Zeiterfassungssysteme im Vergleich: Alle Arten und Kosten

Zeiterfassungssysteme werden genutzt, um die täglichen Arbeitszeiten von Beschäftigten präzise zu erfassen und dokumentieren.

Diese Systeme sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen eine Kontroll- und Steuerungsinstanz: Der Arbeitgeber erhält detaillierte Informationen über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit seiner Angestellten und erfährt, ob diese die gesetzlichen Pausen und Ruhezeiten eingehalten haben. Die Beschäftigten können aus den in Zeiterfassungssystemen dokumentierten Arbeitszeiten erkennen, ob und wie viel Mehrarbeit sie geleistet haben und ob der Arbeitgeber auf dieser Basis einen korrekten Lohn ermittelt hat.

Das muss ein Zeiterfassungssystem laut EuGH & BAG können:

• Das Zeiterfassungssystem kann sowohl digital als auch analog sein

• Sicherheit und dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden sichern

• Gesetzliche Regeln zum Datenschutz befolgen

Nach Entscheidungen vom Bundesarbeitsgericht (September und Dezember 2022) sollte HR nun unbedingt tätig werden, und ein rechtskonformes Zeiterfassungssystem einführen.

>> Einzelheiten zu BAG-Urteil und BAG-Entscheidung sowie Empfehlungen der Arbeitsrechtlerin Sarah Klachin zur Arbeitszeiterfassung lesen Sie hier.

Das Spektrum von Zeiterfassungssystemen ist breit. Und das ist gut so, denn nicht jedes System für die Arbeitszeiterfassung passt für jedes Unternehmen gleichermaßen. Große Produktionsbetriebe mit festen Standorten können etwa ausgezeichnet mit stationären Systemen fahren, während kleinere Betriebe etwa einen größeren Nutzen aus onlinebasierten Zeiterfassungssystemen ziehen können. Wir zeigen Ihnen, welche Arten von Zeiterfassungssystemen es gibt und welche Vorteile die Systeme für welche Unternehmensgröße bieten.

Hierfür brauchen Ihre Mitarbeiter:innen de facto nur ein Blatt Papier und einen Stift. Aufgeschrieben werden Beginn und Ende der Arbeitszeit und – wenn gewünscht – auch die Pausenzeiten.

Vorteile: niedrige Anschaffungskosten und leichte Bedienbarkeit.

Nachteil: Die Folgekosten, denn jeder Stundenzettel muss von HR aufgenommen, verarbeitet und verpflichtend im Ordner abgeheftet (!) werden. Per Hand, versteht sich. In Zeiten der Digitalisierung ein Auslaufmodell. Und hochgradig fehleranfällig.

Für wen geeignet: Organisationen, die den wichtigen Punkt “Digitalisierung” noch nicht auf der Agenda haben.

Praktische Vorlage für Ihre Stundenzettel

Erfassen Sie Arbeitszeiten und Pausen pro Mitarbeiter:in mit dieser übersichtlichen Liste – in Word und als PDF.

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Zur Arbeitszeiterfassung wird eine Karte in die Stempeluhr gesteckt und darauf Arbeits- und Pausenzeiten festgehalten – eben aufgestempelt oder -gedruckt.

Vorteil: Simple Bedienung und hohe Fälschungssicherheit.

Nachteil: Auch hier müssen die analog erfassten Arbeitszeiten von HR mit einem hohen zeitlichen und personellen Aufwand nachbearbeitet werden. Dazu kommen menschliche Fehler. Zukunftsorientiert ist anders.

Für wen geeignet: s.o.

Zahlreiche Kleinbetriebe setzen auf Excel als Zeiterfassungssystem, eine Tabellenkalkulation mit mathematischen Formeln. Spötter meinen: „Excel kann fast alles, aber nichts richtig.“

Vorteil: Die Erfassung geschieht (fast) digital. Auf den ersten Blick auch (fast) kostenlos.

Nachteil: Wie auch bei Stundenzettel und Stechuhr schlägt hier vor die menschliche Fehleranfälligkeit bei der manuellen Eingabe der Zeiten zu. HR oder Vorgesetzte haben außerdem keine Kontrollmöglichkeit. Der Manipulation in beide Richtungen sind Tür und Tor geöffnet. Aufwände für Lizenzen, Einrichtung, Schulung kommen dazu. Strenge Datenschutzregeln müssen von HR und Mitarbeitenden explizit eingehalten werden.

Für wen geeignet: Unternehmen, in denen HR mehr operativ und weniger strategisch arbeitet – etwas, das sich ändern sollte.

Arbeitszeiten einfach und sicher erfassen

In Personio tragen Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten selbst ein, die Führungskraft bestätigt nur noch – ganz nach Ihrem Arbeitszeitmodell.

Arbeitszeiten mühelos erfassen

An stationären Terminals (auch Kiosksysteme genannt) ist eine Software zur Zeiterfassung hinterlegt. Diese Terminals stehen zum Beispiel am Haupteingang eines Betriebs. Die Mitarbeiter:innen scannen dort etwa ihren Mitarbeiterausweis mit RFID-Chip oder eine spezielle Karte ein. In sicherheitsrelevanten Unternehmen können Arbeitszeiten auch mittels Fingerabdrucksensor erfasst und mit Zugangskontrollen kombiniert werden. Dadurch erhalten nur berechtigte Mitarbeiter:innen Zugang zu bestimmten Bereichen.

