wechselwirkungen es hinsichtlich der Fluktuationsrate im Unternehmen gibt.

• Die Deutsche Telekom analysierte, welche Faktoren relevant für die strategische Personalplanung (Workforce Mangement) sind. Dabei spielten auch Faktoren wie das Wetter und damit einhergehender Wartungsbedarf eine Rolle.

• Continental nutzte Analytics, um das Matching von Stellen- und Kompetenzprofilen zu verbessern und so die Fluktuation zu senken.

Zusammengefasst: Workforce Analytics ist eine wertvolle Methode, um die Personalplanung und -verwaltung zu verbessern und die Unternehmensperformance zu steigern. Mit den richtigen Schritten und Tools lässt sich diese Methode erfolgreich in die Praxis umsetzen.