Zeiterfassungssoftware für Kleinbetriebe: ein Leitfaden

Als Kleinbetriebe werden in der Regel Organisationen mit maximal zehn Mitarbeitenden angesehen. Damit verfügen diese Unternehmen über sehr begrenzte personelle Ressourcen, für die schon einzelne Ausfälle – beispielsweise durch Krankheit – folgenreich sein können. Dank lückenlos verfügbarer Anwesenheits- bzw. Abwesenheitszeiten ist es möglich, dynamisch auf derartige Ereignisse zu reagieren und Engpässe zu kompensieren.

Die Vorteile einer zuverlässigen Arbeitszeiterfassung liegen auf der Hand. Darüber hinaus ist sie – entsprechend gesetzlichen Vorgaben – inzwischen zur Verpflichtung geworden, die auch für Kleinbetriebe gilt.

Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wurde 2022 durch das Bundesarbeitsgericht bestätigt, dem ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Jahr 2019 vorausging. Arbeitgeber müssen dazu ein System einrichten, um Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit von Arbeitnehmenden einschließlich der Überstunden zu erfassen. Die Maßnahme dient letztendlich dem Zweck des Gesundheitsschutzes.

Da in diesem Kontext personenbezogene Daten anfallen, sind die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu befolgen. Nachweise für geleistete Überstunden müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 ArbZG), was insbesondere durch eine digitale Zeiterfassungssoftware gewährleistet werden kann.

Ein Referentenentwurf zur bevorstehenden Änderung des Arbeitszeitgesetzes sieht sogar vor, dass die Arbeitszeiterfassung künftig elektronisch erfolgen muss. Dabei werden Kleinbetriebe möglicherweise von der Pflicht ausgenommen, eine Zeiterfassungssoftware einzusetzen, und dürfen alternativ auf eine Lösung in Papierform zurückgreifen.

Perfekt ausgestattet für die Pflicht zur Zeiterfassung

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Anstatt mit Papierformularen oder Excel-Listen zu arbeiten, steht einem Kleinbetrieb auch die moderne Variante in Form einer Zeiterfassungssoftware offen. Da diese insbesondere für schnell wachsende Kleinbetriebe eine langfristige Investition darstellen kann, lohnt sich ein Blick auf die essenziellen Anforderungen.

Einige Softwarefunktionen sind unerlässlich, um eine reibungslose Zeiterfassung im Kleinbetrieb sicherzustellen. Diese beinhalten:

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Eine automatische Prüfung sollte aufzeigen, ob Arbeitszeitgrenzen eingehalten oder Pausen- und Ruhezeiten unter Umständen verletzt werden.

• Abwesenheitsmanagement: Eng verknüpft mit der Erfassung der Arbeitszeit ist die Verwaltung und Genehmigung von Urlaub, Dienstreisen und Co. Wichtig dafür ist auch eine automatische Berechnung des Urlaubsanspruchs, basierend auf dem hinterlegten Arbeitszeitmodell.

• Employee Self Service: Der persönliche Zugang über ein Intranetportal oder eine App gewährt den Mitarbeitenden Einsicht in ihr eigenes Arbeitszeitkonto. Führungskräfte wiederum haben dort die An- und Abwesenheiten sämtlicher Teammitglieder im Blick. Im Idealfall lassen sich auch Urlaubsanträge auf diese Weise abwickeln.

Über die essenziellen Grundfunktionen hinaus bringen digitale Zeiterfassungssysteme oft weitere sinnvolle Eigenschaften mit sich. Auch Kleinbetriebe profitieren insbesondere von folgenden Funktionalitäten:

• Projektzeiterfassung: Die spezifische Buchung von Zeiten auf einzelne Projekte oder Kostenstellen hilft bei der effizienten Verteilung von Ressourcen und bei der Budgetplanung.

• Individuelle Auswertungen und Reportings: Für fortgeschrittene Planungs- und Optimierungsmaßnahmen ist eine solide Datengrundlage vonnöten. Integrierte Analysetools erleichtern die Erkennung von Trends bei der Arbeitszeitverwendung und von Phasen personeller Engpässe. 

• Modularer Aufbau: Die Option zur Erweiterung oder Anbindung an weitere Systeme macht eine Zeiterfassungssoftware zukunftssicher – vor allem für wachsende Kleinbetriebe. Dazu gehört zum Beispiel die automatische Datenübertragung zur Lohnabrechnung.

Die Abkehr von klassischen Formen der Arbeitszeiterfassung kann zwar eine Hürde darstellen, aber gleichzeitig die Entwicklung hin zu einer modernen Unternehmensstruktur beschleunigen. In sechs Schritten gelangen Kleinunternehmen von der Planung einer Zeiterfassungssoftware bis zu deren Umsetzung:

1. Bedarfsanalyse: Zunächst gilt es zu definieren, welche Daten gesammelt und ausgewertet werden sollen (z. B. reine Arbeitszeiten versus differenzierte Projektarbeitszeiten). Für welche weiteren Zwecke soll die Zeiterfassungssoftware im Kleinbetrieb eingesetzt werden (Urlaubsplanung, Produktivitätsanalyse und -optimierung)? Dabei sollte man die Mitarbeitenden mit einbinden und ihnen gleichzeitig die Vorzüge der geplanten Zeiterfassungssoftware erläutern.