Vorteil: Eine echte digitale Erfassung der Daten, Mitarbeitende können ihre geleisteten Arbeitszeiten am Terminal einsehen. Die Daten können von HR direkt geprüft und automatisiert weiterverarbeitet werden, die Fehleranfälligkeit des Systems geht gegen Null.

Nachteil: hohe Anschaffungskosten für Hardware und Karten oder Chips sowie für die Software. Terminals sind nur stationär einsetzbar – und somit in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen keine echte Hilfe.

Für wen geeignet: Größere Organisationen, auch sicherheitsrelevante Unternehmen mit hohem Sicherheitsbewusstsein und hohem IT-Budget

Die Beschäftigten erfassen ihre Arbeitszeiten online – entweder über PC, Laptop, Tablet oder Smartphone. In der Regel werden hierfür passende mobile Apps bzw. eine Software zur Zeiterfassung eingesetzt. Wenn man so will, haben die Beschäftigten das Zeiterfassungssystem auf ihren Devices immer mit dabei. Abhängig von der App-Gestaltung lassen sich weitere Features wie Arbeitsort über GPS-Daten oder Infos zum behandelten Projekt erfassen.

Vorteil: Die Nutzung ist einfach, außerdem ist das System überall einsetzbar – auch im Home Office. Daten werden automatisiert erfasst und verarbeitet – so werden Überstunden zuverlässig berechnet und mit korrekten Zeiten gibt es auch weniger Aufwand bei der Lohnabrechnung (engl.: Payroll). Lösungen wie die Zeiterfassung von Personio lassen außerdem Auswertungen per Klick zu.

Nachteil: Arbeitnehmer:innen benötigen eine vom Arbeitgeber gestellte Hardware wie Laptop, Tablet oder Smartphone. Das Zeiterfassungssystem auf einem Privatrechner zu installieren ist wenig empfehlenswert – hier müssen hohe Datenschutzanforderungen auf Basis der DSGVO beachtet werden.

Für wen geeignet: Organisationen jeder Größenordnung – vom KMU bis zum global agierenden Konzern –, die Zeiterfassung flexibel, korrekt und rechtssicher handhaben wollen.

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) haben durchaus eigene Anforderungen bzw. Bedürfnisse in puncto Zeiterfassungssystem­. Grundsätzlich eignen sich zwar die meisten Softwareprodukte in der Nische der Zeiterfassungssoftware auch für Kleinbetriebe, dennoch spielen folgende Faktoren eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für oder gegen ein Zeiterfassungssystem:

• Kosten

• Funktionsumfang

• Aufwand für Installation

• Aufwand für Betrieb

KMU sind das Rückgrat der deutschen Wirtschaft und kann durch die Digitalisierung ein enormes Potenzial entfalten. HR sollte sich die Frage stellen, ob das Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation nur einzelne Komponenten der HR-Prozesse wie etwa die Zeiterfassung digitalisieren möchte oder ob der Umstieg auf eine All-in-One-HR-Lösung der zukunftsorientierte Schritt ist. Gesamtpakete haben den Vorteil, dass Workflows nicht einfach an einer Stelle enden. Warum sollten Sie nur das Zeiterfassungssystem digitalisieren, wenn Sie im gleichen Schritt auch das gesamte Abwesenheitsmanagement regeln können? Und das rechtssicher und fehlerfrei.

Gut zu wissen: Die Produktivität von Beschäftigten steigt, wenn diese weniger Tools nutzen müssen. Zeiterfassung, Urlaubsantrag stellen, Gehaltsabrechnung in einem System sorgt für weniger Ablenkung und mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben. Das gilt natürlich auch für HR Teams.

Die Kosten für die Einführung und den Betrieb eines Zeiterfassungssystems sollten Unternehmen stets ins Verhältnis zum gewonnenen Nutzen setzen – also zum eingesparten Verwaltungsaufwand in HR oder dem Aufwand, den Mitarbeitende bei der Zeiterfassung haben.

Mechanische bzw. analoge Zeiterfassungssysteme sind auf den ersten Blick günstig, doch sie verursachen auf einer anderen Ebene Kosten: Sie erfordern einen hohen manuellen Aufwand für Mitarbeitende und HR und binden somit Ressourcen.

Die Erfassung der Arbeitszeit über stationäre Terminal- oder Kiosksysteme ist vor allem bei den initialen Kosten sehr teuer, insbesondere, wenn dann auch noch komplexe Systeme wie Fingerprint o.ä. zum Einsatz kommen sollen. Neben den Terminals werden eigens codierte Karten oder Chips benötigt, die bei jedem Personalwechsel neu programmiert werden müssen.

Günstiger sind HR Tools, die eine Zeiterfassungssoftware und/oder App einsetzen. Abhängig davon, ob Sie sich für ein Lizenzmodell entschieden oder eine webbasierte Lösung präferieren, schwanken die Kosten. Die Lizenzkosten sind abhängig von der Größe der Belegschaft, auf deren Rechnern die Software installiert werden muss. Bei einer webbasierten Lösung ist die Software auf einem zentralen Server bzw. in der Cloud bereitgestellt. Soll die Zeiterfassung ortsunabhängig und mobil erfolgen, benötigen die Mitarbeiter:innen entsprechende Devices wie Smartphones oder Tablets.