2. Budgetplanung: In die Rechnung sollten Kosten für die Planung, für Lizenzgebühren, Support, Datenimport und Schulungen mit einfließen.

3. Auswahl: Die am Markt verfügbaren Systeme werden inspiziert, mit den Anforderungen verglichen und zuletzt werden entsprechende Angebote eingeholt. Maßgeblich für ein passendes Zeiterfassungssystem sind die Kosten, Benutzerfreundlichkeit, der Funktionsumfang und die Kompatibilität mit bestehender HR-Software. 

4. Vorbereitende Pilotphase: Ein kleines Team – z. B. bestehend aus Geschäftsführer:in, HR-Manager:innen oder Mitarbeitenden – verwendet das neue Tool parallel zur herkömmlichen Zeiterfassung (etwa mittels Stundenzetteln). Dabei werden die Best Practices sowie mögliche Schwierigkeiten für die spätere Nutzung identifiziert und Schulungsunterlagen für die übrige Belegschaft erstellt.

5. Schulung der Mitarbeitenden: Anhand von Erfahrungen aus der Testphase werden sämtliche Beschäftigten an das neue Tool herangeführt und eingearbeitet.

6. Einführung: Zu einem im Voraus kommunizierten Stichtag wird die neue Zeiterfassungssoftware eingesetzt und von allen Beschäftigten im Kleinbetrieb genutzt.

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Arbeitszeiten mühelos erfassen

Nicht nur aufgrund des Verzichts auf Papier und der damit einhergehenden Einsparungen kann sich eine digitale Zeiterfassung lohnen. Unternehmen bzw. Kleinbetriebe erwarten durch den Umstieg auf eine Zeiterfassungssoftware auch folgende Vorzüge: 

• Effizienzsteigerung: Die Analyse der Daten aus einer Zeiterfassungssoftware kann zur Optimierung von Prozessen und der Personalplanung im Kleinbetrieb herangezogen werden. Auch gehen das Erfassen und Einreichen von digital registrierten Arbeitszeiten schneller vonstatten als das manuelle Führen von Stundenzetteln.

• Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit: Monatlich oder gar wöchentlich einzureichende Arbeitszeiten auf Papier machen die Zeiterfassung für viele Mitarbeitende zur leidigen Angelegenheit. Eine Zeiterfassungssoftware mit Employee Self Service lässt sich durch die Mitarbeitenden eines Kleinbetriebs intuitiv bedienen und hilft dabei, einen umfassenden Überblick zu behalten.

• Rechtssicherheit: Eine Software zur Zeiterfassung ist in der Regel manipulationssicherer als analoge Lösungen und schützt den Kleinbetrieb somit besser vor Arbeitszeitbetrug. Auch die Beschäftigten haben jederzeit Zugriff auf die Nachweise ihrer geleisteten Stunden.

Zu bedenken sind auf der anderen Seite die Kosten, die für eine Umstellung sowie für die Nutzung einer Zeiterfassungssoftware auf einen Kleinbetrieb zukommen. Auch kann sich die Behebung von Funktionsstörungen im Vergleich zur manuellen Zeiterfassung als komplexer herausstellen. Für letzteren Fall bietet sich ein Ersatzkonzept an, auf das man im Störungsfall ausweichen kann.

Eine Zeiterfassungssoftware stellt mehr dar als nur einen elektronischen Assistenten, der die Dokumentation von Arbeitszeiten vereinfacht. Denn die systematische und zentrale Zeiterfassung lässt auch datengestützte Analysen zu, die zu effizienteren Arbeitsabläufen und einer besseren Personalplanung führen können. Mitunter erhöht ein digitales System auch die Akzeptanz in der Belegschaft gegenüber dem umständlichen Ausfüllen von Arbeitszeitlisten. 

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Aufgrund der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt sind elektronische Systeme (Zeiterfassungssoftware) auch für Kleinbetriebe sinnvoll. Sie reduzieren das Risiko von Eingabefehlern und den Arbeitsaufwand im Vergleich zur manuellen bzw. papierbasierten Variante. Zeiterfassungssysteme in Form von Smartphone-Apps bringen eine besonders hohe Benutzerfreundlichkeit für die Beschäftigten mit sich.

Um die Datenschutzvorgaben wie etwa Datenminimierung und Zweckbindung zu erfüllen, setzt man idealerweise auf zertifizierte Anbieter von Zeiterfassungssoftware. Relevant sind unter anderem Zertifikate nach ISO 27001 und ISO 27018 sowie europäische Serverstandorte. Sofern es sich nicht um einen besonders sicherungsbedürftigen Arbeitsplatz handelt, ist von biometrischen Systemen (z. B. via Irisscan) eher abzuraten, da für diese besonders strenge Datenschutzbedingungen gelten. 

Verfügt ein Kleinunternehmen bereits über eine HR-Software, lässt sich eine zusätzliche Zeiterfassungssoftware mitunter integrieren. Dafür sollte man im Vorfeld auf kompatible Standards und Datenformate achten. Andernfalls ist ein Umstieg auf eine vollumfängliche Software in Betracht zu ziehen, die sämtliche benötigten Funktionen abdeckt.